Die wichtigsten Fakten in kürze:

• Echometer wird bei der Telekom Open Cloud und ausschließlich innerhalb der EU gehostet.
• Die Daten der Kunden sind sowohl während des Transportweges als auch in der Datenbank “at rest” verschlüsselt.
• Echometer legt seine Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (kurz “TOMs”) im Rahmen seiner Auftragsverarbeitungsvereinbarung (kurz “AVV”) offen, die als Anhang eines jeden SaaS-Vertrags aufgelistet wird. Die AVV ist hier online einsehbar.

Bei Fragen zur IT-Security und DSGVO bei Echometer, könnt ihr euch jederzeit an unseren Email-Support wenden: privacy[at]echometer.de

Nur Workspace-Admins können Nutzer*innen aus Echometer entfernen. Dazu geht man in die Workspace Administration unter “Workspace Mitglieder” und wählt die Person aus der Liste aus.

In dem daraufhin geöffneten Fenster einfach auf “Entfernen” klicken und die Aktion bestätigen. Wichtig: Ist der*die Nutzer*in der*die einzige Admin eines Teams, so muss für dieses Team entweder zuerst ein andere*r Admin bestimmt werden, oder das Team archiviert werden.

Abrechnungsarten

Prüfe zuerst, welche Art der Abrechnung für dich relevant ist:

• Variante 1: Abrechnung basierend auf Team-Lizenzen (aktueller Standard seit März 2023)
• Variante 2: Abrechnung basierend auf Nutzer-Lizenzen (Standard bei Kunden, die vor März 2023 gestartet sind, sowie bei individuellen Enterprise-Verträgen)

Variante 1: Team-Lizenzen

Jedes Team im Workspace wird als eine Leistungseinheit abgerechnet. Sollte ein Team nicht mehr benötigt werden, kannst du es archivieren. Archivierte Teams werden nicht in Rechnung gestellt.

Rechnungen bei Team-Lizenzen

Die Rechnungen können unter “Workspace Einstellungen>Allgemein” heruntergeladen werden

Variante 2: Nutzer-Lizenzen

Alle Nutzer*innen die auf einen Workspace zugreifen können, zählen als Workspace-Mitglieder.

Für die Abrechnung wiederum sind nur “aktive Workspace-Mitglieder” relevant. Als aktiv zählen solche Workspace-Mitglieder, die in einem aktiven Team hinterlegt sind. Als “aktives Team” zählen alle Teams, die nicht archiviert wurden.

Du kannst inaktive Teams also einfach unter “Workspace Settings>Teams” archivieren und damit werden deren Mitglieder dann im nächsten Monat nicht mehr abgerechnet.

In der Workspace-Verwaltung unter “Workspace-Mitglieder” lassen sich die aktuellen Nutzerzahlen einsehen und darüber hinaus lässt sich ein Export der abgerechneten Lizenznehmer*innen auf monatlicher Basis herunterladen:

Rechnungen bei Nutzer-Lizenzen

Rechnungen werden als PDF via Email an ein vereinbartes Postfach gesendet. Um dieses Postfach zu ändern, meldet euch bei “accounting at echometer.de”.

Tipp: Inaktive Mitglieder entfernen

Tipp: Mit dem Button “Inaktive Workspace-Mitglieder entfernen” lassen sich inaktive Mitglieder (also solche Nutzer*innen, die in keinem aktiven Team hinterlegt sind) mit einem Klick entfernen. Sobald sie entfernt wurden, haben sie keinen Zugriff mehr auf die Inhalte des Workspaces.

Echometer unterstützt den SAML-Authentifizierungsflow. SAML ist nur für die Authentifizierung zuständig - es bietet einen Flow für die Bereitstellung und Synchronisierung von Benutzern zwischen Echometer und der angeschlossenen Föderation.

SAML SSO Beispiel Use-Case

Die Firma “BigSoftware Corp.” möchte mit seinen Mitarbeiter*innen Echometer nutzen. Alle Mitarbeiter*innen haben bereits ein Benutzerkonto im Login-Portal der Firma BigSoftware, das die Verwendung als SAML Identity Provider (IDP) unterstützt.

Echometer kann nun den IDP von Firma BigSoftware mit dem Echometer-Workspace verbinden, der für Firma BigSoftware eingerichtet wurde. Firma BigSoftware kann nun pro Nutzer*in konfigurieren, welche Nutzer*innen sich bei Echometer anmelden dürfen, indem sie einfach ihre IDP-Einstellungen anpassen.

SAML SSO in Echometer einrichten

Navigiere in deinem Echometer-Workspace zu Workspace-Einstellungen>Integrationen.

Um SAML für deinen Workspace einzurichten brauchst Du die Echometer Business oder Enterprise Version. In der kostenlosen Version oder der Pro Version wirst du entsprechend auf das notwendige Upgrade hingewiesen.

Hier kannst Du nun die Einstellungen vornehmen:

In den Einstellungen kannst du zum Beispiel auswählen, ob ein Login mit SSO für alle, oder einige Workspace-Mitglieder erzwungen werden soll.

Mit der JIRA Integration in Echometer lassen sich in Echometer erstellte Maßnahmen in einem JIRA-Projekt anlegen.

Die JIRA-Integration muss zuerst durch einen Workspace-Admin eingerichtet werden. Dazu navigierst du in der Workspace-Verwaltung auf “Integrationen” und fügst den Link deiner JIRA Instanz ein.

Sobald die JIRA Integration für den Workspace aktiviert ist, kann jede*r Nutzer*in seinen Zugang in den Account-Einstellungen aktivieren. Die Account-Einstellungen findest du, indem du links oben in der Menuleiste mit der Maus über deinen Namen und Email-Adresse fährst und den Eintrag in der Liste auswählst:

Unten in den Account-Einstellungen findest du den Button, um dich mit JIRA zu authentifizieren:

Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint bei der Erstellung von Maßnahmen eine zusätzliche Option, über die sich die Erstellung der Maßnahme in JIRA konfigurieren lässt:

Außerdem lassen sich die in JIRA erstellten Maßnahmen direkt über die Echometer-Maßnahme öffnen:

Echometer lässt sich mit allen seitens Atlassian noch unterstützten Versionen von selbst-gehosteten Jira-Instanzen als auch Jira Cloud integrieren. Zu beachten ist, dass der Zugriff auf Jira nicht blockiert sein darf (z.B. durch eine Firewall).

Du nutzt hast Probleme bei der Einrichtung? Dann melde dich bei unserem Support!

Echometer ist eine Web-App und läuft im Browser des*der Nutzerin. Echometer unterstützt alle modernen Browser von zum Beispiel Safari, über Chrome, Edge, Firefox bis Opera.

Echometer kann uneingeschränkt auf Tablets und PCs (Windows, Linux wie Mac) genutzt werden. Anders als die Umfragen ist das Layout der Menüführung und der Retrospektive nicht mobil für Smartphones optimiert.

Wichtiger Hinweis: Der Internet Explorer ist kein “moderner Browser”, sondern wie Microsoft selber sagt eine Kompatibilitätslösung für veraltete Software. Daher wird dieser nicht unterstützt.

Deine Organisation hatte aus “historisch gewachsenen Gründen” mehrere Workspaces in Echometer und nun sollen alle Teams in einen gemeinsamen Workspace migriert werden?

So klappt die Migration eines Teams aus einem alten zu einem neuen Workspace:

• Stelle sicher, dass du die notwendigen Berechtigungen hast: Du musst Workspace-Admin im alten wie im neuen Workspace sein.
• Navigiere nun in die Teamliste der Workspace-Verwaltung und öffne dort die Einstellungen des zu migrierenden Teams im Menü der Liste:
  
• Navigiere in die “Gefahrenzone” der Teameinstellungen und wähle dort den Workspace aus, in den du das Team verschieben möchtest. Siehst du den gewünschten neuen Workspace nicht, liegt das daran, dass du kein Workspace-Admin des neuen Workspaces bist.
• Bei der Migration kannst du die Checkbox “Teammitglieder beibehalten und in neuem Workspace freischalten” nutzen, damit die Teammitglieder automatisch hinzugefügt werden. Bei Aktivierung der Funktion wird dir direkt angezeigt, wie viele neue Teammitglieder der neue Workspace durch die Migration des Teams hinzugewinnen würde.
• Is die Checkbox nicht aktiviert, werden nur solche Teammitglieder im Team behalten, die bereits vor der Migration des Teams Mitglied im neuen Workspace sind.