Tak zwane "zespoły zdalne", tj. rozproszone zespoły pracujące razem w różnych lokalizacjach, a może nawet w różnych strefach czasowych, są w modzie: wiele firm chce skorzystać z okazji, aby przyciągnąć talenty do swojej firmy na całym świecie lub skorzystać z lokalnych korzyści w zakresie kosztów pracy. Aktualny Badania pokazują również, że 99% pracowników chciałoby mieć przynajmniej możliwość pracy zdalnej z domu lub przestrzeni coworkingowych.

W rzeczywistości pracownicy zdalni są średnio 80% mniej obciążony i 57% bardziej zadowolony niż koledzy, którzy zawsze pracują na miejscu. Wyjaśnia to, dlaczego pracownicy przywiązują tak dużą wagę do tej możliwości.

Trend ten przynosi jednak także nowe wyzwania dla zespołów. Jak więc koordynować i zarządzać zespołami, które są rozproszone w wielu lokalizacjach?

Dobra wiadomość z góry:

Google był w stanie wymyślić badanie wewnętrzne zademonstrować, co rozproszone zespoły mogą również zrobić w Ankiety może twierdzić: rozproszone zespoły zdalne mogą w zasadzie odnosić takie same sukcesy, jak zespoły w tej samej lokalizacji. W tym samym czasie Google opublikowało swoje najlepsze praktyki w języku angielskim. Playbook udostępnione. 

Aby komunikacja i produktywność działały w zespole zdalnym, należy pamiętać o kilku rzeczach. Co ciekawe, czynniki psychologiczne, takie jak bezpieczeństwo psychologiczneduch zespołu i Zaufanie ważną rolę.

 

Oto nasze wskazówki, jak Twój zespół zdalny może uwolnić swój potencjał:

Wskazówka 1: Remote-first oznacza nadmierną komunikację

Komunikacja w zespołach zdalnych wymaga ponownego przemyślenia. Menedżerowie prawdopodobnie znają już koncepcję nadmiernej komunikacji, ponieważ wiele lektur z zakresu zarządzania sugeruje, że nie można nadmiernie komunikować strategii korporacyjnej. Ta koncepcja nadmiernej komunikacji jest również istotna dla zespołów zdalnych.

Przykład: Zespół ma siedzibę w jednej lokalizacji, a tylko kilku jego członków pracuje zdalnie z innego miejsca. Grozi to stworzeniem dwupoziomowego społeczeństwa, które może osłabić poczucie przynależności do zespołu: Znaczna część komunikacji odbywa się twarzą w twarz w biurze, a jako zdalny członek zespołu regularnie otrzymujesz informacje jako ostatni. Mianowicie tylko wtedy, gdy zbliża się termin następnej rozmowy wideo (np. codziennej lub cotygodniowej) lub ktoś zapisuje te informacje na piśmie (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, Slack, Confluence, biletów Trello/Jira itp.)

Dlatego zalecenie: Duża część formalnej i nieformalnej komunikacji powinna być proaktywnie przechowywana online, aby wszyscy mogli ją zobaczyć zgodnie z zasadą "najpierw zdalnie". Nawet jeśli czasami wydaje się, że informacje są już znane, należy dołożyć starań, aby każda decyzja była szczegółowo rejestrowana cyfrowo, aby jej pochodna była zrozumiała dla osób trzecich.

W zespołach zdalnych po raz kolejny prawdą jest, że nie ma czegoś takiego jak nadmierna komunikacja. A nawet jeśli jest: Warto!

Wskazówka 2: Dostosowane rutyny w codziennym życiu

Szczególnie w zespołach zdalnych ważne jest, aby jako członek zespołu, menedżer lub Scrum Master stworzyć ramy dla regularnej wymiany informacji. Nie oznacza to comiesięcznej aktualizacji, ale znacznie bliższą wymianę, która sprawia, że zespół czuje się w ogóle możliwy. 

Najlepsza praktyka, która sprawdza się z naszego doświadczenia: Po prostu mapuj dzienniki online w formie tekstowej. Każdego dnia każdy członek zespołu zaczyna od zapisania swoich najważniejszych tematów i dostępności czasu na dany dzień na czacie lub kanale Slack. Dzięki temu wszyscy wiedzą, nad czym aktualnie pracują. Niemniej jednak, daje to wszystkim swobodę, aby nie musieli łączyć się z wideokonferencją o 9:00 rano na codzienne spotkanie. Ta forma dialogu jest szczególnie korzystna w różnych strefach czasowych.

Codzienny czat powinien być uzupełniony na przykład cotygodniową rozmową wideo. Zapewnia to rundę, w której wszyscy członkowie zespołu mogą się również widzieć (przynajmniej cyfrowo). Ta rozmowa wideo nie powinna celowo przerodzić się w formalną aktualizację statusu, ponieważ straciłaby wtedy swój efekt budowania zespołu. Być może nawet wykorzystaj spotkanie na wspólny lunch, aby podkreślić nieformalny charakter – tak, wspólny lunch przed ekranem jest lepszy niż brak wspólnego lunchu. Taki lunch można następnie połączyć z formatami otwartej wymiany, takimi jak "Brązowa torba" / "Lunch i nauka" można podłączyć.

Wskazówka 3: Zaplanuj miejsce na nieformalną wymianę z check-inami i innymi osobami.

W rozproszonych zespołach zdalnych eliminowane są możliwości nieformalnej wymiany informacji, np. w kuchni przy ekspresie do kawy, przy stole do piłkarzyków itp. Aby stworzyć niezbędne zaufanie między członkami zespołu z różnych lokalizacji, należy aktywnie zapewnić przestrzeń. W ten sposób członkowie zespołu mogą również poznać się na poziomie ludzkim i zbliżyć się do siebie.

Dlatego też, aby spotkania były efektywne, ważne jest, aby zarezerwować co najmniej pierwsze 5 minut na swobodną wymianę zdań jako "przełamanie lodów" przed rozpoczęciem właściwego tematu spotkania. 

W zależności od rundy, oprócz otwartej wymiany zdań, najlepszą praktyką może być również odprawa, w której każdy po kolei zabiera głos. Ostatnia osoba, która przybyła na spotkanie, rozpoczyna odprawę. Poniższe pytania mogą być odpowiednie dla rundy odprawy:

• Jak się teraz czujesz w skali od 1 (=źle) do 10 (= super)? Dlaczego?
• Co musiałoby się wydarzyć, abyś był dziś na 10?

Odpowiedzi na te pytania mogą również odnosić się do spraw prywatnych –, które powinny być pozostawione każdemu. Oczywiście pytania kontrolne mogą być różne w zależności od spotkania. Ważne może być, aby podkreślić, że pytania nie powinny być zbyt osobiste, na wypadek gdyby mogło to być niewygodne dla poszczególnych członków zespołu.

Ładny przykład, który podkreśla znaczenie: kilka tygodni temu byliśmy u klienta retro i okazało się, że osoba, która odpowiedziała na skalę odprawy z 3, nie spała całą noc i dręczyły ją bóle głowy. Ta informacja jest oczywiście kluczowa, aby móc sklasyfikować i wziąć pod uwagę zachowanie danej osoby.

Wskazówka 4: Budowanie zespołu poprzez retrospektywy jako najlepsza praktyka

Jest to prawdopodobnie najważniejsza wskazówka dla wszystkich tych, którzy Retrospektywy (lub w skrócie "retros") w swoich zdalnych zespołach. Zwłaszcza gdy duża część komunikacji odbywa się w cyfrowej formie tekstowej, istnieje zwiększone ryzyko nieporozumień, które mogą zagrozić zaufaniu i duchowi zespołu.