Bitti demek her zaman bitti demek değildir - Yapılacakların Tanımı örneği

Geçen gün bir meslektaşımla birlikte bir atölye çalışması hazırladık. İçerik konusunda hemen anlaştık, tek eksik uygun bir PowerPoint sunumuydu. Sunum üzerinde mümkün olduğunca verimli çalışabilmek için konuyu tematik olarak ayırdık. Daha sonra bitmiş taslağı tartışmak için oturduğumuzda, büyük bir sorun ortaya çıktı: “bitmiş bir taslağı” gerçekten neyin karakterize ettiği konusunda çok farklı fikirlerimiz vardı. 

Bu sorun çevik Scrum ekiplerinde de ortaya çıkabilir. İki hafta sonra, ekip sprintin sonuna ulaşır, ancak ürün artışının zaten bitmiş olup olmadığı ve “devam ediyor” dan “bitti” ye taşınabileceği konusunda anlaşmazlık vardır. Bu anlaşmazlık tartışmalara yol açar ve bu da ekipteki iklimi olumsuz etkiler. Bu tartışmaları önlemek ve etkili takım çalışmasını korumak için Scrum dünyasında “Bitti Tanımı” (DoD) adı verilen bir eser vardır. 

Done’un Tanımı Nedir?

Kelimenin tam anlamıyla, Definition of Done “bitmişliğin tanımı” anlamına gelir. Bu, ekibin bir özelliğin bitmiş olarak kabul edilmesi için ne yapılması gerektiği konusunda hemfikir olduğu anlamına gelir. Pratik anlamda, Bitti Tanımı, sprint sırasında ve özellikle de sonunda belirli tamamlanma kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığını kontrol etmek için kullanılan bir tür kontrol listesi olarak gösterilebilir. Yazılım geliştirme ekipleri için bu kriterler örneğin aşağıdaki gibi olabilir: 

• Dokümantasyon hazırlanmıştır. 
• Kod tamamen uygulanmış ve yorumlanmıştır. 
• Bir kod incelemesi gerçekleştirilmiştir. 
• …

Yapıldı Tanımı neden önemlidir?

Hedef belirlemenin performans açısından büyük önem taşıdığı yeni bir görüş değildir. Hedef belirleme psikolojide çok araştırılan bir konudur (bkz. Locke & Latham, 2006). Hedefler ulaşılamaz görünmeden mümkün olduğunca spesifik ve zorlayıcı olduğunda performansın en yüksek olduğu gösterilmiştir. Bununla birlikte, Yapılacakların Tanımı bir hedef belirleme yöntemi değildir (ancak kullanılacaksa, bir hedef belirleme yöntemidir). Hedef belirleme konusunda destek Yardıma ihtiyacınız olursa, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız); bu daha ziyade hedefe ulaşmak için yerine getirilmesi gereken kriterlerle ilgili bir sorudur. 

Bu kriterler ekipte ortak bir anlayış oluşturmak için önemlidir. Ortak hedefe ulaşmak için her bir ekip üyesinin neyi başarması gerektiğine dair bir anlayış. Yani sonuçta bir ekip performansına dönüşen bireysel performanslarla ilgilidir. 

DoD konusuna ürün sahibinin bakış açısından bakarsak, tamamen farklı sorunlar ortaya çıkar. Bir ürün artışının ne zaman bitmiş sayılacağı açıkça tanımlanmazsa, ürün müşteriye sunulduğunda müşteriyle anlaşmazlıklara yol açabilir. Bu gerçekleşir ve bitmemiş bir ürün sunulursa, müşteriden geri bildirim alma olasılığı engellenir. 

Sürekli iyileştirme

Bitti Tanımı statik bir kavram olmadığından ve sürekli gelişip değişebileceğinden ve değişmesi gerektiğinden, ekibe öğrenme fırsatı da sunar. Bir sprintin sonunda ekip, Bitti Tanımının kriterlerini karşılayamadığını fark ederse, ekip üyeleri ya Bitti Tanımını gerçek performansı karşılayacak şekilde ayarlayabilir ya da ekip bir sonraki sprint için sonuçlar çıkarır ve kendi çalışma şeklini değiştirir.

Echometer’yi şimdi ücretsiz deneyin ve retrospektifleriniz için yeni ilhamlar alın!

Echometer’yi ücretsiz test edin

Yapıldı Tanımına ilişkin bu yansımalar retrospektif sırasında ekip tarafından yapılmalıdır. Mümkün Echometer ÖğeleriHazırlık aşamasında sorulabilecek sorular şunlardır 

İhtiyaçlarımız için net Yapıldı Tanımlarımız var.

Genellikle ortak hedeflerimize ulaşma konusunda nerede durduğumuzu bilirim.

Hedefler: Hedeflerim meslektaşlarımın hedefleriyle uyumludur.

Ekip, hedefimize ulaşmak için ihtiyaç duyduğumuz tüm becerileri kapsıyor.

Sadece ekipte bir Görev Tanımı olup olmadığını değil, aynı zamanda ekipte şeffaflık, özerklik ve rol netliğinin ne kadar olduğunu da sorgularlar.

Ürün havuzunun tamamını şurada bulabilirsiniz Retro araç.

Ekibimiz yapılanı nasıl tanımlayabilir? Bir atölye çalışması örneği 

Size Bitti Tanımının ne olduğunu ve Scrum ekiplerinde etkili işbirliği için neden önemli olduğunu gösterdik. Ancak ekibiniz henüz bir DoD oluşturmadıysa, muhtemelen nasıl çalıştığını merak ediyorsunuzdur. 

Prensip olarak, ekibin belgeyi hazırlarken zaman ayırması önemlidir. Sonunda, her ekip üyesinin özdeşleşebileceği ve sadece gerekli bir kötülük olarak görülmeyen bir belge ortaya çıkmalıdır. Bu nedenle, Scrum Master’ın moderatör olduğu çalıştay benzeri bir format öneriyoruz. Her ekip üyesi ürünün tamamlanması için hangi kriterlerin önemli olduğunu düşünmeli ve ekip daha sonra bu düşünceleri özetleyebilir. Benzer şekilde, hedef belirleme için de bir atölye formatı geliştirdik. Bir göz atın Definition of Done atölye çalışmanız için fikir edinmek için! 

Tamamlanan DoD, geriye dönük incelemelerde, örneğin Bitti Tanımı trafik ışığı şeklinde kullanılabilir:  

1. Yapıldı Tanımı için kriterlerinizi alt alta yazınız.
2. Her birinin yanına bir kırmızı, bir sarı ve bir yeşil kare çizin.
3. Bitti Tanımındaki her bir madde için, her ekip üyesi son sprintte iyi, orta derecede iyi veya kötü uygulanıp uygulanmadığını işaretler. 
4. Kırmızı alanda en sık bahsi geçen üçünü tartışın. 
5. Gerekirse Bitti Tanımınızı ayarlayın.

Sonuç - Bitti mi?

Sonuç olarak birkaç söz: Çevik ortamda nihai olarak “bitti” diye bir şey yoktur. Bitti yalnızca bir şeyin geçici olarak tamamlandığı anlamına gelir, ancak daha fazla ayarlama ve iyileştirme her zaman yapılabilir ve yapılmalıdır. Bu, çevik çalışmanın birçok güzel yönünden biridir: sürekli iyileştirme. 

Özellikle heyecan verici: Bazen müşteri ortaya çıkıp tüm çözümü sorgulayana ve böylece müşterinin ihtiyaçları hakkındaki varsayımlarınızın temelini sarsana kadar noktalar “tamamlanmış” sayılır. Bu gibi durumlarda, ekibin müşteri faydalarını bilet sistemindeki ilerlemeden daha öncelikli tutup tutmadığı netleşir.

Yapılacakların net bir şekilde tanımlanması çatışmaları önleyebilir ve performansınızı artırabilir. Bu hedefe ulaşmak için daha fazla yolla ilgileniyorsanız, makalemize de göz atmalısınız  çevi̇k zi̇hni̇yeti̇n arkasindaki̇ şaşirtici gerçek üzeri̇ne  bakın. Ya da psikolojideki en son bilimsel bulguları dikkate alarak geçmişe bakışınızı zenginleştirin.

Tam da bu vaatle retro aracımız Echometer’yi geliştirdik. Echometer’nin nasıl çalıştığını (ve çalışıp çalışmadığını) merak ediyorsanız, lütfen Holger’in aracımızla ilgili deneyim raporunu okuyun:

Ekibinizi yeni bir performans seviyesine mi taşımak istiyorsunuz? Retro Aracımız bunu yapmanıza yardımcı olabilir. İşte Holger’in bu araçla ilgili deneyimleri:

Holger’in Remote Retro Tool hakkındaki deneyim raporu

Kaynaklar 

Locke, E. A., & Latham, G. P. (2006). Hedef Belirleme Teorisinde Yeni Yönler. Current Directions in Psychological Science, 15(5), 265–268. https://doi.org/10.1111/j.1467-8721.2006.00449.x