10 consejos para buenas medidas retrospectivas incl. ejemplos

En las retrospectivas se habla mucho, pero ¿el equipo también deriva buenas medidas del debate en la retro? La derivación de buenas medidas a menudo decide si las retrospectivas son percibidas por el equipo como una “reunión de charla” o como un tiempo de valor añadido en el sprint del equipo. Por lo tanto, están estrechamente relacionadas con el grado en que ambos se benefician de los métodos ágiles: El equipo ágil y la cultura organizativa .

Por ello, en este artículo nos gustaría compartir 7 consejos prácticos sobre cómo generar acciones realmente significativas de tus retros que realmente ayuden a tu equipo. Y qué errores es mejor evitar. Primero una cosa:

Si quieres preguntas más variadas para tus retrospectivas, consulta nuestro post al respecto: 54 nuevos métodos retrospectivos para principiantes y profesionales (con, entre otros, el Mario Kart Retro, el Marathon Retro y el Elon Musk Retro).

Consejo 1 para obtener buenas medidas de las retrospectivas: Cuando se trata de medidas, se aplica la calidad en lugar de la cantidad

El objetivo de una retrospectiva no es que todos los miembros del equipo se lleven al menos una tarea. En lugar de eso, el objetivo de una retrospectiva debería ser desarrollar un entendimiento común dentro del equipo sobre cuáles son los asuntos más centrales para el equipo. 

A medida que aumenta la cantidad de medidas, también aumenta el riesgo de que las medidas sólo interesen a los individuos, pero sean relativamente insignificantes para el equipo en su conjunto. En estos casos, disminuye la probabilidad de que el equipo se tome el tiempo necesario para supervisar juntos la aplicación y la eficacia. Con el tiempo, las medidas se quedan en el camino y surge la sensación de que las medidas de las retrospectivas no tienen fuerza vinculante.

El mejor enfoque: En tu retrospectiva, intenta identificar las 3 cuestiones más importantes sobre las que merece la pena actuar y formúlalas de tal manera que su puesta en práctica sea realmente relevante para el equipo.

Consejo 2: En las retrospectivas, primero prioriza y luego define las medidas

Entonces, ¿cómo se consigue aumentar la calidad de las medidas?

Una retrospectiva consta de distintas fases por una buena razón: Las 5 fases de un retro . No es casualidad que la derivación de medidas venga al final. Sin embargo, nosotros también solemos tener la tentación de pensar en términos de medidas al principio de la clarificación de la retroalimentación y de querer registrarlas. 

Registrar medidas demasiado pronto en una retro puede convertirse rápidamente en un problema. Esto se debe a que no se da el importante paso de priorizar las opiniones y temas recogidos. Sólo después de priorizar sabrás qué temas son los más urgentes para el equipo y podrás formar una lista de 3 prioridades adecuada.

Por tanto, nuestro consejo es anotar ideas de medidas en la primera mitad de la retro SIN definir una medida definitiva. La definición de medidas sólo debe tener lugar después de la priorización. Un efecto secundario bienvenido: negarse sistemáticamente a discutir las medidas en la primera mitad de la retro también es una gran ventaja para el timeboxing.

Consejo 3: Sólo medidas concretas (ver ejemplos)

Quizá hayas oído lo mismo: “Bueno, pongamos como medida ‘Que todo el mundo preste atención a ser más amable’”. No es de extrañar que se perciba que las retrospectivas no añaden valor cuando la formulación de las medidas es tan vaga y poco caritativa.

Si una cuestión es lo suficientemente importante como para que haya aterrizado en el top 3 de la priorización, entonces también hay que hacer el esfuerzo de formular la medida SMART. Todo el mundo lo sabe ya y debería ser norma aplicarlo también a las medidas de las retrospectivas: Los criterios SMART.

Con algunos temas, puede parecer difícil formular medidas concretas. He aquí algunos ejemplos de lo que se debe y no se debe hacer al formular medidas:

No es así:	Pero así:
Todo el mundo se asegura de ser más amable con los demás.	La próxima semana: Una comprobación después de cada cita para expresar agradecimiento y reflexionar sobre el debate.
Más empatía en las videollamadas	La semana que viene, todo el mundo enciende su cámara.
Mejor descripción del trabajo	La semana que viene, fija un taller para ampliar nuestra “Definición de Listo”.
Ve al grano más rápido en el Diario	Hasta la próxima retro, intenta un timeboxing de 2 minutos por persona en el Diario

Importante a la hora de formular las medidas: 

• Las medidas no deben ser demasiado ambiciosas. Por ejemplo, verás que en el ejemplo sólo se trata de “organizar un taller”. Por lo tanto, queda completamente abierto qué decisión se tomará en este taller. El tiempo en la retro debe servir para identificar los temas más importantes, no para resolverlos inmediatamente. La coordinación de una cita de seguimiento (llamada “Breakout Session” en nuestro caso) también puede ser una buena medida - 10 veces mejor que “Mejor descripción de la tarea” en cualquier caso ;-)
• Las medidas también pueden ser pequeños experimentos: quizá no todo el mundo esté de acuerdo en que la medida dé sus frutos. La regla aquí es: “La prueba del pudín está en comerlo”. Si no hay razones importantes en contra, formula la medida de forma que el cambio sólo se pruebe durante la semana o el mes siguientes.

Consejo 4: Define el objetivo y la medida por separado (con un ejemplo)

A menudo, el equipo se pone rápidamente de acuerdo sobre cuál es el objetivo común. Las ideas sobre cómo lograr este objetivo pueden, por supuesto, seguir siendo muy divergentes.

Por lo tanto, a menudo es útil acordar primero un objetivo común. Sólo cuando se ha definido un objetivo claro se puede empezar a diseñar posibles medidas.

Al revisar la medida más adelante, el objetivo ayuda como ancla para evaluar la eficacia de una medida. Si se alcanza un objetivo, se puede completar una medida. Si la medida se ha aplicado, pero el objetivo aún no se ha alcanzado, podría ser útil definir una medida de seguimiento. Si un objetivo se ha vuelto obsoleto debido a nuevas condiciones marco, se puede descartar una medida, independientemente de si ya se ha aplicado o no.

En términos más estructurados, el esquema de la revisión de la acción podría ser el siguiente:

	Objetivo cumplido	Objetivo no alcanzado
Medida aún abierta	Rechaza la medida	Poner la medida en reenvío
Medida completada	Medida completa	Si es necesario, planifica una medida de seguimiento

Entonces, ¿qué aspecto puede tener un objetivo bien formulado para una medida? He aquí de nuevo algunos ejemplos adecuados de medidas y objetivos correspondientes:

Mide	Destino
La próxima semana: Una comprobación después de cada cita para expresar agradecimiento y reflexionar sobre el debate.	Crear un ambiente de trabajo más agradable en los debates
La semana que viene, todo el mundo enciende su cámara.	Mejor integración de todos los participantes en las videollamadas
La semana que viene, fija un taller para ampliar nuestra “Definición de Listo”.	Menos consultas y tiempos de espera al ejecutar tareas.
Prueba a marcar un tiempo de 2 minutos por persona en el Diario	Diarios más cortos con partes de conversación equilibradas.

Consejo 5: Establece la revisión de la acción como un punto fijo del orden del día en las retrospectivas

Si ya te estás tomando la molestia de formular medidas concretas y el objetivo correspondiente, no debes dejar de lado la guinda del pastel: Establece una revisión periódica de las acciones en tu ciclo de sprints.

Personalmente, me sorprende que la revisión de las acciones no sea (todavía) un punto fijo del orden del día de las retrospectivas de los sprints en la Guía Scrum. En cualquier caso, mi recomendación sería añadirlo aquí: Guía Scrum.

Dependiendo de la frecuencia de tus retrospectivas, también puede ser útil debatir la revisión de la acción en la reunión diaria/semanal del equipo.

Consejo 6: Utiliza el timeboxing en retro para crear el espacio necesario para definir buenas medidas

A menudo, la retrospectiva atrae mucha energía y, tras 60 minutos de debate, a los equipos les suele costar recomponerse y reunir la energía necesaria para definir buenas acciones.

Por tanto, como moderador de una retrospectiva, debes vigilar el encajonamiento del tiempo y dejar tiempo suficiente después de priorizar/votar para derivar medidas. 5 minutos al final de una retrospectiva no bastan para derivar buenas medidas. Sobre todo si los miembros del equipo ya están pensando en la próxima reunión.

Mi opinión personal: Abstente de hacer maratones retro de 90 minutos o más. No puedo culpar a ningún miembro del equipo por no tener la concentración suficiente para derivar buenas medidas después de citas tan largas. Las retros también pueden ser muy valiosas en 30, 45 o 60 minutos. Al mismo tiempo, según mi experiencia, las medidas son mejores. 

Personalmente, siempre preferiría invertir 45 minutos cada dos semanas en una retrospectiva que 90 minutos una vez al mes. Por supuesto, esto también depende del ciclo de sprint del equipo. Tal vez a tu equipo le pase lo mismo. Pregúntales y, si no estáis seguros, probadlo :-)

Una cosa que me gustaría añadir, independientemente de las retrospectivas: las reuniones individuales o el coaching periódicos con tus compañeros pueden tener un efecto decisivo en el rendimiento de tu equipo. ¡E incluso se pueden llevar a cabo de forma empírica! Si te interesa este tema, échale un vistazo aquí: Aquí encontrarás 129 preguntas para reuniones individuales (o entrevistas de evaluación) , aquí están las 3 mejores herramientas para las evaluaciones de desempeño en comparación y para una visión general rápida nuestro Comparación de software para reuniones 1:1 .

Consejo 7: No crees un backlog de medidas en las retrospectivas

“Oh, teníamos tantas ideas buenas para medidas que no llegaron al Top 3, ¿debería crear un backlog para ellas?” - No.

Las retrospectivas siempre empiezan con la obtención de nuevos comentarios del equipo por una buena razón. Así, si un tema es realmente importante, se vuelve a incluir automáticamente en el orden del día de una retrospectiva a través de los comentarios del equipo. Según nuestra experiencia, mantener un backlog separado es contraproducente. En la retrospectiva, debes colocar tus nuevas ideas y comentarios en la ronda. En una retrospectiva, nadie quiere ver una larga lista de ideas pasadas sobre medidas que a menudo tienen poco que ver con los retos actuales del equipo. 

La regla es: lo que es importante para el equipo vuelve a la agenda de una retrospectiva sólo a través de los comentarios del equipo. Las retrospectivas no necesitan una lista de medidas pendientes.

Consejo 8: Reflexiona sobre la calidad de los elementos de acción con el equipo

Regularmente, por ejemplo una vez al trimestre, debes reflexionar conscientemente sobre la calidad de las acciones y retrospectivas junto con el equipo. 

¿Nos han hecho avanzar los puntos de acción y los retros en su conjunto? Si no, ¿por qué no? ¿Cuáles son las causas (para ello puede utilizarse el método de los 5 Porqués)? 

También puede ser útil un chequeo retrospectivo sobre este tema. En las retrospectivas de chequeo, pides al equipo que esté de acuerdo con una afirmación en una escala del 1 al 7. Sólo necesitas afirmaciones precisas para obtener una respuesta válida del equipo.

En nuestra herramienta (más información abajo), por ejemplo, se ve así. Por supuesto, también puedes adaptar las afirmaciones. Échale un vistazo, tal vez quieras probarlo con tu equipo: Echometer - sin inicio de sesión

Consejo 9: Prueba Echometer

Una ayuda sencilla para derivar buenas medidas son las herramientas de retrospectiva. Pueden quitarte mucho trabajo de encima, incluyendo la revisión de medidas, el timeboxing, pero también la derivación cualitativa de medidas. La retrospectiva ya no es un monólogo, sino un debate animado, y tú puedes brillar como moderador/a 🙂

Te damos indicaciones concretas en la herramienta sobre cómo derivar buenas medidas, y se puede utilizar tanto online a distancia como offline. Si necesitas más información, consulta nuestro artículo sobre “ 7 pizarras retro inteligentes en comparación ”.

Por cierto, puedes realizar una retro con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.

Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace:

Seleccionar y empezar el método de retrospectiva

Son posibles muchos métodos diferentes si estás interesado: Más de 30 métodos retrospectivos .

Si aún no estás seguro, puedes dejar que uno de nuestros usuarios te convenza aquí: Experiencias del Agile Coach Holger con nuestra herramienta .

Conclusión: Buenas medidas, buenas retrospectivas

Si tú y tu equipo domináis el arte de sacar buenas acciones de las retrospectivas, te sorprenderá lo mucho que tu equipo apreciará las retrospectivas.
En Echometer preguntamos a los equipos sobre el “Rendimiento del tiempo invertido” después de cada retrospectiva y podemos concluir: Las medidas bien formuladas aumentan significativamente la satisfacción de los equipos con las retrospectivas.

Si sigues los consejos anteriores, ¡nada puede salir mal! Así que ¡buena suerte en la obtención de medidas para tu próxima retrospectiva!

Por cierto, uno de los mejores métodos para desarrollar de forma sostenible la mentalidad ágil de los miembros del equipo es la implementación de un Health Check ágil. Nuestro kit de herramientas gratuito Team-Health Check puede ayudarte a hacer las preguntas correctas: haz clic y explora: Kit de chequeo médico del equipo

Créditos

Foto de “Luis Villasmil en Unsplash”