3 Gezondheid op de werkplek (8 Artikelen)

Als je Workspace Pulse Check Surveys gebruikt, genereert Echometer automatisch individuele enquêtes voor elk team om de openstaande vragen te behandelen. Zie details: Inzicht in werkplek-gezondheidsrotatie

Als teambeheerder zie je de Puls Check-enquêtes van je team in het tabblad “Enquêtes” van je team:

De enquêtes voor werkplekpulscontroles staan standaard 2 weken open nadat ze zijn aangemaakt en worden daarna automatisch gesloten. Als teambeheerder kun je de enquêtes echter ook handmatig sluiten voordat de 2 weken zijn verstreken. Doe dit natuurlijk alleen in overleg met je team.

De resultaten kunnen alleen worden bekeken als een enquête is gesloten.

Ook als de enquête nog open is, kun je de enquête al koppelen aan je komende retrospectief. Open hiervoor de enquête en klik op “Resultaten in Retro gebruiken”:

Attentie:

• Om een enquête aan een Retro te kunnen koppelen, moet je huidige retrospectief in het team de status “In voorbereiding” hebben en er mag nog geen andere enquête aan de retrospectief gekoppeld zijn.

• Als de huidige retrospectief in het team nog loopt, beëindig deze dan. Dan wordt automatisch de volgende retrospectief in de status “In voorbereiding” aangemaakt.

Je kunt zien of de enquête met succes is gekoppeld aan de retrospectieve door het gele vak met de verwijzing naar de gekoppelde enquête in de retrospectieve voorbereiding:

Naast de resultaten van de enquête kun je ook op een flexibele manier extra gezondheidscontrole-items of andere open vragen toevoegen aan het retrospectieve bord. Hoewel deze dan geen deel uitmaken van de enquête, kunnen ze gewoon worden beantwoord binnen de retrospectieve.

In deze video leer je hoe je de Pulse Check instelt op werkruimteniveau in Echometer en waar je op moet letten.

Play

Hier volgt een korte samenvatting:

Waar is de hartslagmeter voor?

Met de Workspace Pulse Check kun je …

• Feedback ontvangen van geselecteerde teams
• Met een door de gebruiker gedefinieerd interval per item
• Zelfs als de teams geen retrospectives uitvoeren

Hoe werkt het?

De Workspace Pulse Check …

• Controleert of de polscontrole-items al beantwoord zijn door de teams in het gedefinieerde interval.
• Maakt een aangepaste Pulse Check-enquête voor elk team, die alleen de items bevat die nog niet zijn opgevraagd.
• De enquête automatisch naar de teamleden sturen (uitnodiging per e-mail)
• Sluit elke pulse check na 14 dagen en voegt de resultaten toe aan het dashboard van zowel het team als de werkruimte

Hoe stel je het in?

• Selecteer items en stel hun interval in
• Teams wel of niet opnemen in Workspace Health Rotation
• Activeer (alleen dan) de impulscontrole voor de werkruimte

Hier volgen enkele tips voor het instellen van een Health Check op werkplekniveau.

1. Belanghebbenden betrekkenEen Health Check dat verder gaat dan verschillende teams is interessant voor veel groepen mensen. Als je van plan bent om de Health Check werkplek op te zetten, moet je hen daarom vroegtijdig informeren. Typische stakeholders zijn: Teams, managers, eventueel HR en de ondernemingsraad.
2. Begin gewoonIn een Health Check op organisatieniveau zijn er veel belanghebbenden die invloed willen hebben op de identificatie van onderwerpen. Om niet vertraagd te worden door dit coördinatieproces, raden we aan om te beginnen met het minimale compromis en je te beperken tot zeer algemene onderwerpen zoals werktevredenheid of de ROI van agile meetings. De Health Check werkruimte kan op elk moment flexibel worden uitgebreid.
3. Minder is meer: Juist vanwege de vele stakeholders is de verleiding groot om heel veel onderwerpen in de Workspace Health Check op te nemen. Helaas leidt dit vaak tot overbelasting van de medewerkers als feedbackgevers en mogelijk tot “enquête-moeheid”. Houd dus ook na de start in gedachten om het aantal enquêteonderwerpen niet te overdrijven. Neem alleen Health Check Items op die echt relevant zijn.
4. Gebruik bestaande contextVeel bedrijven hebben bedrijfswaarden gedefinieerd. Deze bedrijfswaarden dienen optimaal als oriëntatie voor de Health Check-werkplek van Echometer, die daarbij als cultuurbarometer kan dienen. Door de bedrijfswaarden aan de orde te stellen, kan ook de betrokkenheid van HR en managers worden versterkt om Echometer actief op te zetten in teams in het hele bedrijf en zo de toegevoegde waarden breder in te zetten.

Naast de Workspace Health Check raden we je ook aan om een Team Health Check op te zetten.

In Echometer kun je naast de voorgestelde schaalitems ook je eigen items formuleren voor je Health Check.

Schaalitems zijn stellingen waarvoor in de enquête om instemming wordt gevraagd:

Hier moet je op letten bij het formuleren van je eigen schaalitems:

1. Het juiste formaat: Een Health Check-item wordt beantwoord op een schaal van “Helemaal mee oneens” tot “Helemaal mee eens”. Daarom kun je hier geen open vragen gebruiken. Voorbeeld van een open vraag: “Wat vind je van onze Daily de afgelopen weken?”, herformulering als schaalvraag voor de Health Check: “Onze Daily de afgelopen weken beviel me erg goed.”
2. Vraag over subjectieve indrukken: Een Health Check schaal-item is niet geschikt om objectieve feiten te bevragen. Voorbeeld: “Onze Dailys duren maximaal 15 minuten.” Deze meetwaarde is objectief meetbaar en is niet geschikt voor een Health Check. In plaats daarvan kun je met een Health Check schaal-item de moeilijk vast te leggen subjectieve indrukken vastleggen: “Onze Dailys zijn voor mij goed geïnvesteerde tijd.”
3. Concretiseer het raamwerk: Bij veel onderwerpen kan het referentiekader verschillend worden geïnterpreteerd. Bijvoorbeeld: “Wij stellen eisen constructief ter discussie.” In deze formulering is zowel open wie “wij” zijn en welke eisen bedoeld worden. Afhankelijk van het gewenste kader zou je dus kunnen concretiseren: “Als team bevragen we voor de implementatie van onderwerpen de eisen van onze Product Owner.”

Kijk ook eens naar onze tips voor het opzetten van Health Check’s in team- evenals Health Check’s op werkruimteniveau.

In Workspace Health vind je een overzicht van de teamoverschrijdende resultaten, die in verschillende diagrammen worden gepresenteerd.

Filter Teamgroepen

Als je teamgroepen hebt gedefinieerd, kun je op het dashboard filteren op deze teamgroepen. Je kunt alleen die teamgroepen filteren waarin ten minste 3 teams die niet zijn uitgesloten van de werkruimte, hebben deelgenomen aan de rotatie van de gezondheid van de werkruimte. Teamgroepen met 2 of minder teams kunnen dus niet worden geselecteerd bij het filteren:

Netwerkdiagram & afzonderlijke waarden

Het netwerkdiagram toont gemiddelde waarden over de categorieën van de items. Naast het gemiddelde kunnen de hoogste en laagste 10% worden weergegeven.

Daaronder staan de individuele waarden per categorie. Naast het huidige gemiddelde en de trend aan de linkerkant, toont de grafiek ook de tijdtrend met gemiddelde en top/onderste 10% aan de rechterkant:

Heatmap

De heatmap toont de resultaten van de teams per onderdeel per categorie.

• Grijze tegels hebben nog geen / geen actuele datapunten.
• Gekleurde tegels zijn gebaseerd op het huidige gemiddelde.

Als je de muisaanwijzer over een tegel beweegt, wordt het gemiddelde weergegeven. Met één klik worden de individuele resultaten in de loop van de tijd weergegeven onder de heat map.

Afhankelijk van de instellingen van de werkruimte kan de heatmap worden uitgeschakeld om de anonimiteit van de teams verder te beschermen.

Bij Workspace Health moet rekening worden gehouden met elke gebruiker. Tegelijkertijd moeten individuele personen niet dubbel worden gewogen. Dit gebeurt wanneer gebruikers in verschillende teams zitten. Daarom is er de mogelijkheid om teams uit te sluiten van de Workspace Health rotatie.

Een veelvoorkomend toepassingsgebied voor deze functie zijn teams die naast de vaste teams bestaan. In die gevallen zouden Workspace Health-items (voorheen “Echo Items”) dubbel worden opgevraagd voor teamleden, voor zover leden parallel ook in andere teams zitten. Concreet betreffen deze verdubbelingen vaak:

• Leiderschapsteams waarin leiders ook lid zijn van hun eigen teams
• Projectteams waarvan de deelnemers ook in functionele teams zitten
• Overlap tussen kraakpanden, gilden en chapters (in de organisatie van het Spotify-model).

Om teams uit te sluiten, selecteert u deze in de teamlijst van de Workspace Administration en selecteert u onder Acties “Uitsluiten van Workspace Health”.

Teams kunnen later ook weer worden toegevoegd.

Wil je de resultaten in het Workspace Health Dashboard graag wat nauwkeuriger filteren - bijvoorbeeld op functiegebieden of business units?

Dan zijn teamgroepen de oplossing. Selecteer de teams in de teamlijst van de Workspace Administration en selecteer onder Acties “In groep verplaatsen…”.

Als je al teamgroepen hebt gemaakt, selecteer dan een item uit de lijst of maak een nieuwe teamgroep:

Wil je regelmatig bepaalde onderwerpen in alle teams controleren? Dan helpt de Workspace Health Rotation je om precies dat te automatiseren.

De standaard rotatie-instelling

Als beheerder van een werkruimte kun je de rotatie van de gezondheid van de werkruimte aanpassen door de selectievakjes links van de items in te schakelen:

Standaard worden er altijd 2 van deze geactiveerde items uit de Workspace-Health-rotatie voorgesteld voor de retrospectieven van de teams. Team-admins kunnen deze voorgestelde items echter naar believen aanpassen, tenzij je de checkbox “Rotatie forceren” selecteert:

Selecteer vaste intervallen voor de rotatie per item

Je kunt ook extra vaste frequenties voor de items instellen:

• Wekelijks
• Elke 2 weken
• Maandelijks
• Elke 6 weken
• Driemaandelijks
• Halfjaarlijks
• Jaarlijks

Als je een interval selecteert, wordt dit item voorgesteld voor elke nieuwe retrospectieve van een team dat dit item nog niet heeft beantwoord binnen de geselecteerde periode.

De rotatielogica werkt dan als volgt:

• Items met een vaste frequentie worden maar precies één keer geregistreerd in de geselecteerde periode (bijv. driemaandelijks/jaarlijks).
• “Items zonder frequentie” zijn opvullers voor de 2 automatisch voorgestelde Workspace Health Items bij nieuwe team retrospectieven.
• “Items met vaste frequentie” hebben altijd voorrang op “Items zonder frequentie” om ervoor te zorgen dat de frequentie wordt aangehouden.
• Als er bijvoorbeeld maar 2 items zonder frequentie zijn, kunnen deze dus ook meerdere keren achter elkaar voor team-retrospectieven worden voorgesteld, als ze niet door “Items met frequentie” worden verdrongen.
• Als je de rotatie van de werkruimte aanpast, worden de enquêtes die al zijn gegenereerd niet beïnvloed.

Onze aanbeveling voor het gebruik van de Workspace Health rotatie

• Kies alleen een vaste frequentie voor de belangrijkste 2 tot 3 items en voeg een willekeurig aantal items toe met een open rotatie. Onthoud: hoe meer items rouleren, hoe minder vaak je actuele gegevens over de items ontvangt.
• Als je te veel items met een vaste frequentie kiest, verschijnen de items uit de open rotatie (afhankelijk van de retro-interval van de teams) misschien helemaal niet.

Aparte onderzoeken voor polscontroles van werkplekken

Jullie willen de Workspace-items liever apart en niet per se als onderdeel van de team-retrospectieven bevragen? Geen probleem, activeer dan de “Workspace Puls-Check”.

De pulse check werkruimte genereert automatisch enquêtes en controleert in alle teams welke items in het geselecteerde interval nog niet zijn beantwoord door het team. Alle werkruimte-items die in het geselecteerde interval nog niet zijn beantwoord, worden vervolgens opgenomen in de pulscontrole-enquête van het team.

Met de Workspace Pulse-Check zorg je er dus voor dat alle Workspace Items met een frequentie van alle teams worden beantwoord - zelfs als deze binnen het interval geen retrospectief hebben uitgevoerd.

Meer details en een instructievideo: Impulscontrole werkruimte