Wenn du neu in der Welt von Agile bist oder die deine bestehenden Retro-Meetings aufpeppen willst, möchte ich dir einige Tipps und Einblicke in die Erstellung einer effektiven Agenda für agile Retrospektiven geben.
Während die Vorteile der Durchführung von Retros wahrscheinlich klar sind, ist eine klare und gut geplante Retro-Agenda wichtig, um sicherzustellen, dass das Meeting produktiv und umsetzbar ist. Wenn dir die Vorteile einer Retrospektive nicht klar sind, wirf vielleicht zuerst einen Blick auf diesen Artikel: 23 Agile Statistiken für 2023
Ein klarer Zweck für die Retrospektive ist von entscheidender Bedeutung, da er einen Rahmen für die Diskussion bietet und dazu beiträgt, dass sich das Team auf das Wesentliche konzentrieren kann. Ohne einen klaren Zweck kann die Besprechung schnell unkonzentriert und unproduktiv werden.
Wie legst du also den Zweck deiner Retrospektive fest? Hier sind drei grundlegende Tipps:
Beginne mit den Zielen eures Sprints: Schau dir an, was das Team im letzten Sprint erreichen wollte, und ermittele die Bereiche, die möglicherweise verbessert werden müssen. Auf diese Weise kannst du den Schwerpunkt eurer Retrospektive eingrenzen.
Beziehe das Team ein: Die Retro ist eine Teamleistung, daher ist es wichtig, alle in den Prozess der Zielfindung einzubeziehen. Ermutige die Teammitglieder, ihre Gedanken und Ideen einzubringen.
Halte es einfach: Deine Absichtserklärung sollte klar und prägnant sein. Vermeide Fachjargon oder technische Ausdrücke, die für einige Teammitglieder verwirrend sein könnten. Ausnahme: Du kennst dein Team und die Teammitglieder sehr gut uns weißt, dass sie die verwendeten Begriffe auf jeden Fall kennen.
Wenn du dir die Zeit nimmst, den Zweck eurer Retrospektive zu definieren, kannst du sicherstellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Dies erleichtert die Erstellung einer gut geplanten Retrospektive, die auf die Bedürfnisse des Teams eingeht und es für den zukünftigen Erfolg rüstet.
Best Practice Agenda für agile Retrospektiven
Eine effektive Agenda für eine Retrospektive hat eine klare Struktur, die als roter Faden für die Sitzung dient und sicherstellt, dass alle notwendigen Themen behandelt werden. Einige der wichtigsten und am häufigsten genutzte Elemente für die Erstellung einer Retro Agenda habe ich dir hier jeweils kurz zusammengefasst:
Check-In
Beginne die Sitzung mit der Begrüßung aller Teilnehmenden und einer kurzen Erläuterung des Zwecks und der Ziele der Retrospektive. Dies ist auch der perfekte Moment, um die Stimmung und Energie des Teams zu überprüfen. Du kannst dafür zum Beispiel eines unserer Check-In-Spiele verwenden. Einen Überblick über Check-In-Spiele findest du in diesem Beitrag: Die 15 besten Online Retrospektive Spiele.
Überprüfung der Action Items
Das Wichtigste an diesem Schritt ist das Reflektieren der letzten Action Items des Teams und im besten Fall deren Abhaken. Dies fördert die Verantwortlichkeit und vor allem das Erfolgserlebnis für das Team.
Daten Sammeln
Hier wirft das Team einen Blick zurück auf den vergangenen Sprint und bespricht, was gut gelaufen ist, was nicht und warum. Es ist wichtig, in diesem Teil des Meetings ehrliches und offenes Feedback zu fördern, damit jede*r aus ihren*seinen Fehlern und Erfolgen lernen kann.
Es gibt viele verschiedene vorgefertigte Formate für diesen Schritt einer Retro Agenda, die du je nach den Bedürfnissen und Vorlieben deines Teams verwenden kannst. Hier sind ein paar Beispiele:
Erkenntnisse gewinnen
Sobald das Team den vorangegangenen Sprint besprochen hat, sollte der Schwerpunkt auf der Ermittlung der wichtigsten Probleme liegen, die angegangen werden müssen. Dabei kann es sich um Prozess- oder Kommunikationsprobleme, technische Probleme oder andere Herausforderungen handeln, mit denen das Team konfrontiert ist. Nachdem die kritischsten Probleme identifiziert wurden, sollte das Team mit einem Brainstorming zu möglichen Lösungen beginnen. Hier sind Kreativität und Zusammenarbeit gefragt. Ermutige alle, ihre Ideen mitzuteilen und gemeinsam nach praktischen und effektiven Lösungen zu suchen.
Aktionsplan
Abschließend sollte das Team einen Aktionsplan erstellen, in dem die Schritte zur Lösung der in der Retrospektive besprochenen Probleme beschrieben werden, die Action Items. Dieser Plan sollte spezifische Aufgaben, ggf. Zeitvorgaben und definitiv Verantwortlichkeiten enthalten. Wenn du noch ein bisschen mehr über Action Items wissen möchtest, kann ich dir folgenden Artikel empfehlen: Gute Maßnahmen aus Retrospektiven.
Da dies typische Schritte in jeder Retrospektive sind, ist in unserem Tool Echometer diese Agenda für agile Retrospektiven in Form von einfach zu befolgenden Schritten eingebettet.
Neben einer gut geplanten Tagesordnung für eine retrospektive Besprechung gibt es weitere Tipps und bewährte Verfahren, die dir helfen können, eine produktive Retrospektive durchzuführen. Hier sind einige, die du im Auge behalten kannst:
Schaffe ein sicheres und offenes Umfeld: Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich alle Teammitglieder wohl fühlen, wenn sie ihre ehrlichen Meinungen und ihr Feedback mitteilen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Grundregeln für die Besprechung aufzustellen und alle daran zu erinnern, respektvoll zu kommunizieren und aktiv zuzuhören. Wenn du nicht sicher bist, wie diese Regeln aussehen könnten oder wie du sie umsetzen kannst, wirf gerne einen Blick auf diesen Artikel: Grundregeln für eine agile Retrospektive.
Ermutige alle zur Teilnahme: Um sicherzustellen, dass sich alle Teammitglieder engagiert und in den Prozess eingebunden fühlen, ist es wichtig, alle zur Teilnahme zu ermutigen. Das bedeutet, dass jeder zu Wort kommen sollte, dass man auch diejenigen um Feedback bittet, die still sind, und dass man sicherstellt, dass alle Ideen gehört werden. Um sicherzustellen, dass sich alle an der Besprechung beteiligen, gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
- Verschicken einer Umfrage
Versende vor dem Treffen eine Umfrage, in der du die Teammitglieder um ihr Feedback zum letzten Sprint bittest. Auf diese Weise lassen sich die wichtigsten Punkte ermitteln, die in der Sitzung besprochen werden müssen. Dies ist übrigens etwas, das Echometer bereits in den Retrospektive-Workflow integriert hat. 😉 - Erstellen eines gemeinsames Dokuments
Erstelle ein gemeinsames Dokument, in das alle Teilnehmer die Themen eintragen können, die sie in der Sitzung besprechen möchten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Ideen aller Teilnehmenden gehört werden und die Tagesordnung auf die Bedürfnisse des Teams zugeschnitten ist. Da wir von vielen Nutzern darauf angesprochen werden, arbeiten wir daran, auch diese Funktion zu integrieren.
Konzentriere dich auf den Prozess: Es ist wichtig, daran zu denken, dass es in der Retrospektive nicht darum geht, Schuld zuzuweisen oder einzelne Teammitglieder bloß zu stellen. Stattdessen sollte der Schwerpunkt auf der Ermittlung von Bereichen liegen, in denen das Team seine Prozesse, Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern kann.
Weiterverfolgung der Aktionspunkte: Nach der Retrospektive ist es wichtig, die während der Besprechung ermittelten Action Items weiterzuverfolgen. Dies bedeutet, dass Verantwortlichkeiten zugewiesen, ggf. Fristen gesetzt und Fortschritte verfolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Team bei der Erreichung der Ziele vorankommt. Zur weiteren Vertiefung des Themas Action Items, kannst du dir diesen Artikel auch gerne anschauen: So nutzt ihr Maßnahmen aus Retrospektiven erfolgreich.
Agenda für agile Retrospektiven - Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erstellung einer erfolgreichen Agenda für agile Retrospektiven für jeden Scrum Master oder Teamleiter, der die Leistung seines Teams verbessern möchte, unerlässlich ist. Wenn du die in diesem Blog-Beitrag beschriebenen Tipps befolgst, kannst du eine Agenda für Retrospektiven erstellen, die für dein Team effektiv und ansprechend ist.
Zusätzlich zu diesen Tipps ist es wichtig, dass du während des Meetings flexibel und anpassungsfähig bist. Wenn etwas nicht funktioniert, solltest du dich nicht scheuen, einen anderen Ansatz zu wählen. Sei immer bereit, dir das Feedback deiner Teammitglieder anzuhören und passe deine Retro-Agenda entsprechend an. Abschließend möchte ich dich ermutigen, diese Tipps in die Praxis umzusetzen und mit verschiedenen Agenden für agile Retrospektiven zu experimentieren, um herauszufinden, was für dein Team am besten funktioniert.
Ich danke dir für’s Lesen und wünsche dir viel Erfolg und Spaß bei der Vorbereitung deiner nächsten Agenda für eine agile Retrospektive!
