Agile buiten softwareontwikkeling - kan dat?

Begin jaren 2000 begonnen de eerste IT-afdelingen over te stappen op de agile werkwijze. Al snel bleek: het levert betere resultaten op. Vandaag de dag is Agile de standaard in de softwareontwikkeling (95% van de organisaties gebruikt het - Staat van Agile, 2020). Het is dan ook geen wonder dat steeds meer bedrijven zich afvragen: Kan Agile worden gebruikt voor niet-softwareprojecten? Ik zal je laten zien wanneer het zinvol is om Agile te gebruiken buiten softwareontwikkeling en hoe dit er in de praktijk uit kan zien.

 

Waarom gebruiken bedrijven Agile buiten softwareontwikkeling?

Voordat we ingaan op de vraag hoe Agile werkt buiten softwareontwikkeling, laten we eerst eens kijken waarom bedrijven ook op andere afdelingen en in andere bedrijfstakken kiezen voor de Agile manier van werken. Om maar meteen met de deur in huis te vallen: Met Agile kunnen bedrijven in minder tijd een beter eindproduct maken. Agile frameworks die voor dit doel worden geïmplementeerd zijn onder andere 

 

• • betere communicatie binnen en tussen teams,  

• • regelmatig Retrospectives om het werk voortdurend te verbeteren,

• • een open feedbackcultuur en

• • een transparante en efficiëntere manier van werken.

Je profiteert vooral van deze voordelen als de werkomgeving complex is (zie Cynefin model) is. 

Cynefine model

Bron: Cynefin: agile methoden – of niet | MT AG (mt-itsolutions.com)

Agile creëert dan een structuur voor teams waarmee ze werkprocessen gemakkelijker kunnen structureren, evalueren en aanpassen. Er is niet langer één masterplan, maar veel kleine mijlpalen die teams beheersen. En: in plaats van een productmanager of een enkele leidinggevende wordt de verantwoordelijkheid verdeeld over vele schouders in het hele team.

De voordelen van de agile manier van werken voor niet-IT projecten liggen dus voor de hand. Maar hoe kan niet-IT Agile in de praktijk werken? Agile is immers ontwikkeld om softwareontwikkelingsprocessen te verbeteren. Kan Agile daarom überhaupt worden gebruikt voor niet-softwareprojecten?

Op een paar uitzonderingen na kan ik dit met een duidelijk “ja” beantwoorden. Je kunt echter niet zomaar een framework zoals Scrum kiezen en dat als sjabloon op je project toepassen. Dat alleen werkt niet omdat de meeste raamwerken zijn ontworpen voor IT-processen. 

Dus om Agile in andere werkgebieden te implementeren, heb je in het begin te maken met deze twee opties:

 

1. 1. Je neemt alleen het raamwerk van een agile framework over en past de rest aan aan de behoeften van de branche, het project en de teams.

1. 1. Je beslist alleen over bepaalde bouwstenen van een agile framework en implementeert ze.

Het is meestal moeilijk voor organisaties om de eerste aanpak succesvol te implementeren. Zonder uitgebreide, professionele ondersteuning zijn organisaties niet in staat om het raamwerk van een raamwerk over te brengen op hun processen. 

In de praktijk raad ik je daarom aan om met je bedrijf te beginnen met de agile Kanban-methode of met de agile Retrospectives an. Beide benaderingen zijn groot genoeg om teams en afdelingen de voordelen van Agile te laten zien zonder ze te overbelasten. 

Het kan nuttig zijn om niet officieel over Agile te praten. Dit behoedt teams voor valse verwachtingen en stelt ze in staat om zonder voorbehoud en angst de nieuwe processen in te gaan als individuele medewerkers er al slechte ervaringen mee hebben gehad. 

Er zijn een paar uitzonderingen waarbij Agile buiten softwareontwikkeling weinig of geen zin heeft: 

Projecten met strenge eisen

Bedrijven die altijd moeten voldoen aan strenge eisen, zoals naleving van regelgeving of certificeringen, kunnen hun processen niet voldoende aanpassen om de vruchten van Agile te plukken. De iteratieve en adaptieve aard van Agile benaderingen vertaalt zich dan niet naar de manier waarop ze werken. 

Klanten met wijzigingsbeheer

Als organisaties werken met klanten die elke stap in het proces willen controleren door middel van documentatie en veranderingscontrole, dan is de drempel om Agile te gaan gebruiken te groot. Dit komt omdat het in de aard van Agile ligt om verantwoordelijkheid over veel schouders te verdelen. Teams mogen en moeten zelf beslissingen nemen. Dit is nauwelijks mogelijk met constante controle. 

Op welke sectoren is dit van toepassing?

Projecten met strenge eisen en klanten met wijzigingsbeheer komen vooral voor in sterk gereguleerde industrieën zoals de luchtvaart, gezondheidszorg en het leger. Daar zijn governance en controle dragende pijlers. 

In deze branches kun je weliswaar enkele agile concepten toepassen, zoals bijvoorbeeld continue verbetering - dus bijvoorbeeld retrospectieven. De daadwerkelijke voordelen van Agile worden echter afgezwakt door deze randvoorwaarden.

 

Agile toepassen buiten softwareontwikkeling: 3 praktische voorbeelden

Laten we, om niet-IT Agile niet alleen in theorie te benaderen, eens kijken naar 3 praktijkvoorbeelden. Ze laten zien hoe Agile kan werken in niet-softwareprojecten en wat Agile verandert in het proces:

Agile buiten softwareontwikkeling: UX-ontwerp

Agile technieken in ontwerpteams helpen om producten te ontwikkelen die nauw aansluiten bij de behoeften van hun gebruikers – zonder dat het maanden duurt voordat ze op de markt komen. De iteratieve aard van Agile haalt de druk weg van willekeurige perfectie en helpt UX ontwerpers flexibeler en adaptiever te werken. 

Om dit te bereiken introduceert Agile in UX design bijvoorbeeld de “design sprint”. Hierbij werken alle belangrijke belanghebbenden 4 of 5 dagen samen om vanuit een eerste idee een testbaar product te ontwikkelen. Design sprints leiden vaak tot succesvolle ontwerpen die op precies dezelfde manier in productie gaan. 

De Amerikaans online leerplatform Quizlet heeft bijvoorbeeld diagramtools in haar portfolio opgenomen. Zelfs als een ontwerpsprint geen bevredigend resultaat oplevert, laat het snel zien welke ideeën en benaderingen niet tot het doel leiden. Dit is een onmisbaar inzicht om de juiste weg – in te slaan zonder al te veel middelen te verspillen.

Pro-tip: Nodig binnen de ontwerpsprint de “klant” of doelgroep een paar keer uit om directe eerste feedback te krijgen.

Agile buiten softwareontwikkeling: Marketing

Agile in marketing vertrouwt op gegevens en analyses om voortdurend in realtime mogelijkheden en oplossingen voor problemen te vinden, om tests uit te voeren en resultaten onmiddellijk te evalueren en om snel te itereren. In de praktijk betekent dit dat een marketingafdeling meerdere campagnes tegelijk uitvoert en daar elke week nieuwe ideeën voor ontwikkelt. In tegenstelling tot top-down marketing wordt agile marketing niet gedreven door ambitieuze acquisitiedoelen en een rigide campagneplan, maar door de markt.

Sleeknote, een leverancier van e-commerce software, was in staat om zijn output en organisch verkeer drastisch te verhogen door middel van agile marketing. Om dit te bereiken werkte het met wekelijkse sprints, product backlogs en Kanban-borden. McKinsey gaat ervan uit dat bedrijven met agile marketing kunnen hun omzet met 20 tot 40 procent verhogen.

Agile buiten softwareontwikkeling: Werven

Agile in Recruiting helpt organisaties hoogopgeleid talent en passieve werkzoekenden aan te trekken en het personeelsverloop in het bedrijf te verminderen. Om dit te bereiken ziet Agile werving als een productafdeling die een directe invloed heeft op de omzet. Om dit te kunnen doen, moet het snel en continu reageren op de markt en zich voortdurend aanpassen aan de behoeften van werkzoekenden.

IBM heeft bijvoorbeeld zijn eigen framework genaamd “Agile in talentacquisitie (AgileTA) om Scrum te implementeren op de HR-afdeling. Met name retrospectives zorgen ervoor dat het gedane werk wordt geëvalueerd en ongebruikte mogelijkheden en fouten worden blootgelegd. 

Agile biedt bedrijven de kans om sneller betere producten te maken. Het gebruik van Agile buiten softwareontwikkeling is mogelijk in veel afdelingen en bedrijfstakken. Het is belangrijk om niet alles tegelijk te willen doen. Zonder professionele ondersteuning zouden organisaties moeten beginnen met Agile basiselementen zoals retrospectives om de eerste effecten van Agile in de praktijk te voelen. Daarna kunnen ze stap voor stap verdere elementen van een framework in hun processen integreren. Onze workshop laat zien welke 7 fouten je ten koste van alles moet vermijden tijdens een Agile transformatie. Project Scagile. Kom gerust langs, de workshops zijn gratis.

Daarnaast kan ik je aanraden om eens te kijken naar de tool Echometer (Meer daarover hier: De beste gratis software voor agile retrospectives ). Het is met name geschikt voor teams die net beginnen met agile methoden.