Wenn Sherlock Holmes Führungskraft eines Teams wäre, was würde er tun? Ja, stimmt. Er würde Spott auf sich ziehen, wenn er im Büro und Online-Calls seine Deerstalker-Mütze trägt. Aber das meine ich nicht.
Sherlock Holmes ist sehr intelligent, und deshalb würde er schnell zu einem offenkundigen Schluss kommen: Die Beziehung und Kommunikation mit seinen Teammitgliedern ist einer seiner zentralen Hebel für den Teamerfolg. Und es gibt insbesondere ein Meeting, das genau darauf ausgerichtet ist: Das Eins-zu-Eins-Meeting mit seinen Kolleg*innen (für das es einige professionelle Eins-zu-Eins Vorlagen gibt, aber dazu gleich mehr).
Also, Sherlock, legst du bereits einen entsprechenden Wert auf 1-zu-1-Gespräche? Oder gehören deine Eins-zu-Eins Gespräche zu den 52%, die unten im Zitat angesprochen werden? So oder so, dieser Text wird dir helfen, deine Eins-zu-Eins Gespräche auf ein neues Level zu heben. Insbesondere werden dir dabei unsere kostenlosen musterhaften Vorlagen und Beispiel-Agenden für Eins-zu-Eins Gespräche helfen.
"52% von Mitarbeitenden verlieren in Meetings in den ersten 30 Minuten die Aufmerksamkeit".
Ziel und Zweck von Eins-zu-Eins Meetings
Wie bereits oben angedeutet, haben Eins-zu-Eins-Meetings unterschiedliche Ziele. Aus der Vogelperspektive betrachtet, geht es schlicht darum, Mitarbeitende in einem persönlichen Gespräch (ob mit oder ohne professioneller 1-zu-1 Meeting Vorlage) zu führen.
Wenn ich schlecht führe, dann kündigen meine besten Mitarbeitenden im schlechtesten Fall, ohne dass ich darauf vorbereitet wäre. Eine andere Konsequenz wäre, dass die Teamziele krachend verfehlt werden, weil die Tätigkeiten der Teammitglieder nicht aufeinander abgestimmt sind. Beides würde ein äußerst schlechtes Licht auf meine Kompetenzen als Führungskraft bzw. Chef oder Chefin werfen. Hier sind wir also beim ersten Ziel von guten Eins-zu-Eins-Meetings (schlechte Eins-zu-Eins-Meetings führen eher zu der Reaktion, die man in dem folgenden Bild sieht…).
Daraus abgeleitet ist das erste Ziel von Eins-zu-Eins-Meetings erstens eine gute, also vertrauensvolle und respektvolle Beziehung zu meinen Teammitgliedern aufzubauen. Nur dann werden mir Konflikte und Spannungen offen mitgeteilt. Außerdem kann ich auch nur so meine Rolle als Servant Leader beziehungsweise Coach wahrnehmen und den Mitarbeitenden dabei helfen, sich weiterzuentwickeln. Hierbei können gute Eins-zu-Eins Vorlagen, ob gedruckt oder digital, natürlich helfen.
Nicht in allen Eins-zu-Eins-Gesprächen, aber in vielen ist das zweite zentrale Ziel von regelmäßigen Eins-zu-Eins Gesprächen, sicherzustellen, dass die Aktivitäten bzw. Tätigkeiten meiner Teammitglieder richtig ausgeführt werden. Es hängt stark vom Reifegrad meines Direct Reports ab, inwiefern ich hier eingreifen muss. Grundsätzlich kann das Eins-zu-Eins Meeting (egal ob virtuell oder im Büro) aber eine gute Gelegenheit sein, bei aktuellen Aufgaben Blockaden zu lösen, zu challengen und an den richtigen Stellen auf Teamkolleg*innen zu verweisen, um die Intra-Teamkommunikation zu stärken.
Einen konkreten Tipp möchte ich dir an dieser Stelle schon mitgeben, damit du das Ziel von guten Eins-zu-Eins Gesprächen auch wirklich erreichst: Passe es an deinen Direct Report an. Manche wünschen sich zum Beispiel mehr Feedback, andere wünschen sich stärkere Führung bezogen auf ihre aktuellen Aktivitäten. Das liest sich zum Beispiel auch aus dieser Statistik zur Generation Z ab.
"76% von Mitarbeitenden aus der Generation Z wünschen sich mehr Möglichkeiten, neue Fähigkeiten zu erlernen und anzuwenden."
Bevor wir zu unseren kostenlosen ausdruckbaren Vorlagen, Beispiel-Agenden, Mustern und Fragen für Eins-zu-Eins-Gespräche kommen, möchte ich dir noch einen kritischen Gedankenanstoß mitgeben.
Warum du keine (ausdruckbaren) 1-zu-1 Vorlagen nutzen solltest
Wenn mich Führungskräfte nach einer Vorlage oder Muster-Agenda für Eins-zu-Eins-Gespräche fragen, werde ich vorsichtig. Was genau wollen sie damit erreichen? Deshalb möchte ich hier kurz einmal in einer kleinen Checkliste feststellen, was schlechte und gute 1-zu-1s Gespräche kennzeichnet:
Merkmale guter 1-zu-1 Gespräche:
- Gespräche sind energiegeladen
- Regelmäßig Momente des Erfolgs bzw. Zufriedenheit, weil Aufgaben abgeschlossen wurden
- Messbare Skill Verbesserungen (z.B. durch Umfragen)
- Manchmal bist du ein wenig nervös vor diesen Gesprächen (zum Beispiel, weil du konstruktives Feedback teilen möchtest).
- Beide Gesprächspartner nehmen regelmäßig Follow-Ups mit
Merkmale schlechter 1-zu-1 Gespräche:
- Nach dem Small Talk gibt es keine Themen mehr
- 1-zu-1 werden verschoben
- Du hast den Namen der zwei Kinder deiner Mitarbeitenden schon wieder vergessen
- 1-zu-1s werden von beiden Seiten nicht vorbereitet
Worauf ich hinaus möchte: Meinst du, du machst deine 1-zu-1 Gespräche besser, indem du für jedes Gespräch und für jedes Teammitglied die gleiche Vorlage bzw. Agenda verwendest? Ich hoffe nicht.
Besser ist, wenn du beides jeweils anpasst. Ich empfehle also, dass du abwechslungsreiche Vorlagen bzw. Formulare für deine jeweilige Situation verwendest, um die obigen Ziele zu erreichen: energiegeladene, produktive 1:1 Gespräche. Genau dabei können dir die ausdruckbaren Vorlagen unten helfen.
Übrigens stammen die Inhalte der Templates aus der Echometer Software für 1-zu-1 Gespräche. Wenn du es dir also besonders leicht machen möchtest, probier einfach mal unser Tool kostenlos aus.
Template-Fragen: Wie startet man das Eins-zu-Eins Meeting mit Mitarbeitenden?
Zu der Frage “Wie man ein Eins-zu-Eins Meeting mit Mitarbeitern startet” kann ich auf oben verweisen: Um ehrlich die Meinung von deinen Mitarbeitenden zu hören, brauchst du eine gute Beziehung zu ihnen. Eine gute Beziehung hilft dabei, die Voraussetzung für gute Eins-zu-Eins Gespräche herzustellen: Eine entspannte Gesprächsatmosphäre.
Egal ob Junior oder Senior, Direct Reports werden regelmäßig nervös im persönlichen Gespräch mit dem eigenen Chef bzw. der eigenen Chefin. Sie haben die Einstellung: “Bloß nichts falsches sagen”. Genau diese Einstellung ist natürlich Gift für ein gutes Gespräch und eine entspannte Gesprächsatmosphäre. Eine schlechte Grundlage für jede noch so gute Eins-zu-Eins Meeting Agenda.
Hier kommt ein kleiner Trick beziehungsweise Tipp für gute Eins-zu-Eins Meetings ins Spiel: Meeting Icebreaker, also Check-in Fragen, mit denen sich das Gesprächs-Eis brechen, also die Nervosität deines Direct Reports abbauen lässt. Hier sind einige Vorschläge für gute und spaßige Eins-zu-Eins-Meeting Icebreaker:
Zum Start: Eins-zu-Eins-Meeting Icebreaker
- Wie läuft dein Tag / deine Woche bisher?
- Wie geht es dir gerade, auf einer Skala von 1 (schlecht) bis 10 (gut)?
- Hast du etwas Spannendes am Wochenende gemacht oder geplant?
- Gibt es ein Buch, einen Film oder eine Serie, die du empfehlen würdest?
- Wie ist das Wetter gerade bei dir: Sonnig, stürmisch, regnerisch, neblig, bewölkt?
- Wenn du heute eine Sache sofort erledigt haben könntest, was wäre das?
- Gab es in letzter Zeit etwas, das dich besonders gefreut hat?
Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Kommen wir endlich zum Zentrum dieses Artikels – den ausdruckbaren Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen für persönliche Gespräche.
Vorweg geschoben: Du kannst die kostenlosen Vorlagen und Formulare natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
Also, legen wir los mit einer Standard-Vorlage für wöchentliche oder monatliche Eins-zu-Eins Meetings.
Typische Themen in Eins-zu-Eins Meetings
Basierend auf den kostenlosen professionellen Vorlagen und Formularen oben lässt sich natürlich auch vorher sagen, was typische Themen in Eins-zu-Eins Mitarbeitergesprächen sind. Das kannst du nutzen, um sich mental schon einmal auf eventuell schwierige Fragen vorzubereiten.
Ich habe dir hier also einige Beispiele festgehalten für typische Eins-zu-Eins-Meeting Themen und Fragen, die von deinen Mitarbeitenden kommen könnten. Dies sind natürlich theoretische Szenarien – du kannst von Glück reden, wenn deine Teammitglieder diese Themen alle so aktiv auf die Agenda bringen würden. Es sollte in jedem Fall eine Hilfestellung sein:
Beispiel Themen und Fragen von Mitarbeitenden in 1-zu-1-Meetings
- Prioritäten reflektieren
- Mögliches Thema: „Ich bin mir unsicher, ob ich bei Aufgabe A oder B den Fokus setzen soll – welche Priorität hat aus deiner Sicht Vorrang?“
- Alignment: Was macht gute Arbeit aus
- Mögliches Thema: „Wie können wir sicherstellen, dass meine Arbeit den Erwartungen der Stakeholder entspricht? Gibt es konkrete Beispiele, woran du ‚gute Arbeit‘ erkennst?“
- Feedback geben
- Mögliches Thema: „Ich würde gerne wissen, wie du meine Präsentation in der letzten Produktdemo beim Kunden fandest – gibt es etwas, das ich verbessern könnte?“
- Herausforderungen und Blockaden
- Mögliches Thema: „Ich habe Schwierigkeiten, Unterstützung vom Marketing Team zu bekommen, was mein Projekt verzögert. Kannst du helfen, das zu klären?“
- Persönliche Entwicklung und Karriereziele
- Mögliches Thema: „Ich interessiere mich für das neue Projekt im Backend Software Team – glaubst du, ich habe die richtigen Fähigkeiten dafür, oder gibt es etwas, das ich vorher lernen sollte?“
- Workload und Wohlbefinden
- Mögliches Thema: „Ich habe das Gefühl, dass der aktuelle Workload nicht machbar ist, ohne dass die Qualität leidet – können wir darüber sprechen, wie wir das anpassen könnten?“
- Ideen und Innovationen
- Mögliches Thema: „Ich habe eine Idee, wie wir Prozess Z effizienter gestalten könnten – können wir das kurz besprechen, um zu sehen, ob das Sinn macht?“
- Beziehungen im Team
- Mögliches Thema: „Ich merke, dass die Kommunikation mit Kollege Max manchmal schwierig ist – hast du Ideen, wie ich das besser angehen könnte?“
- Unterstützungsbedarf
- Mögliches Thema: „Ich brauche mehr Kontext zu den Zielen des Projekts – könntest du mir sagen, was der Endzweck ist, oder mit wem ich darüber sprechen könnte?“
- Blick in die Zukunft
- Mögliches Thema: „Welche wichtigen Projekte oder Veränderungen stehen an, auf die ich mich vorbereiten sollte?“
So, fühlst du dich besser gewappnet für deine nächsten Eins-zu-Eins Mitarbeitergespräche? Falls nicht, habe ich notfalls unten noch ein FAQ angehängt. Ziehen wir aber erstmal ein Zwischenfazit.
Fazit - Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Eins-zu-Eins-Meetings sind ein unverzichtbares Werkzeug für jeden Chef bzw. jede Chefin, die Wert auf eine effektive und wertschätzende Zusammenarbeit legt. Dieser Artikel hat nicht nur gezeigt, wie wichtig solche Gespräche für die Teamentwicklung und den Unternehmenserfolg sind, sondern bietet auch praktische kostenlose Vorlagen, Muster-Agenden, Fragen und Icebreaker, um die Qualität dieser Meetings zu steigern.
Der Schlüssel zu erfolgreichen Eins-zu-Eins-Gesprächen liegt in der Anpassung an die Bedürfnisse jedes einzelnen Teammitglieds. Statt auf starre, ausdruckbare Vorlagen zu setzen, solltest du Meetings flexibel gestalten, um sowohl operative Herausforderungen zu besprechen als auch die Beziehungsebene zu stärken.
Ob es um Prioritäten, Feedback oder die persönliche Entwicklung geht – die hier vorgestellten Ansätze helfen dir, energiegeladene und produktive Gespräche zu führen. Nutze die Tipps, um Blockaden zu lösen, Vertrauen aufzubauen und das volle Potenzial deiner Mitarbeitenden zu entfalten. So wird dein Team nicht nur effizienter, sondern auch motivierter und zufriedener.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
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Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
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Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
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Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
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Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Gute Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen
Kommen wir endlich zum Zentrum dieses Artikels – den Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen.
Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
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Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
Kommen wir endlich zum Zentrum dieses Artikels – den Eins-zu-Eins-Meeting Vorlagen.
Du kannst die Vorlage natürlich auch in deine Sprache anpassen auf deutsch, Spanisch, holländisch, französisch oder portugiesisch, finnisch, schwedisch. Dazu kannst du hier auf unserer Website einfach oben rechts die Sprache ändern, und schon erscheint das Template in deiner Sprache.
Beispiele für individualisierte Einladungen an Mitarbeitende für 1-on-1-Meetings
Sollte der Anlass für euer regelmäßiges Mitarbeitergespräch jedoch von individueller Natur sein, sollte man das auch in der Einladungsemail und vielleicht sogar in der Betreffzeile aufgreifen. Hier ein paar Beispiele und Vorlagen, wie das in der Email Einladung bzw. Email-Anfrage aussehen kann.
Vorlagen-Beispiel 1: Email-Einladung für Eins-zu-Eins-Meetings bei neuen Mitarbeitenden
Ein häufiger Anlass für den Start einer neuen 1-On-1-Meeting-Serie ist der Einstieg und die Einarbeitung neuer Kolleg*innen. In diesem Szenario bietet sich folgender Text bzw. folgende Vorlage für die Email-Einladung an: Hallo [Name des Mitarbeitenden],
herzlich willkommen im Team! Ich hoffe, du fühlst dich bereits gut bei uns aufgehoben und hast erste positive Eindrücke sammeln können.
Um dich in deiner Einarbeitungszeit bestmöglich zu unterstützen, möchte ich regelmäßige 1:1-Meetings mit dir einführen. Diese Gespräche bieten eine Plattform, um deine Fragen zu klären, über deinen Fortschritt und eventuelle Herausforderungen zu sprechen und dir dabei zu helfen, dich gut bei uns einzufinden.
Unser erstes Treffen würde ich gerne auf [Datum und Uhrzeit] legen. Der Termin dauert etwa [Dauer] Minuten. Bitte gib mir Bescheid, ob das für dich passt. Ich werde anschließend die Terminserie in unsere Kalendern einstellen.
Ich schlage vor, unsere gemeinsamen Notizen zur Vorbereitung der 1:1-Meetings hier festzuhalten, damit wir beide drauf zugreifen können: [Link].
Ich freue mich darauf, dich noch besser kennenzulernen und mit dir zusammenzuarbeiten!
Viele Grüße
[Dein Name]
Bevor wir nun weiter gehen, möchte ich dir kurz einen Tipp geben, wie du das Eins-zu-Eins-Gespräch selber auf ein neues Level hebst: Mit unserer 1-1 Meeting Software Echometer.
Durch unsere interaktiven Gespräche-Vorlagen wird nicht nur euer Gespräch spaßiger und produktiver, sondern auch effektive Maßnahmen werden plötzlich organisch auf dem Tisch liegen. Probier es gerne mal aus, zum Beispiel indem du einfach unten die Vorlage ausprobierst:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Kommunikation
Wo siehst du dein Team: Wie sind Redebeiträge verteilt?
Wo siehst du dich selbst: Welche Rolle spielst du, abhängig vom Meeting?
Was wäre ein erster Schritt, damit Redebeiträge sich gleicher im Team verteilen?
1:1 Meeting Tool Template: Vorwärts scheitern
Wann hattest du das letzte Mal das Gefühl, dass du bei etwas einen Fehler gemacht hast?
Wie hast du auf diesen Fehler reagiert?
Was wäre ein konstruktiver Blick auf diesen „Fehler“?
Was sind die nächsten wichtigen Fehler, die du machen musst, um deinen Zielen näher zu kommen?
1:1 Meeting Tool Template: Von den Besten lernen
Zu wem in deinem Team siehst du auf und warum?
Was sind die Dinge, die du lernen möchtest, wenn du an deine Kolleg*innen im Unternehmen und darüber hinaus denkst?
Nimm Kontakt auf zu den Personen, von denen du lernen möchtest.
1:1 Meeting Tool Template: Konflikttypen
Nenne einen Konflikt, den du vor kurzem in deinem Team hattest.
Wirf einen Blick auf die 5 verschiedenen Konfliktstile: Kann man dein Verhalten und deine Gesinnung in eine oder mehrere der Konfliktstile einordnen?
Wie hättest du den Konflikt besser bewältigen können?
Besonders sensibel kann es sein, wenn der Anlass des 1-zu-1 Gesprächs bzw. Mitarbeitergesprächs Leistungsprobleme des Mitarbeitenden sind. Das folgende Beispiel für einen Email-Text sollte wohl an die Situation angepasst werden:
Nicht nur Leistungsprobleme, sondern auch regelmäßige Konflikte und Kommunikationsprobleme können ein Anlass sein, um 1:1-Meetings oder regelmäßige Mitarbeitergespräche einzuführen. Das folgende Beispiel bzw. die folgende Vorlage für die Einladungs-Email geht direkt darauf ein:
Fazit - Fehlt dir noch etwas zur Vorbereitung deines 1:1s?
Dieser Text sollte dir hoffentlich ein gutes Gefühl dafür gegeben haben, was alles in der Email-Anfrage zu einem regelmäßigen 1-1 Meeting stehen kann. Auch für die Betreffzeile haben wir dir ein paar Beispiele und Vorlagen gegeben, die dir weiterhelfen sollten.
Wenn du etwas kreativer bist, und dir einen ausgefallenen Namen für deine Eins-zu-Eins-Meeting Serie wünschst, findest du genau zu dem Thema übrigens einige Beispiele in unserem Blog.
Hast du das Gefühl, dass du aus deinen Eins-zu-Eins-Meetings noch mehr herausholen kannst? Dann kann dir unsere 1-zu-1 Meeting Software Echometer weiterhelfen. Mit unseren interaktiven Gespräche-Vorlagen wird nicht nur euer Gespräch spaßiger und produktiver, sondern auch effektive Maßnahmen werden plötzlich organisch auf dem Tisch liegen. Probier es gerne mal aus, zum Beispiel indem du einfach unten die Vorlage ausprobierst:
1:1 Meeting Tool Template: Stimmung als Wetter
- Wenn du deinen Gefühlszustand als Wetter beschreiben müsstest, wie ist das Wetter gerade in deinem Projekt bzw. bei deinen Aufgaben?
Wie ist das Wetter bezogen auf deinen Arbeitgeber, bei dir persönlich und privat?
1:1 Meeting Tool Template: Kommunikation
Wo siehst du dein Team: Wie sind Redebeiträge verteilt?
Wo siehst du dich selbst: Welche Rolle spielst du, abhängig vom Meeting?
Was wäre ein erster Schritt, damit Redebeiträge sich gleicher im Team verteilen?
1:1 Meeting Tool Template: Vorwärts scheitern
Wann hattest du das letzte Mal das Gefühl, dass du bei etwas einen Fehler gemacht hast?
Wie hast du auf diesen Fehler reagiert?
Was wäre ein konstruktiver Blick auf diesen „Fehler“?
Was sind die nächsten wichtigen Fehler, die du machen musst, um deinen Zielen näher zu kommen?
1:1 Meeting Tool Template: Von den Besten lernen
Zu wem in deinem Team siehst du auf und warum?
Was sind die Dinge, die du lernen möchtest, wenn du an deine Kolleg*innen im Unternehmen und darüber hinaus denkst?
Nimm Kontakt auf zu den Personen, von denen du lernen möchtest.
1:1 Meeting Tool Template: Konflikttypen
Nenne einen Konflikt, den du vor kurzem in deinem Team hattest.
Wirf einen Blick auf die 5 verschiedenen Konfliktstile: Kann man dein Verhalten und deine Gesinnung in eine oder mehrere der Konfliktstile einordnen?
Wie hättest du den Konflikt besser bewältigen können?
