3 Hälsa på arbetsplatsen (8 Artiklar)

Om du använder Workspace Pulse Check-enkäter kommer Echometer automatiskt att generera individuella enkäter för varje team för att täcka de utestående frågorna. Se mer information: Förstå arbetsytans hälsorotation

Som teamadministratör ser du ditt teams pulsundersökningar under fliken “Undersökningar” i ditt team:

Enkäter för pulskontroll av arbetsytan är som standard öppna i 2 veckor efter att de har skapats och stängs sedan automatiskt. Som teamadministratör kan du dock även stänga enkäterna manuellt innan de 2 veckorna har löpt ut. Du bör naturligtvis bara göra detta i samråd med ditt team.

Resultaten kan endast ses när en undersökning är avslutad.

Även om undersökningen fortfarande är öppen kan du redan koppla undersökningen till din kommande retrospektiv. Öppna undersökningen och klicka på “Använd resultat i retro”:

Lystring!

• För att en undersökning ska kunna kopplas till en retro måste din nuvarande retrospektiv i teamet ha statusen “Under förberedelse” och det får inte redan finnas en annan undersökning kopplad till retrospektiven.

• Om den aktuella retrospektiven i teamet fortfarande pågår, avsluta den. Då skapas automatiskt nästa retrospektiv med statusen “Under förberedelse”.

Du kan se om undersökningen har länkats till retrospektiven genom den gula rutan med hänvisningen till den länkade undersökningen i retrospektiven:

Förutom resultaten från undersökningen kan du också flexibelt lägga till ytterligare hälsokontrollpunkter eller andra öppna frågor på den retrospektiva tavlan. Även om dessa frågor då inte ingår i undersökningen kan de besvaras i efterhand.

I den här videon lär du dig hur du ställer in pulskontrollen på arbetsytanivå i Echometer och vad du bör vara uppmärksam på:

Play

Här följer en kort sammanfattning:

Vad används pulskontrollen till?

Med Workspace Pulse Check kan du …

• Ta emot feedback från utvalda team
• Vid ett användardefinierat intervall per artikel
• Även om teamen inte genomför retrospektiv

Hur fungerar den?

Workspace Pulse Check …

• Kontrollerar om pulskontrollfrågorna redan har besvarats av teamen inom det definierade intervallet
• Skapar en anpassad Pulse Check Survey för varje team, som endast innehåller de objekt som ännu inte har efterfrågats.
• Skickar enkäten automatiskt till teammedlemmarna (e-postinbjudan)
• Avslutar varje pulsmätning efter 14 dagar och lägger till resultaten i både teamets och arbetsytans instrumentpaneler

Hur ställer man in den?

• Välj objekt och ställ in deras intervall
• Inkludera/exkludera team i Workspace Health Rotation
• Aktivera (först då) pulsen Kontrollera för arbetsytan

Här är några tips på hur du installerar en Health Check på arbetsplatsnivå.

1. Involvera berörda parterEn Health Check som sträcker sig över flera team är intressant för många grupper av människor. Om du planerar att skapa en Health Check-arbetsyta bör du därför informera dem i god tid. Typiska intressenter är: Team, chefer, eventuellt HR och företagsrådet.
2. Bara börjaI en Health Check på organisationsnivå finns det många intressenter som skulle vilja påverka identifieringen av ämnen. För att inte bli fördröjd av denna samordningsprocess rekommenderar vi att du börjar med minsta möjliga kompromiss och begränsar dig till mycket allmänna ämnen som arbetstillfredsställelse eller ROI för agila möten. Health Check-arbetsytan kan när som helst utökas på ett flexibelt sätt.
3. Mindre är mer: Just på grund av de många intressenterna är det frestande att inkludera väldigt många ämnen i Workspace Health Check. Tyvärr leder detta ofta till överbelastning av medarbetarna som feedbackgivare och eventuell “enkättrötthet”. Så kom ihåg även efter starten att inte överdriva antalet enkätämnen. Ta bara med Health Check-punkter som är verkligt relevanta.
4. Använd befintlig kontextMånga företag har definierat sina värderingar. I bästa fall fungerar dessa företagsvärderingar som en vägledning för Echometer:s Health Check-arbetsyta, som kan fungera som en kulturell barometer i detta sammanhang. Genom att ta upp företagets värderingar kan man också stärka engagemanget hos HR och chefer för att aktivt etablera Echometer i team över hela företaget och därmed använda mervärdena på ett mer heltäckande sätt.

Förutom Workspace Health Check rekommenderar vi dig också att Team Health Check sätta upp.

I Echometer kan du, utöver de föreslagna skalfrågorna, även formulera egna frågor för din Health Check.

Skalfrågor är påståenden som undersökningen frågar om man instämmer i:

Du bör vara uppmärksam på detta när du formulerar dina egna skalobjekt:

1. Rätt format: Ett Health Check-objekt besvaras på en skala från “Instämmer inte alls” till “Instämmer helt”. Därför kan du inte använda öppna frågor här. Exempel på öppen fråga: “Hur har du upplevt vår Daily de senaste veckorna?”, Omformulering som en skalafråga för Health Check: “Jag har upplevt vår Daily de senaste veckorna som mycket bra.”
2. Fråga om subjektiva intryck: Ett Health Check-skalaobjekt är inte lämpligt för att fråga om objektiva fakta. Exempel: “Våra Dailys varar maximalt 15 minuter.” Detta mått kan mätas objektivt och är inte lämpligt för en Health Check. Istället kan du använda ett Health Check-skalaobjekt för att fånga de svårare att greppa subjektiva intrycken: “Våra Dailys är väl investerad tid för mig.”
3. Konkretisera ramverket: För många ämnen kan referensramen tolkas olika. Till exempel: “Vi ifrågasätter krav konstruktivt.” I denna formulering är det både oklart vilka “vi” är och vilka krav som avses. Beroende på önskad ram kan man alltså konkretisera: “Som team ifrågasätter vi kraven från vår Product Owner innan vi implementerar ämnen.”

Titta gärna också på våra tips för att ställa in Health Checks på Team- samt Health Checks på arbetsområdesnivå.

I Workspace Health hittar du en översikt över de teamöverskridande resultaten, som visas i olika diagram.

Filtrera teamgrupper

Om du har definierat teamgrupper erbjuder instrumentpanelen filtrering efter dessa teamgrupper. Du kan endast filtrera de teamgrupper där minst 3 team som inte är exkluderade från arbetsytan har deltagit i arbetsytans hälsorotation. Teamgrupper med 2 eller färre team är därför inte valbara i filtreringen:

Nätverksdiagram & enskilda värden

Nätverksdiagrammet visar genomsnittliga värden över kategorierna för objekten. Vid sidan av medelvärdet visas även högsta och lägsta värde för 10%.

Nedanför detta listas de enskilda värdena per kategori. Förutom aktuellt medelvärde och trend till vänster visar diagrammet även tidstrenden med medelvärde och topp/botten 10% till höger:

Värmekarta

Värmekartan visar teamens resultat per objekt och kategori.

• Grå plattor har inga / inga aktuella datapunkter ännu.
• Färgade brickor är baserade på det aktuella genomsnittet.

Om du för muspekaren över en kakelplatta visas genomsnittet. Med ett klick visas de enskilda resultaten över tid under värmekartan.

Beroende på inställningarna i arbetsytan kan värmekartan stängas av för att ytterligare skydda teamens anonymitet.

Varje användare bör beaktas i Workspace Health. Samtidigt bör enskilda personer inte viktas två gånger. Detta händer när användare är med i flera team. Därför finns det möjlighet att utesluta team från rotationen i Workspace Health.

Ett vanligt användningsområde för den här funktionen är team som existerar utöver de fasta teamen. I dessa skulle Workspace Health-objekt (tidigare “Echo Items”) efterfrågas dubbelt för teammedlemmar, förutsatt att medlemmarna också befinner sig i andra team parallellt. Konkret gäller dessa dubbleringar ofta:

• Ledarskapsteam där ledarna också är medlemmar i sina egna team
• Projektteam vars deltagare också ingår i funktionella team
• Överlappning mellan squats, guilds och chapters (i organisationen av Spotify-modellen).

För att exkludera team, välj dem i teamlistan i Workspace Administration och välj “Exkludera från Workspace Health” under Åtgärder.

Team kan också läggas till igen senare.

Vill du filtrera resultaten i Workspace Health Dashboard lite mer exakt – till exempel efter funktionsområden eller affärsenheter?

Då är teamgrupper lösningen. Välj teamen i teamlistan i Workspace Administration och välj “Flytta till grupp…” under Åtgärder.

Om du redan har skapat teamgrupper kan du välja en post i listan eller skapa en ny teamgrupp:

Vill du regelbundet kontrollera vissa ämnen i alla team? Då hjälper Workspace Health Rotation dig att automatisera just detta.

Standardinställning för rotation

Som administratör för arbetsytan kan du justera arbetsytans hälsorotation genom att aktivera kryssrutorna till vänster om objekten:

Som standard föreslås alltid 2 av dessa aktiverade objekt från Workspace Health-rotationen för teamens retrospektiver. Teamadministratörer kan dock anpassa dessa föreslagna objekt efter behov, såvida du inte markerar kryssrutan “Tvinga rotation”:

Välj fasta intervall för rotationen per artikel

Det finns också möjlighet att ställa in ytterligare fasta frekvenser för posterna:

• Veckovis
• Var 2:a vecka
• Månadsvis
• Var 6:e vecka
• Kvartalsvis
• Halvårsvis
• Årligen

Om du väljer ett intervall föreslås den här punkten för varje ny retrospektiv för ett team som ännu inte har besvarat den här punkten inom den valda perioden.

Rotationslogiken fungerar sedan enligt följande:

• Poster med en fast frekvens registreras bara exakt en gång under den valda perioden (t.ex. kvartalsvis/årsvis).
• “Objekt utan frekvens” är utfyllnad för de 2 automatiskt föreslagna Workspace Health-objekten i nya teamretrospektiver.
• “Objekt med fast frekvens” har alltid prioritet framför “Objekt utan frekvens” för att säkerställa att frekvensen upprätthålls.
• Om det t.ex. bara finns 2 objekt utan frekvens, kan dessa följaktligen också föreslås flera gånger i rad för teamretrospektiver, om de inte trängs undan av “Objekt med frekvens”.
• Om du justerar arbetsytans rotation påverkas inte de enkäter som redan har genererats.

Vår rekommendation för användning av Workspace Health-rotationen

• Välj endast en fast frekvens för de 2-3 viktigaste artiklarna och lägg till valfritt antal artiklar med en öppen rotation. Kom ihåg: Ju fler artiklar som roterar, desto mer sällan får du aktuella uppgifter om artiklarna.
• Om du väljer för många objekt med en fast frekvens kan det hända att objekten från den öppna rotationen (beroende på teamens retrointervall) inte visas alls.

Separat arbetsyta för pulskontroll av undersökningar

Vill ni hellre fråga efter Workspace-objekten separat och inte nödvändigtvis som en del av teamretrospektiverna? Inga problem, aktivera då “Workspace Puls-Check”.

Arbetsytan Pulse Check genererar automatiskt enkäter och kontrollerar i alla team vilka frågor i det valda intervallet som ännu inte har besvarats av teamet. Alla arbetsytor som ännu inte har besvarats i det valda intervallet ingår sedan i teamets pulskollenkät.

Med Workspace Pulse-Check säkerställer du alltså att alla Workspace-objekt besvaras med en viss frekvens av alla team – även om de inte har genomfört någon retrospektiv inom intervallet.

Mer information och videohandledning: Kontroll av arbetsytans puls