5 modèles de tableaux blancs pour brainstormer sur les mesures à prendre lors des rétrospectives

En plus de l’aspect ludique et de la consolidation de l’équipe lors d’une rétrospective, il s’agit surtout de faire un brainstorming et de noter les mesures utiles. Pour cela, les modèles de tableau blanc peuvent être une bonne aide. Dans cet article, nous te présentons 5 modèles de tableaux blancs essentiels et nous t’expliquons comment les utiliser dans différents exemples.

Modèle de tableau blanc rétro #1 : La méthode “5x pourquoi”.

Quand tu peux utiliser les “5x pourquoi” dans une rétrospective

Avant de brainstormer des mesures lors d’une rétrospective, il faut s’assurer que le problème a été suffisamment compris. Souvent, les membres de l’équipe ont des perspectives différentes sur un problème. Le partage de ces perspectives permet de développer une compréhension commune, ce qui augmente l’efficacité des mesures. Le modèle de tableau blanc “5x Pourquoi” permet de structurer ce processus. Il peut être utilisé facilement avec le modèle de rétrospective et le complète parfaitement.

Voici comment fonctionne la méthode “5x pourquoi”.

Tu commences par le problème que tu as identifié dans le cadre de la phase “Gather data” de la rétrospective et tu demandes pourquoi le problème existe. La réponse à ce “pourquoi” est notée dans le modèle. Ensuite, tu descends d’un niveau et tu remets en question la réponse au “pourquoi”. En enchaînant les questions “pourquoi”, on se rapproche de la cause principale et on peut découvrir différentes alternatives de solution en cours de route.

Après avoir répété le “pourquoi ?” jusqu’à 5 fois, l’équipe peut brainstormer en conséquence pour savoir quel “pourquoi” offre une bonne approche de solution.

Exemple pratique du “5x pourquoi” dans une rétro

Un très bel exemple de la création de nouvelles perspectives grâce au modèle “5x Pourquoi” est le coût élevé du nettoyage du Washington Monument :

Problème: Les coûts de nettoyage du Washington Monument augmentent énormément.

Pourquoi 1: Pourquoi les coûts de nettoyage augmentent-ils ? → Parce qu’il y a tellement d’excréments d’oiseaux.

Pourquoi 2: Pourquoi y a-t-il autant d’excréments d’oiseaux ? → Parce que le monument attire tant d’oiseaux.

Pourquoi 3: Pourquoi le monument attire-t-il autant d’oiseaux ? → Parce qu’il y a tellement d’insectes.

Pourquoi 4: Pourquoi y a-t-il autant d’insectes sur le monument ? → Parce qu’il est illuminé le soir pendant de nombreuses heures.

Pourquoi 5: Pourquoi le monument est-il illuminé ? → Parce que cela le rend plus attrayant pour les touristes.

Solutions possibles après cette recherche de causes fondamentales :

• Moins d’éclairage pour le monument
• Utiliser un éclairage qui attire moins les insectes

Modèle de tableau blanc rétro #2 : Le diagramme en arête de poisson (Ishikawa)

Quand utiliser le graphique en épi dans une rétrospective

Comme pour le « 5x Pourquoi », ce modèle de tableau blanc vise à explorer les causes profondes. Contrairement au “5x Pourquoi”, il s’agit ici de diviser les causes profondes en différentes catégories afin de créer une perspective aussi large que possible.

Voici comment fonctionne le graphique en épi

Le problème à traiter est la tête du poisson. La première étape consiste à définir les catégories dans lesquelles tu penses que les causes principales se trouvent. Pour cela, on peut se baser sur Différentes normes ou faire toi-même des brainstormings en équipe.

Une fois les catégories définies, chaque membre de l’équipe peut faire un brainstorming sur les causes au sein de cette catégorie et les présenter au groupe. Sur la base des causes principales développées, l’équipe peut ensuite décider quels points de départ elle souhaite utiliser pour prendre des mesures.

Exemple pratique de diagramme en épi dans une rétro

Examinons le diagramme en épi en prenant l’exemple des retards de train :

Problème: 50% des trains long-courriers en Allemagne ont plus de 60 minutes de retard.

Brainstorming des catégories pour les causes principales:

• Planification d’itinéraire
• Réseau ferroviaire
• Influences de la météo
• Train lui-même
• Gare & voies ferrées
• Transferts & trains de correspondance

En se basant sur les catégories, tu peux maintenant faire un brainstorming pour savoir quels sont les Causes principales concrètes se cachent respectivement ici. Par exemple, cela pourrait être

• Planification d’itinéraire

  • Cadence trop serrée des trains sur une ligne
  • Trop peu de possibilités d’itinéraires alternatifs
  • Processus de validation trop long pour l’approbation des itinéraires alternatifs
  • …

• Réseau ferroviaire

  • Recul lors des travaux de maintenance
  • Pannes d’alimentation d’une certaine série
  • …

• …

En se basant sur les raisons recueillies, on peut maintenant évaluer quelles mesures il est judicieux de prendre en tant qu’équipe.

Modèle de tableau blanc rétro #3 : La matrice effort-effet

Quand utiliser la matrice effort-impact dans une rétrospective ?

Lors des rétrospectives, il arrive souvent que de nombreuses mesures possibles soient proposées. Il faut alors bien peser le pour et le contre pour savoir quelles idées d’actions sont les plus prometteuses. C’est précisément pour ce genre de situation que la matrice effort-impact est utile.

Voici comment fonctionne la matrice effort-impact

La matrice décrit sur l’axe horizontal X “l’effort”. Plus tu places un thème à droite, plus l’effort supposé est élevé. L’axe Y vertical décrit l’effet supposé de l’action. Les quadrants résultants donnent les catégories suivantes pour les mesures :

• Fill-ins (en bas à gauche) : des mesures faciles à mettre en place, mais qui n’ont pas non plus un grand impact.
• Quick-Wins (en haut à gauche) : des mesures faciles à mettre en place et qui ont un impact important.
• Major Projects (en haut à droite) : Des mesures coûteuses avec un impact important
• Thankless Tasks (en bas à droite) : Des actions coûteuses avec un faible impact

La tendance est donc la suivante : plus une mesure est placée en haut à gauche, mieux c’est. L’emplacement exact des propositions d’action doit être discuté en équipe.

Exemple pratique de matrice d’effort et d’impact dans une Retro

Illustré par l’exemple “réponse trop lente aux tickets d’assistance”, les mesures des quadrants dans la matrice d’influence et d’effort pourraient être respectivement les suivantes :

Fill-ins (en bas à gauche) :

• Répondre aux tickets d’assistance avec un accusé de réception automatique (c’est facile, mais ce n’est probablement pas satisfaisant pour le client comme seul changement).

Quick-Wins (en haut à gauche) :

• Attribuer le rôle de “premier répondant” pour éviter la diffusion des responsabilités (si la diffusion des responsabilités est une cause centrale des longs temps de réponse, cette mesure peut être très efficace).

Projets majeurs (en haut à droite) :

• Mise en place d’une intelligence artificielle qui traite automatiquement jusqu’à 80% des demandes d’assistance (il s’agit probablement d’un grand projet, mais qui, en cas de succès, peut offrir une valeur ajoutée durable correspondante).

Thankless Tasks (en bas à droite) :

• Mettre à jour la carte des processus pour les demandes d’assistance (en supposant que la carte des processus soit obsolète, mais qu’elle soit peu utilisée de toute façon, une mise à jour n’aurait probablement pas beaucoup d’impact).

Modèle de tableau blanc rétro #4 : Cercles d’influence “Circles of Influence

Quand tu peux utiliser les cercles d’influence dans une rétrospective

De nombreux problèmes abordés lors d’une rétrospective seront de nature inter-équipe. Toutes les solutions ne sont donc pas dans la sphère d’influence de l’équipe. Le modèle des cercles d’influence offre une bonne approche pour mettre en évidence les initiatives qui peuvent être lancées au niveau individuel ou au niveau de l’équipe.

Voici comment fonctionnent les cercles d’influence

Après avoir défini le problème, tu commences la première phase du brainstorming. Il s’agit d’abord de savoir ce que chaque membre de l’équipe peut faire individuellement pour résoudre le problème, ou du moins pour en atténuer les effets négatifs. Il en va de même pour les niveaux de l’équipe et de l’organisation.

L’objectif est de trouver ce que l’on peut changer soi-même en tant qu’équipe pour s’adapter le mieux possible au cadre organisationnel. Pour les solutions en dehors de l’équipe, il faut à nouveau faire un brainstorming sur les changements que l’on pourrait stimuler dans l’organisation. Aborder les problèmes liés au cadre organisationnel en dehors de l’équipe peut également être une mesure précieuse.

Exemple pratique de cercles d’influence dans une rétro

Illustrons le modèle Scope avec l’exemple du problème “les jalons du produit ne sont pas respectés” :

Qu’est-ce que chacun peut faire pour lui-même ?

• Se demander activement quelles conditions préalables doivent être présentes pour ta propre contribution ( afin d’identifier à l’avance les retards dus à des facteurs externes).
• Partager activement au sein de l’équipe le degré d’incertitude qui subsiste dans la mise en œuvre des thèmes ( pour rendre transparent à l’avance le fait que les lots de travaux ne peuvent pas encore être estimés avec précision).

Que pouvons-nous faire en tant qu’équipe ?

• Rechercher un échange actif avec d’autres équipes de produits pour identifier plus tôt les problèmes d’interface

Quels changements dans l’organisation pouvons-nous stimuler ?

• Proposer une phase de “cool-down” d’une semaine entre les sprints
• Proposer l’introduction d’une meilleure logique de documentation pour les exigences et les dépendances

Modèle de tableau blanc rétro #5 : Hypothèse & expérience

Quand utiliser le modèle d’expérience dans une rétrospective ?

Dans les rétrospectives, on a tendance à planifier des mesures trop ambitieuses. Lors de la mise en œuvre de ces grandes mesures, les affaires courantes se mettent en travers et la mise en œuvre de la mesure s’arrête jusqu’à ce que tu la laisses tomber. Si cela t’arrive, le modèle “Expérience” pourrait t’aider à réduire la taille des mesures et à augmenter la vitesse et la probabilité de leur mise en œuvre.

Voici comment fonctionne le modèle d’expérience

Après avoir défini le problème, il s’agit de décrire un état cible. Il est important de comprendre ce qui change exactement dans l’état cible et pourquoi c’est si important. L’étape suivante consiste à faire des hypothèses sur les raisons pour lesquelles cet état cible n’a pas encore été atteint et sur les obstacles à surmonter pour y parvenir.

Il s’agit maintenant de prouver ces hypothèses par des expériences aussi petites que possible. Il n’est pas nécessaire d’atteindre l’état cible. Au lieu de cela, l’accent est mis sur la validation de l’hypothèse. Ainsi, le modèle aide l’équipe à penser par petites étapes.

Exemple pratique de modèle d’expérience dans une rétro

Dans la pratique, l’exemple de travail avec des expériences pourrait ressembler à ceci :

Problème: Pour nous, la vision du produit soulève plus de questions qu’elle n’apporte de réponses.

État cibleLa vision du produit nous donne une orientation et une sécurité pour prendre nos décisions quotidiennes au sein de l’équipe de manière autonome et avec moins de coordination avec le Product Owner.

Hypothèse: Nous ne parlons pas assez de la feuille de route concrète, de la façon dont nous voulons atteindre la vision du produit.

Expériences possibles:

• Insérer un nouveau champ dans les Epics dans lesquels le Product Owner explique brièvement l’importance et la perspective stratégiques.
• Organiser un atelier sur la vision et la feuille de route du produit avec le Product Owner

Comme indiqué, les expériences possibles du brainstorming devraient être de petites mesures faciles à mettre en œuvre. Ces expériences ne résoudront pas nécessairement le problème dans son ensemble. C’est pourquoi il convient de reprendre activement les résultats et les expériences des expériences dans les futures rétrospectives, afin de décider, grâce aux nouveaux enseignements (hypothèse confirmée ou rejetée ?), si des mesures de suivi sont nécessaires et, si oui, quelles mesures seraient prometteuses.

Utiliser des modèles de tableaux blancs dans les rétrospectives

Avoir quelques modèles de mesures pour le brainstorming ne suffit donc pas. Il faut aussi évaluer, pour chaque situation, quel modèle convient à quelle méthodologie. J’espère que les exemples t’aideront à évaluer cela plus facilement.

💡 Conseil pour les utilisateurs de Echometer

Pendant la rétro, tu peux facilement choisir parmi les modèles de tableau blanc proposés pour chaque thème sur le canevas rétro, quel que soit le modèle de rétrospective que tu utilises. Si tu as créé tes propres modèles de tableau blanc, ils sont également disponibles ici :