Como equipe ou organização, todos nós aspiramos estar no topo de nosso jogo como líderes de qualidade ou inovação. Talvez você queiraorganização de aprendizado". Para fazer jus a essa afirmação, você precisa implementar consistentemente um processo de melhoria contínua. Neste artigo, apresentamos tudo sobre o "Workshop de Lições Aprendidas" e mostramos como você pode usar esse formato para se desenvolver continuamente. Nossa lista de verificação de lições aprendidas certamente ajudará você.
O que é um workshop de lições aprendidas?
Como o termo Lições Aprendidas sugere, um workshop de Lições Aprendidas tem como objetivo promover o aprendizado a partir da experiência.
Em um workshop de lições aprendidas, analisa-se retrospectivamente a colaboração passada na equipe. É por isso que o formato de workshop também é usado em equipes ágeis e no Scrum. Retrospectiva chamado. Team debriefs" também é um sinônimo comum em diferentes contextos.
O objetivo dos Workshops de Lições Aprendidas ou apenas Retrospectivas (Retros) continua o mesmo: Obter um processo de aprendizado contínuo a partir da experiência prática, a fim de se desenvolver constantemente.
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
Introduzir workshops de lições aprendidas para minha equipe ou projeto
Se a sua meta é um processo de melhoria contínua em projetos ou equipes, os workshops de lições aprendidas são uma boa opção para você.
Uma ocasião frequente para a introdução é a conquista de marcos ou a conclusão de projetos. Nessas ocasiões, a equipe dedica pelo menos 60 a 180 minutos, dependendo do tamanho da equipe, para refletir sobre o "como" e obter insights e, possivelmente, também medidas para o futuro.
Nas equipes ágeis que trabalham juntas a longo prazo, esse formato é integrado firmemente à rotina diária de trabalho e ocorre com uma frequência semanal ou mensal, dependendo do ritmo do sprint.
Vemos cada vez mais equipes adaptando esses formatos contínuos com grande sucesso.
Para que servem os workshops de lições aprendidas?
Muitos gerentes provavelmente reagiriam da seguinte forma: "Você investe de 60 a 90 minutos em reflexão a cada duas semanas? Qual é o objetivo disso?!"
Felizmente, os estudos têm uma boa resposta para isso. Tannenbaum e Cerasoli (2013) mostraram em um meta-estudo que a eficácia da equipe foi aumentada por essa autorreflexão (quando usada corretamente) em média entre 20% e 25%.
Exemplos da prática
Como você obtém esses ganhos de produtividade? Aqui estão alguns exemplos de perguntas que, combinadas com as medidas certas, podem gerar esses ganhos de produtividade:
- Métodos de trabalho: Até agora, registramos cada progresso em um Excel, o que sempre causou muito trabalho e confusão quando atualizado com versões diferentes. Ação possível: experimentar ferramentas on-line como o Trello ou o Notion para organizar os projetos de modo que as versões não precisem mais ser mescladas manualmente.
- Auto-organização e processos de tomada de decisão: Dificilmente sabemos entre nós até que ponto alguém está com seu subprojeto no momento. Talvez devêssemos tentar um formato de "stand-up diário" para melhorar a coordenação dentro da equipe?
- Comunicação dentro da equipe e com as partes interessadas: Os projetos de novos produtos são compartilhados com as partes interessadas relativamente tarde, quando muito esforço de desenvolvimento já foi investido. Como podemos obter feedback de nossas partes interessadas mais cedo e com mais regularidade?
- Priorização: embora tenhamos obtido novas percepções no decorrer do projeto, mantivemos nossa priorização original. Como podemos garantir que, no futuro, abordaremos melhor as oportunidades dessas novas percepções em nosso planejamento?
É claro que esses problemas também poderiam ser identificados e melhorados sem um workshop de lições aprendidas. Mas, por meio de um processo de feedback estruturado – sem o estresse diário –, esses problemas geralmente só se tornam conscientes.
Um workshop de lições aprendidas é, portanto, um formato muito eficiente quando se trata de identificar e implementar potenciais de melhoria ou bloqueadores. Outro aspecto positivo é que esse processo é auto-organizado dentro das equipes, o que aumenta ainda mais o comprometimento e a satisfação da equipe.
Como posso preparar e realizar um workshop de lições aprendidas? – um modelo
A implementação desses workshops, uma vez internalizada pela equipe, não é tão difícil. O procedimento combina as melhores práticas de Moderação de workshopsque soará familiar para muitos. É claro que existem inúmeros métodos para facilitar esses workshops, mas as 5 etapas da Lista de Verificação de Lições Aprendidas oferecem um exemplo simples de um workshop bem-sucedido:
Etapa 1: Faça o check-in com uma pergunta aberta
O workshop deve ser o mais interativo possível, e é por isso que a melhor prática é começar com uma pergunta aberta que cada membro da equipe, por sua vez, responda brevemente. Dessa forma, todos estarão envolvidos na conversa. Por exemplo, você pode fazer o seguinte:
- Em uma escala de 0 – 10, até que ponto você está confiante de que atingiremos a meta de nosso projeto/equipe e por quê?
- Qual foi o maior contratempo ou sucesso para você na última semana (ou mês...)?
Etapa 2: Coletar tópicos
Embora a primeira etapa ainda seja garantir que todos cheguem no modo de lições aprendidas, a próxima etapa é coletar o feedback de forma estruturada. Para Pensamento em grupo Para evitar isso, essa etapa deve ser feita primeiro no trabalho individual antes de compartilhar os tópicos no grupo.
Novamente, você pode usar diferentes formatos de perguntas para estimular a conversa. Vemos os exemplos a seguir com muita frequência:
- Bom e ruim (variante simples para iniciantes): O que deu certo? O que foi ruim?
- Keep-Stop-Start (popular, leva melhor do status quo à ação do que "Start-Stop-Continue"): O que devemos continuar a fazer na equipe como antes? O que devemos parar de fazer na equipe? O que devemos começar a fazer na equipe, ou pelo menos experimentar?
- Esperado - Inesperado (bom para variar): O que aconteceu que você esperava antecipadamente? O que aconteceu de positivo que você não esperava antecipadamente? O que foi pior do que você esperava?
Há com interesse mais de 30 lições aprendidas Métodos possíveis – Às vezes, você se torna muito criativo e brincalhão.
Se ainda não tiver certeza, você pode fazer o download do Experiência do treinador Holger do Agile com nossa ferramenta ler até o fim.
A propósito, nossa ferramenta – também ajuda na priorização, mas isso nos leva à próxima etapa.
Etapa 3: Priorizar tópicos
Depois que os tópicos tiverem sido coletados e agrupados tematicamente, você poderá passar para a priorização. O objetivo aqui é identificar os tópicos e descobertas mais importantes sobre os quais a equipe gostaria de agir.
O ideal é que cada membro da equipe tenha três pontos adesivos ou algo semelhante para priorização, que podem ser colados nos feedbacks abertos (por exemplo, no flipchart) de acordo com a preferência pessoal. Como alternativa, é claro, todos podem simplesmente fazer três linhas com um marcador. Os feedbacks abertos que tiverem o maior número de marcas parecem ser os mais urgentes.
Etapa 4: Derivar medidas
Aqui você decide, como equipe, como deseja colocar em prática as lições aprendidas. As medidas devem atender a determinados padrões, como a fórmula SMART.
Importante: Lembre-se de não adotar muitas medidas. Concentre-se em no máximo três tópicos mais importantes. Caso contrário, será difícil realmente abordar todas as ações, o que fará com que a equipe duvide do formato das lições aprendidas como um todo.
É melhor fazer uma pequena lição aprendida com três medidas a cada 2 a 4 semanas do que uma "grande" a cada 6 meses, mas, na realidade, apenas 4 das 10 medidas são implementadas.
Etapa 5: Conclusão
No final, deve ser feito um resumo do que foi aprendido e das medidas que foram registradas. Essa etapa também pode ser interativa se você fizer uma pergunta aberta a todos os participantes:
- Para você, qual foi a percepção mais importante do workshop de lições aprendidas de hoje?
- Quais são os planos que você tem para a próxima vez?
Workshop de lições aprendidas – Conclusão
É claro que esse formato leva tempo. Por isso, é importante enfatizar aqui que você deve reservar tempo suficiente para os workshops de lições aprendidas logo no início. Especialmente no final de uma fase do projeto, isso pode ser estressante. Isso não deve nos levar a pular esse formato importante.
Afinal de contas, essa é a única maneira de garantir que você não caia nas mesmas armadilhas na próxima vez e, assim, permaneça preso na roda do hamster. Em uma emergência, é melhor ter um breve workshop de lições aprendidas do que não ter nenhum.
Em Próxima publicação Também temos diretamente alguns Dicas e outras práticas recomendadas para seus workshops de lições aprendidas!
A maioria dos ônibus Agile está circulando em círculos....
...e tratar sintomas superficiais. É hora de você usar a psicologia – para uma mudança de mentalidade sustentável.
