¿El jefe de equipo modera la retrospectiva? 10 consejos clave

¡Hola, queridos Team Leads de equipos ágiles! Como psicólogo y Scrum Master, hoy comparto algunos consejos esenciales para moderar retrospectivas ágiles cuando uno mismo no está en el rol de Scrum Master, sino más bien en el de Team Lead o, de alguna forma, “jefe”. ¿Cómo puedes, como líder y Servant Leader, sacar el máximo provecho de este importante momento en el proceso ágil? ¡Busquemos juntos las respuestas!

Lo primero es lo primero: no hace falta decir que no es ideal que moderes la retrospectiva ágil como jefe de equipo, es decir (dependiendo de tu forma organizativa específica) potencialmente incluso como responsable oficial de la toma de decisiones de un empleado. ¿Por qué? 

Por supuesto, esto se debe a que puede inhibir en gran medida la atmósfera abierta y absolutamente necesaria en el equipo. Cuanto menos abiertos estéis a compartir opiniones sinceras, menos fructífera será vuestra retrospectiva. Incluso puede acabar en el llamado scrum zombi.

A este respecto, si es posible, trata de tener un moderador lo más neutral posible para tu retrospectiva. Sin embargo, si esto no es posible por el motivo que sea, aquí tienes al menos algunos consejos para sacar el máximo partido a tu situación.

1. La preparación es crucial:

   • Prepara bien la retrospectiva fijando el orden del día con antelación. Asegúrate de que se ha previsto tiempo suficiente para cada fase.
   • Recoge opiniones o temas de los miembros del equipo con antelación para que el debate sea más específico. Herramientas como Echometer, por ejemplo, pueden ayudarte a hacerlo mediante una encuesta.

2. Crea un ambiente positivo:

   • Haz hincapié en el carácter constructivo de la retrospectiva. El objetivo es identificar mejoras, no culpar. En resumen, no olvides incluir también la pregunta “¿Qué ha ido bien?”.
   • Utiliza rompehielos o juegos breves para crear un ambiente relajado y acercar al equipo.

3. Vigila la hora:

   • Asegúrate de que la retrospectiva se mantiene dentro del plazo especificado. Respeta el tiempo de los miembros del equipo y cíñete a la agenda prevista.

4. Utiliza diversas técnicas retrospectivas:

   • Utiliza distintos métodos para crear variedad y destacar distintos aspectos de la colaboración. Aquí tienes 50 ideas de retrospectiva ágil para cada equipo .

5. Céntrate en medidas concretas:

   • Asegúrate de que durante la retrospectiva se identifiquen acciones y medidas concretas para abordar las áreas de mejora identificadas; solo entonces el equipo sentirá que tú, como líder, le tomas en serio.

6. Fomenta la participación activa:

   • Anima a todos los miembros del equipo a participar activamente. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de compartir su perspectiva.

7. Sé neutral y objetivo: tu opinión es la última:

   • Como moderador, intenta mantenerte neutral y objetivo. Evita intervenir demasiado en el debate o dominar con tu opinión. Como líder, puedes influir mucho en los demás con tu opinión y contribuir masivamente al “pensamiento grupal”. Regla básica sencilla: tu opinión debe ser la última en mencionarse.

8. Obtén información sobre el proceso:

   • Después de la retrospectiva, pide feedback para mejorar también tu moderación. Esto demuestra que estás abierto a sugerencias y que apoyas la mejora continua. Por ejemplo, en Echometer ha demostrado su eficacia el “ROTI-Score”: Una simple pregunta sobre lo bien que se invirtió el tiempo en la retro, “Return On Time Invested”.

9. Registra los resultados:

   • Documenta los resultados de la retrospectiva, incluidas las acciones identificadas. Esto ayuda al seguimiento y muestra el progreso a lo largo del tiempo.

10. Promover la autoorganización:

    • Anima al equipo a encontrar soluciones autoorganizadas. Dales libertad para mejorar sus propios procesos y ayúdales a asumir responsabilidades.

11. Habilita las opiniones anónimas:

    • Si es necesario, ofrece la oportunidad de hacer comentarios anónimos. A veces los miembros del equipo se sienten más libres para expresar sus opiniones si están seguros de que su identidad está protegida. Especialmente si estás moderando la retro como jefe de equipo. Herramientas como Echometer también pueden ayudarte mucho en este sentido.

"¡Muchos miembros del equipo no se atreven a hablar!"

Resuelve este reto

"¡Descubrimos demasiados problemas y fallos inesperados en una fase tardía!"

Resuelve este reto

"¿Por qué a veces tardo horas en preparar una simple retrospectiva?"

Resuelve este reto

De muchos de los puntos mencionados anteriormente se puede encargar una buena herramienta de desarrollo retro y de equipo, como Echometer. Se ha desarrollado especialmente para cuando no hay un Scrum Master dedicado a tiempo completo en los equipos.

Echometer es una herramienta digital que ayuda a los jefes de equipos ágiles con las retrospectivas ágiles y los Health Check de equipo. Ya sea a distancia, híbrido o in situ: hace que el coaching de equipo sea medible y profesionaliza tu trabajo, a la vez que te ahorra mucho trabajo. Echa un vistazo a nuestro sitio web para obtener más información: www.echometerapp.com.

También merece la pena un experimento: Tú, como Team Lead, dejas que el equipo realice una retro sin ti y preguntas si esto es preferible para el equipo.

Christian Heidemeyer, psicólogo y Scrum Master

Moderar retrospectivas ágiles es algo más que hablar. La escucha activa, la diversidad de perspectivas, las acciones concretas y muchas otras cosas (ver más arriba) son la clave de su éxito a medio plazo.

Por último, otra vez la indicación: Si alguna vez quieres probar cómo se siente al desarrollar tu equipo con nuestra herramienta: Puedes iniciar una retrospectiva ágil a continuación sin necesidad de registrarte, en este caso el taller “Keep, Stop, Start”. 

También puedes reenviar nuestro sitio web a los compañeros responsables: www.echometerapp.com.

Cómo hacerlo

Mantener Stop Start Retro: Así es como funciona la retroalimentación

1. Rompehielos aleatorio (2-5 minutos)

   Echometer os proporciona un generador de preguntas aleatorias para el registro.

2. Revisión de las medidas abiertas (2-5 minutos)

   Antes de empezar con nuevos temas, debéis hablar una vez sobre el control de eficacia de lo que ha sido de las medidas de las retrospectivas pasadas. Echometer enumera automáticamente todos los elementos de acción abiertos de las retrospectivas pasadas.

3. Discutir temas de retroalimentación

   Utilizad las siguientes preguntas abiertas para recopilar vuestras conclusiones más importantes. Primero, cada uno por su cuenta de forma encubierta. Echometer permite revelar cada columna del tablero de retroalimentación individualmente para luego presentar y agrupar los comentarios.

   • Continúa: ¿Qué debemos conservar?
   • Detener: ¿Con qué debemos detenernos?
   • Inicio: ¿Qué debemos empezar a hacer?

4. Pregunta comodín (recomendada)

   Para que también haya un lugar para otros temas:

   • ¿De qué más te gustaría hablar en la retroalimentación?

5. Priorización / Votación (5 minutos)

   En el tablero de retroalimentación de Echometer podéis priorizar fácilmente los comentarios con la votación. La votación es, por supuesto, anónima.

6. Definir medidas (10-20 minutos)

   Se puede crear una medida enlazada a través del símbolo más en un comentario. ¿Aún no estás seguro de qué medida sería la correcta? Entonces, abrid una pizarra blanca sobre el tema a través del símbolo más para hacer una lluvia de ideas sobre las causas raíz y las posibles medidas.

7. Checkout / Cierre (5 minutos)

   Echometer os permite recopilar comentarios anónimos del equipo sobre lo útil que fue la retroalimentación. Esto crea la puntuación ROTI ("Retrun On Time Invested"), que podéis seguir a lo largo del tiempo.

Mantener Stop Start Retro

Continúa: ¿Qué debemos conservar?

Detener: ¿Con qué debemos detenernos?

Inicio: ¿Qué debemos empezar a hacer?

Abre este formato ahora Adáptate...