Zogenaamde "remote teams", d.w.z. gedistribueerde teams die samenwerken vanaf verschillende locaties en misschien zelfs verschillende tijdzones, zijn in zwang: veel bedrijven willen profiteren van de mogelijkheid om wereldwijd talent aan te trekken voor hun bedrijf of om te profiteren van lokale arbeidskostenvoordelen. Huidige Studies laten ook zien dat 99% van de werknemers op zijn minst de mogelijkheid zou willen hebben om op afstand thuis of in een co-working space te werken.

In feite zijn telewerkers gemiddeld blijkbaar 80% minder belast en 57% meer tevreden met hun baan dan collega's die altijd op locatie werken. Dit verklaart waarom werknemers zoveel waarde hechten aan deze mogelijkheid.

Maar deze trend brengt ook nieuwe uitdagingen voor teams met zich mee. Dus hoe ga je te werk bij het coördineren en managen van teams die verspreid zijn over meerdere locaties?

Het goede nieuws vooraf:

Google kwam met een intern onderzoek laten zien wat gedistribueerde teams ook kunnen doen in Enquêtes kunnen beweren: gedistribueerde teams op afstand kunnen in principe net zo succesvol zijn als teams op dezelfde locatie. Tegelijkertijd heeft Google zijn best practices gepubliceerd in een Engelstalige Draaiboek gedeeld. 

Om communicatie en productiviteit in een team op afstand te laten werken, zijn er een paar dingen waar je rekening mee moet houden. Interessant genoeg zijn psychologische factoren zoals de psychologische veiligheidde teamgeest en de Vertrouwen een belangrijke rol.

 

Dit zijn onze tips over hoe je team op afstand zijn potentieel kan waarmaken:

Tip 1: Eerst op afstand betekent overcommunicatie

Communicatie in teams op afstand moet opnieuw worden bekeken. Managers zijn waarschijnlijk al bekend met het concept van overcommunicatie, omdat veel managementlezingen suggereren dat je de bedrijfsstrategie niet kunt overcommuniceren. Dit concept van overcommunicatie is ook relevant voor teams op afstand.

Voorbeeld: Een team is in principe gevestigd op één locatie en slechts een paar teamleden werken op afstand vanaf een andere locatie. Hierdoor dreigt een tweedeling te ontstaan die het teamgevoel kan ondermijnen: Een belangrijk deel van de communicatie vindt face-to-face plaats op kantoor en als teamlid op afstand ben je regelmatig de laatste die informatie ontvangt. Namelijk pas als het volgende videogesprek (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks) is of als iemand deze informatie schriftelijk vastlegt (bijvoorbeeld via e-mail, Slack, Confluence, Trello/Jira tickets enzovoort).

Daarom de aanbeveling: Een groot deel van zowel formele als informele communicatie moet proactief online worden opgeslagen zodat iedereen het kan zien volgens de vuistregel "remote-first". Zelfs als het soms voelt alsof de informatie al bekend is, moet men de moeite nemen om elke beslissing in detail digitaal vast te leggen om de afleiding voor derden begrijpelijk te maken.

In teams op afstand geldt eens te meer dat overcommunicatie niet bestaat. En zelfs als dat wel zo is: Het is het waard!

Tip 2: Aangepaste routines in het dagelijks leven

Vooral in teams op afstand is het belangrijk om als teamlid, manager of Scrum Master een kader te scheppen voor regelmatige uitwisseling. Dit betekent niet een maandelijkse update, maar een veel nauwere uitwisseling die het teamgevoel in de eerste plaats mogelijk maakt. 

Een best practice die in onze ervaring goed werkt: Breng dailies eenvoudig online in kaart in tekstvorm. Elk teamlid begint elke dag met het opschrijven van hun belangrijkste onderwerpen en beschikbare tijd voor die dag in een chat- of Slack-kanaal. Dit maakt het voor iedereen transparant wie waar op dat moment aan werkt. Toch geeft dit iedereen de vrijheid om niet stipt om 9:00 uur in te bellen in een videoconferentie voor de dagelijkse vergadering. Deze vorm van dialoog is vooral voordelig in verschillende tijdzones.

De dagelijkse chatvorm moet bijvoorbeeld worden aangevuld met een wekelijkse videogespreksvorm. Dit zorgt voor een ronde waarin alle teamleden elkaar ook kunnen zien (in ieder geval digitaal). Dit videogesprek moet bewust niet ontaarden in een formele statusupdate, want dan mist het zijn teamopbouwende effect. Gebruik misschien zelfs de afspraak voor een gezamenlijke lunch om het informele karakter te onderstrepen – ja, een gezamenlijke lunch voor het scherm is beter dan geen gezamenlijke lunch. Deze lunch kan dan worden gecombineerd met open uitwisselingsvormen zoals "Bruine zak" / "Lunchen en leren" kan worden aangesloten.

Tip 3: Plan ruimte in voor informele uitwisseling met check-ins & co.

Mogelijkheden voor informele uitwisseling, zoals in de keuken bij de koffieautomaat, aan de tafelvoetbaltafel, enz. vallen weg in gedistribueerde teams op afstand. Om het nodige vertrouwen tussen de teamleden van verschillende locaties te creëren, moet er dus actief ruimte worden geboden. Op die manier kunnen de teamleden elkaar ook op menselijk niveau leren kennen en nader tot elkaar komen.

Bij alle inspanningen om vergaderingen efficiënt te laten verlopen, is het daarom belangrijk om ten minste de eerste 5 minuten te reserveren voor een ontspannen uitwisseling als "ijsbreker" voordat je begint met het eigenlijke onderwerp van de vergadering. 

Afhankelijk van de ronde kan, naast een open uitwisseling, een check-in ook een best practice zijn waarin iedereen op zijn beurt aan het woord komt. De laatste persoon die aankomt bij de vergadering begint de check-in. De volgende vragen kunnen geschikt zijn voor de check-in ronde:

• Op een schaal van 1 (=ongelukkig) tot 10 (=super) hoe gaat het op dit moment met je? Waarom?
• Wat zou er moeten gebeuren om vanavond op een 10 te staan?

De antwoorden op deze vragen kunnen ook betrekking hebben op privézaken – die aan iedereen moeten worden overgelaten. Natuurlijk kunnen de check-in vragen van vergadering tot vergadering verschillen. Het kan belangrijk zijn om erop te wijzen dat de vragen niet te persoonlijk moeten zijn, voor het geval dit ongemakkelijk kan zijn voor individuele teamleden.

Een mooi voorbeeld dat het belang onderstreept: Een paar weken geleden waren we bij een klant op retro en daar kwam naar voren dat een persoon die de check-in schaal met 3 had beantwoord, de hele nacht niet had geslapen en geplaagd werd door hoofdpijn. Deze informatie is natuurlijk cruciaal om het gedrag van de persoon te kunnen classificeren en er rekening mee te houden.

Tip 4: Teambuilding door retrospectives als best practice

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste tip voor iedereen die Retrospectives (of kortweg "retros") in hun teams op afstand. Vooral wanneer een groot deel van de communicatie plaatsvindt in digitale tekstvorm, is er een verhoogd risico op misverstanden die het vertrouwen en de teamgeest in gevaar kunnen brengen.