In den letzten beiden Artikeln haben wir euch mit Pre-Mortems und Job Crafting zwei spannende Methoden vorgestellt. Um die Reihe abzurunden, stellen wir euch heute mit Retrospektiven (oder kurz „Retros“) eine Methode vor, die immenses Potenzial für die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit in Teams hat – wenn man sie richtig anwendet.
Retrospektiven: Die Bühne für kontinuierliches Feedback
Wenn ihr Retros schon kennt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass ihr aus der agilen Softwareentwicklung kommt – stimmt’s? 😉 Retros sind dort nämlich bereits weit verbreitet (auch wenn sie dort sicherlich noch Verbesserungspotenzial haben, siehe hier). Sie werden nach jedem Scrum Sprint durchgeführt, um über die Zusammenarbeit zu reflektieren. Dabei sammelt man Ansätze, wie man im nächsten Scrum Sprint noch erfolgreicher Zusammenarbeiten kann.
Retrospektiven sind also die Bühne, bei der das Feedback auf den Tisch kommt, um darauf aufbauend die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Warum Retrospektiven für alle relevant sind
Bevor der Eindruck entsteht, dass alle Nicht-Softwareentwickler hier aufhören können zu lesen: Wir wollen klar machen, warum Retros für alle relevant sind, die sich und ihre Zusammenarbeit im Team kontinuierlich verbessern wollen.
Fast alle Methoden zu kontinuierlichen Verbesserungen basieren auf einem Kreislauf – dem sogenannten DMAIC-Zyklus. Diese Methoden haben mal mehr, mal weniger Schritte. Im Kern stehen dabei aber immer Messung, Analyse und Umsetzung:
- Messen, was man verbessern will
- Analysieren, wie man es verbessern kann
- Maßnahmen umsetzen, um anschließend wieder zu messen, ob die erhoffte Wirkung eingetreten ist
Wenn man diese Phasen nun auf ein Team bezieht, wird deutlich, warum Retros so wichtig sind: Sie sind der Rahmen, in dem Teams ihre Wahrnehmungen analysieren und Maßnahmen ableiten, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Gerade wenn man die Zusammenarbeit im Team als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) interpretiert, ist eine Retro also Pflichtbestandteil von Teamroutinen. Deswegen ist es aus unserer Sicht schade, dass Retros außerhalb des agilen Umfelds noch so häufig unberührtes Terrain sind. Viele Teams arbeiten nach wie vor in einem „feedbacklosen“ Raum, in dem ihre Stimmen nicht gefragt werden. So verschenken Unternehmen das Potential, dieses Feedback zu nutzen.
Häufig impliziert eine hierarchische Unternehmenskultur, dass es Sache von Projektmanagern oder Führungskräfte sei, sich mit Verbesserungsinitiativen auseinander zu setzen. Mitarbeiter nehmen dann eine passive Haltung ein und beschweren sich wenn untereinander. Das kann eigentlich nicht im Sinne eines Geschäftsführers sein. Retros ermöglichen es den Teams, selbstgesteuert und proaktiv Prozesse und Projekte effizienter zu machen – durch einen (aus Management-Sicht bequemen) mitarbeitergesteuerten Verbesserungsprozess.
Wie laufen Retros ab?
Das Prinzip ist denkbar einfach: In seiner Grundform behandelt das Teamgespräch in der Retrospektive im Wesentlichen die beiden Fragen „Was ist gut gelaufen?“ und „Was ist nicht so gut gelaufen?“. Diese offenen Fragen lassen Mitarbeitenden den Raum, alle Dinge anzumerken, die Ihnen in den Kopf kommen. Und das ohne, wie bei klassischen Mitarbeiterbefragungen, stundenlang Fragebögen ausfüllen zu müssen.
Bevor ihr mit den Fragen startet, sollte allerdings sichergestellt werden, dass eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre herrscht. Grundvoraussetzung dafür ist unter anderem die Einhaltung der Vegas-Regel – alles, was in der Retro besprochen wird, bleibt auch in der Retro. Üblicherweise werden aus der Retro nur die Ergebnisse, also die beschlossenen Maßnahmen, nach außen getragen.
Man spricht häufig von den 5 Phasen einer Retrospektive, die wir für euch in der folgenden Checkliste kurz zusammengefasst haben:
Mit Echometer bauen wir auf dieser Methode der Retrospektive auf. Mithilfe von „Pulsumfragen“ (also kurzen Umfragen) erfassen wir die Stimmung im Team im zeitlichen Verlauf und nutzen die Ergebnisse als Grundlage für die Retro im Team. Dadurch lösen wir klassische Mitarbeiterbefragungen ab und leiten gleichzeitig einen mitarbeiterinitiierten Verbesserungsprozess ein. Hier erfahrt ihr, wie wir das konkret machen.
Unser Kernanliegen ist es, Retros, die in agilen Teams bereits so erfolgreich angewendet werden, auch unternehmensweit zu nutzen. Denn unabhängig davon, ob man agil arbeitet oder nicht, ist kontinuierliches Feedback ein Grundpfeiler erfolgreicher Teams.
Wir hoffen, dass die in dieser Artikelreihe vorgestellten Methoden Pre-Mortem, Job Crafting und Retrospektiven für dich ebenso spannend klingen wir für uns. Am besten probierst du alle 3 mal in der Praxis aus und machst dir dein eigenes Bild! Einen konkreten Workshop-Vorschlag für eine besonders effektive Retrospektive findest du dafür hier.
