2. retrospectieven modereren (6 Artikelen)

Je team doet regelmatig langer over retrospectives dan gepland en je vraagt je af hoe je het tijdmanagement kunt verbeteren?

Hier zijn onze tips:

• Communiceer van tevoren met het team hoeveel tijd er beschikbaar is en vraag of iedereen bereid is om zich gedurende deze tijd volledig op de retro te concentreren.
• Probeer zo mogelijk halverwege te beginnen met het prioriteren van feedback. Zo blijft er na het prioriteren genoeg tijd over om te beginnen met het analyseren van de belangrijkste kwesties en het definiëren van maatregelen.
• Als onderwerpen buiten hun tijdslot dreigen te vallen, gebruik dan de timer in Retro om een tijdsvak in te stellen voor het onderwerp. Het aftellen is dan zichtbaar voor alle deelnemers in de retro en licht rood op als het afloopt:
  

Vraag je je af hoe jouw team zinvolle acties kan bedenken en hoe je die kunt volgen met Echometer?

Over maatregelen in retrospectieven hebben we gepubliceerd in een Blogartikel enkele tips en voorbeelden voor je samengevat. Neem een kijkje!

De retrospectieve in Echometer volgt de klassieke stappen uit het tekstboek:

• Inchecken
  Help je team bij de vergadering en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken.
• Feedback verzamelen
  Verzamel de feedback en zorg ervoor dat iedereen de feedback op dezelfde manier begrijpt, zonder al te veel in detail te treden of acties af te leiden.
• Prioritering
  Laat het team beslissen welke onderwerpen meer ruimte moeten krijgen in de retro.
• Analyse en definitie van maatregelen
  Creëer ruimte om de geprioriteerde kwesties verder te analyseren en hieruit acties af te leiden.
• Check-Out
  Vat de resultaten samen en vraag feedback van het team over de retrospectieve.

Daarnaast is er in Echometer de stap “Bestaande maatregelen reviewen”, die je, afhankelijk van de instelling, voor of na het “Feedback verzamelen” kunt plaatsen.

Om het concept van het proces van een retrospectief beter te begrijpen, raden we je onze Blogartikel over het “5 Diamond Model”.

Tip: Je kunt whiteboards (rechtsonder in het menu) gebruiken om flexibel uit het format te breken en creatieve workshopindelingen in te voegen. Je kunt whiteboardsjablonen voorbereiden voorafgaand aan de terugblik en ze dan gebruiken:

Wij geloven dat de ‘Spotify Health Check’ niet de enige juiste manier is om de teamgezondheid te meten. In plaats daarvan moet je de thema’s van de Health Check aanpassen aan de behoeften van het team.

Dit is precies waar de Teamgezondheidsrotatie in Echometer voor bedoeld is. De items die gemarkeerd zijn in de itemspool worden opgenomen in de rotatie en komen om de beurt in de conceptonderzoeken terecht. Op deze manier verzamel je om de beurt feedback op de items.

Om de rotatie aan te passen, selecteer je de items die je in je Health Check wilt opnemen in de item pool. Gebruik de zoekbalk en de sjablonen (rechtsboven naast de zoekbalk) om geschikte items te vinden. Als je niet vindt wat je zoekt, kun je ook je eigen items toevoegen met de knop onder de lijst:

Wil je feedback krijgen van je team vóór de retrospective om tijd te besparen in de retrospective en teamleden genoeg tijd te geven om erover na te denken?

Met Echometer kun je eenvoudig enquêtes opzetten voor je team en profiteren van automatische rotatie van teamgezondheid. Je kunt ook inspiratie opdoen voor de open vragen uit de templates.

Zowel de items uit de rotatie als de open vragen uit de sjablonen kunnen individueel bewerkt worden.

De enquête wordt automatisch via e-mail naar alle teamleden gestuurd. Je kunt de enquêtelink ook handmatig kopiëren vanaf de teampagina.

Whiteboards in Echometer

Let op: er zijn verschillende soorten whiteboards in Echometer:

Type whiteboard	Beschrijving
Sjablonen voor whiteboards	- Zijn bedoeld om eenmaal voorbereid te worden en vervolgens vaker te worden hergebruikt

• Kunnen door gebruikers zelf worden gemaakt en elk door de makers worden ingevoegd in een retro(-prep)
• Worden bij gebruik gekopieerd naar een “Retro Whiteboard”, zodat de template zelf ongewijzigd blijft | | Retro schoolborden | * Zijn gebruikt in het kader van een retrospectief

• Kan worden bekeken na een retrospectief in het Retro Archief
• Blijven ook na de retro bewerkbaar (bijvoorbeeld voor break-out sessies buiten de retrospectief) | | Voorbereide retro whiteboards | - Zijn ook “Retro Whiteboards” die al voor de retrospectief in het kader van de retro-voorbereiding speciaal voor de komende sessie zijn gemaakt

• Ze blijven toegankelijk en bewerkbaar in het retroarchief (zelfs als ze niet in de retro zelf zijn gebruikt).
• Zijn alleen opgeslagen bij de retro en zijn dus niet opgeslagen als herbruikbare Whiteboard Template |

Sjablonen voor whiteboards

In de zijbalk links vind je het tabblad “Whiteboard Templates”. Hier kun je ofwel een kijkje nemen in de door Echometer ter beschikking gestelde Whiteboard Templates (zie Uitleg van de sjablonen hier), of zelfs je eigen sjablonen maken:

Retro schoolborden

Voorbereide retro whiteboards

Bij het voorbereiden van een retrospectief kun je ook whiteboards voorbereiden. Je kunt een whiteboardsjabloon gebruiken en deze aanpassen, of een nieuw leeg whiteboard openen:

Als je een whiteboardsjabloon selecteert, wordt er een kopie van deze sjabloon gemaakt voor de komende retro. De whiteboardsjabloon zelf wordt niet gewijzigd.

Open whiteboards in de retro

Als begeleider van een retrospectief kun je gemakkelijk de voorbereide whiteboards openen door rechtsonder op het whiteboardpictogram te klikken:

Je kunt ook een item op het Retro Canvas selecteren en er een whiteboard aan koppelen. De geselecteerde feedback wordt automatisch op dit whiteboard ingevoegd: