Scrum Masterin 5 tehtävää retrospektiivissä

Koulutettuna psykologina ja kokeneena Scrum Masterina kohtaan säännöllisesti kysymyksen, joka saattaa askarruttaa monia teistä: Miten Scrum Masterit voivat vaikuttaa ratkaisevasti tiimiensä menestykseen retrospektiiveissä? Tutkitaan tätä kysymystä yhdessä.

Aloitetaan hyvän retrospektiivin keskipisteestä: tuottavasta keskustelusta. Miten tämä saavutetaan? Muutamat näkökohdat ovat tärkeitä.

Luo hyvä ilmapiiri vuoropuhelulle jäänmurtajien avulla.

Tehokkaiden retrospektiivien varmistamiseksi on ratkaisevan tärkeää luoda myönteinen ilmapiiri vuoropuhelua varten. Esimerkki: Aloita retrospektiivi jäänmurtajilla, jotka lähentävät tiimiä ja luovat rennon ilmapiirin. Tämä kannustaa avoimuuteen ja helpottaa ajatusten ja ideoiden vaihtoa. Tässä on muuten 21 luovaa jäänmurtajaa retrospektiiveihin .

Aseta selkeät viestintäsäännöt

Väärinkäsitysten välttämiseksi ja tehokkaan vuoropuhelun edistämiseksi olisi laadittava selkeät viestintäsäännöt. Esimerkki: Aseta selkeät säännöt vuoropuhelulle, kuten kuunteleminen keskeyttämättä tai syyllistämisen välttäminen. Jäsennelty viestintä edistää kunnioittavaa yhteistyötä ja tukee tavoitteiden yhteistä saavuttamista.

Luo kokous, jota kaikki odottavat – esimerkiksi vaihtelevilla ja luovilla kysymyksillä

Jälkikäteen tarkastelua ei pitäisi nähdä pakollisena harjoituksena, vaan tilaisuutena pohtia ja parantaa toimintaa. Esimerkki: Sisällytä retrospektiiviin monipuolisia ja luovia kysymyksiä kiinnostuksen ja osallistumisen lisäämiseksi. Kokous, jota tiimi odottaa innolla, kannustaa aktiiviseen osallistumiseen ja yhteiseen haluun kehittyä edelleen.

Aktiivisen kuuntelemisen taito

Retrospektiivissä jokaisen tiimin jäsenen mielipide on korvaamaton. Esimerkki: Tiimin jäsen ilmaisee huolensa nykyisestä sprintin suunnittelusta. Scrum Masterina on tärkeää kuunnella aktiivisesti, osoittaa ymmärrystä ja löytää rakentavia ratkaisuja. Kyky tunnistaa kaikkien näkökulma edistää avointa viestintää ja vahvistaa tiimihenkeä.

ylläpitää tiimin sitoutumista ja motivaatiota

Ketterä tiimi voi menestyä vain, jos kaikki jäsenet ovat motivoituneita ja sitoutuneita. Esimerkki: Kuvittele, että tiimi on suorittanut useita haastavia sprinttejä ja motivaatio on hiipumassa. Scrum masterina on tärkeää ryhtyä toimenpiteisiin tiimin vahvistamiseksi, esimerkiksi esittämällä retrospektiivissä kysymys, joka kiinnittää huomion positiivisiin asioihin: Mikä meni viime aikoina hyvin? Täältä löydät 54 luovaa ketterää retrospektiivikysymystä. .

Varaa riittävästi aikaa toimintakohteille

Takautuvan tarkastelun todellinen arvo näkyy siitä johtuvissa toimissa. Esimerkki: Suunnittele riittävästi aikaa erityisten toimintakohteiden keskusteluun ja määrittelyyn –-50% retrospektiivisen ajan puitteissa. Näin varmistetaan, että tunnistetuista parannusmahdollisuuksista ei vain keskustella vaan ne myös toteutetaan.

Tuottavan keskustelun lisäksi retrospektiivissäsi on tietysti muitakin tehtäviä Scrum Masterina, jotka tulisi ottaa huomioon pidemmän ajan kuluessa.

Keskittyminen yleisiin tavoitteisiin

Ketterissä tiimeissä voi helposti unohtua kokonaiskuva. Esimerkki: Kuvittele, että tiimisi on keskittynyt lisäämään valmiiden käyttäjätarinoiden määrää, mutta laiminlyö pitkän aikavälin tuotteen laatua. Scrum Masterina sinun tehtäväsi on varmistaa, että tiimi ei keskity vain lyhyen aikavälin menestykseen, vaan myös pitkän aikavälin tavoitteisiin – mukaan lukien visio ja lopullinen positiivinen arvo, jonka tuote luo.

Palautekulttuurin edistäminen

Avoin palautekulttuuri on ratkaisevan tärkeää jatkuvan parantamisen kannalta. Esimerkki: Kannusta tiimin jäseniä antamaan ja vastaanottamaan rakentavaa palautetta. Tämä luo ympäristön, jossa jatkuva parantaminen nähdään pikemminkin mahdollisuutena kuin kritiikkinä.

Ulkopuolisten näkökulmien hankkiminen

Horisontin laajentamiseksi retrospektiiviin voi toisinaan sisällyttää ulkopuolisia näkökulmia. Esimerkki: Kutsu asiantuntijoita tai sidosryhmiä kertomaan näkemyksensä yhteistyöstä ja hankkeen tuloksista. Ulkopuolisten näkemykset voivat tarjota uusia ideoita ja paljastaa tunnistamattomia mahdollisuuksia.

Suuntausten ja mallien tunnistaminen

Mene yksittäisiä ongelmia pidemmälle ja tunnista suuntauksia ja malleja retrospektiivissä. Esimerkki: Kiinnitä huomiota siihen, esiintyvätkö tietyt haasteet säännöllisesti tai onko myönteisessä kehityksessä havaittavissa malleja. Nämä havainnot mahdollistavat ennakoivan suunnittelun ja ennaltaehkäisyn.

Onnistumisten ja epäonnistumisten vaikutusten analysointi

Käytä takautuvaa tarkastelua ongelmien tunnistamisen lisäksi myös onnistumisten ja epäonnistumisten vaikutusten analysointiin. Esimerkki: Analysoi, miten tietyt päätökset tai toimenpiteet ovat vaikuttaneet tiimiin. Tämän analyysin avulla voidaan mahdollisesti parantaa uusia toimenpiteitä, jotka toteutetaan retrospektiivissä.

Kaikki yllä mainitut näkökohdat voidaan helposti yksinkertaistaa käyttämällä hyviä työkaluja – esimerkiksi Echometeria.

Echometer on digitaalinen työkalu, joka auttaa ketterien tiimien johtajia ketterissä retrospektiiveissä ja tiimin Health Check:ssä. Olipa kyseessä etä-, hybridi- tai paikan päällä tapahtuva tiimivalmennus: se tekee tiimivalmennuksesta mitattavissa olevaa ja tekee siten työstäsi ammattimaisempaa ja säästää samalla paljon työtä. Katso lisätietoja verkkosivuiltamme: www.echometerapp.com.

Luovat, mielenkiintoiset kysymykset ovat hyväksi havaittu keino pitää retrospektiivit tuottavina – mutta mukauta ne aina tiimille sopiviksi!

Christian Heidemeyer, psykologi & Scrum Master

Scrum Masterin rooli retrospektiiveissä vaihtelee myönteisen ilmapiirin luomisesta ulkoisten näkökulmien integroimiseen. Selkeillä viestintäsäännöillä, palautekulttuurin edistämisellä, onnistumisten ja epäonnistumisten analysoinnilla ja trendien jatkuvalla tunnistamisella Scrum Masterit luovat pohjan ketterien tiimien kestäville parannuksille. Kun luovia menetelmiä, tehokasta aikataulutusta ja kaikkien tiimin jäsenten aktiivista osallistumista yhdistetään tasapainoisesti, retrospektiivistä tulee ketterien projektien onnistumisen keskeinen väline.

Lopuksi vielä huomautus: Jos haluat kokeilla, miltä tuntuu kehittää tiimiäsi työkalumme avulla: Voit aloittaa ketterän retrospektiivin ilman kirjautumista alla olevasta linkistä, tässä tapauksessa “Keep, Stop, Start” -työpajan. 

Vaihtoehtoisesti voit myös yksinkertaisesti lähettää verkkosivumme eteenpäin asiasta vastaaville kollegoille: www.echometerapp.com.