Зустріч віч-на-віч із суб'єктивно складним співробітником – може нагадувати партію в шахи: кожен хід має бути добре продуманий, інакше ви опинитеся в обороні.
Ніхто не очікує такої складної зустрічі віч-на-віч. Але ці розмови мають потенціал для створення справжніх проривів. Замість того, щоб уникати конфліктів, керівники повинні розглядати їх як можливість: для прояснення ситуації, зростання та кращої співпраці – навіть з найскладнішими співробітниками.
За допомогою правильної стратегії – емпатії, розумних запитань і чітких очікувань – ви зможете вести розмову таким чином, що в результаті виграють обидві сторони.
Незалежно від того, чи проводяться вони в цифровому або віртуальному форматі, зустрічі 1 на 1 пропонують простір для зворотного зв'язку, а отже, і для особистого розвитку, що є надзвичайно важливим у сучасному робочому світі. У цій статті я дам вам кілька хороших запитань, які ви можете використати під час особистої зустрічі, щоб провести максимально продуктивну розмову.
Перш за все: якщо ви все ще не знаєте, як виглядають хороші індивідуальні зустрічі, перегляньте наш посібник: Посібник з 6 порадами для успішних індивідуальних розмов.
Почнемо з семи корисних і практичних порад для вашої оціночної співбесіди.
7 практичних порад для індивідуальних розмов зі складними працівниками
1. "Сидіти по-іншому – буквально".
Порада: Змініть розташування місць для сидіння. Замість того, щоб сидіти обличчям до обличчя (що часто має конфронтаційний ефект), спробуйте розташуватися під кутом 90 градусів або розмовляти під час ходьби ("walk & talk"). Це розслабляє атмосферу і знімає напругу.
Чому? Люди відчувають себе менш атакованими, якщо вони не сидять прямо "навпроти" один одного. Це робить розмову більш невимушеною.
2. "Менше кажи, більше питай –, але по-іншому".
Порада: Ставте питання, які викликають цікавість. Замість "Чому ви цього не зробили?", запитайте "Як би ви вирішили проблему, якби у вас була повністю вільна рука?".
Чому? Складні працівники часто блокують інформацію або переходять в оборону. Ставлячи відкриті, націлені на перспективу питання, ви даєте їм можливість самим активно розробляти рішення.
3. "Перетворити очікування на проект спільного дизайну".
Порада: Замість того, щоб просто формулювати очікування, попросіть працівника сформулювати свої власні очікування від співпраці. "Як би ви в ідеалі організували нашу співпрацю?"
Чому? Коли люди формулюють власні очікування, вони автоматично беруть на себе більше відповідальності – і їм важче повністю відмовитися.
4. "Перейдіть від режиму проблеми до режиму можливості".
Порада: Перетворіть негативні ситуації на виклик: "Уявіть, що ви були власним консультантом –, яку пораду ви б дали собі?"
Чому? Складні працівники часто чинять опір пропозиціям інших. Даючи їм нову перспективу, ви переводите розмову від проблем до рішень.
5 "Менше говоріть, дайте людям більше писати".
Порада: Якщо розмова емоційно забарвлена, попросіть працівника викласти свою точку зору в письмовій формі – до або після зустрічі.
Навіщо? Це допомагає уникнути імпульсивних реакцій і змушує вас структурувати себе більш чітко. Те, що ви написали, також може слугувати загальним орієнтиром у подальшому.
6. "Слухайте нюанси –, а не тільки слова".
Порада: Звертайте увагу на мову тіла, тон голосу та дрібні реакції. Іноді в знизуванні плечима або короткій паузі міститься більше інформації, ніж у самих словах. Замість того, щоб перекладати прямо, запитайте: "У мене таке відчуття, що є ще –, я правий?"
Чому? Складні працівники не завжди говорять те, що думають, прямо. Але коли вони розуміють, що ви знаєте про їхні невербальні сигнали, це часто відкриває нові рівні розмови.
7. "Скажи, що ти НЕ будеш робити".
Порада: Деякі працівники бояться критики або негативних наслідків. Активно усувайте цей страх: "Не хвилюйтеся, я не хочу виставляти вас у поганому світлі. Я хочу зрозуміти, що вас турбує".
Чому? Це створює психологічну безпеку та знижує рівень захисту.
В принципі, це стосується як вас, так і працівника: Майте реалістичні очікування від співбесіди та реалістичну мету. Ви також можете поставити цю мету на початку співбесіди. Наприклад, вона може бути досить простою:
- Прозора мета на початку розмовиНа жаль, ми не зможемо виконати ваше прохання або вирішити конфлікт за один крок. Моя мета цієї розмови - насамперед зрозуміти ситуацію з вашої точки зору.
Це дасть вам деякі важливі основи для вашої індивідуальної зустрічі з проблемним працівником. Перейдемо до наступного кроку.
Шаблон для індивідуальних зустрічей зі складними працівниками
Той факт, що ви натиснули на цю статтю, говорить мені про те, що ви хочете отримати щось на кшталт посібника для індивідуальної бесіди зі складним працівником.
Ось чому тут ви знайдете шаблон, який повинен добре супроводжувати таку розмову. Водночас, точний формат, звісно, дуже сильно залежатиме від вашої мети –, тому, будь ласка, візьміть до уваги наведені вище поради, коли плануватимете розмову з вашим прямим підлеглим.
Ви можете зберегти шаблон у форматі Doc під власне шаблоном, а також у форматі PDF або Word. Просто натисніть на перемикач "Плюс".
Починаємо з емпатії
- Як у вас справи? Чи є щось на думці, чим би ви хотіли поділитися?
- Я хочу, щоб це був відкритий і конструктивний діалог.
🗣️ Обговорення проблемних питань
- Я хотів би поговорити про [конкретну тему]. Чи можете ви поділитися своєю думкою з цього приводу?
- Що, на вашу думку, сприяє такій ситуації?
- Як, на вашу думку, [член команди Х] бачить цю ситуацію?
Вивчайте рішення
- Я вірю в маленькі, ітеративні покращення. Як, на вашу думку, ми можемо вирішити цю проблему разом? Що може бути першим кроком до кращого статус-кво?
- Чи існують якісь інструменти, підтримка або інші корективи, які могли б допомогти покращити ситуацію?
📜 Встановіть очікування
- Як я можу найкраще підтримати вас у досягненні бажаних змін?
- Це те, що мені потрібно від вас у майбутньому.
- Давайте розробимо план і графік вирішення цих проблем.
- Резюме: Коли ми зустрінемося знову?
- Резюме: Хто відповідає за які завдання?
Висновок
- Я ціную вашу готовність підтримати нас у вдосконаленні.
- Про що ще варто було запитати в цій розмові?
- Чи є щось ще, що вас турбує?
Завантажити шаблон у форматі PDF для друку
Попередній перегляд: Шаблон PDF
Якщо ви бажаєте завантажити вищезгаданий шаблон у форматі PDF для друку, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете відредагувати або роздрукувати шаблон за власним бажанням.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Word
Попередній перегляд: Шаблон індивідуальної зустрічі в Microsoft Word
Якщо ви хочете завантажити шаблон у форматі Word, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете відредагувати або роздрукувати шаблон за бажанням.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Google Docs
Попередній перегляд: Шаблон індивідуальної зустрічі в Google Docs
Якщо ви хочете відредагувати наведений вище шаблон у форматі Google Docs, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете гнучко редагувати шаблон, скопіювавши його.
Увага: Ви повинні бути зареєстровані в Google, щоб скопіювати (і таким чином редагувати) шаблон в меню вгорі ліворуч.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
До речі, нехай вас не вводить в оману порядок денний: Якщо ваш складний колега виливає потік слів, дайте йому закінчити і, звісно, будьте готові викинути за борт свої заздалегідь підготовлені запитання.
Хоча наступний малюнок стосується здорових команд –, він не стосується вашої розмови один на один. Ваша мета - ставити запитання і дозволити вашому проблемному працівникові говорити.
12 корисних запитань для індивідуальних зустрічей зі складними працівниками
Якщо ви керівник, який перебуває в епіцентрі словесної баталії, вам може бути важко ставити правильні запитання.
Але, звичайно, є й питання, на деякі з яких я хотів би відповісти тут.
Як ви можете помітити, багато з них переслідують одну мету: зрозуміти точку зору працівника – і водночас розширити її.
💬 Запитання 1 на 1 по ходу розмови
- Дякую, що поділилися цим зі мною. Я подумаю над цим і повернуся до вас, добре?
- Чи маю я дозвіл допомогти вам з цим?
- Наскільки ви готові зробити все необхідне, щоб змінити цю ситуацію?
- Наскільки ви контролюєте цю ситуацію?
- Як дізнатися, що проблема, яку ви вважаєте проблемою, насправді є проблемою –, як вона проявляється?
- Що б ви сказали другу, який має схожі проблеми з вашими?
- Яким був би альтернативний погляд на речі?
- Що б ви робили, якби не досягли своєї мети?
- Ви хочете вирішити свою проблему зараз? Прямо зараз або в цьому місяці?
- Яку пораду дала б вам наймудріша людина, яку ви знаєте, у вашій нинішній ситуації?
- Що ви вже намагалися зробити для вирішення проблеми?
- Це мій найбільший висновок із сьогоднішньої сесії: [...]. А який ваш?
Шаблон 1 до 1 для превентивної роботи
На додаток до цих запитань, інший тип шаблону також може бути корисним для побудови довгострокових довірчих відносин з вашим співробітником. Він не підходить для самої співбесіди, але тим більше як превентивний захід. Я хотів би познайомити вас зі спеціальною технікою для цього.
Поспілкувавшись із близько 100 менеджерами за останні кілька місяців, я помітив одну закономірність.
Багато керівників час від часу проводять невеликі опитування під час індивідуальних зустрічей. Це означає, що вони просто ставлять кілька запитань у невимушеній формі і запитують працівника: а) чи згоден він або вона з твердженням (наприклад, від 1 до 7), а потім б) чому він або вона відповів або відповіла саме так.
Вони очікують від цих мікродосліджень у 1:1 наступне:
- Більше різноманітності та участі в діалозі 1 на 1
- Прийняття нових перспектив
- Вимірюваність (м'яких) KPI, таких як задоволеність з плином часу
І, звісно, ви також можете використовувати цю ідею під час індивідуальних зустрічей зі складними працівниками. Я зібрав чотири твердження, які зосереджені на вас: Ваші лідерські якості. Зрештою, це, очевидно, має великий вплив на те, як поводяться ваші співробітники.
Ви також можете завантажити цей шаблон у форматі doc, але ще краще - наступний: У нашому програмному забезпеченні для індивідуальних зустрічей є інтегрований інструмент, який візуалізує результати з часом у вигляді метрики і дає вам поради за допомогою асистента зі штучним інтелектом –. Не соромтеся поглянути, не входячи в систему, за допомогою кнопки нижче.
⁉️ Перевірка настрою (згода з 1-7): Якість лідерства
- "Я дуже задоволений своїм керівником". # Задоволеність роботою
- "Мій керівник команди регулярно збільшує масштаб, щоб побачити вищий рівень Цілі командипояснити стратегію та бачення".
- "Керівник моєї команди ставить питання в конструктивній формі". # Зворотній зв'язок #Leadership
- "Мій керівник подає приклад того, що він очікує від нас як від команди". #Leadership
Ось як виглядає це опитування в Echometer:
Завантажити шаблон у форматі PDF для друку
Попередній перегляд: Шаблон PDF
Якщо ви бажаєте завантажити вищезгаданий шаблон у форматі PDF для друку, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете відредагувати або роздрукувати шаблон за власним бажанням.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Word
Попередній перегляд: Шаблон індивідуальної зустрічі в Microsoft Word
Якщо ви хочете завантажити шаблон у форматі Word, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете відредагувати або роздрукувати шаблон за бажанням.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Google Docs
Попередній перегляд: Шаблон індивідуальної зустрічі в Google Docs
Якщо ви хочете відредагувати наведений вище шаблон у форматі Google Docs, просто натисніть на зображення нижче. Потім ви можете гнучко редагувати шаблон, скопіювавши його.
Увага: Ви повинні бути зареєстровані в Google, щоб скопіювати (і таким чином редагувати) шаблон в меню вгорі ліворуч.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Google Sheets
Попередній перегляд: Шаблон для індивідуальних зустрічей у Google Таблицях
Якщо ви хочете отримати шаблон для щотижневих чекінів у вигляді редагованого аркуша Google, просто натисніть на зображення нижче. Після цього ви зможете гнучко редагувати шаблон і, наприклад, роздрукувати його.
Увага: Ви повинні бути зареєстровані в Google, щоб скопіювати (і таким чином редагувати) шаблон в меню вгорі ліворуч.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
Завантажити шаблон у форматі Excel або XLXS
Попередній перегляд: Шаблон Excel або XLSX
Якщо ви хочете завантажити шаблон у форматі XLSX для друку або редагування, просто натисніть на зображення нижче. Після цього ви зможете гнучко редагувати або роздрукувати шаблон.
Натисніть на зображення, щоб відкрити ⬇️
І ви не можете дочекатися, щоб поставити ці питання під час особистої зустрічі? Дуже добре, я радий.
Якщо ви хочете отримати більше творчих ідей, я можу порекомендувати вам нашу відповідну статтю: 129 Винахідливі запитання на особистих зустрічах (від психолога).
Ще 15 шаблонів для індивідуальних зустрічей (у форматі Doc, PDF тощо)
Ви, мабуть, майже здогадалися. Звісно, є ще багато шаблонів для особистих зустрічей, які рано чи пізно вам знадобляться.
Наприклад, я розповідаю про шаблони для вашої індивідуальної зустрічі щодо зарплати, вашої розмови зі складним працівником або з абсолютно новим співробітником.
У нас є додаткові шаблони для всіх цих випадків використання, які ви можете знайти в цій статті: Зустрічі 1:1: 15 перевірених шаблонів для редагування (безкоштовно).
Висновок: розглядайте складні розмови як можливість
Після важкої зустрічі ви, швидше за все, відчуєте полегшення. А якщо ваша розмова буде успішною, у вас може навіть з'явитися щось на кшталт надії. Наведені тут запитання повинні вам допомогти. Бажаю вам успіху!
Але ви не повинні забувати одну мудру пораду: Існує незліченна кількість запитань, які ви можете поставити –, але найголовніше - це те, що співбесіда має бути адаптована до вашого співробітника.
Наш асистент для особистих зустрічей зі штучним інтелектом також може допомогти вам, якщо ви регулярно проводите особисті зустрічі з членами вашої команди. Якщо ви хочете дізнатися більше, відвідайте наш веб-сайт: Найкраще програмне забезпечення для зустрічей 1 на 1.
"На моїх зустрічах 1:1 дратує робити нотатки і одночасно концентруватися на співробітнику".
"Так, зустрічі 1:1 з моїми співробітниками повинні бути моїм найважливішим призначенням –, але я не маю керівництва для цього".
