3. Workspace Health (8 Artikel)

Wenn ihr Workspace Puls-Check-Umfragen nutzt, generiert Echometer automatisch individuelle Umfragen für jedes Team, um die noch offenen Fragen abzudecken. Siehe Details: Workspace Health Rotation verstehen

Als Team-Admin, siehst du die Puls-Check-Umfragen deines Teams in dem Reiter “Umfragen” deines Teams:

Workspace-Puls-Check-Umfragen sind nach deren Erstellung standardmäßig für 2 Wochen offen und schließen sich dann automatisch. Als Team-Admin kannst du die Umfragen aber auch schon vor Ablauf der 2 Wochen manuell schließen. Das solltest du natürlich nur in Abstimmung mit deinem Team tun.

Erst wenn eine Umfrage geschlossen wird, sind die Ergebnisse einsehbar.

Auch während die Umfrage noch offen ist, kannst du allerdings bereits die Umfrage mit deiner kommenden Retrospektive verknüpfen. Öffne dazu die Umfrage und klicke auf “Ergebnisse in Retro verwenden”:

Achtung:

• Damit eine Umfrage mit einer Retro verknüpft werden kann, muss deine aktuelle Retrospektive im Team sich in dem Status “In Vorbereitung” befinden und es darf nicht bereits eine andere Umfrage mit der Retrospektive verknüpft sein.

• Falls die aktuelle Retrospektive in dem Team noch läuft, beende sie. Dann wird automatisch die nächste Retrospektive im Status “In Vorbereitung” angelegt.

Ob die Umfrage erfolgreich mit der Retrospektive verknüpft wurde, siehst du an der gelben Box mit der Referenz auf die Verknüpfte Umfrage in der Retro-Vorbereitung:

Du kannst für das Retro-Board neben den Ergebnissen der Umfrage auch flexibel weitere Health-Check-Items oder weitere offene Fragen hinzunehmen. Diese sind dann zwar nicht Teil der Umfrage, können aber einfach innerhalb der Retrospektive beantwortet werden.

In diesem Video erfährst du, wie du den Pulse Check auf Workspace-Ebene in Echometer einrichtest und worauf du dabei achten solltest:

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Hier eine kurze Zusammenfassung:

Wozu dient der Pulse Check?

Mit dem Workspace Pulse Check kannst du …

• Feedback von ausgewählten Teams erhalten
• In einem benutzerdefinierten Intervall pro Item
• Auch wenn die Teams keine Retrospektiven durchführen

Wie funktioniert er?

Der Workspace Pulse Check …

• Überprüft, ob die Pulse Check Items von den Teams im festgelegten Intervall bereits beantwortet wurden
• Erstellt eine benutzerdefinierte Puls Check Survey für jedes Team, die nur die Items enthält, die noch nicht abgefragt worden sind
• Sendet die Survey automatisch an die Teammitglieder (E-Mail-Einladung)
• Schließt jede Puls Check Survey nach 14 Tagen und fügt die Ergebnisse sowohl dem Team- als auch dem Workspace-Dashboard hinzu

Wie richtet man ihn ein?

• Wähle Items aus und lege deren Intervall fest
• Einschließen/Ausschließen von Teams in die Workspace Health Rotation
• Aktiviere (nur dann) den Puls Check für den Workspace

Hier ein paar Tipps, wie du einen Health Check auf Workspace-Ebene aufsetzen kannst.

1. Involviere Stakeholder: Ein Health Check, der über mehrere Teams hinausgeht, ist für viele Personenkreise interessant. Daher sollte man frühzeitig informieren, wenn man plant, den Workspace Health Check aufzusetzen. Typische Stakeholder sind: Teams, Führungskräfte, ggf. Personalbereich und der Betriebsrat.
2. Starte einfach: Bei einem Health Check auf Ebene der Organisation gibt es viele Stakeholder, die gerne Einfluss auf die Themenfindung nehmen möchten. Um durch diesen Abstimmungsprozess nicht ausgebremst zu werden, empfehlen wir, mit dem minimalen Kompromiss zu starten und sich erstmal sehr allgemeine Themen wie z.B. die Arbeits-Zufriedenheit oder den ROI von agilen Meetings zu beschränken. Erweitern lässt sich der Workspace Health Check ja jederzeit flexibel.
3. Weniger ist mehr: Gerade aufgrund der vielen Stakeholder ist die Verführung groß, sehr viele Themen mit in den Workspace Health Check aufzunehmen. Leider kommt es dadurch häufig zur Überanspruchung der Mitarbeitenden als Feedbackgeber*innen und ggf. “Umfragemüdigkeit”. Also behalte auch nach dem Start im Kopf, die Anzahl der Umfragethemen nicht zu übertreiben. Nimm nur Health Check Items auf, die wirkliche Relevanz haben.
4. Nutze bestehenden Kontext: Viele Unternehmen haben definierte Unternehmenswerte. Optimalerweise dienen diese Unternehmenswerte als Orientierung für Echometers Workspace Health Check, der in dem Kontext als Kulturbarometer dienen kann. Durch das Aufgreifen der Unternehmenswerte kann außerdem das Commitment vom Personalbereich und von Führungskräften gestärkt werden, Echometer aktiv in Teams unternehmensweit zu etablieren und so die Mehrwerte übergreifender zu nutzen.

Zusätzlich zum Workspace Health Check empfehlen wir dir auch einen Team Health Check aufzusetzen.

In Echometer kannst du neben den vorgeschlagenen Skala-Items auch eigene Items für deinen Health Check formulieren.

Skala-Items sind Aussagen, zu denen im Rahmen der Umfrage die Zustimmung abgefragt wird:

Hierauf solltest du bei der Formulierung eigener Skala-Items achten:

1. Das richtige Format: Ein Health Check-Item wird auf einer Skala von “Stimme gar nicht zu” bis “Stimme voll zu” beantwortet. Dementsprechend kannst du hier keine offenen Fragen verwenden. Beispiel offene Frage: “Wie gefällt dir unser Daily in den letzten Wochen?”, Umformulierung als Skala-Frage für den Health Check: “Unser Daily in den letzten Wochen hat mir sehr gut gefallen.”
2. Frage nach subjektiven Eindrücken: Ein Health Check Skala-Item ist nicht dafür geeignet, objektive Tatsachen abzufragen. Beispiel: “Unsere Dailys dauern maximal 15 Minuten.” Diese Kennzahl lässt sich objektiv messen und ist nicht für einen Health Check geeignet. Stattdessen kannst du mit einem Health Check Skala-Item die schwieriger erfassbaren subjektiven Eindrücke erfassen: “Unsere Dailys sind für mich gut investierte Zeit.”
3. Konkretisiere den Rahmen: Bei vielen Themen könnte der Bezugsrahmen unterschiedlich gedeutet werden. Zum Beispiel: “Wir stellen Anforderungen konstruktiv in Frage.” In dieser Formulierung ist sowohl offen wer “wir” sind und welche Anforderungen gemeint sind. Je nach gewünschten Rahmen könnte man also konkretisieren: “Als Team hinterfragen wir vor der Umsetzung von Themen die Anforderungen unseres Product Owners.”

Schau gerne auch auf unsere Tipps für das Aufsetzen von Health Checks auf Team- sowie Health Checks auf Workspace-Ebene.

In der Workspace Health findest du eine Übersicht der teamübergreifenden Ergebnisse, die in verschiedenen Diagrammen dargestellt werden.

Team-Gruppen filtern

Sofern du Team-Gruppen definiert hast, bietet das Dashboard eine Filterung nach diesen Team-Gruppen an. Du kannst nur solche Team-Gruppen filtern, in denen mindestens 3 Teams, die nicht von der Workspace ausgeschlossen sind, an der Workspace Health Rotation teilgenommen haben. Team-Gruppen mit 2 oder weniger Teams sind in der Filterung entsprechend nicht auswählbar:

Netzdiagram & Einzelwerte

Das Netzdiagram zeigt Durchschnittswerte über die Kategorien der Items an. Neben dem Durchschnitt lassen sich die höchsten und niedrigsten 10% einblenden.

Darunter werden jeweils die darunterliegenden Einzelwerte pro Kategorie aufgelistet. Neben dem aktuellen Durchschnitt und Trend auf der linken Hälfte, wird rechts in der Grafik auch der Zeitliche Verlauf mit Durchschnitt, sowie Top/ Bottom 10% angezeigt:

Heatmap

In der Heatmap werden die Ergebnisse der Teams pro Item nach Kategorien dargestellt.

• Graue Kacheln haben noch keine / keine aktuellen Datenpunkte.
• Farbige Kacheln richten sich nach dem aktuellen Durchschnitt.

Fährt man mit dem Mauszeiger über eine Kachel wird der Durchschnitt angezeigt. Mit einem Klick zeigen sich unter der Heatmap die einzelnen Ergebnisse im Zeitverlauf.

Je nach Einstellungen des Workspaces, kann die Heatmap ausgeschaltet sein, um die Anonymität der Teams zusätzlich zu schützen.

Jede*r Nutzer*in soll in der Workspace Health berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollen einzelne Personen nicht doppelt gewichtet werden. Das kommt dann vor, wenn Nutzer*innen in mehreren Teams sind. Daher gibt es die Möglichkeit Teams aus der Workspace Health Rotation auszuschließen.

Ein häufiger Anwendungsfall für diese Funktion sind Teams, die neben den festen Teams bestehen. Bei denen würden Workspace Health-Items (früher “Echo Items”) für Teammitglieder doppelt abgefragt werden, sofern Mitglieder parallel auch in anderen Teams befinden. Konkret betreffen diese Doppelungen häufig:

• Führungsteams, bei denen die Führungskräfte auch Mitglied ihrer eigenen Teams sind
• Projektteams, deren Teilnehmer auch in funktionalen Teams sind
• Überschneidungen zwischen Squats, Guilds und Chapters (bei der Organisation beim Spotify-Modell)

Um Teams auszuschließen, wähle diese in der Teamliste der Workspace Administration aus und wähle unter Aktionen “Aus Workspace Health ausschließen” aus.

Teams können später auch wieder hinzugefügt werden.

Du möchtest die Ergebnisse im Workspace Health Dashboard gerne etwas genauer filtern - zum Beispiel nach Funktionsbereichen oder Business Units?

Dann sind Team-Gruppen die Lösung. Wähle die Teams in der Teamliste der Workspace Administration aus und wähle unter Aktionen “In Gruppe bewegen…” aus.

Sofern du bereits Team-Gruppen angelegt hast, wähle einen Eintrag aus der Liste oder erstelle eine neue Team-Gruppe:

Du möchtest bestimmte Themen regelmäßig über alle Teams hinweg abfragen? Dann hilft dir die Workspace Health Rotation genau das zu automatisieren.

Die Standard-Einstellung der Rotation

Als Workspace Admin kannst du die Workspace Health Rotation anpassen, indem du die Checkboxen links neben den Items aktivierst:

Standardmäßig werden immer 2 dieser aktivierten Items aus der Workspace-Health-Rotation für die Retrospektiven der Teams vorgeschlagen. Team-Admins können diese vorgeschlagenen Items allerdings beliebig anpassen, es sei denn du wählst die Checkbox “Rotation erzwingen” aus:

Fixe Intervalle für die Rotation pro Item auswählen

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit zusätzliche fixe Frequenzen für die Items festzulegen:

• Wöchentlich
• Alle 2 Wochen
• Monatlich
• Alle 6 Wochen
• Quartalsweise
• Halbjährlich
• Jährlich

Wählst du ein Interval aus, wird dieses Item für jede neue Retrospektive eines Teams vorgeschlagen, das dieses Item noch nicht innerhalb des ausgewählten Zeitraums beantwortet hat.

Die Rotationslogik funktioniert dann wie folgt:

• Items mit einer fixen Frequenz werden nur genau 1x in dem gewählten Zeitraum (z.B. Quartalsweise/ Jährlich) aufgenommen.
• “Items ohne Frequenz” sind Auffüller für die 2 automatisch vorgeschlagenen Workspace Health Items bei neuen Team Retrospektiven.
• “Items mit fixer Frequenz” haben immer Vorrang vor “Items ohne Frequenz”, um sicherzustellen, dass die Frequenz eingehalten wird.
• Wenn es z.B. nur 2 Items ohne Frequenz gibt, können diese dementsprechend auch mehrfach hintereinander für Team-Retrospektiven vorgeschlagen werden, wenn sie durch keine “Items mit Frequenz” verdrängt werden.
• Wenn du die Workspace-Rotation anpasst, werden die bereits generierten Umfragen davon nicht beeinflusst.

Unsere Empfehlung zur Nutzung der Workspace-Health-Rotation

• Wähle nur für die wichtigsten 2 bis 3 Items eine fixen Frequenz aus und ergänze diese um beliebig viele Items mit offener Rotation. Denke daran: Je mehr Items rotieren, umso weniger häufig erhältst du aktuelle Daten zu den Items.
• Wählst du zu viele Item mit fixer Frequenz, kommen die Items aus der offenen Rotation (je nach Retro-Intervall der Teams) womöglich garnicht vor.

Separate Workspace Puls-Check-Umfragen

Ihr möchtet die Workspace-Items lieber separat und nicht zwangsläufig als Teil der Team-Retrospektiven abfragen? Kein Problem, dann aktiviert den “Workspace Puls-Check”.

Der Workspace Puls-Check generiert automatisch Umfragen und prüft dabei jeweils in allen Teams, welche Items in dem ausgewählten Interval von dem Team noch nicht beantwortet wurden. Alle Workspace Items, die noch keine Beantwortungen in dem ausgewählten Itervall haben, werden dann in der Puls-Check-Umfrage des Teams aufgenommen.

Mit dem Workspace Pulse-Check stellst du also sicher, dass alle Workspace Items mit einer Frequenz von allen Teams beantwortet werden - selbst wenn diese innerhalb des Intervals keine Retrospektive durchgeführt haben.

Weitere Details und Video-Tutorial: Workspace Puls-Check