I början av 2000-talet började de första IT-avdelningarna att gå över till det agila arbetssättet. Det visade sig snabbt att det ger bättre arbetsresultat. Idag är Agile standard inom mjukvaruutveckling (95% av organisationerna använder det – Stat Agile, 2020). Det är därför inte konstigt att allt fler företag frågar sig: Kan Agile användas för projekt som inte handlar om programvara? Jag ska visa dig när det är meningsfullt att använda Agile utanför programvaruutveckling och hur det kan se ut i praktiken.

 

Varför använder företag Agile för annat än mjukvaruutveckling?

Innan vi tittar på hur Agile fungerar utanför mjukvaruutveckling ska vi först ta en titt på varför företag väljer att arbeta agilt även på andra avdelningar och i andra branscher. För att gå rakt på sak: med Agile kan företag få en bättre slutprodukt på plats på kortare tid. Agila ramverk som implementeras för detta ändamål innebär bland annat 

 

• • bättre kommunikation inom och mellan team,  

• • regelbunden Retrospektiver att kontinuerligt förbättra det arbete som utförs,

• • en öppen feedbackkultur och

• • ett transparent och mer effektivt arbetssätt.

Du drar nytta av dessa fördelar, särskilt när arbetsmiljön är komplex (se Cynefin-modellen) är. 

Cynefine-modell

Källa: Cynefin: agila metoder – eller inte | MT AG (mt-itsolutions.com)

Agile skapar sedan en struktur för teamen som gör det lättare att strukturera, utvärdera och anpassa arbetsprocesserna. Det finns inte längre bara en huvudplan, utan många små milstolpar som teamen behärskar. Och: Istället för en produktchef eller en enskild chef delas ansvaret mellan många axlar i hela teamet.

 

Använda Agile utanför mjukvaruutveckling: Hur fungerar det?

Fördelarna med det agila arbetssättet för icke-IT-projekt är därför uppenbara. Men hur kan Agile för icke-IT fungera i praktiken? Agile utvecklades ju för att förbättra processer för programvaruutveckling. Kan Agile därför överhuvudtaget användas för icke-programvaruprojekt?

Med några få undantag kan jag svara ett tydligt "ja" på denna fråga. Men du kan inte bara välja ett ramverk som Scrum och tillämpa det på ditt projekt som en mall. Det fungerar inte eftersom de flesta ramverk är utformade för IT-processer. 

Så för att implementera Agile i andra arbetsområden står du inför dessa två möjligheter i början:

 

1. 1. Du använder bara ramarna för ett agilt ramverk och anpassar resten till branschens, projektets och teamens behov.

1. 1. Du bestämmer dig bara för vissa byggstenar i ett agilt ramverk och implementerar dem.

Det är oftast svårt för organisationer att framgångsrikt implementera den första metoden. Utan omfattande, professionellt stöd kan organisationer inte överföra ramverket för ett ramverk till sina processer. 

I praktiken rekommenderar jag därför att du börjar med ditt företag antingen med den agila Kanban-metoden eller med agil Retrospektiver an. Båda metoderna är ett tillräckligt stort steg för att visa team och avdelningar fördelarna med Agile – utan att överväldiga dem. 

Det kan vara bra att inte prata officiellt om Agile. Det skyddar teamen från falska förväntningar och gör att de kan gå in i de nya processerna utan reservationer och rädsla om enskilda medarbetare redan har haft dåliga erfarenheter av det. 

 

Att använda Agile utanför mjukvaruutveckling: När är det inte möjligt?

Det finns några få undantag där Agile har liten eller ingen betydelse utanför mjukvaruutveckling: 

Projekt med strikta krav

Företag som alltid måste följa strikta krav, t.ex. efterlevnad av regelverk eller certifieringar, kan inte anpassa sina processer tillräckligt för att dra nytta av fördelarna med Agile. Den iterativa och adaptiva karaktären hos agila metoder kan då inte översättas till hur de arbetar. 

Kunder med förändringskontroll

Om organisationer arbetar med kunder som vill kontrollera varje steg i processen genom dokumentation och ändringskontroll, är hindret för att implementera Agile för stort. Därför att: Det ligger i Agile:s natur att fördela ansvaret på många axlar. Teamen tillåts och förväntas fatta beslut på egen hand. Detta är knappast möjligt med ständig kontroll. 

För vilka sektorer gäller detta?

Projekt med strikta krav och kunder med krav på förändringskontroll återfinns främst inom starkt reglerade branscher som flyg, sjukvård och militär. Där är styrning och kontroll bärande pelare. 

Även om man kan tillämpa vissa agila koncept i dessa sektorer, t.ex. kontinuerlig förbättring –, exempelvis retrospektiv, försvagas de faktiska fördelarna med Agile av dessa ramverk. De faktiska fördelarna med Agile försvagas dock av dessa ramvillkor.

 

Användning av Agile utanför mjukvaruutveckling: 3 praktiska exempel

För att vi inte bara ska närma oss icke-IT Agile teoretiskt, låt oss ta en titt på 3 praktiska exempel. De visar hur Agile kan fungera i icke-programvaruprojekt och vad Agile förändrar i processen:

Agile extern utveckling av programvara: UX-design

Agile-tekniker i designteam hjälper till att utveckla produkter som är nära kopplade till användarnas behov – utan att det tar månader att få ut dem på marknaden. Agile:s iterativa karaktär tar bort pressen på godtycklig perfektion och hjälper UX-designers att arbeta mer flexibelt och anpassningsbart. 

För att uppnå detta introducerar Agile till exempel "Design Sprint" inom UX-design. Det innebär att alla viktiga intressenter arbetar tillsammans i 4-5 dagar för att utveckla en testbar produkt från en första idé. Designsprintar leder ofta till framgångsrik design som går i produktion på exakt samma sätt. 

Den Amerikansk plattform för online-lärande Quizlet har till exempel inkluderat diagramverktyg i sin portfölj. Även om en designsprint inte ger ett tillfredsställande resultat, visar den snabbt vilka idéer och tillvägagångssätt som inte leder till målet. Detta är en oumbärlig insikt för att ta rätt väg – utan att slösa för mycket resurser.

Tips: Bjud in "kunden" eller målgruppen några gånger under designsprinten för att få direkt feedback.

Agile extern utveckling av programvara: Marknadsföring

Agile inom marknadsföring bygger på data och analyser för att kontinuerligt hitta potentialer och lösningar på problem i realtid, för att genomföra tester och utvärdera resultat omedelbart och för att snabbt iterera. I praktiken innebär detta att en marknadsavdelning driver flera kampanjer samtidigt och utvecklar nya idéer för dem varje vecka. Till skillnad från top-down-marknadsföring drivs agil marknadsföring inte av ambitiösa förvärvsmål och en stel kampanjplan, utan av marknaden.

Sleeknote, en leverantör av programvara för e-handel, kunde drastiskt öka sin produktion och organiska trafik genom agil marknadsföring. För att uppnå detta arbetade man med veckovisa sprintar, produktbacklogs och Kanban-tavlor. McKinsey antar att företag med agil marknadsföring kan kan öka sin omsättning med mellan 20 och 40 procent.

Agile extern utveckling av programvara: Rekrytering

Agile inom Recruiting hjälper organisationer att attrahera högkvalificerade talanger och passiva arbetssökande samt minska personalomsättningen i företaget. För att göra detta ser Agile rekrytering som en produktavdelning som har en direkt inverkan på omsättningen. För att göra detta måste man reagera snabbt och kontinuerligt på marknaden och ständigt anpassa sig till de arbetssökandes behov.

IBM, till exempel, har sitt eget ramverk som kallas "Agile i talangförvärv" (AgileTA) för att implementera Scrum på HR-avdelningen. Retrospektiv säkerställer i synnerhet att det utförda arbetet utvärderas och att outnyttjad potential och fel upptäcks. 

 

Slutsats om användningen av Agile utanför mjukvaruutveckling: Att uppnå inledande framgång med små steg

Agile ger företag möjlighet att skapa bättre produkter snabbare. Användningen av Agile utanför mjukvaruutveckling är möjlig inom många avdelningar och branscher. Det är viktigt att inte vilja göra allt på en gång. Utan professionellt stöd bör organisationer börja med grundläggande agila element som retrospektiv för att känna av de första effekterna av Agile i praktiken. Därefter kan de steg för steg integrera ytterligare delar av ett ramverk i sina processer. Vår workshop visar dig vilka 7 misstag du bör undvika till varje pris under en agil transformation. Projekt Scagile. Kom gärna förbi, workshopparna är kostnadsfria.

Dessutom kan jag rekommendera dig att ta en titt på verktyget Echometer (Mer om det här: Den bästa gratisprogramvaran för agila retrospektiver). Den är särskilt lämplig för team som kanske precis har börjat använda agila metoder.