As chamadas "equipes remotas", ou seja, equipes distribuídas que trabalham juntas em diferentes locais e talvez até em diferentes fusos horários, estão em voga: muitas empresas querem aproveitar a oportunidade de atrair talentos para sua empresa em todo o mundo ou de se beneficiar das vantagens do custo da mão de obra local. Atual Estudos também mostram que 99% dos trabalhadores gostariam de ter pelo menos a opção de trabalhar remotamente em casa ou em espaços de trabalho conjunto.

De fato, em média, os trabalhadores remotos são aparentemente 80% menos estressado e 57% mais satisfeito com seu trabalho do que os colegas que sempre trabalham no local. Isso explica por que os trabalhadores dão tanto valor a essa oportunidade.

Mas essa tendência também traz novos desafios para as equipes. Então, como coordenar e gerenciar equipes que estão espalhadas em vários locais?

As boas notícias antecipadas:

O Google conseguiu criar um estudo interno demonstrar o que as equipes distribuídas também podem fazer em Pesquisas pode afirmar: equipes remotas distribuídas podem, em princípio, ser tão bem-sucedidas quanto equipes no mesmo local. Ao mesmo tempo, o Google publicou suas práticas recomendadas em um documento em inglês Manual compartilhada. 

Para que a comunicação e a produtividade funcionem na equipe remota, há alguns aspectos que você deve ter em mente. É interessante notar que fatores psicológicos, como a segurança psicológicaO espírito de equipe e a Confiança um papel importante.

 

Estas são as nossas dicas sobre como a sua equipe remota pode atingir seu potencial:

Dica 1: O primeiro remoto significa comunicação excessiva

A comunicação precisa ser repensada em equipes remotas. Os gerentes provavelmente já estão familiarizados com o conceito de excesso de comunicação, pois muitas leituras sobre gerenciamento sugerem que você não pode comunicar demais a estratégia corporativa. Esse conceito de excesso de comunicação também é relevante para as equipes remotas.

Exemplo: uma equipe está basicamente sediada em um local e apenas alguns membros da equipe trabalham remotamente em outro lugar. Isso ameaça criar uma sociedade de dois níveis que pode minar o sentimento de equipe: Uma parte significativa da comunicação ocorre face a face no escritório e, como membro remoto da equipe, você é geralmente o último a receber informações. Ou seja, somente quando a próxima videochamada (por exemplo, diária ou semanal) estiver prevista ou quando alguém registrar essas informações por escrito (por exemplo, por e-mail, Slack, Confluence, Trello/ tíquetes Jira e assim por diante).

Portanto, a recomendação: grande parte da comunicação formal e informal deve ser proativamente armazenada on-line para que todos possam ver, de acordo com a regra geral "remoto primeiro". Mesmo que às vezes pareça que as informações já são conhecidas, deve-se fazer o esforço de registrar digitalmente cada decisão em detalhes para que a derivação seja compreensível para terceiros.

Em equipes remotas, mais uma vez é verdade que não existe excesso de comunicação. E mesmo que exista: Vale a pena!

Dica 2: Rotinas adaptadas na vida cotidiana

Especialmente em equipes remotas, é importante que você, como membro da equipe, gerente ou Scrum Master, crie uma estrutura para trocas regulares. Isso não significa uma atualização mensal, mas uma troca muito mais próxima que torna possível o sentimento de equipe em primeiro lugar. 

Uma prática recomendada que funciona bem em nossa experiência: Simplesmente mapeie os diários on-line em formato de texto. Todos os dias, cada membro da equipe começa escrevendo seus tópicos mais importantes e a disponibilidade de tempo para o dia em um chat ou canal do Slack. Isso torna transparente para todos quem está trabalhando em quê no momento. No entanto, isso dá a todos a liberdade de não precisar entrar em uma videoconferência às 9h em ponto para a reunião diária. Essa forma de diálogo é particularmente vantajosa em fusos horários diferentes.

O formato de bate-papo diário deve ser complementado com um formato de chamada de vídeo semanal, por exemplo. Isso proporciona uma rodada em que todos os membros da equipe também podem se ver (pelo menos digitalmente). Essa videochamada não deve deliberadamente se transformar em uma atualização formal de status, pois perderia seu efeito de formação de equipe. Talvez você possa até usar o compromisso de um almoço conjunto para enfatizar o caráter informal – sim, um almoço conjunto na frente da tela é melhor do que nenhum almoço conjunto. Esse almoço pode então ser combinado com formatos de troca aberta, como "Bolsa marrom" / "Almoço e aprendizado" pode ser conectado.

Dica 3: Planeje um espaço para trocas informais com check-ins e outros.

As oportunidades de troca informal, como na cozinha, na máquina de café, na mesa de pebolim etc., são eliminadas em equipes remotas distribuídas. Para criar a confiança necessária entre os membros da equipe de diferentes locais, o espaço deve ser ativamente fornecido. Dessa forma, os membros da equipe também podem se conhecer em um nível humano e ficar mais próximos.

Em todos os esforços para tornar as reuniões eficientes, portanto, é importante reservar pelo menos os primeiros 5 minutos para uma troca descontraída como um "quebra-gelo" antes de começar com o tópico real da reunião. 

Dependendo da rodada, além de uma troca aberta, o check-in também pode ser uma prática recomendada em que cada um, por sua vez, dá a sua opinião. A última pessoa a chegar à reunião inicia o check-in. As perguntas a seguir podem ser adequadas para a rodada de check-in:

• Em uma escala de 1 (=miserável) a 10 (=super), como você está se saindo agora? Por quê?
• O que precisaria acontecer para que você chegasse a uma nota 10 hoje?

As respostas a essas perguntas também podem estar relacionadas a assuntos particulares – que devem ser deixados a cargo de cada um. É claro que as perguntas de check-in podem variar de reunião para reunião. Pode ser importante ressaltar que as perguntas não devem ser muito pessoais, caso isso possa ser desconfortável para cada membro da equipe.

Um bom exemplo que ressalta a importância: Há algumas semanas, estávamos na retroalimentação de um cliente e descobrimos que uma pessoa que respondeu à escala de check-in com 3 não havia dormido a noite toda e estava com dores de cabeça. Essa informação é, obviamente, crucial para que você possa classificar e levar em conta o comportamento da pessoa.

Dica 4: Formação de equipes por meio de retrospectivas como prática recomendada

Essa é, provavelmente, a dica mais importante para todos aqueles que Retrospectivas (ou "retros", para abreviar) em suas equipes remotas. Especialmente quando grande parte da comunicação ocorre em forma de texto digital, há um risco maior de mal-entendidos que podem comprometer a confiança e o espírito de equipe.