Ao introduzir reuniões individuais entre gerentes e funcionários, o e-mail de convite para os membros da equipe geralmente é uma das primeiras etapas. O texto do convite e até mesmo a linha de assunto podem ter um impacto sobre o sucesso das primeiras reuniões individuais ou avaliações de funcionários.
Aqui estão alguns modelos e exemplos de como poderia ser o convite por e-mail ou a solicitação para suas reuniões individuais.
Se você estiver interessado em modelos detalhados para várias reuniões individuais (por exemplo, semanais, anuais, individuais com funcionários difíceis...), dê uma olhada no artigo correspondente: 15 modelos comprovados de reuniões 1-1 para você editar (grátis).
Modelo padrão para convites por e-mail aos funcionários para reuniões individuais
Se não houver um motivo específico relacionado ao funcionário para a introdução de reuniões individuais ou entrevistas de avaliação regulares, você poderá usar o modelo a seguir para o e-mail de convite.
Ele contém todos os pontos que devem ser incluídos em um modelo de e-mail clássico:
Olá [nome do funcionário],
Conforme discutido, gostaria de marcar reuniões individuais regulares com você para discutir seus projetos, desafios e metas atuais e para garantir que você receba o apoio de que precisa. Essas reuniões proporcionarão uma plataforma aberta para feedback e colaboração mútuos.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, colocarei a série de datas no calendário.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas para a preparação das reuniões 1:1 aqui, para que ambos possamos acessá-las: [Link]
Estou ansioso para falar com você!
Atenciosamente
[Seu nome]
A propósito: se você é gerente de desenvolvedores de software, o artigo a seguir pode ser de seu interesse: 6 Exemplos de feedback para desenvolvedores de software.
Se você quiser adaptar esse e-mail, lembre-se de que o tamanho do e-mail não deve exceder 125 palavras no total e deve ser dividido em parágrafos que sejam o mais legíveis possível para otimizar a taxa de leitura e a compreensibilidade. Fonte: Comprimento ideal de um e-mail
Exemplos de convites personalizados aos funcionários para reuniões individuais
No entanto, se o motivo da entrevista de avaliação regular for de natureza individual, você também deve incluir isso no e-mail de convite e talvez até mesmo na linha de assunto. Aqui estão alguns exemplos e modelos de como isso pode aparecer no convite por e-mail ou na consulta por e-mail.
Exemplo de modelo 1: Convite por e-mail para reuniões individuais com novos funcionários
Um motivo comum para iniciar uma nova série de reuniões individuais é a indução e a familiarização de novos colegas. Nesse cenário, o texto ou modelo a seguir é adequado para o convite por e-mail: Olá [nome do funcionário],
Bem-vindo à equipe! Espero que você já sinta que está em boas mãos conosco e que tenha conseguido obter suas primeiras impressões positivas.
Para oferecer a você o melhor suporte possível durante o seu período de indução, gostaria de apresentar reuniões regulares individuais com você. Essas reuniões são uma plataforma para esclarecer suas dúvidas, falar sobre seu progresso e quaisquer desafios e ajudar você a se adaptar bem a nós.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, adicionarei a série de datas aos nossos calendários.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas sobre a preparação das reuniões 1:1 aqui para que ambos possamos acessá-las: [link].
Estou ansioso para conhecê-lo ainda melhor e trabalhar com você!
Atenciosamente
[Seu nome]
Antes de prosseguirmos, gostaria de dar a você uma dica rápida sobre como elevar a reunião individual a um novo patamar: Com nosso software de reuniões individuais Echometer.
Nossos modelos de conversa interativa não só tornarão sua conversa mais divertida e produtiva, como também ações efetivas serão repentinamente colocadas na mesa de forma orgânica. Experimente, por exemplo, simplesmente testando o modelo abaixo:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Exemplo de modelo 2: Convite por e-mail para reuniões individuais para a nova função de um funcionário
Uma mudança interna de função também costuma ser o motivo de um convite para uma reunião individual ou para entrevistas de avaliação regulares. Nesse caso, o texto ou modelo a seguir pode ser usado para o convite para a entrevista de avaliação:
Olá [nome do funcionário],
Como você mudou recentemente para sua nova função como [nova função] (parabéns novamente!), gostaria de apresentar reuniões regulares individuais com você. O objetivo dessas reuniões é apoiar você em seu novo cargo e em suas metas futuras (de desenvolvimento) e discutir os desafios atuais e o feedback mútuo.
Gostaria de marcar nosso primeiro encontro em [data e hora]. A consulta dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, colocarei a série de datas no calendário.
Sugiro que mantenhamos nossas anotações conjuntas sobre a preparação das reuniões 1:1 aqui para que ambos possamos acessá-las: [link].
Estou ansioso para acompanhar você em sua nova função e trabalharmos juntos para o seu sucesso!
Atenciosamente
[Seu nome]
Exemplo de modelo 3: Convite por e-mail para reuniões individuais em caso de problemas de desempenho
Isso pode ser particularmente delicado se o motivo da reunião individual ou da entrevista de avaliação forem os problemas de desempenho do funcionário. O exemplo a seguir de um texto de e-mail provavelmente deve ser adaptado à situação:
Olá [nome do funcionário],
Gostaria de manter um diálogo regular com você para falar sobre suas tarefas, desafios e metas. Quero garantir que você receba o apoio necessário para superar possíveis obstáculos e obter os melhores resultados possíveis no trabalho.
Gostaria de agendar nossa primeira reunião individual para [data e hora]. A reunião dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, colocarei a série de compromissos no calendário.
Para que as reuniões sejam eficazes, sugiro que mantenhamos as anotações e os itens da agenda aqui para que ambos possamos acessá-los: [link].
Estou ansioso para desenvolvermos juntos o seu potencial e apoiar você em seu caminho.
Atenciosamente
[Seu nome]
Exemplo de modelo 4: Convite por e-mail para reuniões individuais em caso de situações de conflito ou problemas de comunicação
Não apenas problemas de desempenho, mas também conflitos regulares e problemas de comunicação podem ser um motivo para introduzir reuniões individuais ou entrevistas de avaliação regulares. O exemplo ou modelo a seguir para o e-mail de convite aborda isso diretamente:
Olá [nome do funcionário],
Gostaria de manter um diálogo regular com você para falar sobre trabalho em equipe e comunicação. Meu objetivo é ajudar você a trabalhar de forma eficaz com seus colegas e promover um ambiente de trabalho aberto e construtivo.
Gostaria de agendar nossa primeira reunião individual para [data e hora]. A reunião dura cerca de [duração] minutos. Diga-me se isso funciona para você. Em seguida, colocarei a série de compromissos no calendário.
Para que as reuniões sejam eficazes, sugiro que registremos anotações e pensamentos aqui: [link].
Estou ansioso para fortalecer o trabalho em equipe em uma troca aberta com você.
Atenciosamente
[Seu nome]
A linha de assunto certa para o e-mail de convite que você envia aos funcionários para entrevistas de avaliação (4 sugestões)
O fato de o convite por e-mail ser aberto e o nível de atenção com que o conteúdo do seu texto é lido também dependem da linha de assunto apropriada do e-mail. A linha de assunto do e-mail de convite para as reuniões individuais deve ser sempre curta e concisa. Uma linha de assunto ideal para um e-mail tem apenas 30 a 50 caracteres ou 4 a 7 palavras. Veja: O tamanho ideal de uma linha de assunto
A linha de assunto do seu e-mail de convite para reuniões individuais ou avaliações regulares de funcionários poderia ser assim, por exemplo:
Novo: Nossas reuniões pessoais 1:1
Início: reuniões 1:1 a partir da próxima semana
Informações antecipadas importantes: reuniões 1:1 a partir da próxima semana
Reuniões 1:1 ([nome do funcionário] + [seu nome])
Na linha de assunto do e-mail, você não deve necessariamente entrar em qualquer motivo individual para o 1 para 1. Isso será feito posteriormente no e-mail ou no próprio texto detalhado (consulte os modelos).
Um último fator extremamente importante para a eficácia do e-mail de convite para as avaliações individuais ou regulares de funcionários é compartilhado com você na última seção: a conversa pessoal antes da solicitação oficial e profissional por e-mail.
Se você também quiser levar suas conversas a um novo patamar, posso recomendar bons modelos –, veja nosso post sobre isso, por exemplo: 5 modelos para fazer check-ins regulares dos funcionários.
E se você estiver interessado em uma introdução geral às reuniões individuais regulares, dê uma olhada em nosso post sobre o assunto: Um guia: 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.
Importante: A conversa pessoal com os funcionários antes de você enviar o e-mail de convite
Antes de enviar aos funcionários o modelo de e-mail para as avaliações de novos funcionários, você deve anunciá-lo com antecedência em uma reunião presencial. Em uma reunião presencial, você saberá imediatamente se os funcionários entendem o propósito das reuniões individuais e terá a oportunidade de enfatizar o papel ativo deles na formação das reuniões individuais ou nas avaliações regulares dos funcionários.
Durante a conversa, você também pode esclarecer de forma mais eficiente em que dia da semana, a que horas e por quanto tempo as reuniões individuais devem ser definidas. Se possível, responda às preferências do seu funcionário ou, pelo menos, mostre que a perspectiva do seu colega é importante para você.
O e-mail de convite oficial e profissional deve refletir essencialmente o conteúdo da entrevista pessoal e, se possível, abordar diretamente as perguntas que os funcionários mencionaram na entrevista anterior.
A propósito, se a sua primeira reunião individual com um novo funcionário estiver prestes a acontecer, recomendo nosso artigo sobre o assunto: 5 dicas para reuniões individuais com novos funcionários.
Convite do calendário aos funcionários para a série de reuniões individuais
Além do e-mail, você provavelmente também enviará uma série de compromissos para a reunião individual diretamente aos seus funcionários. Você deve incluir o seguinte conteúdo nesse convite ou modelo de calendário:
- Os nomes de ambos os participantes devem aparecer na linha de assunto da série de compromissos
- A duração e a frequência devem ser acordadas com antecedência
- A descrição no convite deve incluir o link para suas anotações 1:1
- O objetivo da sessão 1:1 deve ser repetido no convite ou na descrição
O texto oficial ou profissional do seu convite de calendário para a reunião individual poderia ser assim, por exemplo:
Título
Mensal 1:1 (Jean e Christian)
data
2024-12-14, mensal recorrente
Duração
30 minutos
Descrição
Objetivo: Coordenação de expectativas mútuas, feedback e discussão de metas de desenvolvimento e medidas relacionadas.
Link para nossas anotações compartilhadas: echometerapp.com/one-on-ones/...
Conclusão - Você ainda está sentindo falta de alguma coisa para se preparar para o seu 1:1?
Esperamos que este texto tenha dado a você uma boa ideia do que pode ser incluído na solicitação de e-mail para uma reunião individual regular. Também fornecemos alguns exemplos e modelos para a linha de assunto que devem ajudar você.
Se você for um pouco mais criativo e quiser um nome incomum para sua série de reuniões individuais, poderá encontrar alguns exemplos sobre esse assunto em nosso blog.
Você tem a sensação de que pode aproveitar ainda mais suas reuniões individuais? Então, nosso software de reuniões individuais Echometer pode ajudar você. Com nossos modelos de reunião interativos, você não apenas tornará sua reunião mais divertida e produtiva, como também ações eficazes aparecerão organicamente na mesa. Experimente, por exemplo, o modelo abaixo:
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
Modelo de ferramenta de reunião 1:1: humor como clima
- Se você tivesse que descrever seu estado emocional como o clima, como está o clima em seu projeto ou em suas tarefas no momento?
Como está o clima em relação ao seu empregador, à sua vida pessoal e à sua vida privada?
