4 tips voor teambuilding in gedistribueerde teams op afstand
Eén ding vooraf: je wilt dat je Teamcultuur met workshops op afstand naar een nieuw niveau?
Dan is onze tool misschien interessant voor jou. Bekijk wat gebruikers erover zeggen:
Zogenaamde “remote teams”, d.w.z. gedistribueerde teams die samenwerken vanaf verschillende locaties en misschien zelfs verschillende tijdzones, zijn in zwang: veel bedrijven willen profiteren van de mogelijkheid om wereldwijd talent aan te trekken voor hun bedrijf of om te profiteren van lokale arbeidskostenvoordelen. Huidige Studies laten ook zien dat 99% van de werknemers op zijn minst de mogelijkheid zou willen hebben om op afstand thuis of in een co-working space te werken.
In feite zijn telewerkers gemiddeld blijkbaar 80% minder belast en 57% meer tevreden met hun baan dan collega’s die altijd op locatie werken. Dit verklaart waarom werknemers zoveel waarde hechten aan deze mogelijkheid.
Maar deze trend brengt ook nieuwe uitdagingen voor teams met zich mee. Dus hoe ga je te werk bij het coördineren en managen van teams die verspreid zijn over meerdere locaties?
Het goede nieuws vooraf:
Google kwam met een intern onderzoek laten zien wat gedistribueerde teams ook kunnen doen in Enquêtes kunnen beweren: gedistribueerde teams op afstand kunnen in principe net zo succesvol zijn als teams op dezelfde locatie. Tegelijkertijd heeft Google zijn best practices gepubliceerd in een Engelstalige Draaiboek gedeeld.
Om communicatie en productiviteit in een team op afstand te laten werken, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Interessant genoeg zijn psychologische factoren zoals de psychologische veiligheid de teamgeest en de Vertrouwen een belangrijke rol.
Dit zijn onze tips over hoe je team op afstand zijn potentieel kan waarmaken:
Tip 1: Eerst op afstand betekent overcommunicatie
Communicatie in teams op afstand moet opnieuw worden bekeken. Managers zijn waarschijnlijk al bekend met het concept van overcommunicatie, omdat veel managementlezingen suggereren dat je de bedrijfsstrategie niet kunt overcommuniceren. Dit concept van overcommunicatie is ook relevant voor teams op afstand.
Voorbeeld: Een team is in principe gevestigd op één locatie en slechts een paar teamleden werken op afstand vanaf een andere locatie. Hierdoor dreigt een tweedeling te ontstaan die het teamgevoel kan ondermijnen: Een belangrijk deel van de communicatie vindt face-to-face plaats op kantoor en als teamlid op afstand ben je regelmatig de laatste die informatie ontvangt. Namelijk pas als het volgende videogesprek (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks) is of als iemand deze informatie schriftelijk vastlegt (bijvoorbeeld via e-mail, Slack, Confluence, Trello/Jira tickets enzovoort).
Daarom de aanbeveling: Een groot deel van zowel formele als informele communicatie moet proactief online worden opgeslagen zodat iedereen het kan zien volgens de vuistregel “remote-first”. Zelfs als het soms voelt alsof de informatie al bekend is, moet men de moeite nemen om elke beslissing in detail digitaal vast te leggen om de afleiding voor derden begrijpelijk te maken.
In teams op afstand geldt eens te meer dat overcommunicatie niet bestaat. En zelfs als dat wel zo is: Het is het waard!
Tip 2: Aangepaste routines in het dagelijks leven
Vooral in teams op afstand is het belangrijk om als teamlid, manager of Scrum Master een kader te scheppen voor regelmatige uitwisseling. Dit betekent niet een maandelijkse update, maar een veel nauwere uitwisseling die het teamgevoel in de eerste plaats mogelijk maakt.
Een best practice die in onze ervaring goed werkt: Breng dailies eenvoudig online in kaart in tekstvorm. Elk teamlid begint elke dag met het opschrijven van hun belangrijkste onderwerpen en beschikbare tijd voor die dag in een chat- of Slack-kanaal. Dit maakt het voor iedereen transparant wie waar op dat moment aan werkt. Toch geeft dit iedereen de vrijheid om niet stipt om 9:00 uur in te bellen in een videoconferentie voor de dagelijkse vergadering. Deze vorm van dialoog is vooral voordelig in verschillende tijdzones.
Het dagelijkse overleg in chatvorm kan bijvoorbeeld worden aangevuld met een wekelijkse bijeenkomst in de vorm van een videogesprek. Op die manier is er een ronde waarin alle teamleden elkaar ook (althans digitaal) kunnen zien. Dit videogesprek moet bewust niet verworden tot een formele statusupdate, omdat het dan zijn effect op teambuilding zou missen. Gebruik de afspraak misschien zelfs voor een gezamenlijke lunch om het informele karakter te benadrukken - ja, een gezamenlijke lunch voor het scherm is beter dan geen gezamenlijke lunch. Deze lunch kan dan worden gecombineerd met open uitwisselingsformats zoals “Bruine zak” / “Lunchen en leren” kan worden aangesloten.
Tip 3: Plan ruimte in voor informele uitwisseling met check-ins & co.
Mogelijkheden voor informele uitwisseling, zoals in de keuken bij de koffieautomaat, aan de tafelvoetbaltafel, enz. vallen weg in gedistribueerde teams op afstand. Om het nodige vertrouwen tussen de teamleden van verschillende locaties te creëren, moet er dus actief ruimte worden geboden. Op die manier kunnen de teamleden elkaar ook op menselijk niveau leren kennen en nader tot elkaar komen.
Bij alle inspanningen om vergaderingen efficiënt te laten verlopen, is het daarom belangrijk om ten minste de eerste 5 minuten te reserveren voor een ontspannen uitwisseling als “ijsbreker” voordat je begint met het eigenlijke onderwerp van de vergadering.
Afhankelijk van de ronde kan, naast een open uitwisseling, een check-in ook een best practice zijn waarin iedereen op zijn beurt aan het woord komt. De laatste persoon die aankomt bij de vergadering begint de check-in. De volgende vragen kunnen geschikt zijn voor de check-in ronde:
- Op een schaal van 1 (=ongelukkig) tot 10 (=super) hoe gaat het op dit moment met je? Waarom?
- Wat zou er moeten gebeuren om vanavond op een 10 te staan?
Het beantwoorden van deze vragen kan ook betrekking hebben op privézaken - dat moet aan iedereen worden overgelaten. Natuurlijk kun je de check-in vragen van vergadering tot vergadering variëren. Belangrijk is misschien de opmerking dat de vragen niet te persoonlijk moeten worden, mocht dat voor individuele teamleden ongemakkelijk zijn.
Een mooi voorbeeld dat het belang onderstreept: Een paar weken geleden waren we bij een klant op retro en daar kwam naar voren dat een persoon die de check-in schaal met 3 had beantwoord, de hele nacht niet had geslapen en geplaagd werd door hoofdpijn. Deze informatie is natuurlijk cruciaal om het gedrag van de persoon te kunnen classificeren en er rekening mee te houden.
Tip 4: Teambuilding door retrospectives als best practice
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste tip voor iedereen die Retrospectives (of kortweg “retros”) in hun teams op afstand. Vooral wanneer een groot deel van de communicatie plaatsvindt in digitale tekstvorm, is er een verhoogd risico op misverstanden die het vertrouwen en de teamgeest in gevaar kunnen brengen.
Eén ding vooraf: je wilt dat je Teamcultuur met workshops op afstand naar een nieuw niveau?
Dan is onze tool misschien interessant voor jou. Bekijk wat gebruikers erover zeggen:
Dit risico als gevolg van het gebrek aan persoonlijke communicatie kan niet worden vermeden. Daarom is het des te belangrijker om een kader te creëren waarin elk teamlid de mogelijkheid heeft om zijn of haar observaties en percepties van de samenwerking te plaatsen, deze te vergelijken binnen het team en zo potentiële conflicten te bezweren. De retrospectieve is hiervoor een gevestigde best practice geworden.
Een voorbeeld ter verduidelijking
Tom heeft een suggestie gedaan voor het oplossen van een technisch probleem (methode A) in een Jira ticket. Erwin heeft de suggestie gelezen, afgestemd met een andere collega en is tot de conclusie gekomen dat methode B zinvoller is als alternatieve oplossing en reageert in het Jira ticket kort en bondig “We hebben het nu toch maar volgens methode B gedaan”. Tom heeft het bericht gelezen en vraagt zich af of zijn suggestie wel serieus is besproken. Omdat het korte antwoord hem stoort, wil hij zijn ongenoegen hierover in de komende retro aan de orde stellen.
Als Erwin dit in Retro hoort, is hij verbaasd en legt hij uit dat het voorstel inderdaad serieus is besproken, legt hij kort de redenen uit en verontschuldigt hij zich dat hij de procedure niet van tevoren met Tom heeft afgestemd. Tom is tevreden en kan de beslissing begrijpen. De les: In de toekomst moeten we voor dit soort beslissingen de telefoon pakken of op zijn minst het verloop van de discussie digitaal vastleggen.
In feite zijn veel conflicten of ontevredenheden niet veel complexer dan dit eenvoudige voorbeeld en het enige wat nodig is om ze te voorkomen is een open feedbackcultuur en de ruimte om de punten aan te kaarten.
Afstandsbediening rocks!
Als conclusie kan worden gesteld dat teams op afstand niet fundamenteel minder succesvol zijn dan teams op locatie. Het zijn de teambuilding en het vertrouwen die benadrukt moeten worden en de bestaande routines en gewoonten die aangepast moeten worden.
Ook in een remote context kun je mensen dus verder ontwikkelen - ook al de verbazingwekkende waarheid achter de agile mindset moeten opmerken.
Last but not least moet er rekening worden gehouden met het hogere risico op misverstanden. Naar onze mening lijkt de introductie van team retrospectives onvermijdelijk in gedistribueerde teams op afstand. Ontdek of onze retrospectietool kan helpen. hier.
Als je meer wilt leren over hoe je teams op afstand goed kunt leiden, kijk dan eens naar deze video: De eerste video van een training over leiderschap op afstand voor managers van virtuele teams.
