4 conseils pour le team building dans les équipes distribuées à distance
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Les soi-disant “équipes à distance”, c’est-à-dire les équipes réparties qui travaillent ensemble depuis différents endroits et peut-être même différents fuseaux horaires, sont à la mode : de nombreuses entreprises veulent saisir l’opportunité d’attirer des talents pour leur entreprise dans le monde entier ou de profiter des avantages locaux en matière de coûts salariaux. actuel Études montrent également que 99% des travailleurs souhaitent avoir au moins la possibilité de travailler à distance depuis leur domicile ou depuis des espaces de co-working.
En fait, les travailleurs à distance sont apparemment en moyenne 80% moins stressée et 57% plus satisfait avec leur travail que les collègues qui travaillent toujours sur place. Cela explique pourquoi les travailleurs attachent tant d’importance à cette possibilité.
Mais cette tendance entraîne aussi de nouveaux défis pour les équipes. Alors comment gérer la coordination et la gestion des équipes réparties sur plusieurs sites ?
La bonne nouvelle pour commencer :
Google a réussi à se démarquer avec une étude interne ce que les équipes distribuées peuvent aussi faire dans Sondages Les équipes distantes réparties peuvent en principe être aussi efficaces que les équipes situées au même endroit. En même temps, Google a publié ses meilleures pratiques dans un livre en anglais. Playbook partagé.
Pour que la communication et la productivité fonctionnent au sein de l’équipe à distance, il y a plusieurs choses à prendre en compte. Il est intéressant de noter que des facteurs psychologiques comme la La sécurité psychologique , le sens de l’équipe Confiance un rôle important.
Voici nos conseils pour aider ton équipe à distance à réaliser son potentiel :
Conseil 1 : Remote-first signifie surcommunication
La communication doit être repensée dans les équipes à distance. Les managers connaissent probablement déjà le concept de surcommunication, car de nombreuses lectures de management suggèrent qu’on ne peut pas communiquer trop souvent la stratégie de l’entreprise. Ce concept de surcommunication est également pertinent pour les équipes à distance.
Exemple : une équipe se trouve en principe à un seul endroit et seuls quelques membres de l’équipe travaillent à distance depuis un autre endroit. Cela risque de créer une société à deux vitesses qui peut saper l’esprit d’équipe : Une grande partie de la communication se fait en face-à-face au bureau et en tant que membre de l’équipe à distance, on reçoit régulièrement les informations en dernier. C’est-à-dire seulement lorsque le prochain appel vidéo (par exemple Daily ou Weekly) est prévu ou que quelqu’un écrit cette information (par exemple via e-mail, Slack, Confluence, Trello-/Jira-Tickets et ainsi de suite).
D’où la recommandation suivante : une grande partie de la communication formelle et informelle devrait être mise en ligne de manière proactive et visible pour tous, selon la règle “Remote-First”. Même si l’on a parfois l’impression que l’information est déjà connue, il faut faire l’effort d’enregistrer chaque décision en détail sous forme numérique, afin de rendre le raisonnement compréhensible pour des tiers.
Dans les équipes à distance, une fois de plus : la surcommunication n’existe pas. Et même si c’est le cas : Cela en vaut la peine !
Conseil n°2 : des routines adaptées au quotidien
C’est surtout dans les équipes à distance que tu dois, en tant que membre de l’équipe, cadre ou scrum master, accorder une grande importance à la création d’un cadre pour un échange régulier. Il ne s’agit pas d’une mise à jour mensuelle, mais d’un échange beaucoup plus étroit qui rend possible le sentiment d’équipe.
Une bonne pratique qui fonctionne bien selon notre expérience : Représenter simplement les journées en ligne sous forme de texte. Chaque jour, chaque membre de l’équipe commence donc par écrire dans un chat ou un canal Slack les sujets les plus importants et les disponibilités temporelles pour la journée. Ainsi, tout le monde sait qui travaille sur quoi. Cependant, tout le monde reste libre de ne pas se connecter à une vidéoconférence quotidienne à 9 heures précises. Cette forme de Daily est particulièrement avantageuse pour les fuseaux horaires différents.
Le Daily au format chat devrait par exemple être complété par un Weekly au format appel vidéo. Ainsi, il y a une session où tous les membres de l’équipe peuvent également se voir (au moins numériquement). Cet appel vidéo ne devrait pas devenir une mise à jour de statut formelle, car il manquerait alors son effet de team building. Utilisez peut-être même le rendez-vous pour un déjeuner commun afin de souligner le caractère informel - oui, un déjeuner commun devant l’écran est mieux que pas de déjeuner commun. Ce déjeuner peut ensuite être combiné avec des formats d’échange ouverts comme «Sac marron” / “Déjeuner et apprentissage”.
Conseil 3 : Prévoir de l’espace pour les échanges informels avec les check-ins & Co.
Les occasions d’échanges informels, comme par exemple dans la cuisine autour de la machine à café, autour d’une table de baby-foot & Co. disparaissent dans les équipes distantes réparties. Pour créer la confiance nécessaire entre les membres de l’équipe de différents endroits, il faut donc leur offrir un espace actif. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent apprendre à se connaître et à se rapprocher au niveau humain.
C’est pourquoi, malgré tous les efforts pour rendre les réunions efficaces, il ne faut pas oublier de réserver au moins les 5 premières minutes à un échange décontracté pour “briser la glace” avant d’aborder le sujet de la réunion proprement dite.
Selon le tour, outre l’échange ouvert, un check-in peut être proposé comme meilleure pratique, où chacun s’exprime à tour de rôle. Le dernier arrivé à la réunion commence par le check-in. Les questions suivantes peuvent être utilisées pour le check-in :
- Sur une échelle de 1 (=mauvais) à 10 (=super) comment te sens-tu en ce moment ? Pourquoi ?
- Que devrait-il se passer pour que tu sois à 10 ce soir ?
La réponse à ces questions peut également concerner des choses privées - chacun devrait être libre de le faire. Bien sûr, on peut varier les questions de check-in d’une réunion à l’autre. Il serait peut-être important de souligner que les questions ne doivent pas devenir trop personnelles, si cela pouvait être désagréable pour certains membres de l’équipe.
Un bel exemple qui souligne l’importance : il y a quelques semaines, nous avons assisté à la rétro d’un client et il s’est avéré qu’une personne qui avait répondu 3 à l’échelle d’enregistrement n’avait pas dormi de la nuit et était en proie à des maux de tête. Cette information est bien sûr cruciale pour pouvoir classer et prendre en compte le comportement de la personne.
Conseil n°4 : construire l’équipe grâce aux rétrospectives comme meilleure pratique
C’est probablement le conseil le plus important pour tous ceux qui Rétrospectives (ou “Retros” en abrégé) ne sont pas encore utilisés dans leurs équipes à distance. En effet, lorsqu’une grande partie de la communication se fait sous forme de texte numérique, il existe un risque accru de malentendus qui peuvent mettre en péril la confiance et le sentiment d’équipe.
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Ce risque lié au manque de communication en face à face ne peut pas être évité. Il est donc d’autant plus important de créer un cadre dans lequel chaque membre de l’équipe a la possibilité de placer ses observations et ses perceptions sur la collaboration, de les comparer au sein de l’équipe et de désamorcer ainsi les conflits potentiels. La rétrospective est devenue une bonne pratique établie à cet effet.
Un exemple pour illustrer
Tom a fait une proposition dans un ticket Jira pour résoudre un problème technique (méthode A). Erwin a lu la proposition, s’est concerté avec un autre collègue et est arrivé à la conclusion que la méthode B serait plus judicieuse comme solution alternative et répond brièvement dans le ticket Jira “Nous l’avons finalement fait selon la méthode B”. Tom a lu le message et se demande si sa proposition a été sérieusement discutée. Comme la réponse courte le dérange, il veut faire part de son mécontentement à ce sujet lors de la prochaine rétro.
Quand Erwin en entend parler dans la rétro, il est étonné et explique que la proposition a bien été discutée sérieusement, explique brièvement les raisons et s’excuse de ne pas avoir convenu de la démarche avec Tom au préalable. Tom est satisfait et comprend la décision. L’apprentissage : à l’avenir, nous devrions soit prendre le téléphone pour de telles décisions, soit au moins enregistrer le déroulement de la discussion sous forme numérique.
En fait, beaucoup de conflits ou d’insatisfactions ne sont pas beaucoup plus complexes que ce simple exemple et tout ce qu’il faut pour les prévenir, c’est une culture du feedback ouverte et l’espace pour aborder les points.
Remote rocks !
En conclusion, les équipes à distance ne seraient pas fondamentalement moins efficaces que les équipes sur place. C’est justement sur la construction de l’équipe et la confiance qu’il faut mettre l’accent et adapter les routines et les habitudes existantes.
Même dans un contexte de travail à distance, il est donc possible de faire évoluer les gens - même si l’on l’étonnante vérité derrière l’état d’esprit agile Il faut faire attention.
Enfin, il faut tenir compte du risque plus élevé de malentendus. De notre point de vue, l’introduction de rétrospectives d’équipe semble inévitable dans les équipes distantes et réparties. Découvre si notre outil rétro peut t’aider. ici.
Si tu t’intéresses davantage à la manière de bien gérer des équipes à distance, regarde cette vidéo : La première vidéo d’un cours de formation au leadership à distance pour les managers d’équipes virtuelles.
