3 Çalışma Alanı Sağlığı (8 Makale)

Çalışma Alanı Nabız Kontrolü Anketlerini kullanırsanız, Echometer otomatik olarak her ekip için bekleyen soruları kapsayan ayrı anketler oluşturacaktır. Ayrıntılara bakın: Çalışma Alanı Sağlık Rotasyonunu Anlama

Takım yöneticisi olarak, takımınızın Nabız Kontrolü anketlerini takımınızın “Anketler” sekmesinde görebilirsiniz:

Çalışma alanı nabız kontrolü anketleri oluşturulduktan sonra varsayılan olarak 2 hafta boyunca açık kalır ve ardından otomatik olarak kapanır. Ancak bir ekip yöneticisi olarak anketleri 2 hafta dolmadan manuel olarak da kapatabilirsiniz. Elbette bunu yalnızca ekibinize danışarak yapmalısınız.

Sonuçlar yalnızca bir anket kapatıldığında görüntülenebilir.

Anket hala açıkken bile, anketi yaklaşan retrospektifinizle ilişkilendirebilirsiniz. Bunu yapmak için anketi açın ve “Sonuçları Retro’da kullan”a tıklayın:

Dikkat:

• Bir anketin bir Retro ile ilişkilendirilebilmesi için, takımınızdaki mevcut retrospektifin “Hazırlık Aşamasında” durumunda olması ve retrospektifle zaten başka bir anketin ilişkilendirilmemiş olması gerekir.

• Takımdaki mevcut retrospektif hala devam ediyorsa, onu sonlandırın. Ardından, bir sonraki retrospektif otomatik olarak “Hazırlık Aşamasında” durumunda oluşturulacaktır.

Anketin retrospektife başarılı bir şekilde bağlanıp bağlanmadığını, retro hazırlıkta bağlantılı ankete atıfta bulunan sarı kutudan görebilirsiniz:

Anket sonuçlarına ek olarak, geriye dönük panoya esnek bir şekilde başka sağlık kontrolü maddeleri veya diğer açık sorular da ekleyebilirsiniz. Bunlar anketin bir parçası olmamakla birlikte, retrospektif içinde kolayca yanıtlanabilirler.

Bu videoda, Echometer’de çalışma alanı düzeyinde Pulse Check’i nasıl ayarlayacağınızı ve nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğreneceksiniz:

Play

İşte kısa bir özet:

Nabız Kontrolü ne içindir?

Çalışma Alanı Nabız Kontrolü ile şunları yapabilirsiniz …

• Seçilen ekiplerden geri bildirim alın
• Öğe başına kullanıcı tanımlı bir aralıkta
• Ekipler retrospektifler yapmasa bile

Nasıl çalışıyor?

Çalışma Alanı Nabız Kontrolü …

• Nabız kontrol öğelerinin tanımlanan aralıkta ekipler tarafından zaten yanıtlanıp yanıtlanmadığını kontrol eder
• Her ekip için yalnızca henüz sorgulanmamış öğeleri içeren özel bir Nabız Kontrolü Anketi oluşturur.
• Anketi ekip üyelerine otomatik olarak gönderir (e-posta daveti)
• Her nabız yoklama anketini 14 gün sonra kapatır ve sonuçları hem ekip hem de çalışma alanı kontrol paneline ekler

Nasıl ayarlıyorsun?

• Öğeleri seçin ve aralıklarını ayarlayın
• Ekipleri Çalışma Alanı Sağlık Rotasyonuna dahil etme/dışlama
• Çalışma Alanı için Nabız Kontrolünü etkinleştirin (yalnızca o zaman)

İşte çalışma alanı düzeyinde Health Check’nin nasıl kurulacağına dair birkaç ipucu.

1. Paydaşları dahil edinBirkaç ekibi aşan bir Health Check, birçok insan grubu için ilgi çekicidir. Bu nedenle, Health Check çalışma alanını kurmayı planlıyorsanız, onları erkenden bilgilendirmelisiniz. Tipik paydaşlar şunlardır: Ekipler, yöneticiler, muhtemelen İK ve çalışma konseyi.
2. Sadece başlaKurumsal düzeydeki bir Health Check’de, konuların belirlenmesini etkilemek isteyen birçok paydaş vardır. Bu koordinasyon süreci tarafından yavaşlatılmamak için, minimum uzlaşmayla başlamanızı ve kendinizi iş memnuniyeti veya çevik toplantıların yatırım getirisi gibi çok genel konularla sınırlamanızı öneririz. Health Check çalışma alanı her zaman esnek bir şekilde genişletilebilir.
3. Daha azı daha çoktur: Özellikle çok sayıda paydaş olması nedeniyle, Workspace Health Check’e çok fazla konu dahil etme cazibesi yüksektir. Ne yazık ki, bu durum genellikle çalışanların geri bildirim verenler olarak aşırı yüklenmesine ve muhtemelen “anket yorgunluğuna” yol açar. Bu nedenle, başladıktan sonra bile anket konularının sayısını abartmamaya dikkat edin. Yalnızca gerçek öneme sahip Health Check öğelerini dahil edin.
4. Mevcut bağlamı kullanınBirçok şirketin tanımlanmış kurumsal değerleri vardır. Optimal olarak, bu kurumsal değerler Echometer’nin Health Check çalışma alanı için bir oryantasyon görevi görür ve bu bağlamda kültürel bir barometre görevi görebilir. Kurumsal değerlerin ele alınmasıyla, İK ve yöneticilerin şirket genelindeki ekiplerde Echometer’yi aktif bir şekilde tesis etme ve böylece katma değerleri daha kapsamlı bir şekilde kullanma konusundaki kararlılıkları da güçlendirilebilir.

Workspace Health Check’e ek olarak, size bir Takım Sağlık Kontrolü kurmanızı da öneririz.

Echometer’de, önerilen ölçek maddelerine ek olarak, Health Check’niz için kendi maddelerinizi de formüle edebilirsiniz.

Ölçek maddeleri, anketin katılımı sorduğu ifadelerdir:

Kendi ölçek maddelerinizi formüle ederken buna dikkat etmelisiniz:

1. Doğru format: Bir Sağlık Kontrolü öğesi, “Kesinlikle katılmıyorum” ile “Tamamen katılıyorum” arasında bir ölçekte yanıtlanır. Bu nedenle burada açık uçlu sorular kullanamazsınız. Açık uçlu soru örneği: “Son haftalarda Daily’mizden ne kadar memnunsunuz?” Sağlık Kontrolü için ölçek sorusu olarak yeniden ifade etme: “Son haftalarda Daily’mizden çok memnun kaldım.”
2. Öznel izlenimler hakkında soru: Bir Sağlık Kontrolü ölçek öğesi, nesnel gerçekleri sorgulamak için uygun değildir. Örnek: “Daily’lerimiz en fazla 15 dakika sürüyor.” Bu metrik nesnel olarak ölçülebilir ve bir Sağlık Kontrolü için uygun değildir. Bunun yerine, bir Sağlık Kontrolü ölçek öğesiyle, yakalanması zor olan sübjektif izlenimleri yakalayabilirsiniz: “Daily’lerimiz benim için iyi değerlendirilmiş bir zaman.”
3. Çerçeveyi somutlaştırın: Birçok konuda referans çerçevesi farklı şekilde yorumlanabilir. Örneğin: “Gereksinimleri yapıcı bir şekilde sorguluyoruz.” Bu formülasyonda hem “biz”in kim olduğu hem de hangi gereksinimlerin kastedildiği açık değildir. İstenen çerçeveye bağlı olarak somutlaştırmak mümkün olabilir: “Ekip olarak, konuları uygulamadan önce Ürün Sahibimizin gereksinimlerini sorguluyoruz.”

Kurulum için ipuçlarımıza da göz atmaktan çekinmeyin Takımdaki Health Check’ler- ve Çalışma alanı düzeyinde Health Check’ler.

Workspace Health’te, çeşitli diyagramlarda görüntülenen ekipler arası sonuçlara genel bir bakış bulacaksınız.

Ekip Gruplarını Filtrele

Ekip grupları tanımladıysanız, gösterge tablosu bu ekip gruplarına göre filtreleme sunar. Yalnızca çalışma alanından çıkarılmamış en az 3 ekibin çalışma alanı sağlık rotasyonuna katıldığı ekip gruplarını filtreleyebilirsiniz. Buna göre, 2 veya daha az ekibi olan ekip grupları filtrelemede seçilemez:

Ağ diyagramı ve tek değerler

Ağ diyagramı, ürün kategorilerindeki ortalama değerleri göstermektedir. Ortalamanın yanında, en yüksek ve en düşük 10% gösterilebilir.

Bunun altında, kategori başına bireysel değerler listelenmektedir. Sol taraftaki mevcut ortalama ve eğilime ek olarak, grafik sağ tarafta ortalama ve üst/alt 10% ile zaman eğilimini de göstermektedir:

Isı Haritası

Isı haritası, ekiplerin kategoriye göre öğe başına sonuçlarını göstermektedir.

• Gri kutucuklarda henüz hiç güncel veri noktası yoktur.
• Renkli karolar mevcut ortalamaya dayanmaktadır.

Fare imlecini bir kutucuğun üzerine getirdiğinizde ortalama görüntülenir. Tek bir tıklamayla, zaman içindeki bireysel sonuçlar ısı haritasının altında gösterilir.

Çalışma alanının ayarlarına bağlı olarak, ekiplerin anonimliğini daha fazla korumak için ısı haritası kapatılabilir.

Çalışma Alanı Sağlığında her kullanıcı dikkate alınmalıdır. Aynı zamanda, bireysel kişiler iki kez ağırlıklandırılmamalıdır. Bu, kullanıcılar birkaç ekipte yer aldığında gerçekleşir. Bu nedenle, ekipleri Workspace Health rotasyonundan hariç tutma imkanı vardır.

Bu fonksiyonun yaygın bir kullanım alanı, sabit ekiplerin yanı sıra var olan ekiplerdir. Bu ekiplerde, ekip üyeleri için Workspace Health öğeleri (eski adıyla “Echo Öğeleri”) iki kez sorgulanır; bu, üyelerin aynı anda başka ekiplerde de yer alması durumunda geçerlidir. Özellikle, bu tekrarlar genellikle şunları etkiler:

• Liderlerin aynı zamanda kendi ekiplerinin de üyesi olduğu liderlik ekipleri
• Katılımcıları aynı zamanda fonksiyonel ekiplerde de yer alan proje ekipleri
• Squatlar, loncalar ve bölümler arasında örtüşme (Spotify modelinin organizasyonunda).

Ekipleri hariç tutmak için, Workspace Yönetimi’ndeki ekip listesinden bunları seçin ve Eylemler altında “Workspace Health’ten Hariç Tut” seçeneğini seçin.

Takımlar daha sonra da tekrar eklenebilir.

Workspace Health Dashboard’daki sonuçları, örneğin fonksiyon alanlarına veya iş birimlerine göre biraz daha ayrıntılı filtrelemek mi istiyorsunuz?

O zaman ekip grupları çözüm. Workspace Yönetimi’ndeki ekip listesinden ekipleri seçin ve işlemler altında “Gruba taşı…” seçeneğini seçin.

Daha önce ekip grupları oluşturduysanız, listeden bir giriş seçin veya yeni bir ekip grubu oluşturun:

Tüm ekiplerde belirli konuları düzenli olarak kontrol etmek mi istiyorsunuz? O halde Çalışma Alanı Sağlık Rotasyonu tam olarak bunu otomatikleştirmenize yardımcı olur.

Standart rotasyon ayarı

Bir çalışma alanı yöneticisi olarak, öğelerin solundaki onay kutularını etkinleştirerek çalışma alanı sağlık rotasyonunu ayarlayabilirsiniz:

Varsayılan olarak, takımların retrospektifleri için Workspace Health rotasyonundan etkinleştirilen bu öğelerden her zaman 2’si önerilir. Takım yöneticileri, “Rotasyonu zorla” onay kutusunu seçmediğiniz sürece, bu önerilen öğeleri istedikleri gibi özelleştirebilirler:

Öğe başına rotasyon için sabit aralıklar seçin

Öğeler için ek sabit frekanslar belirleme seçeneği de vardır:

• Haftalık
• Her 2 haftada bir
• Aylık
• Her 6 haftada bir
• Üç Aylık
• Yarım yılda bir
• Yıllık

Bir aralık seçerseniz, seçilen süre içinde bu öğeyi henüz yanıtlamamış olan bir ekibin her yeni retrospektifi için bu öğe önerilir.

Döndürme mantığı daha sonra aşağıdaki gibi çalışır:

• Sabit sıklığa sahip kalemler seçilen dönemde (örneğin üç aylık/yıllık) yalnızca bir kez kaydedilir.
• “Sıklığı olmayan öğeler”, yeni takım retrospektiflerinde otomatik olarak önerilen 2 Workspace Health öğesi için dolduruculardır.
• “Sabit sıklıklı öğeler”, sıklığın korunmasını sağlamak için her zaman “Sıklığı olmayan öğeler”e göre önceliğe sahiptir.
• Örneğin, sıklığı olmayan yalnızca 2 öğe varsa, bunlar “Sıklıklı öğeler” tarafından yerinden edilmedikleri takdirde, takım retrospektifleri için art arda birden çok kez önerilebilir.
• Çalışma alanı rotasyonunu ayarlarsanız, halihazırda oluşturulmuş olan anketler etkilenmeyecektir.

Workspace Health rotasyonunu kullanmak için önerimiz

• Yalnızca en önemli 2 ila 3 öğe için sabit bir frekans seçin ve açık rotasyonla istediğiniz sayıda öğe ekleyin. Unutmayın: Ne kadar çok öğe dönerse, öğeler hakkında o kadar az sıklıkta güncel veri alırsınız.
• Sabit bir sıklıkta çok fazla öğe seçerseniz, açık rotasyondaki öğeler (ekiplerin geriye dönük aralığına bağlı olarak) hiç görünmeyebilir.

Ayrı çalışma alanı nabız kontrol anketleri

Workspace öğelerini ayrı olarak ve mutlaka takım retrospektiflerinin bir parçası olarak sormak istemiyor musunuz? Sorun değil, o zaman “Workspace Nabız Kontrolü”nü etkinleştirin.

Nabız kontrolü çalışma alanı otomatik olarak anketler oluşturur ve tüm ekiplerde seçilen aralıktaki hangi öğelerin ekip tarafından henüz yanıtlanmadığını kontrol eder. Seçilen aralıkta henüz yanıtlanmamış olan tüm çalışma alanı öğeleri daha sonra ekibin nabız kontrol anketine dahil edilir.

Workspace Nabız Kontrolü ile, tüm Workspace öğelerinin bir sıklıkla tüm takımlar tarafından yanıtlanmasını sağlarsınız - aralık içinde bir retrospektif yapmamış olsalar bile.

Daha fazla ayrıntı ve video eğitimi: Çalışma alanı nabız kontrolü