Sprint-retrospektiivin antipatternit: 10 virhettä, 10 korjausta
Olen tähän mennessä osallistunut yli 200 retrospektiiviin ja fasilitoinut niitä, eivätkä kaikki ole sujuneet hyvin.
Olen Scrum Master, psykologi ja retrospektiiviohjelmisto Echometerin perustajajäsen. Kirjoitan sprint-retrospektiivin antipatterneista juuri tästä näkökulmasta: en teoriana, vaan tilanteista, joita näen tiimeissä toistuvasti.
Kun etsit sprint-retrospektiivin antipatterneja, haluat yleensä kolmea asiaa: tunnistaa nopeasti, mikä menee vikaan, päättää selkeästi, mitä muutat, ja nähdä todellisia vaikutuksia seuraavassa sprintissä.
Monet tiimit etsivät tähän myös termiä “Sprint Retrospektive Anti Patterns”, mutta tarkoittavat sisällöllisesti samaa: retrospektiivin antipatterneja, jotka vievät käytännössä aikaa.
Sprint-retrospektiivin antipatternien pikatarkistus
Kun huomaan retron kääntyvän huonoon suuntaan, käytän ensin tätä pikatarkistusta:
- Oire: Kaikki ovat mukavia, kukaan ei ota esille kriittisiä asioita.
Todennäköinen antipattern: Psykologisen turvallisuuden puute.
Välitön korjaus: Anonyymi aloitus ja selkeät keskustelusäännöt. - Oire: Keskustelemme liian monesta aiheesta rinnakkain.
Todennäköinen antipattern: Ei todellista priorisointia.
Välitön korjaus: Aiheiden ryhmittely ja äänestäminen tasan yhdestä pääaiheesta. - Oire: Hyviä ideoita, mutta ei näkyvää muutosta seuraavassa sprintissä.
Todennäköinen antipattern: Toimenpiteet ilman omistajuutta.
Välitön korjaus: Yksi toimenpide, yksi omistaja, yksi määräaika, selkeä onnistumisen merkki.
Minulle tämä vaihe on ratkaiseva, koska muuten sprint-retrospektiivin antipatternit vain kuvaillaan sen sijaan, että ne ratkaistaisiin.
Jos pikatarkistus näyttää varoitusmerkkiä, käyn läpi yleisimmät mallit rakenteellisesti.
Juuri sieltä löytyvät mielestäni myös ne yleiset retrospektiivivirheet, jotka näen Scrum Masterina useimmissa tiimeissä ensimmäisenä.
10 yleistä sprint-retrospektiivin antipatternia ja miten ratkaisen ne
1) Ei selkeää tavoitetta retrossa
Oire: Puhumme paljon, mutta lopuksi on epäselvää, minkä pitäisi muuttua retron jälkeen.
Mitä todella tapahtuu: Ilman fokuskysymystä retrosta tulee hajanainen keskustelu.
Mitä muutan: Aloitan selkeällä tavoitekysymyksellä: “Mitä haluamme parantaa mitattavasti seuraavan sprintin loppuun mennessä?”
Valinnainen malli: Good-Bad
Miksi tämä sopii: Jos tavoite on epäselvä, tiukka jako “hyvään” ja “ei-hyvään” auttaa minua saamaan tiimin nimeämään yhteisen parannustavoitteen nopeammin.
Hyvä vs. Huono: Näin retro etenee
-
Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)
Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.
-
Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)
Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.
-
Retro-aiheiden käsittely
Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.
- Mitkä 3 asiaa ovat sujuneet viime aikoina hyvin?
- Mitkä 3 asiaa eivät ole sujuneet viime aikoina hyvin?
-
Yleiskysymys (suositus)
Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:
- Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?
-
Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)
Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.
-
Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)
Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.
-
Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)
Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.
Hyvä vs. Huono
2) Liian monta aihetta samanaikaisesti
Oire: Kaikki tuntuu tärkeältä ja hyppimme aiheesta toiseen.
Mitä todella tapahtuu: Tiimi rönsyilee sen sijaan, että tekisi päätöksiä.
Mitä muutan: Kerääminen, ryhmittely, priorisointi ja sitten yhden fokusongelman valitseminen.
Valinnainen malli: Tetrominos Retro
Miksi tämä sopii: Tetrominot pakottavat tiimin näkemään aiheet toisiinsa liittyvinä osina. Näin aukot, päällekkäisyydet ja prioriteetit tulevat nopeasti näkyviin.
Tetrominos-retro: Näin retro etenee
-
Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)
Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.
-
Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)
Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.
-
Retro-aiheiden käsittely
Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.
- Mitkä osat sopivat prosessissamme hyvin yhteen?
- Missä näemme aukkoja tai kitkaa?
- Mikä uudelleenjärjestely tuo meille suurimman vaikutuksen seuraavassa sprintissä?
-
Yleiskysymys (suositus)
Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:
- Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?
-
Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)
Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.
-
Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)
Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.
-
Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)
Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.
Tetrominos-retro
3) Hyvä keskustelu, ei toteutusta
Oire: Retro tuntuu hyvältä, mutta kaksi viikkoa myöhemmin mitään ei ole tapahtunut.
Mitä todella tapahtuu: Toimenpiteet ovat liian suuria tai ne on muotoiltu ilman sitoutumista.
Mitä muutan: Rajoitan enintään kahteen toimenpiteeseen, joilla on omistaja, päivämäärä ja tarkistusajankohta.
4) Henkilökeskeisyys järjestelmäkeskeisyyden sijaan
Oire: Lauseet kuten “Henkilö X estää meitä” hallitsevat retroa.
Mitä todella tapahtuu: Tiimi keskustelee syyllisyydestä mallien sijaan.
Mitä muutan: Ohjaan keskustelun toistuviin tilanteisiin ja prosessin laukaisijoihin. Tämä on minulle hyvää retrospektiivin fasilitointia: tehdään käyttäytymisestä keskusteltavaa hyökkäämättä henkilöitä vastaan.
5) Hallitsevat äänet, hiljaiset tiimin jäsenet
Oire: Kaksi henkilöä puhuu lähes koko ajan.
Mitä todella tapahtuu: Tärkeitä näkökulmia puuttuu, päätökset vääristyvät.
Mitä muutan: Silent Brainstorming, sitten strukturoitu puhejärjestys.
6) Aina sama retro-formaatti
Oire: Osallistuminen laskee, vastaukset muuttuvat pinnallisiksi.
Mitä todella tapahtuu: Formaatti ei enää sovi ongelman tyyppiin.
Mitä muutan: Vaihtelen tietoisesti tavoitteen mukaan: analyysi, priorisointi tai sitoutuminen.
Valinnainen malli: Rennspiel Retro
Miksi tämä sopii: Kilpa-ajopeli tuo tietoisesti energiaa ja näkökulman vaihtoa. Erityisesti rutiininomaisissa retroissa leikkisä kehys auttaa saamaan jälleen rehellisiä ja konkreettisia puheenvuoroja.
Kilpa-ajo-retro: Näin retro etenee
-
Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)
Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.
-
Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)
Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.
-
Retro-aiheiden käsittely
Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.
- Mitkä oikotiet auttoivat meitä?
- Mihin banaaninkuoriin liukastuimme?
- Mitkä powerupit veivät meitä eteenpäin?
-
Yleiskysymys (suositus)
Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:
- Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?
-
Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)
Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.
-
Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)
Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.
-
Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)
Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.
Kilpa-ajo-retro
7) Ei yhteyttä toimitukseen, laatuun tai fokukseen
Oire: Hyviä tiimikeskusteluja, mutta tuskin mitään vaikutusta läpimenoaikaan, laatuun tai fokukseen.
Mitä todella tapahtuu: Toimenpiteitä ei ole kytketty todellisiin tuloksiin (outcomes).
Mitä muutan: Jokainen toimenpide kytketään sprintin tavoitteeseen tai tunnuslukuun. Vain näin voin toteuttaa retrospektiivin toimenpiteitä sen sijaan, että vain dokumentoisin ne.
8) Liian vähän psykologista turvallisuutta
Oire: Kriittisiin kohtiin viitataan vain varovasti.
Mitä todella tapahtuu: Ilman turvallisuutta syiden selvittäminen jää pinnalliseksi.
Mitä muutan: Työskentelen selkeiden Safe-Space-sääntöjen avulla ja käytän anonyymiä palautetta herkissä aiheissa.
9) Liian pitkä retro, liian vähän vaikutusta
Oire: 45 minuutin jälkeen energia laskee selvästi.
Mitä todella tapahtuu: Keskustelu syö päätöksentekoajan.
Mitä muutan: Tiukat aikarajat (timeboxes) ja aikainen siirtyminen päätöksentekovaiheeseen.
10) Perfektionismi aikapaineen alla
Oire: “Tänään meillä on liian vähän aikaa kunnon retroon.”
Mitä todella tapahtuu: Täydellisyyden tavoittelu estää oppimisen.
Mitä muutan: Käytän hätätila-moodiani, jossa on vain yksi kysymys:
“Parannetaan yksi asia seuraavaa sprinttiä varten – mikä se voisi olla? Ideoidaan ja äänestetään tasan yhdestä.”
Valinnainen malli: Good-Bad
Miksi tämä sopii: Good-Bad on tietokannan nopein malli. Kaksi saraketta riittää selkeän ongelman ja konkreettisen seuraavan toimenpiteen valitsemiseen muutamassa minuutissa.
Hyvä vs. Huono: Näin retro etenee
-
Satunnainen jäänmurtaja (2–5 minuuttia)
Echometer tarjoaa satunnaisten sisäänkirjautumiskysymysten luojan.
-
Avoimien toimenpiteiden tarkastelu (2–5 minuuttia)
Ennen kuin aloitat uusia aiheita, sinun tulisi keskustella menneiden retrospektiivien toimenpiteiden tuloksista tehokkuuden tarkistamiseksi. Echometer listaa automaattisesti kaikki avoimet toimenpiteet menneistä retrospektiiveistä.
-
Retro-aiheiden käsittely
Käytä seuraavia avoimia kysymyksiä tärkeimpien havaintojesi keräämiseen. Ensin jokainen itsenäisesti. Echometer mahdollistaa retrotaulun jokaisen sarakkeen paljastamisen erikseen, jotta palautetta voidaan sitten esitellä ja ryhmitellä.
- Mitkä 3 asiaa ovat menneet viime aikoina hyvin?
- Mitkä 3 asiaa eivät ole menneet viime aikoina hyvin?
-
Yleiskysymys (suositus)
Jotta muillakin aiheilla olisi paikkansa:
- Mistä muusta haluaisit puhua retrospektiivissä?
-
Priorisointi / Äänestys (5 minuuttia)
Echometerin retrotaululla voit helposti priorisoida palautteen äänestyksellä. Äänestys on luonnollisesti anonyymi.
-
Toimenpiteiden määrittely (10-20 minuuttia)
Palautteeseen voidaan luoda linkitetty toimenpide plus-symbolin avulla. Etkö ole vielä varma, mikä toimenpide olisi oikea? Avaa sitten plus-symbolin kautta aiheeseen liittyvä Whiteboard, jossa voit ideoida perussyitä ja mahdollisia toimenpiteitä.
-
Uloskirjautuminen / Lopetus (5 minuuttia)
Echometerin avulla voit kerätä anonyymiä palautetta tiimiltä siitä, kuinka hyödyllinen retro oli. Tästä syntyy ROTI-pistemäärä ("Return On Time Invested"), jota voit seurata ajan mittaan.
Hyvä vs. Huono
Juuri tämä on tärkein sääntöni Sprint Retrospektiivin antipattern-ilmiöihin: Epävarmuuden vallitessa tee mieluummin yksi hyvä päätös kuin kymmenen puolinaista.
Kun katson tiimejä, jotka kehittyvät nopeasti, ne ratkaisevat ennen kaikkea Scrum Retrospektiivin virheet varhain ja johdonmukaisesti.
Paranna Scrum Retrospektiiviä pelkän fasilitoinnin sijaan
Kun haluan parantaa Scrum Retrospektiiviä, käytän vähimmäisstandardia:
Sama pätee, kun haluan parantaa Sprint Retrospektiiviä: vähemmän keskustelua, selkeämpiä päätöksiä, johdonmukaisempaa seurantaa.
- Yksi selkeä fokusteema
- Enintään kaksi toimenpidettä
- Viimeisimpien toimenpiteiden seuranta seuraavan retron alussa
Jos tarvitset tähän konkreettisia menetelmävalintoja, löydät täältä hyviä syventäviä tietoja:
- Retrospektiiviset menetelmät yleiskatsauksessa
- Retrospektiiviset Check-in-ideat
- Retrospektiiviset toimenpiteet vinkkeineen ja esimerkkeineen
Miksi Echometer on lähtöpisteeni Sprint Retrospektiivin antipattern-ilmiöihin
Erityisesti Sprint Retrospektiivin antipattern-ilmiöiden kohdalla ei riitä, että vain “fasilitoi paremmin”. Tarvitsen prosessin, joka kantaa sprinttien yli. Minulle Echometer on siihen paras aloitus:
- Selkeä rakenne mututuntumalla tapahtuvan fasilitoinnin sijaan.
- Heti käyttövalmis mallikirjasto hyvillä kysymyksillä.
- Toimenpiteiden seuranta valkotaulujen hautausmaan sijaan.
- Jatkuva parantamisen sykli, ei vain yksi hyvä kokous.
Jos haluat syventyä aiheeseen, nämä sivut ovat yleensä nopein tapa:
- Tiimin retrospektiiviohjelmisto
- Team Health Check -ohjelmisto
- e-kirja: Vinkkejä retron fasilitointiin
Ulkoinen näkökulma Sprint Retrospektiivin antipattern-ilmiöihin
Kun valmentelen tiimejä, käytän oman kokemukseni lisäksi usein näitä lähteitä luokitteluun:
Tässäkin käy ilmi: Sprint Retrospektiivin antimallit ovat harvoin metodiongelmia, vaan lähes aina toteutusongelmia.
UKK Scrum Sprint Retrospektiivistä
Mitä virheitä pitäisi ehdottomasti välttää ensimmäisen joukkueen jälkipelissä?
Erityisesti tiimeissä, joilla on vähän tai ei lainkaan kokemusta retrospektiiveistä, on varottava seuraavia virheitä:
- Virhe nro 1: Retrospektiivi keskustelukokouksena. Jokaisesta retrospektiivin palautteesta ei tarvitse keskustella. Vain yhdessä priorisoidut aiheet ansaitsevat erityistä huomiota. Kaikki yksityiskohdista ennen äänestystä käytävät keskustelut olisi siksi peruttava ja siirrettävä äänestyksen jälkeiseen aikaan.
- Virhe nro 2: Jälkikäteen katsominen syyllistämispelinä. Retrospektiivin tarkoituksena ei ole siirtää vastuuta tai syyttää muita negatiivisista tapahtumista tai kehityksestä. Tilanteen parantaminen on kaikkien tiimin jäsenten käsissä!
- Virhe nro 3: Retrospektiivi valituslaatikkona. Retrospektiivit eivät ole vain sen toteamista, mikä ei toimi hyvin. Suurin osa energiasta olisi keskitettävä tulevaisuusajatteluun ja sitovien toimenpiteiden määrittelyyn.
Ensimmäiseen retrospektiiviin on suositeltavaa käyttää siihen tarkoitettua työkalua. Echometer on intuitiivisen ja ohjatun tilansa ansiosta erittäin sopiva kokemattomille tiimeille. Tässä voit kokeilla retrospektiiviä Echometerissa: https://my.echometerapp.com/retro-setup
Miten retrospektiivin onnistumista mitataan?
Retrospektiivien onnistuminen näkyy siinä, että sovitut toimenpiteet toteutetaan ja syntyy mitattavia parannuksia. Tiimit käyttävät tähän tuottavuuslukujen (joihin on suhtauduttava varoen) lisäksi esimerkiksi toimintaerien seurantaa, trendejä tiimin hyvinvoinnin tarkastus- / pulssitarkastuskyselyiden palautteissa.
Miten Echometer varmistaa, että jälkikäteen toteutettavat toimenpiteet pannaan täytäntöön - käytetäänkö muistutuksia?
Kyllä, Echometer-ohjelmistotyökalun avulla voit myös tallentaa muistutuksia toimenpiteitä varten. Nämä lähetetään sähköpostitse erikseen toimenpiteestä vastaavalle henkilölle. Näin varmistetaan, ettei toimenpiteen toteuttaminen unohdu.
Johtopäätös: Sprint Retrospektiivin antimallien pragmaattinen ratkaiseminen
Minulle Sprint Retrospektiivin antimallien ydin on yksinkertainen: mieluummin muutama selkeä päätös ja seuranta kuin monta hyvää keskustelua ilman vaikutusta.
Ja jos retro todella uhkaa epäonnistua, pysyn tässä yhdessä kysymyksessä: “Mikä on se yksi asia, joka tekee meistä parempia seuraavassa sprintissä?”
Näin Sprint Retrospektiivin antimalleista tulee taas juuri sitä, mitä hyvän retron kuuluukin olla: lyhyt, tehokas vipu todelliseen parantamiseen.
