"6 maatregelen om een vruchtbare feedbackcultuur te creëren".

In veel bedrijven is er een verlangen naar een gevestigde feedbackcultuur. Maar wat betekent dat precies? Omdat iedereen van definities houdt, beginnen we met een definitie van de term: 

Definitie van een feedbackcultuur

Wat is een feedbackcultuur? Het wordt gekenmerkt door wederzijdse  Vertrouwen  tussen iedereen die samenwerkt, hiërarchisch overstijgend  Communicatie  en regelmatige feedback over werkmethoden, prestaties en de impact op buitenstaanders. 

Betekenis en voordelen van vestiging

De vraag rijst vaak welke voordelen het creëren van een feedbackcultuur met zich meebrengt. Allereerst kan het geven, accepteren en implementeren van constructieve feedback het werkproces vereenvoudigen en effectiever maken. 

Dit verankeren in een open feedbackcultuur brengt de volgende voordelen met zich mee:

• Verander in een  lerende organisatie Feedback als bron van begrip en ontwikkeling helpt de prestaties te verbeteren (Vgl. Schipper, Hoffman & Rotondo, 2017)
• Het verminderen van stress en conflicten door regelmatige feedback leidt tot gezondere en meer tevreden werknemers (vgl. Ansel & Lievens, 2007)
• Directe communicatie en grotere tevredenheid leiden tot een grotere betrokkenheid van werknemers (vgl. Rosen, Leven & Hall, 2006)

Zoals je ziet heeft een feedbackcultuur niet alleen een positief effect op het werkproces, maar ook op de werksfeer. 

A Onderzoek door Amadeus Fire GmbH laat ook zien dat hoe tevredener werknemers zijn met de feedbackcultuur, hoe tevredener ze zijn met het werk in het algemeen.

Om de feedbackcultuur in stand te houden, integreren bedrijven ook vaak softwareoplossingen die 360-graden feedback vergemakkelijken. Het Britse softwaresysteem SenseHR is bijvoorbeeld een uitgebreid platform voor het naadloos beheren van feedbackprocessen (Meer op: SenseHR softwaresysteem in het Verenigd Koninkrijk). Dergelijke oplossingen, zoals SenseHR, kunnen bedrijven helpen om niet alleen feedback uit verschillende bronnen te verzamelen, maar deze ook effectief te analyseren en erop te reageren om een beter beeld te krijgen van de prestaties.

En wie wil er nu geen tevreden, gemotiveerde en effectieve medewerkers? 

We weten nu wat een feedbackcultuur per definitie is en wat de voordelen zijn van een dergelijke cultuur, maar hoe weten we of die ook echt wordt nageleefd?

Inventarisatie: leeft de feedbackcultuur?

Hoewel veel mensen zich bewust zijn van de voordelen van een gevestigde feedbackcultuur, leeft deze helaas nog niet in alle bedrijven. De Randstad Werkbarometer 2019 blijkt dat slechts 35% van de Duitse bedrijven jaarlijks feedback geeft. 32% van de bedrijven geeft daarentegen nooit feedback. Als er feedback wordt gegeven, gebeurt dat vaak op een ongepaste manier: 30% van de respondenten zegt niet te weten hoe ze op feedback moeten reageren, 24% vat negatieve feedback persoonlijk op en 21% voelt zich ongemakkelijk bij het ontvangen van feedback. 

Gezien de relevantie van feedback zijn deze resultaten nogal mager. Hiltrud Werner, lid van de raad van bestuur van Volkswagen AG, zegt zelfs dat meer feedback het Volkswagen emissieschandaal had kunnen voorkomen (s. Schielke, 2018). 

“Dit is voor niemand gemakkelijk. Zowel voor de feedbackgever als voor de feedbackontvanger. Het team moet gewoon begrijpen, het is de moeite waard om mee te denken, mee te discussiëren en te vertrouwen op mijn eigen buikgevoel ook in die mate dat het de moeite waard is om uit te spreken.”
- Hiltrud Werner, bestuurslid VW

Daarom heeft Volkswagen nu integriteitsambassadeurs die ervoor moeten zorgen dat er een gesprekscultuur wordt geleefd en geïmplementeerd. In de toekomst zouden er geen schandalen meer moeten zijn en regelmatige feedback kan een ondersteunend effect hebben.

Veel bedrijven kennen het belang van een goed functionerende en gevestigde feedbackcultuur en hebben zo’n cultuur in hun bedrijf opgezet of zijn bezig met de ontwikkeling ervan. 

Het onderwerp “feedbackcultuur” is in de mode

De trend gaat in de richting van een feedbackcultuur: vooral jonge bedrijven gebruiken dit in hun eigen voordeel. Veel start-ups bouwen aan een feedbackcultuur, omdat vooral jongere werknemers, de zogenaamde “feedbackgevers”, niet altijd de beste zijn. MillennialsZe eisen feedback voor optimale ontwikkeling. Feedbackculturen worden daarom steeds belangrijker om nieuwe potentiële werknemers aan te trekken en te behouden. 

Maar niet alleen jonge bedrijven zien de voordelen van regelmatige feedback. Zelfs grote bedrijven zoals SAP, DB en Telekom willen af van het klassieke jaarlijkse beoordelingsgesprek (Armin Trost, s. Schielke, 2018) en zijn daarom op zoek naar nieuwe manieren. 

Een feedbackcultuur is meer dan een jaarlijks beoordelingsgesprek, volgens psycholoog Armin Trost (s. Schielke, 2018). Het gaat eerder om regelmatige uitwisseling en constante feedback. De feedbackcultuur moet daarom worden beleefd en vooral effectief worden geïmplementeerd. Maar hoe?

Hoe: Een feedbackcultuur tot stand brengen

Allereerst is het belangrijk om te onthouden dat feedback niet hetzelfde is als kritiek. Feedback is, zoals het woord al zegt, feedback. En zo moet het ook worden gebruikt. Er zijn verschillende Tipsdie je de juiste manier laten zien om een feedbackcultuur te implementeren. 

Onze tips zijn: 

1. Mache dir vorher Gedanken, was du sagen möchtest Als je zelf niet duidelijk bent over wat je boodschap is, is het vrij zeker dat deze je gesprekspartner niet bereikt op de manier die je had gepland. Wees daarom van tevoren duidelijk over wat de kernboodschap van je feedback moet zijn.
2. Sage immer auch etwas Positives  De feedback is er om het werkproces van alle kanten te bekijken. Ga daarom altijd in op de dingen die goed gingen. In het beste geval gebruik je de Sandwichmethode: Lof, kritiek, lof. 
3. Feedback muss nicht immer negativ sein  Het regelmatig prijzen van dingen die goed zijn gegaan maakt ook deel uit van een goede feedbackcultuur. Zelfs als er niets te bekritiseren valt, kun en moet je feedback geven: Geef dan alleen positieve feedback.
4. Sprich aus der Ich-Perspektive Formuleer de feedback niet als een beschuldiging, zoals “Jij hebt …”, maar formuleer een ik-statement “Ik ervaar/neem waar …”. Feedback is altijd subjectief en dit moet ook uit de formulering blijken. 
5. Erfrage immer auch die andere Perspektive  Bijna elk verhaal heeft twee kanten. Vraag dus altijd aan de ander hoe hij of zij zich erbij voelde. Dit zal je helpen om een gemeenschappelijke basis te vinden en wederzijds begrip op te bouwen.
6. Initiativ nach Feedback fragen Je hoeft niet altijd te wachten op feedback! Feedback helpt niet alleen het hele team, maar ook elk individu in zijn persoonlijke ontwikkeling. Ga actief op zoek naar feedback om gestaag te groeien.

Het geheel moet met korte tussenpozen plaatsvinden, bijvoorbeeld 1 tot 2 keer per week. 

Neem hier bewust de tijd voor. Het introduceren van een feedbackcultuur is voor niemand een bestraffende of controlerende functie, maar is bedoeld om iedereen, zowel individueel als collectief, te helpen ontwikkelen. 

Feedbackcultuur door 1-op-1 gesprekken

Veel leidinggevenden voeren regelmatig een-op-een gesprekken met hun medewerkers, maar halen niet alles uit de gesprekken. Deze meeting is bij uitstek geschikt om een actieve feedbackcultuur te stimuleren.

Daarom wil ik van deze gelegenheid gebruik maken om jullie aandacht te vestigen op onze 1:1 vergadertool Echometer (zie website). Het combineert korte Health Check-enquêtes met een AI-assistent die de ontwikkeling van medewerkers veel gemakkelijker voor je maakt. De tool kan een prachtig multiplicatoreffect hebben door leiders in je organisatie in staat te stellen om regelmatig constructieve feedback te geven.

Het volgende sjabloon geeft je een idee over wat voor soort vragen je kunt nadenken en meten met Echometer in je 1-op-1 bijeenkomsten. Probeer het uit met de knop zonder in te loggen:

Een feedbackcultuur creëren

Een andere methode om een gezonde feedbackcultuur te creëren is de introductie van regelmatige retrospectives.

Wat zijn retrospectives? Een retrospective is een regelmatige bijeenkomst van een team om werkstappen uit het verleden te analyseren en daaruit verbeteringsvoorstellen af te leiden voor toekomstige samenwerking. Je kunt hier meer over lezen in onze FAQ (zie FAQ).

Probeer het gewoon uit, want naast Henry Ford al wist:

Zij die altijd doen wat ze al kunnen, blijven altijd wat ze al zijn.

 Bronnen 

Amadeus Fire GmbH (2015), Feedbackkultur im Unternehmen und Zufriedenheit von Mitarbeitern, opgehaald bij: https://www.amadeus-fire.de/fileadmin/user_upload/Auswertung_Ministudie_AmadeusFire_v1.5_web.pdf

Anseel, F., & Lievens, F. (2007). De langetermijnimpact van de feedbackomgeving op werktevredenheid: Een veldstudie in een Belgische context. Toegepaste psychologie, 56(2), 254-266.

Benz, J. (2018), 10 tips voor een betere feedbackcultuur, Retrieved from: https://raidboxes.io/blog/agencies-freelancers/feedbackkultur-verbessern/

Müller, C. (2018), Feedback Culture & New Work: How Good Communication Moves Teams Forward, Retrieved from: https://www.zielbar.de/magazin/feedbackkultur-new-work-kommunikation-19615/

Nadia (2018), Feedback geven - maar dan goed: Zo vestig je een sterke feedbackcultuur, geraadpleegd van: https://engage.kununu.com/de/blog/starke-feedbackkultur/

Randstad (2019), Duitse bazen geven vaak nutteloze feedback, opgehaald van: https://www.randstad.de/ueber-randstad/news/20190503/deutsche-chefs-geben-oft-nutzloses-feedback

Rosen, C. C., Levy, P. E., & Hall, R. J. (2006). Het plaatsen van percepties van politiek in de context van de feedbackomgeving, werknemersattitudes en werkprestaties. Tijdschrift voor Toegepaste Psychologie, 91(1), 211–220. https://doi.org/10.1037/0021-9010.91.1.211

Schielke, M. (2018), We hebben een nieuwe feedbackcultuur nodig!, opgehaald van: https://www.deutschlandfunkkultur.de/arbeitswelt-wir-brauchen-eine-neue-feedbackkultur.976.de.html?dram:article_id=428226

Shipper, F., Hoffman, R.C. & Rotondo, D.M. (2007), Creëert het 360 Feedback proces bruikbare kennis in alle culturen?AMLE, 6, 33–50, https://doi.org/10.5465/amle.2007.24401701

t3n - digital pioneers (2019), Waarom veel bazen zich gedragen als Bernd Stromberg, geraadpleegd van: https://t3n.de/news/warum-viele-chefs-sich-wie-bernd-stromberg-verhalten-1160129/

Generation Y – Wikipedia de.wikipedia.org

Henry Ford – Wikipedia de.wikipedia.org