3 agile methoden die elke manager zou moeten kennen (deel 3): Retrospectives
In de laatste twee artikelen hebben we je het volgende gegeven Pre-mortems en Knutselen twee spannende methoden voorgesteld. Om de reeks af te ronden, stellen we jullie vandaag met retrospectieven (of kortweg “retro’s”) een methode voor die een enorm potentieel heeft voor de voortdurende verbetering van de samenwerking in teams - als je ze op de juiste manier gebruikt .
Retrospectives: Het podium voor continue feedback
Als jullie retro’s al kennen, is de kans groot dat jullie uit de agile softwareontwikkeling komen – klopt dat? ;-) Retro’s zijn daar namelijk al wijdverbreid (ook al is er daar zeker nog verbeterpotentieel, zie hier). Ze worden uitgevoerd na elke Scrum Sprint om te reflecteren op de samenwerking. In het proces worden benaderingen verzameld over hoe er in de volgende Scrum Sprint nog succesvoller kan worden samengewerkt.
Retrospectives zijn daarom de fase waarin feedback op tafel komt om op basis daarvan het teamwerk te verbeteren.
Waarom retrospectives voor iedereen relevant zijn
Voordat de indruk wordt gewekt dat alle niet-softwareontwikkelaars hier kunnen stoppen met lezen: We willen duidelijk maken waarom retros relevant zijn voor iedereen die zichzelf en zijn teamwerk continu wil verbeteren.
Bijna alle methoden voor continue verbetering zijn gebaseerd op een cyclus – de zogenaamde “cyclus”. DMAIC-cyclus. Deze methoden hebben soms meer, soms minder stappen. Maar de kern is altijd meten, analyseren en implementeren:
- Meet wat je wilt verbeteren
- Analyseer hoe je het kunt verbeteren
- Maatregelen implementeren om later opnieuw te meten of het verhoopte effect is opgetreden
Als je deze fasen nu relateert aan een team, wordt het duidelijk waarom retrospectieven zo belangrijk zijn: Ze vormen het kader waarin teams hun percepties analyseren en maatregelen afleiden om zich voortdurend te ontwikkelen.
Vooral als teamwerk wordt gezien als een continu verbeteringsproces (CIP) interpreteert, is een retro dus een verplicht onderdeel van teamroutines. Daarom vinden wij het jammer dat retro’s buiten de agile omgeving nog zo vaak onontgonnen terrein zijn. Veel teams werken nog steeds in een “feedbackloze” ruimte, waarin hun stem niet wordt gehoord. Zo verspillen bedrijven het potentieel om deze feedback te gebruiken.
Vaak impliceert een hiërarchische bedrijfscultuur dat het aan projectmanagers of leidinggevenden is om verbeterinitiatieven aan te pakken. Medewerkers nemen dan een passieve houding aan en klagen als het onderling gaat. Dit kan niet echt in de geest van een manager zijn. Retros stellen teams in staat om zelfsturend en proactief processen en projecten – efficiënter te maken door middel van een door medewerkers gestuurd verbeterproces (handig vanuit managementperspectief).
Hoe werken retrospectieven?
Het principe is heel eenvoudig: in zijn basisvorm behandelt het teamgesprek in de retrospectieve in wezen de twee vragen “Wat is goed gegaan?” en “Wat is niet zo goed gegaan?”. Deze open vragen geven medewerkers de ruimte om alle dingen op te merken die in hen opkomen. En dat zonder, zoals bij klassieke medewerkersenquêtes, urenlang vragenlijsten te hoeven invullen.
Voordat je met de vragen begint, moet je er echter voor zorgen dat er een open en vertrouwensvolle sfeer is. De basisvoorwaarde hiervoor is onder andere het naleven van de Vegas regel – Alles wat in de retro wordt besproken, blijft in de retro. Meestal worden alleen de resultaten, d.w.z. de maatregelen waartoe besloten is, uit de retro gehaald.
Men spreekt vaak van de 5 fasen een terugblik, die we kort voor je hebben samengevat in de volgende checklist:
Met Echometer bouwen we voort op deze retrospectieve methode. Met behulp van “Pulse-enquêtes” (d.w.z. korte enquêtes) registreren we de stemming in het team in de loop van de tijd en gebruiken we de resultaten als basis voor de retro in het team. Op deze manier vervangen we de klassieke medewerkersenquêtes en starten we tegelijkertijd een verbeteringsproces op initiatief van de medewerkers. Hier kun je zien hoe we dat doen.
Onze belangrijkste zorg is om de retrospectieven, die al zo succesvol worden toegepast in agile teams, ook in het hele bedrijf te gebruiken. Want of je nu agile werkt of niet, continue feedback is een hoeksteen van succesvolle teams.
We hopen dat de methoden die in deze serie artikelen worden gepresenteerd Pre-mortem , Knutselen en Retrospectives klinken voor jou net zo spannend als voor ons. Het beste is om ze alle 3 in de praktijk uit te proberen en je eigen mening te vormen! Een concrete workshop suggestie voor een bijzonder effectieve terugblik vind je hier hier.
