3 Saúde do espaço de trabalho (8 Artigos)

Se você usar o Workspace Pulse Check Surveys, o Echometer gerará automaticamente pesquisas individuais para cada equipe, a fim de cobrir as questões pendentes. Veja mais detalhes: Entendendo a rotação de saúde do espaço de trabalho

Como administrador de equipa, pode ver os inquéritos de verificação de pulso da sua equipa no separador “Inquéritos” da sua equipa:

As pesquisas de verificação de pulso do espaço de trabalho ficam abertas por padrão por duas semanas após serem criadas e, em seguida, são fechadas automaticamente. No entanto, como administrador da equipe, você também pode fechar as pesquisas manualmente antes do término das duas semanas. Obviamente, você só deve fazer isso após consultar a sua equipe.

Os resultados só podem ser visualizados quando uma pesquisa é encerrada.

Mesmo enquanto o inquérito ainda está aberto, já pode associar o inquérito à sua próxima retrospetiva. Para tal, abra o inquérito e clique em “Usar resultados na Retro”:

Atenção:

• Para que um inquérito possa ser associado a uma Retro, a sua retrospetiva atual na equipa tem de estar no estado “Em preparação” e não pode já haver outro inquérito associado à retrospetiva.

• Se a retrospetiva atual na equipa ainda estiver em curso, termine-a. Em seguida, a próxima retrospetiva será automaticamente criada no estado “Em preparação”.

Você pode ver se a pesquisa foi vinculada com sucesso à retrospectiva pela caixa amarela com a referência à pesquisa vinculada na preparação retro:

Além dos resultados da pesquisa, você também pode adicionar com flexibilidade outros itens de verificação de saúde ou outras perguntas abertas ao quadro de retrospectiva. Embora esses itens não façam parte da pesquisa, eles podem simplesmente ser respondidos na retrospectiva.

Neste vídeo, você aprenderá a configurar a verificação de pulso no nível do espaço de trabalho no Echometer e a que você deve prestar atenção:

Play

Aqui está um breve resumo:

Para que serve o Pulse Check?

Com o Workspace Pulse Check, você pode…

• Receber feedback das equipes selecionadas
• Em um intervalo definido pelo usuário por item
• Mesmo que as equipes não realizem retrospectivas

Como isso funciona?

O Workspace Pulse Check…

• Verifica se os itens de verificação de pulso já foram respondidos pelas equipes no intervalo definido
• Cria uma pesquisa de verificação de pulso personalizada para cada equipe, contendo apenas os itens que ainda não foram consultados.
• Envia a pesquisa automaticamente para os membros da equipe (convite por e-mail)
• Encerra cada pesquisa de verificação de pulso após 14 dias e adiciona os resultados ao painel da equipe e do espaço de trabalho

Como você o configura?

• Selecione itens e defina seu intervalo
• Incluir/excluir equipes no Workspace Health Rotation
• Ativar (somente então) a verificação de pulso para o espaço de trabalho

Aqui estão algumas dicas sobre como configurar um Health Check no nível do espaço de trabalho.

1. Envolver as partes interessadasUm Health Check que vai além de várias equipes é interessante para muitos grupos de pessoas. Portanto, se você planeja configurar o espaço de trabalho Health Check, deve informá-los com antecedência. As partes interessadas típicas são: Equipes, gerentes, possivelmente o RH e o conselho de empresa.
2. Basta começarEm um Health Check em nível organizacional, há muitas partes interessadas que gostariam de influenciar a identificação dos tópicos. Para não ser retardado por esse processo de coordenação, recomendamos que você comece com o mínimo de compromisso e se limite a tópicos muito gerais, como satisfação no trabalho ou o ROI de reuniões ágeis. O espaço de trabalho do Health Check pode ser expandido com flexibilidade a qualquer momento.
3. Menos é mais: Precisamente devido ao grande número de partes interessadas, existe uma grande tentação de incluir muitos tópicos no Workspace Health Check. Infelizmente, isso muitas vezes leva a uma sobrecarga dos funcionários como fornecedores de feedback e, possivelmente, à “fadiga da pesquisa”. Portanto, mesmo após o início, lembre-se de não exagerar no número de tópicos da pesquisa. Inclua apenas itens do Health Check que sejam realmente relevantes.
4. Use o contexto existenteMuitas empresas definiram valores corporativos. O ideal é que esses valores corporativos sirvam de orientação para o espaço de trabalho Echometer do Health Check, que pode servir como um barômetro cultural nesse contexto. Ao abordar os valores corporativos, o compromisso do RH e dos gerentes também pode ser fortalecido para estabelecer ativamente o Echometer nas equipes de toda a empresa e, assim, usar os valores agregados de forma mais abrangente.

Além do Workspace Health Check, também recomendamos que você configure um Team Health Check para configurar.

No Echometer, além dos itens de escala sugeridos, você também pode formular seus próprios itens para o Health Check.

Os itens da escala são declarações para as quais a pesquisa solicita concordância:

Você deve prestar atenção a isso ao formular seus próprios itens de escala:

1. O formato certo: Um item de Health Check é respondido numa escala de “Discordo totalmente” a “Concordo totalmente”. Consequentemente, não podes usar aqui perguntas abertas. Exemplo de pergunta aberta: “O que achas do nosso Daily nas últimas semanas?”, Reformulação como pergunta de escala para o Health Check: “Gostei muito do nosso Daily nas últimas semanas.”
2. Pergunta sobre impressões subjetivas: Um item de escala de Health Check não é adequado para questionar factos objetivos. Exemplo: “Os nossos Dailys duram no máximo 15 minutos.” Esta métrica pode ser medida objetivamente e não é adequada para um Health Check. Em vez disso, podes usar um item de escala de Health Check para registar as impressões subjetivas mais difíceis de captar: “Os nossos Dailys são tempo bem investido para mim.”
3. Concretize a estrutura: Em muitos tópicos, o quadro de referência pode ser interpretado de forma diferente. Por exemplo: “Questionamos os requisitos de forma construtiva.” Nesta formulação, tanto está em aberto quem é o “nós” como quais os requisitos que são pretendidos. Dependendo do quadro desejado, poder-se-ia, portanto, especificar: “Como equipa, questionamos os requisitos do nosso Product Owner antes de implementar os tópicos.”

Fique à vontade para ver também nossas dicas para configurar Health Checks na equipe- bem como Health Checks em nível de espaço de trabalho.

No Workspace Health, você encontrará uma visão geral dos resultados entre equipes, que são exibidos em vários diagramas.

Filtrar grupos de equipes

Se você tiver definido grupos de equipes, o painel oferecerá filtragem por esses grupos de equipes. Você só pode filtrar os grupos de equipes nos quais pelo menos 3 equipes que não foram excluídas do espaço de trabalho tenham participado do rodízio de integridade do espaço de trabalho. Assim, grupos de equipes com 2 ou menos equipes não podem ser selecionados na filtragem:

Diagrama de rede e valores individuais

O diagrama de rede mostra os valores médios das categorias dos itens. Ao lado da média, você pode ver o maior e o menor 10%.

Abaixo, são listados os valores individuais por categoria. Além da média e da tendência atuais à esquerda, o gráfico também mostra a tendência temporal com a média e o 10% superior/inferior à direita:

Mapa de calor

O mapa de calor mostra os resultados das equipes por item e por categoria.

• Os blocos cinza ainda não têm pontos de dados atuais.
• Os blocos coloridos são baseados na média atual.

Se você mover o ponteiro do mouse sobre um bloco, a média será exibida. Com um clique, os resultados individuais ao longo do tempo são mostrados sob o mapa de calor.

Dependendo das configurações do espaço de trabalho, o mapa de calor pode ser desativado para proteger ainda mais o anonimato das equipes.

Cada usuário deve ser considerado no Workspace Health. Ao mesmo tempo, as pessoas individuais não devem ser ponderadas duas vezes. Isso acontece quando os usuários estão em várias equipes. Portanto, existe a possibilidade de excluir equipes da rotação do Workspace Health.

Um caso de uso comum para esta função são as equipas que existem para além das equipas fixas. Nestes casos, os itens de Workspace Health (anteriormente “Echo Items”) seriam consultados duas vezes para os membros da equipa, desde que os membros também estejam noutras equipas em paralelo. Especificamente, estas duplicações afetam frequentemente:

• Equipes de liderança em que os líderes também são membros de suas próprias equipes
• Equipes de projeto cujos participantes também fazem parte de equipes funcionais
• Sobreposição entre squats, guildas e capítulos (na organização do modelo Spotify).

Para excluir equipas, selecione-as na lista de equipas da Administração do Workspace e selecione “Excluir do Workspace Health” em Ações.

As equipes também podem ser adicionadas novamente mais tarde.

Gostaria de filtrar os resultados no Painel de Saúde do Workspace de forma mais precisa, por exemplo, por áreas funcionais ou unidades de negócios?

Então, os grupos de equipas são a solução. Selecione as equipas na lista de equipas da Administração do Workspace e selecione “Mover para o grupo…” em Ações.

Se você já tiver criado grupos de equipes, selecione uma entrada da lista ou crie um novo grupo de equipes:

Você deseja verificar regularmente determinados tópicos em todas as equipes? Então o Workspace Health Rotation ajuda você a automatizar exatamente isso.

A configuração de rotação padrão

Como administrador do espaço de trabalho, você pode ajustar a rotação de integridade do espaço de trabalho ativando as caixas de seleção à esquerda dos itens:

Por padrão, 2 desses itens ativados da rotação de Saúde do Workspace são sempre sugeridos para as retrospectivas das equipes. Os administradores da equipe podem personalizar esses itens sugeridos como quiserem, a menos que você selecione a caixa de seleção “Forçar rotação”:

Selecione intervalos fixos para a rotação por item

Há também a opção de definir frequências fixas adicionais para os itens:

• Semanal
• A cada duas semanas
• Mensal
• A cada 6 semanas
• Trimestralmente
• Semestralmente
• Anualmente

Se você selecionar um intervalo, esse item será sugerido para cada nova retrospectiva de uma equipe que ainda não tenha respondido a esse item dentro do período selecionado.

A lógica de rotação funciona da seguinte forma:

• Os itens com uma frequência fixa são registrados exatamente uma vez no período selecionado (por exemplo, trimestralmente/anualmente).
• “Itens sem frequência” são preenchimentos para os 2 itens de Saúde do Workspace sugeridos automaticamente em novas retrospectivas de equipe.
• “Itens com frequência fixa” sempre têm precedência sobre “Itens sem frequência” para garantir que a frequência seja mantida.
• Se, por exemplo, houver apenas 2 itens sem frequência, eles também podem ser sugeridos várias vezes seguidas para retrospectivas de equipe, se não forem substituídos por “Itens com frequência”.
• Se você ajustar a rotação do espaço de trabalho, as pesquisas que já foram geradas não serão afetadas.

Nossa recomendação para usar o rodízio do Workspace Health

• Selecione apenas uma frequência fixa para os dois ou três itens mais importantes e adicione qualquer número de itens com uma rotação aberta. Lembre-se: quanto mais itens rodarem, menor será a frequência com que você receberá dados atuais sobre os itens.
• Se você escolher muitos itens com uma frequência fixa, os itens da rotação aberta (dependendo do intervalo retroativo das equipes) poderão não aparecer.

Pesquisas de verificação de pulso em espaços de trabalho separados

Você prefere consultar os itens do Workspace separadamente e não necessariamente como parte das retrospectivas da equipe? Sem problema, então ative o “Workspace Pulse-Check”.

O espaço de trabalho de verificação de pulso gera automaticamente pesquisas e verifica em todas as equipes quais itens no intervalo selecionado ainda não foram respondidos pela equipe. Todos os itens do espaço de trabalho que ainda não foram respondidos no intervalo selecionado são incluídos na pesquisa de verificação de pulso da equipe.

Com o Workspace Pulse-Check, você garante que todos os itens do Workspace sejam respondidos por todas as equipes com uma frequência - mesmo que não tenham realizado uma retrospectiva dentro do intervalo.

Mais detalhes e vídeo tutorial: Verificação de pulso do espaço de trabalho