3. Santé de l'espace de travail (8 Article)

Si tu utilises les enquêtes Workspace Pulse Check, Echometer génère automatiquement des enquêtes individuelles pour chaque équipe afin de couvrir les questions encore ouvertes. Voir les détails : Comprendre la rotation santé de l’espace de travail

En tant qu’administrateur d’équipe, vous pouvez voir les sondages de contrôle de pouls de votre équipe dans l’onglet “Sondages” de votre équipe :

Les sondages Workspace Pulse Check sont ouverts par défaut pendant 2 semaines après leur création et se ferment ensuite automatiquement. En tant qu’administrateur d’équipe, tu peux aussi fermer les sondages manuellement avant la fin des deux semaines. Bien sûr, tu ne dois le faire qu’en accord avec ton équipe.

Ce n’est que lorsqu’une enquête est fermée que les résultats sont visibles.

Même lorsque le sondage est encore ouvert, vous pouvez déjà lier le sondage à votre prochaine rétrospective. Pour ce faire, ouvrez le sondage et cliquez sur “Utiliser les résultats dans la rétro” :

Attention !

• Pour qu’un sondage puisse être lié à une rétro, votre rétrospective actuelle dans l’équipe doit être à l’état “En préparation” et aucun autre sondage ne doit déjà être lié à la rétrospective.

• Si la rétrospective actuelle de l’équipe est toujours en cours, terminez-la. La prochaine rétrospective sera alors automatiquement créée à l’état “En préparation”.

Pour savoir si l’enquête a été liée avec succès à la rétrospective, tu peux voir la boîte jaune avec la référence à l’enquête liée dans la préparation de la rétrospective :

En plus des résultats de l’enquête, tu peux aussi ajouter de manière flexible d’autres items de contrôle de santé ou d’autres questions ouvertes pour le tableau rétroactif. Celles-ci ne font pas partie de l’enquête, mais peuvent être facilement traitées dans la rétrospective.

Dans cette vidéo, vous apprendrez comment configurer le Pulse Check au niveau de l’espace de travail dans Echometer et ce à quoi vous devez faire attention :

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Voici un bref résumé :

À quoi sert le Pulse Check ?

Avec le Workspace Pulse Check, vous pouvez…

• Obtenir un feedback de la part d’équipes sélectionnées
• Dans un intervalle défini par l’utilisateur par élément
• Même si les équipes ne font pas de rétrospectives

Comment fonctionne-t-il ?

Le Workspace Pulse Check…

• Vérifie si les équipes ont déjà répondu aux éléments Pulse Check dans l’intervalle défini.
• Crée une enquête personnalisée Puls Check Survey pour chaque équipe, qui ne contient que les éléments qui n’ont pas encore été interrogés.
• Envoi automatique de l’enquête aux membres de l’équipe (invitation par e-mail)
• Ferme chaque enquête Puls Check après 14 jours et ajoute les résultats à la fois au tableau de bord de l’équipe et à celui de l’espace de travail.

Comment le configurer ?

• Sélectionnez vos articles et définissez leur intervalle
• Inclure/exclure des équipes de la rotation de Workspace Health
• Active (seulement alors) la vérification du pouls pour l’espace de travail

Voici quelques conseils sur la manière de mettre en place un bilan de santé au niveau de l’espace de travail.

1. Impliquez les parties prenantes: Un bilan de santé qui va au-delà de plusieurs équipes est intéressant pour de nombreux groupes de personnes. Par conséquent, vous devez informer à temps si vous prévoyez de mettre en place le bilan de santé de l’espace de travail. Les parties prenantes typiques sont : les équipes, les cadres, éventuellement les RH et le comité d’entreprise.
2. Commencez simplement: Dans un bilan de santé au niveau de l’organisation, il y a beaucoup de parties prenantes qui voudraient influencer le sujet. Afin de ne pas être ralenti par ce processus de coordination, nous recommandons de commencer par le compromis minimum et de se limiter à des sujets très généraux tels que la satisfaction au travail ou le ROI des réunions agiles. Le bilan de santé de l’espace de travail peut être étendu de manière flexible à tout moment.
3. Moins, c’est plus: Compte tenu du nombre important de parties prenantes, il est tentant d’intégrer un grand nombre de sujets dans le bilan de santé de l’espace de travail. Malheureusement, cela conduit souvent à une sollicitation excessive des employés en tant que donneurs de feedback et, le cas échéant, à une “lassitude des sondages”. Par conséquent, même après le démarrage, gardez à l’esprit de ne pas exagérer le nombre de sujets abordés dans le sondage. N’incluez que les éléments du bilan de santé qui sont réellement pertinents.
4. Utilisez le contexte existant: De nombreuses entreprises ont défini des valeurs d’entreprise. Idéalement, ces valeurs d’entreprise servent de guide pour le bilan de santé de l’espace de travail d’Echometer, qui peut servir de baromètre culturel dans ce contexte. En reprenant les valeurs de l’entreprise, on peut également renforcer l’engagement du département des ressources humaines et des cadres pour établir activement Echometer dans les équipes de l’entreprise et ainsi utiliser les valeurs ajoutées de manière plus complète.

En plus du bilan de santé de l’espace de travail, nous vous recommandons également de réaliser un Bilan de santé de l’équipe de mettre en place.

Dans Echometer, en plus des éléments d’échelle suggérés, vous pouvez également formuler vos propres éléments pour votre bilan de santé.

Les éléments de l’échelle sont des déclarations pour lesquelles l’enquête demande un accord :

Vous devriez y prêter attention lorsque vous formulez vos propres éléments de barème :

1. Le bon format: Un élément de bilan de santé est répondu sur une échelle allant de “Pas du tout d’accord” à “Tout à fait d’accord”. Par conséquent, vous ne pouvez pas utiliser de questions ouvertes ici. Exemple de question ouverte : “Comment avez-vous trouvé notre Daily ces dernières semaines ?”, Reformulation en question d’échelle pour le bilan de santé : “J’ai beaucoup apprécié notre Daily ces dernières semaines.”
2. Posez des questions sur les impressions subjectives: Un élément d’échelle de bilan de santé n’est pas approprié pour interroger des faits objectifs. Exemple : “Nos Dailys durent au maximum 15 minutes.” Cet indicateur peut être mesuré objectivement et n’est pas adapté à un bilan de santé. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un élément d’échelle de bilan de santé pour saisir les impressions subjectives plus difficiles à cerner : “Nos Dailys sont pour moi du temps bien investi.”
3. Spécifier le cadre: Pour de nombreux sujets, le cadre de référence pourrait être interprété différemment. Par exemple : “Nous remettons en question les exigences de manière constructive.” Dans cette formulation, il est à la fois ouvert de savoir qui est “nous” et quelles exigences sont visées. Selon le cadre souhaité, il serait donc possible de préciser : “En tant qu’équipe, nous remettons en question les exigences de notre Product Owner avant la mise en œuvre des sujets.”

N’hésitez pas à consulter nos conseils pour mettre en place des Vérifications de santé sur l’équipe- ainsi que les contrôles de santé au niveau de l’espace de travail.

Dans l’espace de travail santé, vous trouverez une vue d’ensemble des résultats inter-équipes, qui sont présentés dans différents diagrammes.

Filtrer les groupes d’équipe

Si vous avez défini des groupes d’équipes, le tableau de bord propose un filtrage par ces groupes d’équipes. Vous pouvez filtrer seulement les groupes d’équipes dans lesquels au moins 3 équipes qui ne sont pas exclues de l’espace de travail ont participé à la rotation de santé de l’espace de travail. Les groupes d’équipes avec 2 équipes ou moins ne sont donc pas sélectionnables dans le filtrage :

Graphique araignée et valeurs individuelles

Le graphique araignée montre les valeurs moyennes des catégories d’articles. En plus de la moyenne, les 10% les plus élevés et les plus bas peuvent être affichés.

En dessous, les valeurs individuelles par catégorie sont listées. En plus de la moyenne actuelle et de la tendance sur la moitié gauche, le graphique de droite montre également l’historique avec la moyenne et les 10% supérieurs et inférieurs :

Carte thermique

Les résultats des équipes par élément sont présentés dans la carte thermique par catégorie.

• Les tuiles grises n’ont pas encore ou n’ont pas de points de données actuels.
• Les tuiles colorées s’alignent sur la moyenne actuelle.

Si vous déplacez le pointeur de la souris sur une tuile, la moyenne s’affiche. En cliquant, les résultats individuels dans le temps s’affichent sous la carte thermique.

Selon les paramètres de l’espace de travail, la carte thermique peut être désactivée pour protéger davantage l’anonymat des équipes.

Chaque utilisateur doit être pris en compte dans la santé de l’espace de travail. En même temps, certaines personnes ne doivent pas avoir un double poids. Cela se produit lorsque les utilisateurs font partie de plusieurs équipes. C’est pourquoi il est possible d’exclure des équipes de la rotation Workspace Health.

Un cas d’utilisation courant de cette fonction concerne les équipes qui existent en plus des équipes fixes. Dans ce cas, les éléments Workspace Health (anciennement “éléments Echo”) seraient demandés deux fois aux membres de l’équipe si les membres se trouvent également dans d’autres équipes en parallèle. Concrètement, ces doublons concernent souvent :

• Équipes de direction où les dirigeants sont aussi membres de leurs propres équipes
• Équipes de projet dont les participants sont aussi des équipes fonctionnelles
• Chevauchement entre les squats, les guildes et les chapitres (dans l’organisation sur le modèle de Spotify)

Pour exclure des équipes, sélectionnez-les dans la liste des équipes de l’administration de l’espace de travail et sélectionnez “Exclure de Workspace Health” sous Actions.

Les équipes peuvent être ajoutées plus tard.

Vous souhaitez filtrer les résultats dans le tableau de bord Workspace Health de manière plus précise, par exemple par domaine fonctionnel ou Business Unit bsp?

Les groupes d’équipes sont alors la solution. Sélectionnez les équipes dans la liste des équipes de l’administration de l’espace de travail et sélectionnez «Déplacer dans le groupe…» sous Actions.

Si vous avez déjà créé des groupes d’équipe, sélectionnez une entrée dans la liste ou créez un nouveau groupe d’équipe :

Souhaitez-vous vérifier régulièrement certains sujets dans toutes les équipes ? La rotation de la santé de l’espace de travail vous aide à automatiser exactement cela.

Le réglage par défaut de la rotation

En tant qu’administrateur de l’espace de travail, tu peux ajuster la rotation de santé de l’espace de travail en cochant les cases à gauche des items :

Par défaut, 2 de ces éléments activés de la rotation Workspace-Health sont toujours proposés pour les rétrospectives des équipes. Les administrateurs d’équipe peuvent toutefois adapter ces éléments proposés à leur guise, sauf si vous cochez la case “Forcer la rotation” :

Choisir des intervalles fixes pour la rotation par item

De plus, il y a la possibilité de définir des fréquences fixes supplémentaires pour les items :

• Hebdomadaire
• Toutes les deux semaines
• Mensuel
• Toutes les 6 semaines
• Trimestriel
• Semestriel
• Annuellement

Si tu sélectionnes un intervalle, cet item sera proposé pour chaque nouvelle rétrospective d’une équipe qui n’a pas encore répondu à cet item dans la période sélectionnée.

La logique de rotation fonctionne alors comme suit :

• Les éléments à fréquence fixe ne sont enregistrés qu’une seule fois dans la période sélectionnée (par exemple, trimestriellement ou annuellement).
• Les “éléments sans fréquence” servent à compléter les 2 éléments Workspace Health automatiquement proposés lors des nouvelles rétrospectives d’équipe.
• Les “éléments avec une fréquence fixe” ont toujours la priorité sur les “éléments sans fréquence” afin de garantir le respect de la fréquence.
• Si, par exemple, il n’y a que 2 éléments sans fréquence, ils peuvent également être proposés plusieurs fois de suite pour les rétrospectives d’équipe s’ils ne sont pas remplacés par des “éléments avec fréquence”.
• Si tu ajustes la rotation de l’espace de travail, cela n’affectera pas les sondages déjà générés.

Notre recommandation pour utiliser la rotation Workspace Health

• Choisis une fréquence fixe uniquement pour les 2 ou 3 objets les plus importants et ajoute autant d’objets que tu veux avec une rotation ouverte. N’oublie pas que plus il y a d’objets qui tournent, moins tu obtiendras de données actuelles sur ces objets.
• Si vous choisissez trop d’éléments avec une fréquence fixe, les éléments de la rotation ouverte (en fonction de l’intervalle rétro des équipes) peuvent ne pas apparaître du tout.

Sondages séparés de l’espace de travail Puls-Check

Vous préférez interroger les éléments de l’espace de travail séparément et pas forcément dans le cadre des rétrospectives d’équipe ? Pas de problème, activez alors le “Workspace Puls-Check”.

L’espace de travail Pulse Check génère automatiquement des enquêtes et vérifie à chaque fois dans toutes les équipes quels sont les items auxquels l’équipe n’a pas encore répondu dans l’intervalle sélectionné. Tous les items de l’espace de travail qui n’ont pas encore reçu de réponse dans l’intervalle sélectionné sont alors inclus dans l’enquête Pulse Check de l’équipe.

Avec le Workspace Pulse-Check, vous vous assurez donc que tous les éléments de l’espace de travail sont répondus par toutes les équipes à une certaine fréquence, même si celles-ci n’ont pas effectué de rétrospective pendant l’intervalle.

Plus de détails et tutoriel vidéo : Contrôle du pouls de l’espace de travail