3 Työtilan terveys (8 Artikkelit)

Jos käytät Workspace Pulse Check -kyselyitä, Echometer luo automaattisesti yksittäisiä kyselyitä kullekin tiimille, jotta ne kattavat jäljellä olevat kysymykset. Katso lisätietoja: Työtilan terveyskierron ymmärtäminen

Tiimin järjestelmänvalvojana näet tiimisi Pulssitarkistus-kyselyt tiimisi “Kyselyt”-välilehdellä:

Työtilan pulssitarkastuskyselyt ovat oletusarvoisesti auki 2 viikkoa niiden luomisen jälkeen ja sulkeutuvat sitten automaattisesti. Tiimin ylläpitäjänä voit kuitenkin sulkea kyselyt myös manuaalisesti ennen kuin 2 viikkoa on kulunut umpeen. Tämä kannattaa tietysti tehdä vain tiimiäsi kuultuasi.

Tulokset ovat nähtävissä vasta, kun kysely on suljettu.

Vaikka kysely on vielä avoinna, voit jo yhdistää kyselyn tulevaan retrospektiiviisi. Avaa kysely ja napsauta “Käytä tuloksia retrospektiivissä”:

Huomio:

• Jotta kysely voidaan yhdistää retrospektiiviin, nykyisen retrospektiivisi tiimissä on oltava tilassa “Valmistelussa”, eikä retrospektiiviin saa olla jo yhdistettynä toista kyselyä.

• Jos nykyinen retrospektiivi on vielä käynnissä tiimissä, lopeta se. Tällöin seuraava retrospektiivi luodaan automaattisesti tilassa “Valmistelussa”.

Näet, onko kysely onnistuneesti yhdistetty retrospektiiviin, keltaisesta laatikosta, jossa on viittaus linkitettyyn kyselyyn retrovalmistelussa:

Kyselyn tulosten lisäksi voit joustavasti lisätä muita terveystarkastuskohteita tai muita avoimia kysymyksiä jälkikäteen laadittuun tauluun. Vaikka nämä eivät olekaan osa kyselyä, niihin voidaan yksinkertaisesti vastata jälkikäteen.

Tällä videolla opit, miten Pulssitarkistus asetetaan Echometer:ssä työtilan tasolla ja mihin sinun on kiinnitettävä huomiota:

Play

Tässä on lyhyt yhteenveto:

Mitä varten Pulse Check on?

Workspace Pulse Checkin avulla voit …

• Palautteen saaminen valituilta tiimeiltä
• Käyttäjän määrittelemällä aikavälillä kohdetta kohti
• Vaikka tiimit eivät käyttäisikään retrospektiiviä…

Miten se toimii?

Workspace Pulse Check …

• Tarkistaa, ovatko tiimit jo vastanneet pulssitarkastuskohteisiin määritellyn ajanjakson aikana.
• Luo kullekin tiimille mukautetun Pulse Check -kyselyn, joka sisältää vain ne kohteet, joita ei ole vielä kysytty.
• Lähettää kyselyn automaattisesti tiimin jäsenille (sähköpostikutsu).
• Sulkee jokaisen pulssitarkastuskyselyn 14 päivän kuluttua ja lisää tulokset sekä tiimin että työtilan kojelautaan.

Miten se asetetaan?

• Valitse kohteet ja aseta niiden aikaväli
• Sisällytä/ulkoa tiimit työtilan terveyskierron piiriin.
• Aktivoi (vasta sitten) työtilan pulssitarkistus.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä Health Check:n käyttöönottoon työtilan tasolla.

1. Ota sidosryhmät mukaanUseita ryhmiä laajempi Health Check on kiinnostava monille ihmisryhmille. Jos siis aiot perustaa Health Check-työtilan, sinun kannattaa ilmoittaa siitä heille ajoissa. Tyypillisiä sidosryhmiä ovat: Tiimit, esimiehet, mahdollisesti HR ja yritysneuvosto.
2. Aloita vainOrganisaatiotason Health Check:ssä on monia sidosryhmiä, jotka haluaisivat vaikuttaa aiheiden määrittelyyn. Jotta tämä koordinointiprosessi ei hidastaisi, suosittelemme aloittamaan mahdollisimman pienestä kompromissista ja rajoittumaan hyvin yleisiin aiheisiin, kuten työtyytyväisyyteen tai ketterien kokousten kannattavuuteen. Health Check-työtilaa voidaan laajentaa joustavasti milloin tahansa.
3. Vähemmän on enemmän: Juuri monien sidosryhmien vuoksi on suuri houkutus sisällyttää Workspace Health Checkiin hyvin monia aiheita. Valitettavasti tämä johtaa usein siihen, että työntekijät ovat ylirasittuneita palautteen antajina ja mahdollisesti “kyselyväsymykseen”. Pidä siis mielessäsi myös aloituksen jälkeen, ettei kyselyaiheiden määrää pidä liioitella. Ota mukaan vain Health Check -kohteita, joilla on todellista merkitystä.
4. Käytä olemassa olevaa kontekstiaMonilla yrityksillä on määritelty yritysarvot. Optimaalisesti nämä yritysarvot toimivat Echometer:n työtilan Health Check suuntaviivana, joka voi toimia tässä yhteydessä kulttuurisena barometrina. Käsittelemällä yritysarvoja voidaan myös vahvistaa henkilöstöhallinnon ja johtajien sitoutumista Echometer:n aktiiviseen käyttöönottoon tiimeissä kaikkialla yrityksessä ja siten lisäarvojen kattavampaan hyödyntämiseen.

Workspace Health Checkin lisäksi suosittelemme myös Team Health Check perustamista.

Echometer:ssä voit ehdotettujen asteikkokohtien lisäksi muotoilla myös omia kohteita Health Check:tä varten.

Asteikon kohdat ovat väittämiä, joiden osalta kyselyssä pyydetään suostumusta:

Tähän kannattaa kiinnittää huomiota, kun muotoilet omia asteikkokohteita:

1. Oikea muoto: Terveyden tarkistuskohde vastataan asteikolla “täysin eri mieltä” - “täysin samaa mieltä”. Näin ollen et voi käyttää avoimia kysymyksiä tässä. Esimerkki avoin kysymys: “Mitä pidät päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina?”, uudelleenmuotoilu asteikkokysymykseksi terveyden tarkistusta varten: “Olen pitänyt päivittäisestä kokouksestamme viime viikkoina erittäin paljon.”
2. Kysymys subjektiivisista vaikutelmista: Terveyden tarkistusasteikko-kohde ei sovellu objektiivisten tosiasioiden kysymiseen. Esimerkki: “Päivittäiset kokouksemme kestävät enintään 15 minuuttia.” Tämä mittari voidaan mitata objektiivisesti, eikä se sovellu terveyden tarkistukseen. Sen sijaan voit terveyden tarkistusasteikko-kohteella tallentaa vaikeammin havaittavia subjektiivisia vaikutelmia: “Päivittäiset kokouksemme ovat minulle hyvin käytettyä aikaa.”
3. Konkretisoidaan puitteet: Monissa aiheissa viitekehys voidaan tulkita eri tavoin. Esimerkiksi: “Kyseenalaistamme vaatimukset rakentavasti.” Tässä muotoilussa on epäselvää, keitä “me” olemme ja mitä vaatimuksia tarkoitetaan. Riippuen halutusta kehyksestä, voit siis täsmentää: “Tiiminä kyseenalaistamme tuoteomistajamme vaatimukset ennen aiheiden toteuttamista.”

Tutustu myös vinkkeihimme, jotka koskevat perustamista. Health Checks tiimissä- sekä Health Check:t työtilan tasolla.

Workspace Health -osiossa on yleiskatsaus tiimien välisiin tuloksiin, jotka näkyvät eri kaavioissa.

Suodata tiimiryhmät

Jos olet määritellyt tiimiryhmiä, kojelauta tarjoaa suodatuksen näiden tiimiryhmien mukaan. Voit suodattaa vain niitä tiimiryhmiä, joissa vähintään 3 tiimiä, joita ei ole suljettu pois työtilasta, on osallistunut työtilan terveyskiertoon. Tiimiryhmiä, joissa on 2 tai vähemmän tiimejä, ei voi vastaavasti valita suodatuksessa:

Verkkokaavio ja yksittäiset arvot

Verkkokaaviossa esitetään kohteiden luokkien keskiarvot. Keskiarvon vieressä voidaan näyttää korkein ja matalin 10%.

Tämän alapuolella luetellaan yksittäiset arvot luokittain. Vasemmalla olevan nykyisen keskiarvon ja suuntauksen lisäksi kuvaajassa näkyy myös ajanjakson suuntaus keskiarvoineen ja oikealla 10%:n ylä- ja alapuolella:

Lämpökartta

Lämpökartta näyttää ryhmien tulokset kategorioittain.

• Harmailla laatoilla ei ole / ei ole vielä nykyisiä datapisteitä.
• Värilliset laatat perustuvat nykyiseen keskiarvoon.

Jos siirrät hiiren osoittimen laatan päälle, keskiarvo näytetään. Yhdellä napsautuksella lämpökartan alla näkyvät yksittäiset tulokset ajan mittaan.

Työtilan asetuksista riippuen lämpökartta voidaan kytkeä pois päältä tiimien anonymiteetin suojaamiseksi.

Jokainen käyttäjä on otettava huomioon Workspace Healthissa. Samalla yksittäisiä henkilöitä ei saisi painottaa kahteen kertaan. Näin tapahtuu, kun käyttäjät ovat useissa tiimeissä. Siksi on mahdollista jättää tiimit pois Workspace Health -rotaatiosta.

Yleinen käyttötapaus tälle toiminnalle ovat tiimit, jotka ovat olemassa kiinteiden tiimien lisäksi. Niissä Workspace Health -kohteet (aiemmin “Echo Items”) kysyttäisiin tiimin jäseniltä kahteen kertaan, jos jäsenet ovat samanaikaisesti myös muissa tiimeissä. Erityisesti nämä päällekkäisyydet koskevat usein:

• Johtoryhmät, joissa johtajat ovat myös omien tiimiensä jäseniä.
• projektiryhmät, joiden osallistujat ovat myös toiminnallisissa ryhmissä
• Päällekkäisyys squattien, kiltojen ja chapterien välillä (Spotify-mallin mukaisesti).

Jos haluat sulkea tiimejä pois, valitse ne Workspace Administrationin tiimiluettelosta ja valitse Toiminnot-kohdasta “Sulje pois Workspace Healthista”.

Joukkueet voidaan myös lisätä myöhemmin uudelleen.

Haluatko suodattaa Workspace Health Dashboardin tuloksia tarkemmin – esimerkiksi toiminta-alueiden tai liiketoimintayksiköiden mukaan?

Tiimiryhmät ovat silloin ratkaisu. Valitse tiimit Workspace-hallinnan tiimiluettelosta ja valitse Toiminnot-kohdasta “Siirrä ryhmään…”.

Jos olet jo luonut ryhmäryhmiä, valitse merkintä luettelosta tai luo uusi ryhmäryhmä:

Haluatko tarkistaa tietyt aiheet säännöllisesti kaikissa tiimeissä? Silloin Workspace Health Rotation auttaa sinua automatisoimaan juuri tämän.

Vakiokiertoasetus

Työtilan ylläpitäjänä voit säätää työtilan terveyskiertoa aktivoimalla kohteiden vasemmalla puolella olevat valintaruudut:

Oletusarvoisesti tiimien retrospektiiveihin ehdotetaan aina kahta näistä aktivoiduista kohteista Workspace Health -kierrosta varten. Tiimin järjestelmänvalvojat voivat kuitenkin mukauttaa näitä ehdotettuja kohteita haluamallaan tavalla, ellet valitse “Pakota kierto” -valintaruutua:

Valitse kiinteät kiertovälit kohdekohtaisesti.

Kohteille voidaan myös asettaa kiinteitä lisätaajuuksia:

• Viikoittain
• 2 viikon välein
• Kuukausittain
• 6 viikon välein
• Neljännesvuosittain
• Puolivuosittain
• Vuosittain

Jos valitset aikavälin, tätä kohtaa ehdotetaan jokaisessa uudessa jälkikäteisarvioinnissa tiimille, joka ei ole vielä vastannut tähän kohtaan valitun ajanjakson aikana.

Pyörimislogiikka toimii tällöin seuraavasti:

• Tiedot, joilla on kiinteä taajuus, kirjataan vain täsmälleen kerran valitun jakson aikana (esim. neljännesvuosittain/vuosittain).
• “Kohteet ilman tiheyttä” ovat täyteaineita niille kahdelle automaattisesti ehdotetulle Workspace Health -kohteelle uusissa tiimiretroissa.
• “Kohteet kiinteällä tiheydellä” ovat aina etusijalla “Kohteet ilman tiheyttä” -kohteisiin nähden, jotta varmistetaan, että tiheyttä noudatetaan.
• Jos on esimerkiksi vain 2 kohdetta ilman tiheyttä, niitä voidaan vastaavasti ehdottaa useita kertoja peräkkäin tiimiretroihin, jos “Kohteet tiheydellä” eivät syrjäytä niitä.
• Jos säädät työtilan kiertoa, se ei vaikuta jo luotuihin kyselyihin.

Suosituksemme Workspace Health -vuorovaikutuksen käyttämiseen

• Valitse kiinteä taajuus vain 2-3 tärkeimmälle kohteelle ja lisää minkä tahansa määrän kohteita avoimella kierrolla. Muista: Mitä useampi kohde kiertää, sitä harvemmin saat ajankohtaisia tietoja kohteista.
• Jos valitset liian monta kohdetta kiinteällä taajuudella, avoimen kierron kohteet (joukkueiden retrointervallin mukaan) eivät ehkä näy lainkaan.

Erilliset työtilan pulssitarkastuskyselyt

Haluatko mieluummin kysyä Workspace-kohteita erikseen etkä välttämättä osana tiimiretroja? Ei hätää, aktivoi sitten “Workspace Pulse-Check”.

Pulssitarkistus-työtila luo automaattisesti kyselyitä ja tarkistaa kaikissa tiimeissä, mihin valitun aikavälin kohtiin tiimi ei ole vielä vastannut. Kaikki työtilan kohteet, joihin ei ole vielä vastattu valitulla aikavälillä, sisällytetään tällöin tiimin pulssitarkastuskyselyyn.

Workspace Pulse-Checkin avulla varmistat siis, että kaikkiin Workspace-kohteisiin vastataan tietyllä tiheydellä kaikissa tiimeissä – vaikka ne eivät olisi suorittaneet retrospektiiviä kyseisen jakson aikana.

Lisätietoja ja opetusvideo: Työtilan pulssin tarkistus