ROTI of "Return On Time Invested" als een agile meetmethode
Welke Agile Coach of Scrum Master weet het niet. De deelnemers aan retrospectives of andere bijeenkomsten laten de indruk achter dat de tijd buiten de bijeenkomst beter wordt geïnvesteerd dan in de bijeenkomst zelf. Maar om de bijeenkomsten de moeite waard te maken, moet je duidelijk kunnen vaststellen wanneer de deelnemers de bijeenkomsten goed vinden en wanneer wat minder. En dat is precies waar de zogenaamde roti-score (return on time invested) voor bedoeld is.
Roti (rendement op geïnvesteerde tijd) kort uitgelegd:
Wat is Roti (rendement op geïnvesteerde tijd)?
Roti, of Roti-score, is een subjectieve maatstaf voor hoe goed het voelde om tijd door te brengen in een vergadering of activiteit.
Of eenvoudiger: Als je vindt dat een vergadering erg productief was voor de tijd die hij duurde, dan heeft hij een hoge Roti-score. Als de vergadering meer “goed” was, dan krijgt het een vrij lage Roti-Score.
Zoals je op deze afbeelding kunt zien, vindt dit bij ons geautomatiseerd plaats en wordt er ook aangegeven hoe lang de retrospectieve heeft geduurd. - Zo herinner je je eventueel ook nog gesprekken die naar de achtergrond waren verdwenen en die misschien een tijdvreter in de meeting werden. Uiteindelijk is de vraag namelijk altijd: Hoe lang heeft de meeting geduurd en wat heb ik eruit kunnen halen?
Als bijvoorbeeld 5 mensen deelnamen aan de retro en de volgende Roti-scores gaven (5,7,7,8,8) dan kun je hier de gemiddelde waarde bepalen ((5+7+7+8+8)/5 = 7) en dan de gemiddelde Roti-score krijgen.
Zo werk je op de juiste manier met de Roti-Score (return on time invested):
Op dit punt wil ik je een interessant inzicht geven in de interpretatie van de Roti-Score. Want geloof me, goed werken met kengetallen is allesbehalve gemakkelijk.
Laten we nu ons voorbeeldresultaat (5,7,7,8,8) nog eens door onze roti-query halen.
Wat kun je hieruit interpreteren? - Niets!
Ja, het is waar dat één persoon het een “5” gaf, maar dat betekent niet dat hij de retro echt slechter vond dan iemand die het een 7 gaf.
Klinkt in eerste instantie onlogisch, maar bij subjectieve waarneming is het een fatale fout om verschillende mensen met elkaar te vergelijken. - Ik heb bijvoorbeeld zelf met verschillende teams deze kengetallen uitgewerkt en wat ik hier ontdekte, was uiterst interessant:
Je kunt het misschien al raden, maar elk karakter is anders en er zijn mensen voor wie een “7” in de Roti-score al een vrij slechte retro was en mensen voor wie alles boven de “5” een absoluut succes is. En precies daarom spreek ik aan het einde van de retro ook heel graag één minuut met elke deelnemer, om een gevoel te ontwikkelen voor wat een bepaald getal bij deze persoon eigenlijk betekent. - Hetzelfde geldt overigens ook voor verschillende teams. Gebruik de Roti-score alsjeblieft niet om teams onderling te vergelijken, omdat ook hier zoveel parameters meespelen dat je niet kunt zeggen of een “8” bij het ene team nu beter, gelijk of zelfs slechter is dan een “7” bij het andere team.
Maar laten we nu eens kijken welke interessante informatie je uit de Roti-Score kunt halen.
Hoe ontwikkelen het team en de individuele teamspelers zich?
Zoals je in deze afbeelding kunt zien, meten we de Roti-score in elke retro en kunnen we echt langetermijntrends in de teams zien. Hier zien we bijvoorbeeld dat het team al zo goed geoefend is dat we een vrij stabiele prestatie kunnen leveren en altijd rond een 9/10 zitten.
In de tweede afbeelding zie je daarentegen een team dat pas sinds korte tijd retrospectieven in de routine heeft verankerd. En wat je hier snel kunt zien, is dat het eerste team gemiddeld een heel punt meer geeft dan het tweede. Het grappige is echter dat hier daadwerkelijk het bovengenoemde fenomeen optreedt, dat de retro’s de facto niet slechter verlopen, maar dat team #2 simpelweg wat conservatiever omgaat met de puntentoekenning. - Wat je echter wel echt bij team #2 kunt zien, is dat de retro’s van maand tot maand als iets minder waardevol worden ervaren. De “return on time invested” daalt.
Hier begint de echte magie: want nu moet je erachter komen wat de oorzaak was van de dalende trend bij Team #2.
Spoiler: De duur van de retrospectieven is toegenomen. - Het lijkt er dus op dat de toenemende duur van de retro’s bij team #2 ervoor zorgt dat de return on time invested afneemt.
Belangrijk: Dit is slechts een hypothese die getest moet worden. Daarom hebben we in het team besloten om de vergadertijd te beperken en we zullen de komende tijd zien welk effect dit heeft op de Roti-score.
Bij Echometer hebben we met deze methode al meer dan 30.000 retrospectives van meer dan 100 bedrijven geanalyseerd en ongelooflijk interessante observaties kunnen doen.
Een voorbeeld is dat de meeste terugblikken op een woensdag worden gehouden, hoewel de Roti-score het hoogst is op vrijdag:
Als je geïnteresseerd bent in de evaluatie en de daaruit voortvloeiende lessen, lees dan ons artikel: “ 30k retros analyseren: 4 tips voor Agile teams %E2%80%9D
Voor managers: ROTI van 1-op-1 vergaderingen
Veel leidinggevenden voeren regelmatig één-op-één gesprekken met hun medewerkers - maar halen niet alles uit de gesprekken. De ROTI voor deze meeting valt na honderden interviews die we over dit onderwerp hebben gevoerd, vrij laag uit.
Daarom wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om jullie aandacht te vestigen op onze 1:1 vergadertool Echometer (zie website). Het combineert korte Health Check-enquêtes met een AI-assistent die de ontwikkeling van medewerkers veel gemakkelijker maakt.
Het volgende sjabloon geeft je een idee over wat voor soort vragen je kunt nadenken en meten met Echometer in je 1-op-1 bijeenkomsten. Probeer het uit met de knop zonder in te loggen:
⁉️ Stemming (beoordeling van 1-7): Persoonlijke ontwikkeling
- "Mijn werkzaamheden vorderen meestal erg snel, ook als externe feedback nodig is."
- "Als ik suboptimaal gedrag observeer, weet ik hoe ik collega's daar op een constructieve manier op kan wijzen."
- "Ik krijg constructieve feedback over zowel mijn werk als mijn persoonlijke ontwikkeling."
- "Ik zie een aantrekkelijk carrièrepad voor me binnen het bedrijf." #Growth
- "De afgelopen weken heb ik heel vaak mijn sterke punten op het werk kunnen inzetten."
Zo ziet deze enquête eruit in Echometer:
Conclusie over Roti (Rendement op geïnvesteerde tijd)
Ik hoop dat ik je met dit artikel wat meer duidelijkheid heb kunnen geven in het omgaan met de Roti-Score.
Maar als je geen zin hebt om de Roti-Score of de vele andere kengetallen bij te houden die je meer informatie geven over je teams en hun ontwikkelingsmogelijkheden, waarom probeer je Echometer dan niet eens? Je kunt de tool helemaal gratis uitproberen en zonder extra moeite een eenvoudig overzicht krijgen van bijvoorbeeld de Roti-Score en vele andere kengetallen.
Zeilboot Retro ⛵️: Zo verloopt de retro
-
Random Icebreaker (2-5 minuten)
Echometer biedt jullie een generator voor willekeurige check-in vragen.
-
Review van de openstaande acties (2-5 minuten)
Voordat je met nieuwe onderwerpen begint, zou je ter controle van de effectiviteit moeten bespreken wat er van de acties uit eerdere retrospectieven is geworden. Echometer geeft automatisch een overzicht van alle openstaande actiepunten uit eerdere retro's.
-
Retro-onderwerpen bespreken
Gebruik de volgende open vragen om jullie belangrijkste bevindingen te verzamelen. Eerst bedenkt iedereen dit voor zichzelf. Echometer staat toe om elke kolom van het retro-bord afzonderlijk te onthullen, om de feedback vervolgens te presenteren en te groeperen.
- ⛵️ ⚓️ Anker: Wat houdt ons tegen?
- 🦈🧊 Haai/Iceberg: Met welke gevaren of obstakels worden we geconfronteerd?
- Staartwind: Wat drijft ons vooruit?
- Paradijs: Naar welke doelen of mijlpalen werken we toe?
-
Catch-all vraag (Aanbevolen)
Zodat ook andere onderwerpen een plek hebben:
- Waar wil je het verder nog over hebben in de retro?
-
Prioritering / Stemming (5 minuten)
Op het Retro-Board in Echometer kun je de feedback heel eenvoudig prioriteren met de stemming. De stemming is natuurlijk anoniem.
-
Maatregelen definiëren (10-20 minuten)
Via het plusteken bij een feedback kun je een gekoppelde maatregel aanmaken. Nog niet zeker welke maatregel de juiste zou zijn? Open dan via het plusteken in plaats daarvan een whiteboard over het onderwerp om kernoorzaken en mogelijke maatregelen te brainstormen.
-
Checkout / Afsluiting (5 minuten)
Echometer stelt je in staat om anonieme feedback van het team te verzamelen over hoe nuttig de retro was. Dit resulteert in de ROTI-score ("Return On Time Invested"), die je in de loop van de tijd kunt volgen.
Zeilboot Retro ⛵️
