¿Cómo se puede animar a los subordinados directos y a los empleados a prepararse para las reuniones individuales?

Existen varias medidas y enfoques posibles si su subordinado directo o empleado no acude preparado a la reunión periódica (normalmente quincenal) con usted como su jefe.

Aquí está la efectividad de los enfoques o medidas según mi experiencia y conocimiento personal como líder, Scrum Master y psicólogo, ordenada: ¿qué medidas funcionan mejor?

Mide	Valoración	Contexto
Escriba recordatorios periódicos	1: Baja eficacia	Si los empleados están desmotivados y son poco imaginativos, los recordatorios tienen poco efecto
Aclarar el objetivo del 1 a 1	2: Eficacia media	Aclarar juntos el objetivo real de las conversaciones individuales puede ser útil y reducir la presión o la ansiedad entre los empleados.
Centrarse en lo que funciona bien	3: Alta eficacia	Hablar de cosas en las que simplemente surge una conversación natural puede ser muy bueno para desarrollar una relación de confianza.
Dar ejemplo	2: Eficacia media	Tomarse el tiempo suficiente para una buena preparación es un requisito previo para poder esperar lo mismo del empleado.
Hablar de temas no laborales	3: Alta eficacia	Los temas no laborales pueden ser excelentes para desarrollar la confianza mutua, y esto facilita la apertura.
Aclarar la motivación	2: Eficacia media	¿Confrontación directa con el hecho de que los empleados parecen menos motivados para sacar temas? Subóptimo, mejor aclarar las expectativas generales de la cita
Centrarse en lo aprendido	2: Eficacia media	Centrarse en reflexionar sobre lo que los empleados han aprendido recientemente puede ser bastante eficaz.
Cambiar el ritmo	1: Baja eficacia	Ésta debe ser una de las últimas medidas que se tomen y sólo debe hacerse si ambas partes no tienen necesidad de ella, la cooperación está optimizada y se presta poca atención al desarrollo de los empleados.
Utilizar herramientas 1 a 1	2: Eficacia media	El uso de programas informáticos especialmente desarrollados para reuniones individuales, como Echometer, puede ayudarle a prepararse rápidamente, documentar las reuniones y formular buenas preguntas de reflexión como líder.

Espero que el contexto le ayude a entender de dónde saco mi valoración de la eficacia.

Guía paso a paso: mejor preparación de los subordinados directos en las reuniones 1 a 1

¿Le gustaría que sus desarrolladores de software estuvieran mejor preparados para las reuniones individuales con usted como directivo y pusieran temas sobre la mesa más a menudo? Basándome en la tabla anterior con la eficacia estimada de las medidas, recomendaría la siguiente guía paso a paso:

1. Creación de relacionesSi aún no os conocéis mucho o no tienes una buena relación con el empleado, habla de temas informales para generar más confianza. 

2. Clarificar las expectativasDefinid juntos por qué celebráis las reuniones 1 a 1 en primer lugar (por ejemplo, desarrollo del empleado, resolución de bloqueos, etc.). Algunos empleados pueden temer que ciertas declaraciones hechas en la reunión 1 a 1 puedan ser utilizadas en su contra en la evaluación anual del rendimiento.

3. Haga buenas preguntasComo directivo, debe tener un plan sobre cómo quiere entrenar a su empleado, independientemente de éste. A este respecto, debería revisar periódicamente diversos temas y reflexionar sobre ellos junto con el empleado, por ejemplo:

   1. Satisfacción de los empleados con el feedback
   2. Satisfacción de los empleados con el trabajo en general
   3. Satisfacción de los empleados con las reuniones

4. Probar herramientasUn truco para lograr una mayor participación de los empleados también puede ser el uso de software específico para reuniones 1 a 1, como Echometer. Echometer ayuda a ambas partes a prepararse bien con la ayuda de plantillas, pero también de recordatorios y documentación automatizada.

Si ha gestionado estos cuatro pasos, la probabilidad de que el empleado esté bien preparado en la reunión individual debería aumentar considerablemente.

Preguntas frecuentes

He aquí algunas preguntas frecuentes en este contexto.

¿Por qué los informes directos no vienen preparados a las reuniones individuales?

Puede haber muchas razones por las que sus empleados o subordinados directos no estén tan bien preparados para la evaluación del rendimiento o la reunión individual periódica. Estas son las tres razones más importantes que debe analizar:

• seguridad psicologicaLos empleados no confían en sí mismos o no se sienten psicológicamente seguros.
• IgnoranciaLos empleados no saben qué temas deben llevar o desconocen las expectativas de la reunión 1-1.
• MotivaciónLos empleados no están interesados en seguir desarrollándose ni en participar activamente en las mejoras.
• HerramientasUnas herramientas de reunión 1 a 1 o un software de vídeo deficientes también pueden reducir la motivación de los empleados, mientras que las herramientas dedicadas a las reuniones 1 a 1, como Echometer, pueden aumentarla.

¿Por qué algunos Direct Reports parecen tan desmotivados y participan tan poco en las reuniones?

Puede haber muchas razones por las que algunos empleados o subordinados directos no participen en las reuniones y conversaciones 1 a 1 con los directivos. He aquí algunas razones fundamentales que deberías analizar.

• seguridad psicologicaLos empleados no confían en sí mismos o no se sienten psicológicamente seguros.
• ExpectativasLos empleados no se dan cuenta de que se espera de ellos un alto nivel de participación en las reuniones.
• IncompetenciaEs posible que los empleados tengan poco que aportar en cuanto al contenido de algunos temas.
• Objetivos poco claros y poco atractivosUna razón sencilla para la baja motivación puede ser que el objetivo actual del equipo no esté claro o no parezca atractivo para el empleado.

Si quieres aprender más sobre la psicología de la motivación, también te recomiendo este eBook: 12 talleres para motivar más al equipo .

¿Qué puedo hacer como director de ingeniería de software para ayudar a los desarrolladores e ingenieros de software a prepararse mejor para las reuniones 1 a 1 conmigo como director?

Según la tabla y el proceso paso a paso anterior, hay cuatro pasos sencillos:

1. Establezca una buena relación con los empleados para que se abran de verdad.
2. Deje claro lo que espera de los empleados en las reuniones 1 a 1. Posiblemente establezca un objetivo de desarrollo para el empleado.
3. Prepárese para la reunión 1 a 1 con buenas preguntas
4. Pruebe un software específico para reuniones 1 a 1, como Echometer, que le ayuda con diversas funciones a aumentar el compromiso de sus empleados en las reuniones 1 a 1.