Si Sherlock Holmes fuera el jefe de un equipo, ¿qué haría? Sí, es cierto. Haría el ridículo llevando su gorra Deerstalker en la oficina y en las llamadas online. Pero no me refiero a eso.
Sherlock Holmes es muy inteligente, por lo que llegaría rápidamente a una conclusión obvia: La relación y la comunicación con los miembros de su equipo es una de sus palancas clave para el éxito del equipo. Y hay una reunión en particular que está diseñada precisamente para eso: la reunión individual con sus colegas (para la que existen algunas plantillas profesionales individuales, pero hablaremos de ello más adelante).
Entonces, Sherlock, ¿atribuyes ya un valor adecuado a las conversaciones 1 a 1? ¿O tus conversaciones cara a cara pertenecen al 52% mencionado en la cita siguiente? En cualquier caso, este texto te ayudará a llevar tus conversaciones cara a cara al siguiente nivel. En particular, te ayudarán nuestras plantillas y agendas de muestra gratuitas para las conversaciones cara a cara.
"52% de los empleados pierden la atención en las reuniones en los primeros 30 minutos".
Objetivo y finalidad de las reuniones individuales
Como ya se ha indicado, las reuniones 1 a 1 tienen objetivos diferentes. A vista de pájaro, se trata simplemente de conducir a los empleados en un diálogo personal (con o sin una plantilla de reunión profesional 1 a 1).
Si dirijo mal, mis mejores empleados abandonarán en el peor de los casos sin que yo esté preparado para ello. Otra consecuencia sería que no se alcanzaran los objetivos del equipo porque las actividades de sus miembros no estuvieran armonizadas. Ambas cosas arrojarían una luz muy pobre sobre mis competencias como gestor o jefe. Así que aquí estamos en el primer objetivo de las buenas reuniones individuales (las malas reuniones individuales suelen provocar la reacción que ves en la siguiente imagen...).
Basándome en esto, el primer objetivo de las reuniones individuales es construir una buena relación de confianza y respeto con los miembros de mi equipo. Sólo entonces me comunicarán abiertamente los conflictos y las tensiones. También es la única forma de que pueda cumplir mi papel de líder servidor o entrenador y ayudar a los empleados a seguir desarrollándose. Por supuesto, unas buenas plantillas individuales, impresas o digitales, pueden ayudar en este sentido.
No en todas las reuniones individuales, pero sí en muchas, el segundo objetivo clave de las reuniones individuales periódicas es asegurarme de que las actividades o tareas de los miembros de mi equipo se realizan correctamente. El grado en que debo intervenir aquí depende en gran medida del nivel de madurez de mi subordinado directo. En principio, sin embargo, la reunión individual (ya sea virtual o en la oficina) puede ser una buena oportunidad para resolver bloqueos en las tareas en curso, plantear retos y remitir a los compañeros de equipo a los lugares adecuados para reforzar la comunicación dentro del equipo.
Llegados a este punto, me gustaría darte un consejo concreto para ayudarte a conseguir el objetivo de unas buenas conversaciones individuales: adáptalas a tu subordinado directo. Algunas personas quieren más feedback, por ejemplo, mientras que otras quieren más orientación en relación con sus actividades actuales. Esto también puede verse en estas estadísticas sobre la Generación Z, por ejemplo.
"76% de los empleados de la Generación Z quieren más oportunidades para aprender y aplicar nuevas habilidades".
Antes de pasar a nuestras plantillas imprimibles gratuitas, modelos de órdenes del día, muestras y preguntas para conversaciones individuales, me gustaría darte algunos elementos de reflexión críticos.
Por qué no debes utilizar plantillas (imprimibles) 1 a 1
Cuando los directivos me piden una plantilla o un modelo de orden del día para las reuniones individuales, me vuelvo cauteloso. ¿Qué pretenden conseguir exactamente? Por eso me gustaría hacer una breve lista de comprobación de lo que caracteriza a las buenas y a las malas reuniones individuales:
Características de las buenas conversaciones 1 a 1:
- Las conversaciones están llenas de energía
- Momentos regulares de éxito o satisfacción porque se han completado las tareas
- Mejoras medibles de las habilidades (por ejemplo, mediante encuestas)
- A veces estás un poco nervioso antes de estas conversaciones (por ejemplo, porque quieres compartir una opinión constructiva).
- Ambos interlocutores realizan un seguimiento regular
Características de las malas llamadas 1 a 1:
- Después de la pequeña charla, no hay más temas
- 1 a 1 se mueven
- Has vuelto a olvidar los nombres de los dos hijos de tus empleados
- Los 1 a 1 no son preparados por ninguna de las partes
Mi pregunta es: ¿Crees que mejoras tus reuniones 1 a 1 utilizando la misma plantilla o agenda para cada reunión y para cada miembro del equipo? Espero que no.
Es mejor que adaptes ambos en cada caso. Por tanto, te recomiendo que utilices varias plantillas o formularios para tu situación particular, con el fin de alcanzar los objetivos mencionados: conversaciones 1:1 enérgicas y productivas. Las plantillas imprimibles que figuran a continuación pueden ayudarte a conseguirlo.
Por cierto, el contenido de las plantillas procede del software Echometer para llamadas 1 a 1. Así que si quieres ponértelo especialmente fácil, prueba gratis nuestra herramienta.
Preguntas modelo: ¿Cómo empiezas la reunión individual con los empleados?
En cuanto a la pregunta "¿Cómo iniciar una reunión individual con los empleados? Para escuchar honestamente la opinión de tus empleados, necesitas una buena relación con ellos. Una buena relación ayuda a crear las condiciones para unas buenas conversaciones uno a uno: Un ambiente de conversación relajado.
Ya sean junior o senior, los subordinados directos suelen ponerse nerviosos cuando hablan con su propio jefe en persona. Tienen la actitud: "No digas algo equivocado". Esta actitud es, por supuesto, veneno para una buena conversación y un ambiente relajado. Es una mala base para cualquier buen orden del día de una reunión individual.
Aquí es donde entra en juego un pequeño truco o consejo para las buenas reuniones uno a uno: los rompehielos de las reuniones, es decir, las preguntas de comprobación que rompen el hielo de la conversación y reducen el nerviosismo de tu subordinado directo. Aquí tienes algunas sugerencias de buenos y divertidos rompehielos para reuniones individuales:
Para empezar: reunión individual para romper el hielo
- ¿Cómo va tu día/semana hasta ahora?
- ¿Cómo te sientes ahora mismo, en una escala del 1 (mal) al 10 (bien)?
- ¿Has hecho o planeado algo emocionante para el fin de semana?
- ¿Hay algún libro, película o serie que recomendarías?
- ¿Qué tiempo hace donde estás: soleado, tormentoso, lluvioso, con niebla, nublado?
- Si pudieras hacer una cosa hoy, ¿qué sería?
- ¿Ha habido algo de lo que te hayas alegrado especialmente últimamente?
Buenas plantillas para reuniones individuales
Vayamos por fin al centro de este artículo – las plantillas imprimibles para reuniones cara a cara.
En primer lugar: Por supuesto, también puedes personalizar las plantillas y formularios gratuitos a tu idioma en alemán, español, neerlandés, francés o portugués, finés y sueco. Para ello, sólo tienes que cambiar el idioma en la esquina superior derecha de nuestro sitio web y la plantilla aparecerá en tu idioma.
Así pues, empecemos con una plantilla estándar para reuniones individuales semanales o mensuales.
Temas típicos de las reuniones individuales
Basándote en las plantillas y formularios profesionales gratuitos anteriores, por supuesto también puedes predecir cuáles son los temas típicos de las evaluaciones individuales de los empleados. Puedes utilizar esto para prepararte mentalmente para cualquier pregunta difícil.
He aquí algunos ejemplos de temas y preguntas típicos de reuniones individuales que podrían surgir de tus empleados. Se trata, por supuesto, de escenarios teóricos – Tendrás suerte si todos los miembros de tu equipo introducen estos temas de forma tan activa en el orden del día. En cualquier caso, debería ser útil:
Ejemplos de temas y preguntas de los empleados en las reuniones 1 a 1
- Reflexiona sobre las prioridades
- Posible tema: "No estoy seguro de si debo centrarme en la tarea A o en la B – ¿Qué prioridad crees que tiene prioridad?"
- Alineación: lo que hace un buen trabajo
- Posible tema: "¿Cómo podemos garantizar que mi trabajo cumple las expectativas de las partes interesadas? ¿Hay ejemplos concretos de cómo reconoces el "buen trabajo"?"
- Da tu opinión
- Posible tema: "Me gustaría saber qué te pareció mi presentación en la última demostración del producto al cliente – ¿hay algo que pueda mejorar?"
- Retos y bloqueos
- Posible tema: "Tengo problemas para obtener apoyo del equipo de marketing, lo que está retrasando mi proyecto. ¿Puedes ayudarme a solucionarlo?"
- Desarrollo personal y objetivos profesionales
- Posible tema: "Me interesa el nuevo proyecto en el Equipo de Software Backend – ¿crees que tengo las habilidades adecuadas para ello, o hay algo que debería aprender primero?"
- Carga de trabajo y bienestar
- Posible tema: "Tengo la sensación de que la carga de trabajo actual no es viable sin comprometer la calidad – ¿podemos hablar de cómo podríamos adaptar esto?"
- Ideas e innovaciones
- Posible tema: "Tengo una idea sobre cómo podríamos hacer más eficiente el proceso Z – ¿podemos discutirlo brevemente para ver si tiene sentido?"
- Relaciones en el equipo
- Posible tema: "Me doy cuenta de que la comunicación con mi colega Max es a veces difícil – ¿tienes alguna idea sobre cómo podría abordarlo mejor?"
- Necesidad de apoyo
- Posible tema: "Necesito más contexto sobre los objetivos del proyecto – ¿podrías decirme cuál es el objetivo final, o con quién podría hablar al respecto?"
- Una mirada al futuro
- Posible tema: "¿Qué proyectos o cambios importantes se avecinan para los que debo prepararme?"
Entonces, ¿te sientes mejor preparado para tu próxima entrevista individual de evaluación? Si no es así, he adjuntado a continuación una FAQ por si fuera necesario. Pero por ahora, saquemos una conclusión provisional.
Conclusión - Buenas plantillas de reuniones individuales
Las reuniones individuales son una herramienta indispensable para cualquier jefe que valore la colaboración eficaz y agradecida. Este artículo no sólo ha demostrado lo importantes que son estas reuniones para el desarrollo del equipo y el éxito de la empresa, sino que también ofrece prácticas plantillas gratuitas, modelos de órdenes del día, preguntas y rompehielos para mejorar la calidad de estas reuniones.
La clave del éxito de las reuniones individuales reside en adaptarlas a las necesidades de cada miembro del equipo. En lugar de basarte en plantillas rígidas e imprimibles, debes organizar las reuniones con flexibilidad para debatir los retos operativos y fortalecer las relaciones.
Tanto si se trata de priorizar, de dar feedback o de desarrollo personal –, los enfoques aquí presentados te ayudarán a mantener conversaciones enérgicas y productivas. Utiliza los consejos para eliminar bloqueos, generar confianza y aprovechar todo el potencial de tus empleados. Esto no sólo hará que tu equipo sea más eficiente, sino también más motivado y satisfecho.
FAQ - Preguntas más frecuentes
Vayamos por fin al centro de este artículo – las plantillas de reuniones individuales.
Por supuesto, también puedes personalizar la plantilla a tu idioma en alemán, español, holandés, francés o portugués, finlandés y sueco. Para ello, sólo tienes que cambiar el idioma en la esquina superior derecha de nuestro sitio web y la plantilla aparecerá en tu idioma.
"52% de los empleados pierden la atención en las reuniones en los primeros 30 minutos".
Buenas plantillas para reuniones individuales
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Buenas plantillas para reuniones individuales
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Por supuesto, también puedes personalizar la plantilla a tu idioma en alemán, español, holandés, francés o portugués, finlandés y sueco. Para ello, sólo tienes que cambiar el idioma en la esquina superior derecha de nuestro sitio web y la plantilla aparecerá en tu idioma.
"52% de los empleados pierden la atención en las reuniones en los primeros 30 minutos".
Buenas plantillas para reuniones individuales
Buenas plantillas para reuniones individuales
Buenas plantillas para reuniones individuales
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Por supuesto, también puedes personalizar la plantilla a tu idioma en alemán, español, holandés, francés o portugués, finlandés y sueco. Para ello, sólo tienes que cambiar el idioma en la esquina superior derecha de nuestro sitio web y la plantilla aparecerá en tu idioma.
Ejemplos de invitaciones individualizadas a empleados para reuniones 1 a 1
Sin embargo, si el motivo de la entrevista de evaluación periódica es de carácter individual, también debes incluirlo en el correo electrónico de invitación y quizá incluso en el asunto. Aquí tienes algunos ejemplos y plantillas de cómo puede quedar esto en el correo electrónico de invitación o de consulta.
Ejemplo de plantilla 1: Invitación por correo electrónico para reuniones individuales con nuevos empleados
Un motivo habitual para iniciar una nueva serie de reuniones 1 a 1 es la iniciación y familiarización de nuevos compañeros. En este caso, el siguiente texto o plantilla es adecuado para la invitación por correo electrónico: Hola [nombre del empleado],
¡Bienvenido al equipo! Espero que ya sientas que estás en buenas manos con nosotros y que hayas podido obtener tus primeras impresiones positivas.
Para proporcionarte el mejor apoyo posible durante tu periodo de inducción, me gustaría introducir reuniones regulares 1:1 contigo. Estas reuniones son una plataforma para aclarar tus dudas, hablar de tus progresos y de cualquier reto, y ayudarte a asentarte bien con nosotros.
Me gustaría concertar nuestra primera cita el [fecha y hora]. La cita dura unos [duración] minutos. Por favor, hazme saber si te parece bien. A continuación, añadiré la serie de fechas a nuestros calendarios.
Sugiero que guardemos aquí nuestras notas conjuntas sobre la preparación de las reuniones 1:1 para que ambos podamos acceder a ellas: [enlace].
¡Estoy deseando conocerte aún mejor y trabajar contigo!
Saludos cordiales
[Tu nombre]
Antes de seguir adelante, me gustaría darte un consejo rápido sobre cómo llevar tú mismo la reunión uno a uno a un nuevo nivel: Con nuestro software de reuniones 1-1 Echometer.
Nuestras plantillas de conversación interactiva no sólo harán que tu conversación sea más divertida y productiva, sino que de repente se pondrán sobre la mesa acciones eficaces de forma orgánica. Pruébalo, por ejemplo, con la plantilla que aparece a continuación:
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Comunicación
Dónde ves a tu equipo: ¿Cómo se distribuyen las contribuciones?
¿Dónde te ves? ¿Qué papel desempeñas, según la reunión?
¿Cuál sería un primer paso para garantizar que las contribuciones se distribuyen más equitativamente dentro del equipo?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Fracasa hacia adelante
¿Cuándo fue la última vez que tuviste la sensación de que te habías equivocado con algo?
¿Cómo reaccionaste ante este error?
¿Cuál sería una visión constructiva de este "error"?
¿Cuáles son los próximos errores importantes que debes cometer para acercarte a tus objetivos?
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: aprende de los mejores
¿A quién admiras en tu equipo y por qué?
¿Cuáles son las cosas que quieres aprender cuando piensas en tus compañeros en la empresa y fuera de ella?
Ponte en contacto con las personas de las que quieres aprender.
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: Tipos de conflicto
Nombra un conflicto reciente que hayas tenido en tu equipo.
Echa un vistazo a los 5 estilos de conflicto diferentes: ¿Tu comportamiento y actitud pueden clasificarse en uno o más de los estilos de conflicto?
¿Cómo podrías haber gestionado mejor el conflicto?
Puede ser especialmente delicado si el motivo de la reunión 1 a 1 o de la entrevista de evaluación son los problemas de rendimiento del empleado. El siguiente ejemplo de texto de correo electrónico probablemente debería adaptarse a la situación:
No sólo los problemas de rendimiento, sino también los conflictos habituales y los problemas de comunicación pueden ser motivo para introducir reuniones 1:1 o entrevistas periódicas de evaluación. El siguiente ejemplo o plantilla para el correo electrónico de invitación aborda esto directamente:
Conclusión - ¿Todavía te falta algo para preparar tu 1:1?
Esperamos que este texto te haya dado una buena idea de lo que puedes incluir en la solicitud por correo electrónico de una reunión periódica 1-1. También te hemos dado algunos ejemplos y plantillas para el asunto que deberían ayudarte.
Si eres un poco más creativo y quieres un nombre inusual para tu serie de reuniones individuales, puedes encontrar algunos ejemplos sobre este tema en nuestro blog.
¿Tienes la sensación de que puedes sacar aún más partido a tus reuniones individuales? Entonces nuestro software de reuniones 1-a-1 Echometer puede ayudarte. Con nuestras plantillas de reuniones interactivas, no sólo tu reunión será más divertida y productiva, sino que las acciones eficaces aparecerán de repente de forma orgánica sobre la mesa. Pruébalo, por ejemplo, con la plantilla que aparece a continuación:
Plantilla de la herramienta de reunión 1:1: El humor como clima
- Si tuvieras que describir tu estado emocional como el tiempo que hace, ¿cómo está el tiempo en tu proyecto o en tus tareas en este momento?
¿Cómo es el tiempo en relación con tu empresa, tu vida personal y tu vida privada?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Comunicación
Dónde ves a tu equipo: ¿Cómo se distribuyen las contribuciones?
¿Dónde te ves? ¿Qué papel desempeñas, según la reunión?
¿Cuál sería un primer paso para garantizar que las contribuciones se distribuyen más equitativamente dentro del equipo?
Plantilla de herramienta de reunión 1:1: Fracasa hacia adelante
¿Cuándo fue la última vez que tuviste la sensación de que te habías equivocado con algo?
¿Cómo reaccionaste ante este error?
¿Cuál sería una visión constructiva de este "error"?
¿Cuáles son los próximos errores importantes que debes cometer para acercarte a tus objetivos?
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: aprende de los mejores
¿A quién admiras en tu equipo y por qué?
¿Cuáles son las cosas que quieres aprender cuando piensas en tus compañeros en la empresa y fuera de ella?
Ponte en contacto con las personas de las que quieres aprender.
Plantilla de herramientas para reuniones 1:1: Tipos de conflicto
Nombra un conflicto reciente que hayas tenido en tu equipo.
Echa un vistazo a los 5 estilos de conflicto diferentes: ¿Tu comportamiento y actitud pueden clasificarse en uno o más de los estilos de conflicto?
¿Cómo podrías haber gestionado mejor el conflicto?
