Las empresas ágiles siempre están probando distintos métodos de gestión de proyectos para desarrollar productos de la forma más eficaz posible. Resulta aún más sorprendente que muchos de ellos sigan celebrando reuniones que son cualquier cosa menos productivas. El resultado: tardan demasiado, los empleados se aburren y pierden tiempo que realmente necesitan para el desarrollo del producto.
Por tanto, los eventos Timeboxed se han establecido como una solución en Scrum. En particular, las retrospectivas, que a menudo revelan muchas opiniones, datos y reacciones, pueden realizarse más rápidamente y con mejores resultados. Te mostraré cómo funcionan las retrospectivas de sprints en cajas de tiempo y cómo puedes beneficiarte de ellas en tu trabajo diario.
En otras palabras, te explico cómo hacer que las retrospectivas sean más eficientes y cómo tu equipo puede volver al desarrollo del producto con más tiempo y conocimientos cruciales.
¿Qué es una Caja del Tiempo Sprint Retrospectiva?
Para explicar cómo funciona una Retrospectiva de la Caja del Tiempo Sprint, primero me gustaría definir los términos individuales de la expresión:
¿Qué es un sprint?
En la gestión de proyectos, un sprint es un breve periodo de unos días o semanas. Cada sprint está definido por una serie de tareas asignadas a los miembros del equipo, que deben completar en un plazo determinado. Los sprints dividen los pasos de trabajo más grandes en fases más pequeñas y más rastreables. Si quieres saber cómo funcionan los sprints en detalle, echa un vistazo al Definición de sprints de Atlassian.
¿Qué es una retrospectiva?
Con una retrospectiva, los equipos echan una mirada honesta al trabajo que han hecho hasta ahora. Examinan lo que ha ido bien y lo que ha ido menos bien, y lo que pueden hacer mejor en el futuro. En consecuencia, la retrospectiva es probablemente el evento más importante de los métodos de trabajo ágiles y sirve al propósito de la mejora continua. Su objetivo es eliminar los posibles obstáculos para alcanzar los objetivos generales. En nuestro artículo, te mostramos cómo debes enfocar las retrospectivas para que te aporten el máximo éxito. "Retrospectivas en Scrum y más allá"..
¿Qué es el timeboxing?
El Timeboxing se refiere a asignar un límite de tiempo fijo a una tarea específica. Esto garantiza que la tarea se complete dentro del plazo definido – sin demora. El Timeboxing es sobre todo una herramienta para jefes de proyecto y Scrum Masters. Es la única forma de que puedan cumplir los estrictos plazos de sus proyectos. Esta visión detallada del timeboxing te muestra qué tipos de timeboxing hay y cómo puedes utilizarlo. El timeboxing como estrategia de gestión del tiempo.
¿Qué es una Retrospectiva Sprint de la Caja del Tiempo?
Una retrospectiva de un sprint de timebox es la retrospectiva de un sprint cuya ejecución está claramente definida y limitada en el tiempo. De este modo, los equipos no se pierden en una evaluación interminable de su trabajo. En su lugar, se concentran en elaborar los aprendizajes decisivos y derivar de ellos medidas concretas para el siguiente sprint.
Calendario de la Retrospectiva Sprint: ¿Cuánto debe durar una retro típica?
Hasta ahora, esto ha sido muy teórico. Vayamos a la práctica: ¿Cuánto debe durar una retrospectiva típica de un sprint? Básicamente, depende del tiempo que lleves sin hacer una retrospectiva. Eso, a su vez, depende de la duración del sprint. Para darte una regla general:
Planifica 30 minutos de retrospectiva por cada semana de "sprint" en el equipo.
Eso significa para la práctica:
-
- Sprints semanales: Retrospectiva de 30 minutos
-
- Sprints quincenales: Retrospectiva de 60 minutos
-
- Sprints mensuales: Retrospectiva de 120 minutos
¿Significa eso también que necesitas una retrospectiva de 6 horas después de un sprint de un trimestre? A eso puedo responder claramente con un "no". Porque: Una retrospectiva temporal se centra en desarrollar hipótesis para posibles pequeñas mejoras. No establece un plan de cambio a largo plazo con un montón de grandes medidas. Entonces, si 6 horas es demasiado, ¿cuánto tiempo deberías dedicar como máximo a una Retrospectiva de la Caja del Tiempo?
¿Cuál es la duración máxima de una Retrospectiva de la Caja del Tiempo?
Según nuestra experiencia, la caja del tiempo debe utilizarse para una retrospectiva sprint no debe durar más de 3 horas. También incluye un descanso de 15 minutos en el medio. Sólo así conseguirás mantener la atención y la productividad de tu personal.
Si crees que 3 horas no son suficientes, simplemente tienes que realizar retrospectivas más a menudo. Porque la regla básica para los retros es
Mejor más corto y más a menudo que más largo y menos a menudo.
Las frecuencias cortas tienen la ventaja de crear bucles de aprendizaje rápidos. Esto significa: los equipos pueden evaluar en una fase temprana la eficacia de las medidas definidas en retros pasadas y la necesidad de adaptarlas. Y: los equipos están más familiarizados con el proceso y el funcionamiento de una Retrospectiva Sprint de la Caja del Tiempo. Así podrán participar más eficazmente cada vez.
¿Cómo funciona una Retrospectiva Sprint con Timebox?
Ahora ya sabes el plazo que debes utilizar para un Sprint Retro. ¿Cómo funciona el retro en la práctica? ¿Y cuánto tiempo debes dedicar a cada fase?
1. facturación
En la fase 1 de una Reunión Retrospectiva de Sprint con Timebox, explicas a los miembros del equipo el objetivo de la reunión, lo que quieres tratar y de cuánto tiempo disponéis. Si has planificado una determinada secuencia de discursos, comunícalo con antelación. Si no todos los participantes de la Caja del Tiempo Sprint Retro se conocen, empieza con una ronda introductoria en la que todos se presenten brevemente con su nombre y su función en el proyecto.
Si sólo has planificado un Sprint Retro Timebox corto, por ejemplo de 45 minutos, no debes prescindir del registro de entrada. El registro de entrada es una parte esencial de la retrospectiva como "preparación del escenario". Prepara el camino para el resto del proceso. Sin ella, a tu equipo le resultará difícil participar activamente durante la retrospectiva, y ésa es una de las razones más importantes por las que la llevas a cabo en primer lugar.
Para que el control sea breve, puedes, por ejemplo, hacer una pregunta sencilla y abierta como ésta con un equipo bien coordinado:
-
- ¿Cuál ha sido tu mejor o peor momento de la última semana?
-
- En una escala de 0 para malo a 10 para estupendo – ¿cómo te sientes en este momento?
Como regla general para la planificación de tu tiempo: en una retro de 45 minutos, no deberías dedicar más de 5 minutos al registro.
2. recoger datos y opiniones
En la segunda fase de la reunión retrospectiva del sprint con Timebox, recopila todos los datos importantes y los comentarios exhaustivos sobre el último sprint con tu equipo. Asegúrate de no discutir ninguna medida aquí. Al principio, sólo se trata de adoptar muchas perspectivas diferentes y registrar las reacciones. Si empiezas a derivar acciones con tu equipo en la fase 2, se alterará la dinámica. Se hace difícil adoptar nuevas perspectivas.
3. generar ideas
Dependiendo de lo grande que sea tu equipo y de lo largo que haya sido el sprint, el feedback puede ser abrumadoramente extenso. Por tanto, es importante que decidas en la fase 3 del Sprint Retro con Timebox qué temas son especialmente relevantes para derivar medidas de ellos.
En cuanto al calendario, deberías empezar a dar prioridad a la retroalimentación a partir de aproximadamente la mitad de la retro. De este modo, hay tiempo suficiente para analizar los problemas y generar acciones. En una retro de 45 minutos, por ejemplo, conviene recoger entre 20 y 30 minutos de opiniones y elaborar los temas más importantes.
4. derivar medidas
No hay ningún arte en derivar 10 acciones de una retrospectiva temporal. El verdadero reto es identificar de 1 a 3 acciones realmente importantes. ¿Por qué no sólo 10 medidas? Con tantas acciones, es imposible que tu equipo las ponga en práctica todas. No tienen ni tiempo ni motivación.
En su lugar, se centran en las pocas medidas que realmente mejoran el proceso. En la práctica, esto significa que sólo puedes definir directamente estas medidas. Esta es tu tarea en la fase 4 de la Retrospectiva Sprint de la Caja del Tiempo.
También es importante: no te comprometas inmediatamente con tu equipo con la primera solución que se te ocurra. Tómate tu tiempo para debatir 1-2 soluciones alternativas para cada tema central. Según nuestra experiencia, los equipos suelen acabar eligiendo una solución que no se les ocurrió en un principio. En un Sprint Retro de 45 minutos, deberías encontrar los elementos de acción adecuados en 10-15 minutos.
Para definir elementos de acción eficaces, echa un vistazo a nuestra contribución "8 consejos para una buena acción a partir de retrospectivas".. Allí encontrarás muchos consejos prácticos y ejemplos.
5. salida
En la fase 5 tienes una salida corta. Aquí hay diferentes filosofías. Por ejemplo, puedes comprobar si todo el mundo sabe lo que tiene que hacer. Los temas que sigan abiertos por falta de tiempo se pueden aplazar en tu salida hasta la próxima retro. Y: Puedes pedir una opinión básica sobre la Retro. Esto te ayuda a encontrar la forma y el momento adecuados para un Sprint Retro.
Timebox Sprint Retrospective: La herramienta adecuada ayuda
Para realizar con éxito retrospectivas de sprints con Timebox, merece la pena utilizar una herramienta. Nuestra herramienta te proporciona todas las herramientas importantes que necesitas para llevar a cabo una retrospectiva de sprints eficaz con un límite de tiempo.
Nuestra herramienta Echometer se centra en el desarrollo integral de tu equipo y tu organización en los retros. Por tanto, los retros abordan tanto la productividad de la cooperación como el estado de ánimo en el equipo. Te explicamos cómo funciona exactamente Echometer en este vídeo nítido – no dudes en echar un vistazo.
Timebox Sprint Retrospectiva: Ventajas de un calendario claro
Una buena sincronización en la retrospectiva de un sprint te proporciona estas ventajas:
Aumenta la concentración
La limitación temporal de los sprints retros obliga a tu equipo a concentrarse plenamente en la evaluación del último sprint. Esto significa que eres más productivo.
Enseña a priorizar las tareas
Un calendario concreto enseña a tu equipo a priorizar las tareas. Aprenden a decidir qué cuestiones son realmente importantes para que un proyecto avance. Esto les ayuda a avanzar eficazmente en su trabajo.
Mejora la comunicación del equipo
Un sprint retro cronometrado no sólo garantiza que evalúes el último sprint con tu equipo a tiempo. También enseña a tu equipo a comunicarse mejor y con más eficacia. Porque: En los retros, aprenden cómo tienen que establecer y utilizar la comunicación para poder ofrecer resultados en un tiempo determinado. Esto ayuda fundamentalmente a su trabajo en el equipo y en el proyecto.
Se centra en el lanzamiento de productos
Una Retrospectiva de Sprint con Caja de Tiempo utiliza sólo una pequeña ventana de tiempo en la ajetreada rutina diaria de un equipo Scrum. Esto ayuda a mantener la atención en el panorama general y a no perder nunca de vista los objetivos globales.
Fuente: ¿Qué es el Timeboxing? | ¿Cómo se utiliza el Timeboxing en Scrum? | Scrum Inc.
¿Qué otros eventos Scrum también pueden ser timeboxed?
Además de la Retrospectiva del Sprint, también puedes llevar a cabo eficazmente los otros 4 eventos Scrum durante un límite de tiempo:
Timebox Sprint
Una caja de tiempo de sprint determina de antemano la duración de un sprint. A continuación, tu equipo debe alcanzar los objetivos del sprint dentro del plazo establecido. Por regla general, el plazo es inferior a un mes.
Planificación del Sprint
Una caja de tiempo para la planificación de un sprint especifica un periodo de tiempo fijo sobre cuánto puede durar la planificación de un sprint. Básicamente, este tiempo depende de la duración prevista del sprint. Por ejemplo, si se planifica un sprint corto de una semana, no debes dedicar más de dos horas a la planificación. Los sprints más largos requieren, en consecuencia, más tiempo de planificación. Sin embargo, no debes emplear más de 8 horas para la planificación del sprint de la caja del tiempo.
Cronograma Scrum Diario
Una caja de tiempo Scrum diaria te da a ti y a tu equipo unos 15 minutos al día para recordar los objetivos clave y volver a centraros en el progreso del proyecto.
Calendario de la Revisión Sprint
En la caja de tiempo para la revisión de un sprint, comprueba los elementos del backlog entregados. Los discutes e incorporas las opiniones dadas hasta el momento. Después de un sprint de un mes, no deberías dedicarle más de 4 horas. Después de un sprint de dos semanas, no debería haber más de 2 horas en el reloj.
Conclusión
Es indispensable que los líderes servidores utilicen las retrospectivas de los sprints de caja de tiempo. Sólo así pueden evaluar el trabajo realizado hasta el momento y derivar medidas para el siguiente sprint. El límite de tiempo os ayuda a ti y a tu equipo a elaborar los resultados necesarios de forma eficaz, sin quitaros demasiado tiempo del desarrollo activo del proyecto.
Nuestro eBook te muestra qué trucos puedes utilizar también en las retrospectivas.Más de 20 consejos para moderar retrospectivas". Sirve de guía completa para los métodos de desarrollo de equipos. La recopilación de consejos se basa en más de 100 entrevistas a expertos ágiles. Echa un vistazo, el eBook es gratuito.
