W jaki sposób można zachęcać bezpośrednich podwładnych i pracowników do przygotowywania się do spotkań indywidualnych?

Możliwe są różne środki i podejścia, jeśli bezpośredni podwładny lub pracownik nie przychodzi przygotowany na regularne (zwykle odbywające się co dwa tygodnie) spotkania z przełożonym.

Oto skuteczność podejść lub działań, uszeregowana na podstawie moich osobistych doświadczeń i wiedzy jako lidera, Scrum Mastera i psychologa - które działania działają najlepiej?

Zmierz	Wycena	Kontekst
Regularne wysyłanie przypomnień	1: Niska skuteczność	Jeśli pracownicy nie są zmotywowani i pozbawieni wyobraźni, przypomnienia mają niewielki efekt
Wyjaśnienie celu 1 na 1	2: Średnia skuteczność	Wyjaśnienie rzeczywistego celu wspólnych rozmów indywidualnych może być pomocne i zmniejszyć presję lub niepokój wśród pracowników.
Skup się na tym, co działa dobrze	3: Wysoka skuteczność	Rozmawianie o rzeczach, w których naturalnie pojawia się rozmowa, może być bardzo dobre dla rozwoju relacji opartej na zaufaniu.
Dawanie dobrego przykładu	2: Średnia skuteczność	Poświęcenie wystarczającej ilości czasu na dobre przygotowanie jest warunkiem wstępnym, aby móc oczekiwać tego samego od pracownika.
Rozmowy na tematy niezwiązane z pracą	3: Wysoka skuteczność	Tematy niezwiązane z pracą mogą być świetne do budowania wspólnego zaufania - a to ułatwia otwieranie się.
Wyjaśnij motywację	2: Średnia skuteczność	Bezpośrednia konfrontacja z faktem, że pracownicy wydają się mniej zmotywowani do poruszania tematów? Nieoptymalne, lepiej wyjaśnić ogólne oczekiwania dotyczące spotkania
Koncentracja na wiedzy	2: Średnia skuteczność	Skupienie się na refleksji nad tym, czego pracownicy nauczyli się w ostatnim czasie, może być całkiem skuteczne.
Zmień rytm	1: Niska skuteczność	Powinno to być jedno z ostatnich działań, które należy podjąć i powinno być wykonywane tylko wtedy, gdy obie strony nie mają takiej potrzeby, współpraca jest zoptymalizowana i nie ma większego nacisku na rozwój pracowników.
Korzystanie z narzędzi 1 na 1	2: Średnia skuteczność	Korzystanie ze specjalnie opracowanego oprogramowania do spotkań indywidualnych, takiego jak Echometer, może pomóc w szybkim przygotowaniu, dokumentowaniu spotkań i zadawaniu dobrych pytań refleksyjnych jako lider.

Mam nadzieję, że kontekst pomoże ci zrozumieć, skąd biorę moją ocenę skuteczności.

Przewodnik krok po kroku: Lepsze przygotowanie bezpośrednich podwładnych do spotkań 1 na 1

Czy chciałbyś, aby twoi programiści byli lepiej przygotowani do indywidualnych spotkań z tobą jako menedżerem i częściej poruszali tematy? W oparciu o powyższą tabelę z szacowaną skutecznością działań, polecam następujący przewodnik krok po kroku:

1. Budowanie relacjiJeśli nie znacie się jeszcze zbyt dobrze lub nie masz dobrych relacji z pracownikiem, porozmawiaj na nieformalne tematy, aby zbudować większe zaufanie. 

2. Sprecyzowanie oczekiwańZdefiniujcie wspólnie, dlaczego w ogóle organizujecie spotkania 1 na 1 (np. rozwój pracowników, rozwiązywanie blokad itp.). Niektórzy pracownicy mogą obawiać się, że pewne stwierdzenia poczynione podczas spotkania 1 na 1 mogą zostać wykorzystane przeciwko nim w corocznej ocenie wyników.

3. Zadawaj dobre pytaniaJako menedżer powinieneś mieć plan, w jaki sposób chcesz coachować swojego pracownika, niezależnie od niego. W związku z tym powinieneś regularnie przeglądać różne tematy i zastanawiać się nad nimi wspólnie z pracownikiem, na przykład:

   1. Zadowolenie pracowników z informacji zwrotnych
   2. Ogólne zadowolenie pracowników z pracy
   3. Zadowolenie pracowników ze spotkań

4. Wypróbuj narzędziaSztuczką zwiększającą zaangażowanie pracowników może być również wykorzystanie dedykowanego oprogramowania do spotkań 1 na 1, takiego jak Echometer. Echometer pomaga obu stronom dobrze się przygotować za pomocą szablonów, ale także przypomnień i zautomatyzowanej dokumentacji.

Jeśli udało Ci się wykonać te cztery kroki, prawdopodobieństwo dobrze przygotowanego pracownika na spotkaniu indywidualnym powinno znacznie wzrosnąć.

FAQ: Często zadawane pytania

Oto kilka często zadawanych pytań w tym kontekście.

Dlaczego bezpośredni przełożeni nie przychodzą przygotowani na spotkania 1 na 1?

Może być wiele powodów, dla których Twoi pracownicy lub bezpośredni podwładni nie są tak dobrze przygotowani do oceny wyników lub regularnych spotkań indywidualnych. Oto trzy najważniejsze powody, które powinieneś przeanalizować:

• Bezpieczeństwo psychologicznePracownicy nie ufają sobie lub nie czują się bezpieczni psychicznie.
• IgnorancjaPracownicy nie wiedzą, jakie tematy powinni ze sobą zabrać lub nie znają oczekiwań dotyczących spotkania 1-1.
• MotywacjaPracownicy nie są zainteresowani dalszym rozwojem ani aktywnym uczestnictwem w usprawnieniach.
• NarzędziaSłabe narzędzia do spotkań 1 na 1 lub oprogramowanie wideo mogą również zmniejszyć motywację pracowników, podczas gdy dedykowane narzędzia do spotkań 1 na 1, takie jak Echometer, mogą ją zwiększyć.

Dlaczego niektórzy bezpośredni podwładni wydają się być tak mało zmotywowani i biorą niewielki udział w spotkaniach?

Może być wiele powodów, dla których niektórzy pracownicy lub bezpośredni podwładni nie biorą udziału w spotkaniach i rozmowach 1 na 1 z menedżerami. Oto kilka podstawowych powodów, które należy przeanalizować.

• Bezpieczeństwo psychologicznePracownicy nie ufają sobie lub nie czują się bezpieczni psychicznie.
• OczekiwaniaPracownicy nie zdają sobie sprawy, że oczekuje się od nich wysokiego poziomu uczestnictwa w spotkaniach.
• NiekompetencjaW przypadku niektórych tematów pracownicy mogą po prostu nie mieć zbyt wiele do powiedzenia.
• Niejasne, nieatrakcyjne celeProstym powodem niskiej motywacji może być to, że obecny cel zespołu jest niejasny lub nie wydaje się atrakcyjny dla pracownika.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o psychologii motywacji, mogę również polecić ten eBook: 12 warsztatów zwiększających motywację zespołu .

Co mogę zrobić jako menedżer ds. inżynierii oprogramowania, aby pomóc programistom i inżynierom lepiej przygotować się do spotkań 1 na 1 ze mną jako menedżerem?

Na podstawie tabeli i powyższego procesu krok po kroku można wyróżnić cztery proste kroki:

1. Zbuduj dobre relacje z pracownikami, aby naprawdę się otworzyli.
2. Wyjaśnij, czego oczekujesz od pracowników podczas spotkań 1 na 1. Ewentualnie wyznacz pracownikowi cel rozwojowy
3. Przygotuj się do spotkania 1 na 1 z dobrymi pytaniami
4. Wypróbuj dedykowane oprogramowanie do spotkań 1 na 1, takie jak Echometer, które pomaga dzięki różnym funkcjom zwiększyć zaangażowanie pracowników w spotkania 1 na 1.