Índice
¿Quieres que tu jefe te ame? Luego lleve a su equipo a nuevos máximos de rendimiento. ¡Conviértalo de un automóvil promedio – en un cohete explosivo!
¿Cómo? Descargue mi libro electrónico gratuito y psicológicamente bien fundado sobre el tema "En 12 sencillos pasos para el flujo de equipo' y léelo. Mucho por adelantado – pero ahora al tema real de este texto.
Se habla mucho en las retrospectivas –, pero ¿deriva el equipo buenas acciones de la discusión en la retrospectiva? Derivar buenas acciones a menudo determina si las retrospectivas son percibidas por el equipo como una "reunión de cháchara" o como un tiempo de valor añadido en el sprint del equipo. Por tanto, están estrechamente relacionadas con lo mucho que se benefician de los métodos ágiles: El equipo ágil y la cultura organizativa.
Por ello, en este artículo nos gustaría compartir 7 consejos prácticos sobre cómo generar acciones realmente significativas de tus retros que realmente ayuden a tu equipo. Y qué errores es mejor evitar. Primero una cosa:
Si quieres preguntas más variadas para tus retrospectivas, consulta nuestro post al respecto: 54 nuevos métodos retrospectivos para principiantes y profesionales (con, entre otros, el Mario Kart Retro, el Marathon Retro y el Elon Musk Retro).
Consejo 1 para obtener buenas medidas de las retrospectivas: Para las medidas, se aplica calidad en lugar de cantidad
El objetivo de una retrospectiva no es que todos los miembros del equipo se lleven al menos una tarea. En lugar de eso, el objetivo de una retrospectiva debería ser desarrollar un entendimiento común dentro del equipo sobre cuáles son los asuntos más centrales para el equipo.
A medida que aumenta la cantidad de medidas, también aumenta el riesgo de que las medidas sólo interesen a los individuos, pero sean relativamente insignificantes para el equipo en su conjunto. En estos casos, disminuye la probabilidad de que el equipo se tome el tiempo necesario para supervisar juntos la aplicación y la eficacia. Con el tiempo, las medidas se quedan en el camino y surge la sensación de que las medidas de las retrospectivas no tienen fuerza vinculante.
El mejor enfoque: En tu retrospectiva, intenta identificar las 3 cuestiones más importantes sobre las que merece la pena actuar y formúlalas de tal manera que su puesta en práctica sea realmente relevante para el equipo.
Consejo 2: En las retrospectivas primero prioriza, luego define las acciones
Entonces, ¿cómo se consigue aumentar la calidad de las medidas?
Una retrospectiva consta de distintas fases por una buena razón: Las 5 fases de un retro. No es casualidad que la derivación de medidas venga al final. Sin embargo, nosotros también solemos tener la tentación de pensar en términos de medidas al principio de la clarificación de la retroalimentación y de querer registrarlas.
Registrar medidas demasiado pronto en una retro puede convertirse rápidamente en un problema. Esto se debe a que no se da el importante paso de priorizar las opiniones y temas recogidos. Sólo después de priorizar sabrás qué temas son los más urgentes para el equipo y podrás formar una lista de 3 prioridades adecuada.
Por tanto, nuestro consejo es anotar ideas de medidas en la primera mitad de la retro SIN definir una medida definitiva. La definición de medidas sólo debe tener lugar después de la priorización. Un efecto secundario bienvenido: negarse sistemáticamente a discutir las medidas en la primera mitad de la retro también es una gran ventaja para el timeboxing.
Consejo 3: Sólo medidas concretas (ver ejemplos)
Quizá hayas oído lo mismo: "Bueno, pongamos como medida 'Que todo el mundo preste atención a ser más amable'". No es de extrañar que se perciba que las retrospectivas no añaden valor cuando la formulación de las medidas es tan vaga y poco caritativa.
Si una cuestión es lo suficientemente importante como para que haya aterrizado en el top 3 de la priorización, entonces también hay que hacer el esfuerzo de formular la medida SMART. Todo el mundo lo sabe ya y debería ser norma aplicarlo también a las medidas de las retrospectivas: Los criterios SMART.
Con algunos temas, puede parecer difícil formular medidas concretas. He aquí algunos ejemplos de lo que se debe y no se debe hacer al formular medidas:
No es así: | Pero así: |
Todo el mundo se asegura de ser más amable con los demás. | La próxima semana: Una comprobación después de cada cita para expresar agradecimiento y reflexionar sobre el debate. |
Más empatía en las videollamadas | La semana que viene, todo el mundo enciende su cámara. |
Mejor descripción del trabajo | La semana que viene, fija un taller para ampliar nuestra "Definición de Listo". |
Ve al grano más rápido en el Diario | Hasta la próxima retro, intenta un timeboxing de 2 minutos por persona en el Diario |
Importante a la hora de formular las medidas:
- Las medidas no deben ser demasiado ambiciosas. Ves, por ejemplo, que en el ejemplo sólo se habla de "contratar un taller". Así que queda totalmente abierto qué decisión se tomará en este taller. El tiempo de la retro debe utilizarse para identificar las cuestiones más importantes, no para resolverlas inmediatamente. Coordinar una reunión de seguimiento (llamada "sesión de trabajo" en nuestro caso) también puede ser una buena medida – 10 veces mejor que "Mejor descripción de la tarea" en cualquier caso 😉
- Las medidas también pueden ser pequeños experimentos: quizá no todo el mundo esté de acuerdo en que la medida dé sus frutos. La regla aquí es: "La prueba del pudín está en comerlo". Si no hay razones importantes en contra, formula la medida de forma que el cambio sólo se pruebe durante la semana o el mes siguientes.
La mayoría de los entrenadores ágiles dan vueltas en círculos....
...y tratar síntomas superficiales. Es hora de utilizar la psicología – para un cambio de mentalidad sostenible.
Consejo 4: Define el objetivo y mide por separado (con ejemplo)
A menudo, el equipo se pone rápidamente de acuerdo sobre cuál es el objetivo común. Las ideas sobre cómo lograr este objetivo pueden, por supuesto, seguir siendo muy divergentes.
Por lo tanto, a menudo es útil acordar primero un objetivo común. Sólo cuando se ha definido un objetivo claro se puede empezar a diseñar posibles medidas.
En la revisión posterior de la medida, el objetivo ayuda como ancla para evaluar la eficacia de una medida. Si se alcanza el objetivo, la medida puede darse por concluida. Si la medida se ha aplicado pero el objetivo aún no se ha alcanzado, puede ser útil definir una medida de seguimiento. Si un objetivo ha quedado obsoleto debido a nuevas condiciones marco, una medida puede descartarse – independientemente de si ya se ha aplicado o no.
En términos más estructurados, el esquema de la revisión de la acción podría ser el siguiente:
| Objetivo cumplido | Objetivo no alcanzado | |
| Medida aún abierta | Rechaza la medida | Poner la medida en reenvío |
| Medida completada | Medida completa | Si es necesario, planifica una medida de seguimiento |
Entonces, ¿qué aspecto puede tener un objetivo bien formulado para una medida? He aquí de nuevo algunos ejemplos adecuados de medidas y objetivos correspondientes:
| Mide | Destino |
| La próxima semana: Una comprobación después de cada cita para expresar agradecimiento y reflexionar sobre el debate. | Crear un ambiente de trabajo más agradable en los debates |
| La semana que viene, todo el mundo enciende su cámara. | Mejor integración de todos los participantes en las videollamadas |
| La semana que viene, fija un taller para ampliar nuestra "Definición de Listo". | Menos consultas y tiempos de espera al ejecutar tareas. |
| Prueba a marcar un tiempo de 2 minutos por persona en el Diario | Diarios más cortos con partes de conversación equilibradas. |
Consejo 5: Establece la revisión de medidas como punto fijo del orden del día en las retrospectivas.
Si ya te estás tomando la molestia de formular medidas concretas y el objetivo correspondiente, no debes dejar de lado la guinda del pastel: Establece una revisión periódica de las acciones en tu ciclo de sprints.
Personalmente, me sorprende que la revisión de las acciones no sea (todavía) un punto fijo del orden del día de las retrospectivas de los sprints en la Guía Scrum. En cualquier caso, mi recomendación sería añadirlo aquí: Guía Scrum.
Dependiendo de la frecuencia de tus retrospectivas, también puede ser útil debatir la revisión de la acción en la reunión diaria/semanal del equipo.
Consejo 6: Utiliza timeboxing/ cajas de tiempo en retrospectivas para crear el espacio necesario para definir buenas acciones
A menudo, la retrospectiva atrae mucha energía y, tras 60 minutos de debate, a los equipos les suele costar recomponerse y reunir la energía necesaria para definir buenas acciones.
Por tanto, como moderador de una retrospectiva, debes vigilar el encajonamiento del tiempo y dejar tiempo suficiente después de priorizar/votar para derivar medidas. 5 minutos al final de una retrospectiva no bastan para derivar buenas medidas. Sobre todo si los miembros del equipo ya están pensando en la próxima reunión.
Mi opinión personal: Abstente de hacer maratones retro de 90 minutos o más. No puedo culpar a ningún miembro del equipo por no tener la concentración suficiente para derivar buenas medidas después de citas tan largas. Las retros también pueden ser muy valiosas en 30, 45 o 60 minutos. Al mismo tiempo, según mi experiencia, las medidas son mejores.
Personalmente, siempre preferiría invertir 45 minutos en una retro cada quince días que 90 minutos una vez al mes. Por supuesto, esto también tiene que ver con el ciclo de sprints del equipo. Quizá tu equipo piense lo mismo. Pregúntales – y si no estás seguro, inténtalo 🙂 .
Me gustaría añadir una cosa, independientemente de los retros: las reuniones regulares 1 a 1 o las sesiones de coaching con tus compañeros pueden tener un efecto decisivo en el rendimiento de tu equipo. ¡E incluso pueden estar basadas en datos! Si te interesa el tema con más detalle, échale un vistazo aquí: Aquí encontrarás 129 preguntas para reuniones individuales (o entrevistas de evaluación) y Aquí tienes una comparación de las 3 mejores herramientas para reuniones individuales.
Consejo 7: En las retrospectivas no crees un backlog de acciones
"Oh, teníamos tantas ideas bonitas para medidas que no entraron en el top 3 – ¿debería crear un backlog para nosotros para eso?" – No.
Las retrospectivas siempre empiezan con la obtención de nuevos comentarios del equipo por una buena razón. Así, si un tema es realmente importante, se vuelve a incluir automáticamente en el orden del día de una retrospectiva a través de los comentarios del equipo. Según nuestra experiencia, mantener un backlog separado es contraproducente. En la retrospectiva, debes colocar tus nuevas ideas y comentarios en la ronda. En una retrospectiva, nadie quiere ver una larga lista de ideas pasadas sobre medidas que a menudo tienen poco que ver con los retos actuales del equipo.
La regla es: lo que es importante para el equipo vuelve a la agenda de una retrospectiva sólo a través de los comentarios del equipo. Las retrospectivas no necesitan una lista de medidas pendientes.
Consejo 8: Reflexiona sobre la calidad de los elementos de acción con el equipo
Regularmente, por ejemplo una vez al trimestre, debes reflexionar conscientemente sobre la calidad de las acciones y retrospectivas junto con el equipo.
¿Nos han hecho avanzar los puntos de acción y los retros en su conjunto? Si no, ¿por qué no? ¿Cuáles son las causas (para ello puede utilizarse el método de los 5 Porqués)?
También puede ser útil un chequeo retrospectivo sobre este tema. En las retrospectivas de chequeo, pides al equipo que esté de acuerdo con una afirmación en una escala del 1 al 7. Sólo necesitas afirmaciones precisas para obtener una respuesta válida del equipo.
En nuestra herramienta (más adelante hablaremos de ello), por ejemplo, tiene este aspecto. Por supuesto, también puedes adaptar las declaraciones. No dudes en echarle un vistazo –al vez lo pruebes con tu equipo: Echometer – sin inicio de sesión
Nota: Este formato solicita la concordancia con los elementos de Health Check en una escala.
- Mejora Continua: Implementamos mejoras continuas significativas en nuestro equipo.
- RO(T)I: El esfuerzo y el tiempo que dedicamos a nuestros retros están bien invertidos.
- Enfoque: Los temas tratados en Retro son relevantes para todos y los temas que sólo afectan a unos pocos se externalizan sistemáticamente.
- Proceso: Conseguimos aplicar las medidas de las retrospectivas.
Consejo 9: Prueba Echometer
Las herramientas retro son un apoyo sencillo para derivar buenas medidas. Pueden quitarte mucho trabajo de las manos –, incluida la revisión de medidas, el timeboxing, pero también la derivación cualitativa de medidas. Lo retro ya no es un monólogo, sino una animada discusión – y tú puedes brillar como moderador. 
En la herramienta te damos consejos concretos sobre cómo derivar buenas acciones – y se puede utilizar tanto online a distancia como offline. Si necesitas más información, echa un vistazo a nuestro artículo sobre "7 pizarras retro inteligentes en comparación".
Por cierto, puedes realizar una retro con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.
Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace:
Son posibles muchos métodos diferentes si estás interesado: Más de 30 métodos retrospectivos.
Si aún no estás seguro, puedes dejar que uno de nuestros usuarios te convenza aquí: Experiencias del Agile Coach Holger con nuestra herramienta.
Conclusión: Buenas medidas, buenas retrospectivas
Si tú y tu equipo domináis el arte de sacar buenas acciones de las retrospectivas, te sorprenderá lo mucho que tu equipo apreciará las retrospectivas.
En Echometer preguntamos a los equipos sobre el "Rendimiento del tiempo invertido" después de cada retrospectiva y podemos concluir: Las medidas bien formuladas aumentan significativamente la satisfacción de los equipos con las retrospectivas.
Si sigues los consejos anteriores, ¡nada puede salir mal! Así que ¡buena suerte en la obtención de medidas para tu próxima retrospectiva!
Por cierto, una de las mejores formas de desarrollar de forma sostenible la mentalidad ágil de los miembros del equipo es realizar un chequeo de salud ágil. Nuestra caja de herramientas gratuita para el chequeo de la salud del equipo puede ayudarte a hacer las preguntas adecuadas – sólo tienes que hacer clic: Kit de chequeo médico del equipo
Créditos
Foto de "Luis Villasmil en Unsplash"
