Retrospectives vormgeven - misverstanden in de communicatie vermijden
Het is bijzonder belangrijk om retrospectives op de juiste manier te organiseren in teamverband, omdat ze een optimale basis bieden voor uitwisseling binnen het team, maar tegelijkertijd niet zelfsturend zijn. Een bijzonder belangrijk aspect is de communicatie tussen de deelnemers.
Laatst had ik een privé-situatie waarin ik me realiseerde hoe snel mensen elkaar verkeerd kunnen begrijpen.
Een vriend van mij, Ben, had een oplaadkabel van mij geleend die van een andere vriend, Leon, was. Toen ik het terug wilde geven aan Leon, vroeg ik mijn vriend Ben of hij het alsjeblieft naar mij toe wilde brengen. Hij kon dat op dit moment niet en bood aan om het direct aan Leon te geven. Omdat ik het zelf wilde overhandigen, zei ik tegen hem: “Nee, het is goed, je hebt het niet nodig. Geef het me gewoon een andere keer.
De volgende dag kwam het bericht van Ben: “Ik heb het bij Leon in de brievenbus gegooid.” en ik vroeg me af wat dat moest, aangezien ik - naar mijn mening - uitdrukkelijk had gezegd dat hij het direct aan mij moest geven.
En de moraal van het verhaal: Ben wilde me gewoon een plezier doen en dacht dat ik dat zei om hem niet tot last te zijn.
Dit laat zien dat er verschillende interpretaties kunnen zijn in communicatie en dat er dus misverstanden kunnen ontstaan.
Vooral om deze reden is het essentieel om retrospectives zo op te zetten dat misverstanden uit het dagelijks leven aan het licht kunnen worden gebracht en kunnen worden overwonnen door het creëren van een gezamenlijke aanpak. mentale modellen zelfs vooraf, om als team efficiënt te kunnen handelen.
In teams waar meerdere deelnemers communiceren via verschillende kanalen zoals e-mail, telefoon of messengers zoals Slack & Co, kan de kans op misverstanden snel toenemen. De retrospectieve creëert een beschermde ruimte om het team weer op het goede spoor te brengen. Daarom is het ontwerpen van retrospectives bijzonder relevant in dergelijke teams.
Retrospectives ontwerpen | Succesfactor voor communicatie
Maar wat is eigenlijk de definitie van een retrospectief? In principe kan een retrospectief als volgt worden gedefinieerd: Een retrospectief is een regelmatige bijeenkomst van een team om de afgelopen werkzaamheden te evalueren en op basis daarvan suggesties voor verbetering van de toekomstige samenwerking af te leiden. Meer details vind je in onze FAQ lees erover.
En hoe wordt een retrospectief gestructureerd? Natuurlijk moet het ontwerp van de retrospectieve worden aangepast aan de behoeften van het team, maar er is een bepaald basiskader of retrospectieve methoden die moeten worden gevolgd.
Er zijn verschillende Vragendie in een retrospectief in gedachten moeten worden gehouden om het werkproces te optimaliseren, de communicatie te verbeteren en misverstanden te voorkomen of op zijn minst aan het licht te brengen:
- Wat hebben we zo goed gedaan dat we erover moeten praten om het niet te vergeten?
- Welke inzichten hebben we opgedaan?
- Wat moeten we in de toekomst anders doen?
- Wat hebben we nog niet begrepen?
Fasen om je retrospectief te ontwerpen
In principe kunnen retrospectieven worden onderverdeeld in verschillende Fasen die worden opgesplitst zoals geïllustreerd in de figuur:
Nu vraag je je waarschijnlijk af wat dit je concreet moet vertellen? Dat en hoe je je retrospectief kunt ontwerpen, vertellen we je natuurlijk in het volgende!
- Intro: De intro omvat de begroeting en de beoordeling van de huidige stemming. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een korte check-in waarin iedereen aangeeft hoe hij of zij zich op dit moment voelt.
- Gegevensverzameling: In de gegevensverzameling moet je informatie verzamelen waarmee je je samenwerking kunt beoordelen. Dit kunnen zowel objectieve feiten zijn als je persoonlijke indrukken.
- Inzichten krijgen: Dit gaat over het vaststellen van de oorzaken. Waarom gaat iets goed of niet goed? De bovenstaande vragen kunnen je hierbij helpen.
- Maatregelen bepalen: In deze fase moeten concrete stappen worden bepaald, verantwoordelijkheden worden toegewezen en een tijdsindeling worden bepaald.
- Afsluiting: Aan het einde moet je de retrospective zelf evalueren en er feedback op geven. Dit zal je helpen om de volgende retrospectives te optimaliseren. Je kunt onze Hulpmiddel voor team retrospectives nuttig kunnen zijn. Gerichte items worden gebruikt om na te denken over de samenwerking en een gemeenschappelijke consensus te creëren.
Retrospectieve hulpmiddelen gebruiken
Retrospectieve tools kunnen je trouwens helpen bij het ontwerpen en modereren van je retrospective (zie onze lijst met retrospectieve tools). 14 Retro Tools in vergelijking ).
In het bijzonder wil ik Echometer noemen, bij de ontwikkeling waarvan ik zelf heb meegewerkt. Het combineert inzichten uit de psychologie met Agile Best Practices om het beste uit Team Health Checks & Retros voor teamontwikkeling te halen.
Je kunt zonder een login van jouw kant of van je team een retrospectief ontwerpen - de tool neemt de hele structuur van je over en helpt bij timeboxing etc..
Met deze knop kun je de tool direct openen, je retromethode kiezen en een team uitnodigen via een link (er zijn meer dan 30 retrospectief methoden mogelijk):
Als je het einde van de retro hebt bereikt, kun je optioneel een gratis account aanmaken om je resultaten op te slaan.
Als je van tevoren nog meer wilt weten of direct een echte trial wilt starten - hier kun je meer te weten komen en Begin gratis.
Misverstanden in de communicatie voorkomen
Laten we teruggaan naar mijn oorspronkelijke verhaal: Wat hebben misverstanden en communicatie te maken met het ontwerpen van retrospectieve methoden?
Zoals je gemakkelijk kunt zien aan de fasen en relevante vragen, draait het bij retrospectives om met elkaar communiceren en werken aan gemeenschappelijke processen. Net als in andere alledaagse situaties kunnen er misverstanden ontstaan. Daarom is het zinvol om naar communicatiemodellen te kijken om mensen bewust te maken van de oorzaken van misverstanden.
In principe is het relevant om in gedachten te houden dat elke uitspraak 4 pagina’s (vgl. Schulz von Thun, 1981):
Het communicatiekwadrant - een zeer bekend communicatiemodel - helpt te begrijpen waarom er zoveel interpretaties van een vermeend eenduidige uitspraak mogelijk zijn.
Als je hiermee rekening houdt in de retrospectives, zul je zeker snel kunnen ontdekken waarom er soms misverstanden zijn ontstaan in het werk in het verleden.
Vooral in de agile wereld van werk is het belangrijk dat je succesvol communiceert, zodat je kunt reageren op de dynamische eisen van de VUCA wereld snel en adequaat reageren.
Het communicatieplein in retrospectief ontwerp
Probeer voortdurend te leren om verklaringen die in alle fasen van de retrospectieve worden gedaan niet zomaar te accepteren. Stel in plaats daarvan vragen en overweeg alle vier de zijden van het communicatievierkant. Blijf vragen stellen en parafraseer (d.w.z. vat samen in je eigen woorden) de verklaring van je tegenhanger om te controleren of jullie hetzelfde bedoelen.
In het begin zal dit zeker vreemd voor je overkomen. Na verloop van tijd zul je echter merken dat misverstanden kunnen worden voorkomen en opgehelderd en dat processen soepeler verlopen.
Echometer als ondersteuning voor retrospectief ontwerp
Bij Echometer begrijpen we hoe we TeamWork kunnen transformeren en bevorderen op de lange termijn. Met behulp van psychologische kennis en onze Hulpmiddel voor team retrospectives Voor teams als het jouwe hebben we optimaal op maat gemaakte items ontwikkeld die ervoor zorgen dat je de juiste vragen stelt en tot een gemeenschappelijke noemer komt om je communicatie te optimaliseren en misverstanden te voorkomen.
Bronnen
Friedemann Schulz von Thun: Met elkaar praten 1 – Verstoringen en verduidelijkingen. Algemene psychologie van communicatie. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
