Lors de l'introduction de réunions en tête-à-tête entre le manager et l'employé, l'e-mail d'invitation aux membres de l'équipe est généralement l'une des premières étapes. La formulation de l'invitation et même de l'objet peut déjà avoir une influence sur le succès des premières réunions en tête-à-tête ou des entretiens avec les collaborateurs.
Dans ce texte, tu trouveras quelques modèles et exemples de ce à quoi peut ressembler l'invitation ou la demande par e-mail pour tes réunions One-On-One.
Modèle standard d'invitation par e-mail aux collaborateurs pour les réunions en tête-à-tête
S'il n'y a pas de raison particulière, liée à l'employé*, d'introduire des réunions 1 sur 1 ou des entretiens réguliers avec les employés, tu peux utiliser le modèle suivant pour l'e-mail d'invitation.
Il contient tous les points qui devraient figurer dans un modèle d'email classique :
Bonjour [nom de l'employé],
Comme convenu, j'aimerais mettre en place des réunions régulières en tête-à-tête avec toi afin d'échanger sur tes projets en cours, tes défis et tes objectifs, et de nous assurer que tu reçois le soutien dont tu as besoin. Ces entretiens doivent offrir une plate-forme ouverte pour le feedback et la collaboration des deux côtés.
J'aimerais que notre première rencontre ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Dis-moi si cela te convient. Je mettrai alors la série de rendez-vous dans le calendrier.
Je suggère que nos notes communes pour préparer les réunions 1:1 soient consignées ici, afin que nous puissions y avoir accès tous les deux : [lien]
Je me réjouis d'entamer la conversation avec toi !
Salutations
[Ton nom]
Si tu souhaites adapter cet email, n'oublie pas que la longueur totale de l'email ne doit pas dépasser 125 mots et qu'il doit être divisé en paragraphes aussi lisibles que possible afin d'optimiser le taux de lecture et la compréhension. Source : Longueur optimale d'un email
Exemples d'invitations individualisées aux collaborateurs pour des réunions 1-on-1
Cependant, si le motif de ton entretien d'embauche régulier est de nature individuelle, il convient de le mentionner dans l'e-mail d'invitation et peut-être même dans la ligne d'objet. Voici quelques exemples et modèles de ce à quoi cela peut ressembler dans l'e-mail d'invitation ou de demande par e-mail.
Exemple de modèle 1 : Invitation par e-mail pour des réunions en tête-à-tête pour les nouveaux employés
Une occasion fréquente de lancer une nouvelle série de réunions 1 sur 1 est l'arrivée et l'intégration de nouveaux collègues*. Dans ce scénario, le texte ou le modèle suivant s'impose pour l'invitation par e-mail : Bonjour [nom de l'employé],
bienvenue dans l'équipe ! J'espère que tu te sens déjà bien chez nous et que tu as pu recueillir tes premières impressions positives.
Pour t'aider au mieux pendant ta période d'intégration, je souhaite mettre en place des réunions régulières 1:1 avec toi. Ces entretiens offrent une plateforme pour répondre à tes questions, parler de tes progrès et des éventuels défis et t'aider à bien t'intégrer chez nous.
J'aimerais que notre première rencontre ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Fais-moi savoir si cela te convient. Je mettrai ensuite la série de rendez-vous dans nos calendriers.
Je propose que nos notes communes pour préparer les réunions 1:1 soient consignées ici, afin que nous puissions y avoir accès tous les deux : [lien].
J'ai hâte de mieux te connaître et de travailler avec toi !
Salutations
[Ton nom]
Avant d'aller plus loin, j'aimerais te donner un petit conseil sur la manière de faire passer la conversation en tête-à-tête elle-même à un niveau supérieur : Avec notre logiciel de réunion 1-1 Echometer.
Grâce à nos modèles de conversations interactives, non seulement ta conversation sera plus amusante et plus productive, mais des mesures efficaces seront tout à coup mises sur la table de manière organique. N'hésite pas à essayer, par exemple en essayant le modèle ci-dessous :
Modèle d'outil de réunion 1:1 : l'humeur comme météo
- Si tu devais décrire ton état d'esprit comme la météo, quel temps fait-il actuellement dans ton projet ou tes tâches ?
Comment est le temps par rapport à ton employeur, chez toi personnellement et en privé ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : communication
Où vois-tu ton équipe : comment sont réparties les prises de parole ?
Où te vois-tu ? Quel rôle joues-tu, en fonction de la réunion ?
Quelle serait la première étape pour que les prises de parole se répartissent plus équitablement dans l'équipe ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : échouer en avant
Quand as-tu eu pour la dernière fois l'impression de faire une erreur dans quelque chose ?
Comment as-tu réagi à cette erreur ?
Quel serait un regard constructif sur cette "erreur" ?
Quelles sont les prochaines erreurs importantes que tu dois faire pour te rapprocher de tes objectifs ?
Modèle d'outil de réunion 1:1 : apprendre des meilleurs
Qui admires-tu dans ton équipe et pourquoi ?
Quelles sont les choses que tu aimerais apprendre en pensant à tes collègues dans l'entreprise et au-delà ?
Prends contact avec les personnes dont tu souhaites apprendre.
Modèle d'outil de réunion 1:1 : Types de conflits
Cite un conflit que tu as eu récemment dans ton équipe.
Jette un coup d'œil sur les 5 différents styles de conflit : ton comportement et ton état d'esprit peuvent-ils être classés dans un ou plusieurs des styles de conflit ?
Comment aurais-tu pu mieux gérer le conflit ?
Exemple de modèle 2 : Invitation par e-mail pour des réunions en tête-à-tête lors du nouveau rôle d'un collaborateur
Un changement de rôle en interne est aussi souvent l'occasion d'inviter à une réunion en tête-à-tête ou à des entretiens réguliers avec les collaborateurs. Le texte ou le modèle suivant peut être utilisé dans ce cas pour l'invitation à l'entretien d'évaluation :
Bonjour [nom de l'employé],
comme tu es récemment passé à ton nouveau rôle de [nouveau rôle] (félicitations encore une fois !), je voudrais introduire des réunions régulières 1:1 avec toi. Ces entretiens ont pour but de te soutenir dans ton nouveau poste et tes futurs objectifs (de développement) et d'aborder les défis actuels et le feedback mutuel.
J'aimerais que notre première rencontre ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Dis-moi si cela te convient. Je mettrai alors la série de rendez-vous dans le calendrier.
Je propose que nos notes communes pour préparer les réunions 1:1 soient consignées ici, afin que nous puissions y avoir accès tous les deux : [lien].
Je me réjouis de t'accompagner dans ton nouveau rôle et de travailler ensemble à ta réussite !
Salutations
[Ton nom]
Exemple de modèle 3 : Invitation par e-mail pour des réunions One-On-One en cas de problèmes de performance
Cela peut être particulièrement sensible si le motif de l'entretien 1 à 1 ou de l'entretien avec le collaborateur est un problème de performance de ce dernier. L'exemple de texte d'e-mail suivant devrait probablement être adapté à la situation :
Bonjour [nom de l'employé],
J'aimerais avoir un entretien régulier avec toi pour parler de tes tâches, de tes défis et de tes objectifs. Je veux m'assurer que tu reçoives le soutien dont tu as besoin pour surmonter les éventuels obstacles et obtenir les meilleurs résultats possibles.
J'aimerais que notre première réunion 1:1 ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Fais-moi savoir si cela te convient. Je mettrai alors la série de rendez-vous dans le calendrier.
Pour que les réunions soient efficaces, je suggère que nous prenions des notes et des points à l'ordre du jour ici, afin que nous puissions tous les deux y avoir accès : [lien].
Je me réjouis de développer ton potentiel ensemble et de te soutenir sur ton chemin.
Salutations
[Ton nom]
Exemple de modèle 4 : Invitation par e-mail pour des réunions One-On-One en cas de situations conflictuelles ou de problèmes de communication
Non seulement les problèmes de performance, mais aussi les conflits réguliers et les problèmes de communication peuvent être l'occasion d'introduire des réunions 1:1 ou des entretiens réguliers avec les collaborateurs. L'exemple ou le modèle d'e-mail d'invitation suivant aborde directement ce point :
Bonjour [nom de l'employé],
J'aimerais avoir un entretien avec toi dans un cadre régulier pour parler de la collaboration et de la communication au sein de l'équipe. Mon objectif est de t'aider à collaborer efficacement avec tes collègues et de promouvoir ensemble un environnement de travail ouvert et constructif.
J'aimerais que notre première réunion 1:1 ait lieu à [date et heure]. Le rendez-vous dure environ [durée] minutes. Fais-moi savoir si cela te convient. Je mettrai alors la série de rendez-vous dans le calendrier.
Pour que les réunions soient efficaces, je suggère de prendre des notes et de noter nos pensées ici : [lien].
Je me réjouis de renforcer la collaboration au sein de l'équipe grâce à un échange ouvert avec toi.
Salutations
[Ton nom]
La bonne ligne d'objet pour ton e-mail d'invitation aux collaborateurs pour les entretiens d'évaluation (4 propositions)
Le fait que l'invitation par e-mail soit ouverte ou non et le niveau d'attention avec lequel le contenu de ton texte est lu dépendent également de la ligne d'objet adéquate de l'e-mail. L'objet de l'e-mail d'invitation aux réunions 1 à 1 doit être court et concis. Un objet optimal pour un e-mail ne comporte que 30 à 50 lettres ou 4 à 7 mots. Voir La longueur idéale d'une ligne d'objet
La ligne d'objet de ton e-mail d'invitation à des réunions en tête-à-tête ou à des entretiens d'évaluation réguliers pourrait par exemple être la suivante :
Nouveau : nos réunions personnelles 1:1
Coup d'envoi : Réunions 1:1 à partir de la semaine prochaine
Info importante en avant-première : des réunions 1:1 à partir de la semaine prochaine
Réunions 1:1 ([nom de l'employé] + [ton nom])
Dans la ligne d'objet de l'e-mail, tu ne dois pas nécessairement mentionner les éventuelles occasions individuelles du 1-to-1. Cela vient ensuite dans l'e-mail ou dans le texte détaillé lui-même (voir modèles).
Je partage avec toi un dernier facteur extrêmement important pour l'efficacité de l'e-mail d'invitation pour les One One One ou les entretiens réguliers avec les employés dans la dernière section : l'entretien personnel avant la demande officielle et professionnelle par e-mail.
Important : l'entretien personnel avec les collaborateurs avant d'envoyer l'e-mail d'invitation.
Avant d'envoyer le modèle d'e-mail sur les nouveaux entretiens d'évaluation à tes collaborateurs, tu devrais les annoncer à l'avance lors d'un entretien personnel. Lors de l'entretien personnel, tu peux directement savoir si les collaborateurs comprennent le sens et l'objectif des réunions en tête-à-tête et tu as la possibilité de souligner leur rôle actif dans l'organisation des réunions 1-1 ou des entretiens réguliers avec les collaborateurs.
Lors de l'entretien, tu peux aussi clarifier plus efficacement quel jour de la semaine, à quelle heure et combien de temps les 1:1 doivent être embauchés. Réponds autant que possible aux préférences de ton collaborateur, ou montre au moins que la perspective de ton interlocuteur est importante pour toi.
L'e-mail d'invitation officiel et professionnel doit essentiellement refléter le contenu de l'entretien personnel et, si possible, répondre directement aux questions que les collaborateurs ont mentionnées lors de l'entretien précédent.
Invitation de calendrier aux collaborateurs pour la série de rendez-vous 1 à 1
En plus de l'e-mail, tu enverras probablement aussi directement une série de rendez-vous pour la réunion en tête-à-tête à tes collaborateurs. Dans cette invitation de calendrier ou ce modèle, tu devrais prendre en compte les contenus suivants :
- Les noms des deux participants doivent figurer dans l'objet de la série de rendez-vous.
- La durée et la fréquence doivent être convenues à l'avance.
- La description dans l'invitation doit contenir le lien vers tes notes 1:1
- Le sens et le but du 1:1 devraient être répétés dans l'invitation ou la description.
Le texte officiel ou professionnel de ton invitation à un calendrier pourrait donc ressembler à ceci, par exemple :
Titre
1:1 mensuel (Jean & Christian)
Date
2024-12-14, mensuel récurrent
Durée
30 minutes
Description
Objectif : harmoniser les attentes des deux côtés, donner un feedback et discuter des objectifs de développement et des mesures qui y sont liées.
Lien vers nos notes communes : echometerapp.com/one-on-ones/...
Conclusion - Il te manque encore quelque chose pour préparer ton 1:1 ?
Ce texte devrait, nous l'espérons, t'avoir donné une bonne idée de tout ce qui peut figurer dans la demande par e-mail d'une réunion régulière 1-1. Nous t'avons également donné quelques exemples et modèles pour la ligne d'objet, qui devraient t'aider.
Si tu es un peu plus créatif et que tu souhaites un nom original pour ta série de réunions en tête-à-tête, tu trouveras d'ailleurs quelques exemples sur ce thème dans notre blog.
Tu as l'impression que tu peux tirer encore plus de tes réunions en tête-à-tête ? Alors notre logiciel de réunion en tête-à-tête Echometer peut t'aider. Avec nos modèles de conversations interactives, non seulement ta conversation sera plus amusante et plus productive, mais des mesures efficaces seront aussi mises sur la table de manière organique. N'hésite pas à essayer, par exemple en essayant le modèle ci-dessous :
