Uma reunião individual com um funcionário difícil percebido subjetivamente pode parecer um jogo de xadrez: cada movimento precisa ser bem pensado, caso contrário, você acaba na defensiva.
Ninguém espera ansiosamente por uma reunião individual tão desafiadora. Mas essas conversas têm o potencial de criar avanços reais. Em vez de evitar conflitos, os gerentes devem vê-los como uma oportunidade: para obter clareza, crescimento e melhor colaboração – mesmo com os funcionários mais difíceis.
Com a estratégia certa – empatia, perguntas inteligentes e expectativas claras – você pode conduzir a conversa de forma que ambas as partes saiam ganhando no final.
Seja em uma reunião individual digital ou virtual, as reuniões individuais oferecem espaço para feedback e, portanto, para o desenvolvimento pessoal, o que é essencial no mundo do trabalho atual. E neste artigo, apresentarei algumas boas perguntas que você pode usar em sua reunião individual para ter a conversa mais produtiva possível.
Em primeiro lugar: se você ainda não tem certeza de como são as boas reuniões individuais, dê uma olhada em nosso guia: O guia com 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.
Vamos começar com sete dicas úteis e práticas para sua entrevista de avaliação.
7 dicas práticas para conversas individuais com funcionários difíceis
1. "Sente-se de forma diferente – literalmente."
Dica: mude a disposição dos assentos. Em vez de se sentar frente a frente (o que geralmente tem um efeito de confronto), tente uma posição de 90 graus ou uma conversa enquanto caminha ("walk & talk"). Isso relaxa a atmosfera e alivia a pressão.
Por quê? As pessoas se sentem menos atacadas se não estiverem sentadas diretamente "em frente" umas das outras. Isso torna a conversa mais descontraída.
2. "Fale menos, pergunte mais –, mas de forma diferente".
Dica: faça perguntas que despertem a curiosidade. Em vez de "Por que você não fez isso?", pergunte "Como você resolveria o problema se tivesse uma mão completamente livre?"
Por quê? Os funcionários difíceis geralmente bloqueiam as coisas ou ficam na defensiva. Ao fazer perguntas abertas e voltadas para o futuro, você dá a eles a oportunidade de desenvolver ativamente as próprias soluções.
3. "Transforme as expectativas em um projeto de co-design".
Dica: em vez de apenas definir as expectativas, peça ao funcionário que formule suas próprias expectativas em relação à colaboração. "Como você organizaria idealmente nossa colaboração?"
Por quê? Quando as pessoas formulam suas próprias expectativas, elas automaticamente assumem mais responsabilidade – e acham mais difícil recusar completamente.
4. "Mude do modo de problema para o modo de possibilidade".
Dica: transforme situações negativas em um desafio: "Suponha que você fosse seu próprio conselheiro – que conselho você daria a si mesmo?"
Por quê? Os funcionários difíceis geralmente resistem às sugestões de outras pessoas. Ao dar a eles uma nova perspectiva, você transforma a conversa de problemas em soluções.
5 "Fale menos, deixe as pessoas escreverem mais."
Dica: se as conversas forem emocionalmente carregadas, peça ao funcionário para resumir seu ponto de vista por escrito antes ou depois da reunião.
Por quê? Isso ajuda a evitar reações impulsivas e o força a se estruturar com mais clareza. O que você escreveu também pode servir como uma referência comum mais tarde.
6. "Ouça as nuances – e não apenas as palavras."
Dica: preste atenção à linguagem corporal, ao tom de voz e às pequenas reações. Às vezes, há mais informações em um encolher de ombros ou em uma pequena pausa do que nas próprias palavras. Em vez de interpretar diretamente, pergunte: "Tenho a sensação de que há mais –, estou certo?"
Por quê? Os funcionários difíceis nem sempre dizem diretamente o que pensam. Mas quando eles percebem que você está ciente dos sinais não verbais deles, isso geralmente abre novos níveis de conversa.
7. "Diga o que você NÃO fará".
Dica: alguns funcionários têm medo de críticas ou consequências negativas. Remova ativamente esse medo da sala: "Não se preocupe, não se trata de fazer com que você pareça ruim. Quero entender o que o está incomodando."
Por quê? Isso cria segurança psicológica e diminui as defesas.
Basicamente, isso se aplica tanto a você quanto ao funcionário: Tenha expectativas realistas para a entrevista e uma meta realista. Você também pode definir essa meta no início da entrevista. Por exemplo, ela pode ser bem simples:
- Objetivo transparente no início da conversaInfelizmente, não poderemos atender à sua solicitação ou resolver o conflito em uma única etapa. Meu objetivo nesta conversa é, antes de tudo, entender a situação do seu ponto de vista.
Isso deve lhe dar algumas noções básicas importantes para a reunião individual com seu funcionário difícil. Vamos passar para a próxima etapa.
Um modelo para reuniões individuais com funcionários difíceis
O fato de você ter clicado neste artigo me diz que você quer algo como um guia para sua conversa individual com um funcionário difícil.
É por isso que você encontrará aqui um modelo que deve acompanhar bem essa conversa. Ao mesmo tempo, o formato exato dependerá muito de seu objetivo –, portanto, leve em conta as dicas acima ao elaborar sua conversa com seu relatório direto.
Você pode salvar o modelo como um Doc sob o modelo real, mas também como um documento PDF ou Word. Basta clicar no botão "Mais".
Como começar a usar a empatia
- Como você está se saindo? Há algo que esteja em sua mente e que você gostaria de compartilhar?
- Quero que este seja um diálogo aberto e construtivo.
🗣️ Discussão de preocupações
- Eu gostaria de falar sobre [tópico específico]. Você pode compartilhar sua perspectiva sobre isso?
- O que você acha que contribui para essa situação?
- Como você acha que [membro da equipe X] vê essa situação?
Explorar soluções
- Acredito em melhorias pequenas e iterativas. Como você acha que podemos resolver esse problema juntos? O que você acha que poderia ser o primeiro passo em direção a um status quo melhor?
- Você tem alguma ferramenta, suporte ou outros ajustes que poderiam ajudar a melhorar a situação?
Definir expectativas
- Como posso ajudar você a alcançar as mudanças desejadas?
- É isso que eu preciso de você no futuro.
- Vamos definir um plano e um cronograma para atender a essas preocupações.
- Resumo: Quando nos encontraremos novamente?
- Resumo: Quem é responsável por quais tarefas?
Conclusão
- Agradeço a sua disposição em nos apoiar com melhorias.
- O que mais eu deveria ter perguntado nessa conversa?
- Há mais alguma coisa em que você esteja pensando?
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Se você quiser fazer o download do modelo acima como um PDF para impressão, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar ou imprimir o modelo como desejar.
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Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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A propósito, não se deixe enganar pela agenda: Se o seu colega de trabalho difícil estiver falando muito, você deve deixá-lo terminar e, é claro, estar preparado para lançar suas perguntas preparadas ao mar.
Embora a imagem a seguir se aplique a equipes saudáveis –, ela não se aplica à sua conversa individual. Seu objetivo deve ser fazer perguntas e deixar que o funcionário difícil fale a maior parte do tempo.
12 perguntas úteis para reuniões individuais com funcionários difíceis
Se você for um supervisor no meio de uma batalha de palavras, talvez tenha dificuldade em fazer boas perguntas.
Mas é claro que também há perguntas, algumas das quais eu gostaria de mencionar aqui.
Como você pode notar, muitos deles têm um objetivo: entender a perspectiva do funcionário – e ampliá-la ao mesmo tempo.
💬 Perguntas 1 a 1 durante a conversa
- Obrigado por compartilhar isso comigo. Deixe-me pensar sobre isso e entrarei em contato com você, ok?
- Tenho permissão para ajudar você com isso?
- O quanto você está disposto a fazer o que for necessário para mudar essa situação?
- Quanto controle você tem sobre essa situação?
- Como você sabe que o problema que você acha que tem é realmente um problema – como ele aparece?
- O que você diria a um amigo que tem desafios semelhantes aos seus?
- Qual seria uma maneira alternativa de ver as coisas?
- O que você faria se não atingisse sua meta?
- Você quer resolver seu problema agora? Agora mesmo ou neste mês?
- Que conselho a pessoa mais sábia que você conhece daria a você na sua situação atual?
- O que você já tentou para resolver o desafio?
- Essa é a minha maior lição da sessão de hoje: [...]. Qual é a sua?
Um modelo 1 para 1 para o trabalho preventivo
Além dessas perguntas, outro tipo de modelo também pode ser útil para criar uma relação de confiança de longo prazo com seu funcionário. Ele não é adequado para a entrevista em si, mas é ainda mais adequado como medida preventiva. Gostaria de apresentar a você uma técnica especial para isso.
Depois de conversar com cerca de 100 gerentes nos últimos meses, notei um padrão.
Muitos chefes ocasionalmente incluem pequenas pesquisas em suas reuniões individuais. Isso significa que eles simplesmente fazem algumas perguntas de forma descontraída e perguntam ao funcionário a) se ele concorda com uma afirmação (por exemplo, de 1 a 7) e b) por que ele respondeu dessa forma.
Eles esperam o seguinte dessas micropesquisas em 1:1s:
- Mais variedade e envolvimento no diálogo individual
- Adoção de novas perspectivas
- Mensurabilidade de KPIs (flexíveis), como satisfação ao longo do tempo
E, é claro, você também pode usar essa ideia em suas reuniões individuais com funcionários difíceis. Reuni quatro declarações que se concentram em você: Sua qualidade de liderança. Afinal, isso obviamente tem uma grande influência sobre o comportamento de seus funcionários.
Você também pode fazer o download desse modelo como documento, mas o seguinte é ainda melhor: Em nosso software de reuniões individuais, temos uma ferramenta integrada que visualiza os resultados ao longo do tempo como uma métrica e fornece dicas com um assistente de IA – sinta-se à vontade para dar uma olhada sem fazer login usando o botão abaixo.
⁉️ Verificação do humor (concordância de 1 a 7): Qualidade da liderança
- "Estou muito feliz com o líder da minha equipe." #Satisfação no trabalho
- "O líder da minha equipe sempre faz zoom out para ver o nível mais alto Metas da equipeexplicar a estratégia e a visão".
- "Meu líder de equipe questiona as coisas de forma construtiva." #Feedback #Liderança
- "Meu líder de equipe dá o exemplo do que ele espera de nós como equipe." #Liderança
Esta é a aparência da pesquisa no Echometer:
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Pré-visualização: Modelo em PDF
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Pré-visualização: Modelo de reunião individual do Google Docs
Se você quiser editar o modelo acima como Google Docs, basta clicar na imagem abaixo. Você poderá então editar o modelo de forma flexível, copiando-o.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Planilhas Google
Pré-visualização: Modelo de reunião individual do Google Sheets
Se você quiser um modelo para check-ins semanais como uma planilha editável do Google, basta clicar na imagem abaixo. Assim, você poderá editar o modelo com flexibilidade e imprimi-lo, por exemplo.
Atenção: Você deve estar conectado ao Google para copiar (e, portanto, editar) o modelo no menu no canto superior esquerdo.
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Faça o download do modelo como Excel ou XLXS
Visualização: Modelo Excel ou XLSX
Se você quiser fazer o download do modelo acima como um XLSX editável ou imprimível, basta clicar na imagem abaixo. Em seguida, você poderá editar ou imprimir o modelo de forma flexível.
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E você mal pode esperar para fazer essas perguntas em sua reunião individual? Muito bem, fico feliz.
Se você quiser mais informações criativas, recomendo nosso artigo correspondente: 129 Perguntas engenhosas para reuniões individuais (de um psicólogo).
Mais 15 modelos para reuniões individuais (em formato Doc, PDF etc.)
Você já deve ter adivinhado. É claro que há muitos outros modelos para reuniões individuais de que você precisará mais cedo ou mais tarde.
Por exemplo, falo sobre modelos para sua reunião individual sobre salário, sua conversa com um funcionário difícil ou com um funcionário completamente novo.
Temos modelos adicionais para todos esses casos de uso, que você pode encontrar neste artigo: Reuniões 1:1: 15 modelos comprovados para editar (grátis).
Conclusão: Veja as conversas difíceis como uma oportunidade
Depois de ter tido sua reunião difícil, é muito provável que você fique aliviado. E se a conversa for bem-sucedida, você poderá até desenvolver algo como esperança. As perguntas aqui devem ajudá-lo. Desejo a você muito sucesso!
Mas você não deve se esquecer de uma sabedoria: Há inúmeras perguntas que você pode fazer ao –, mas o mais importante é que você adapte a entrevista ao seu funcionário.
Nosso assistente de reuniões com IA para reuniões individuais também pode ajudá-lo se você realiza regularmente reuniões individuais com os membros da sua equipe. Se quiser saber mais, dê uma olhada em nosso site: O melhor software para reuniões individuais.
"Em minhas reuniões individuais, é irritante fazer anotações e me concentrar no funcionário ao mesmo tempo."
"Os funcionários simplesmente não otimizam seus ciclos de feedback e processos de trabalho."
"Sim, as reuniões individuais com meus funcionários deveriam ser meu compromisso mais importante –, mas não tenho um guia para isso."
"Os funcionários simplesmente não estão interessados na perspectiva do cliente."
"Não sei como posso desenvolver meus funcionários em reuniões individuais durante um longo período de tempo."
"Não sei como desenvolver as habilidades interpessoais dos funcionários em reuniões individuais."
"Com muita frequência, não temos nenhuma medida significativa após as reuniões 1:1."
"Não tenho tempo para preparar reuniões 1:1 e, portanto, estou insatisfeito com meus resultados."
