Dar forma a las retrospectivas: evitar malentendidos en la comunicación
Es especialmente importante organizar correctamente las retrospectivas en el trabajo en equipo, porque ofrecen una base óptima para el intercambio dentro del equipo, pero al mismo tiempo no son autopropulsoras. Un aspecto especialmente importante es la comunicación entre los participantes.
Justo el otro día tuve una situación privada en la que me di cuenta de lo rápido que la gente puede malinterpretarse.
Un amigo mío, Ben, me había pedido prestado un cable de carga que pertenecía a otro amigo, Leon. Cuando quise devolvérsela a León, le pedí a mi amigo Ben si podía traérmela. De momento no podía y se ofreció a dárselo directamente a León. Como quería entregárselo yo, le dije: “No, está bien, no lo necesitas. Dámelo en otra ocasión.
Al día siguiente, Ben me envió un mensaje: “Lo he echado en el buzón de Leon”, y me pregunté qué significaba eso, ya que, en mi opinión, había dicho expresamente que me lo diera directamente.
Y la moraleja de la historia: Ben sólo quería hacerme un favor y pensó que lo había dicho para no incomodarle.
Esto demuestra que puede haber diferentes interpretaciones en la comunicación y, por tanto, pueden surgir malentendidos.
Por esta razón en particular, es esencial diseñar las retrospectivas de tal manera que los malentendidos de la vida cotidiana puedan descubrirse y superarse mediante la creación de una visión conjunta. modelos mentales incluso con antelación, para poder actuar eficazmente en equipo.
En los equipos en los que varios participantes se comunican a través de distintos canales, como el correo electrónico, el teléfono o mensajeros como Slack & Co, el potencial de malentendidos puede multiplicarse rápidamente. La retrospectiva crea un espacio protegido para volver a encarrilar al equipo. Por eso, diseñar retrospectivas es especialmente relevante en estos equipos.
Diseñar retrospectivas | Factor de éxito para la comunicación
Pero, ¿cuál es la definición de una retrospectiva? Básicamente, una retrospectiva se puede definir de la siguiente manera: Una retrospectiva es una reunión periódica de un equipo para examinar los pasos de trabajo anteriores y, basándose en ellos, derivar sugerencias de mejora para la colaboración futura. Puedes encontrar más detalles en nuestros Preguntas más frecuentes lee sobre ello.
¿Y cómo se estructura una retrospectiva? Por supuesto, el diseño de la retrospectiva debe adaptarse a las necesidades del equipo, pero hay un cierto marco básico o métodos retrospectivos que deben seguirse.
Hay varios Preguntasque deben tenerse en cuenta en una retrospectiva para optimizar el proceso de trabajo, mejorar la comunicación y evitar, o al menos descubrir, los malentendidos:
- ¿Qué hemos hecho tan bien que necesitamos hablar de ello para no olvidarlo?
- ¿Qué conocimientos hemos adquirido?
- ¿Qué debemos hacer de forma diferente en el futuro?
- ¿Qué es lo que aún no hemos entendido?
Fases para diseñar tu retrospectiva
En principio, las retrospectivas pueden dividirse en varias Fases que se dividen como se ilustra en la figura:
Ahora te estarás preguntando ¿qué se supone que te dice esto en concreto? Te contaremos eso y cómo puedes diseñar tu retrospectiva a continuación, ¡por supuesto!
- Introducción: La introducción incluye el saludo y la evaluación del estado de ánimo actual. Esto puede hacerse, por ejemplo, mediante un breve registro en el que cada uno informe de cómo se siente en ese momento.
- Recogida de datos: En la recogida de datos debes recopilar información que te permita evaluar tu cooperación. Puede tratarse tanto de hechos objetivos como de tus impresiones personales.
- Obtener información: Se trata de determinar las causas. ¿Por qué algo va bien o no va bien? Las preguntas anteriores pueden ayudarte a hacerlo.
- Determina las medidas: En esta fase deben decidirse los pasos concretos, asignar responsabilidades y determinar una distribución temporal.
- Cierre: Al final, debes evaluar la propia retrospectiva y dar tu opinión sobre ella. Esto te ayudará a optimizar las próximas retrospectivas. Puedes utilizar nuestro Herramienta para retrospectivas en equipo puede ser útil. Se utilizan elementos específicos para reflexionar sobre la cooperación y crear un consenso común.
Utilizar herramientas retrospectivas
Por cierto, las herramientas de retrospectiva pueden ayudarte a diseñar y moderar tu retrospectiva (consulta nuestra lista de herramientas de retrospectiva). 14 Herramientas Retro en comparación ).
En particular, me gustaría Echometer que yo mismo ayudé a desarrollar. Combina los conocimientos de la psicología con las mejores prácticas ágiles para sacar el máximo partido a los Chequeos de Salud de Equipo y Retros para el desarrollo de equipos.
Puedes diseñar una retrospectiva sin necesidad de que tú o tu equipo iniciéis sesión: la herramienta se encarga de toda la estructuración y ayuda con el timeboxing, etc.
Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace (existen más de 30 Retrospectiva métodos posibles):
Cuando llegues al final de la retro, puedes crear opcionalmente una cuenta gratuita para guardar tus resultados.
Si quieres saber más de antemano o empezar directamente una prueba real - aquí puedes obtener más información y Empieza gratis.
Evitar malentendidos en la comunicación
Volvamos a mi historia inicial: ¿Qué tienen que ver los malentendidos y la comunicación con el diseño de métodos retrospectivos?
Como puedes ver fácilmente por las fases y las preguntas pertinentes, las retrospectivas consisten en comunicarse entre sí y trabajar en procesos comunes. Como en otras situaciones cotidianas, pueden producirse malentendidos. Por tanto, tiene sentido echar un vistazo a los modelos de comunicación para sensibilizar a la gente sobre las causas de los malentendidos.
Básicamente, es importante tener en cuenta que toda declaración es 4 páginas (cf. Schulz von Thun, 1981):
El cuadrado de la comunicación, un modelo de comunicación muy conocido, ayuda a comprender por qué son posibles tantas interpretaciones de una declaración supuestamente inequívoca.
Si tienes esto en cuenta en las retrospectivas, seguro que podrás descubrir rápidamente por qué a veces se produjeron malentendidos en el trabajo pasado.
Especialmente en el ágil mundo del trabajo, es importante que se produzca una comunicación satisfactoria para que puedas responder a las demandas dinámicas del Mundo VUCA responder rápida y adecuadamente.
El cuadrado de la comunicación en el diseño retrospectivo
Intenta aprender continuamente a no aceptar sin más las declaraciones realizadas en todas las fases de la retrospectiva. En lugar de eso, cuestiona y considera los cuatro lados del cuadrado de la comunicación. Sigue preguntando y parafraseando (es decir, resumiendo con tus propias palabras) la declaración de tu interlocutor para comprobar si queréis decir lo mismo.
Al principio, esto te parecerá ciertamente extraño. Con el tiempo, sin embargo, te darás cuenta de que los malentendidos pueden evitarse y descubrirse, y de que los procesos funcionan con más fluidez.
Echometer como apoyo al diseño retrospectivo
En Echometer sabemos cómo transformar el Trabajo en Equipo y promoverlo a largo plazo. Con la ayuda de los conocimientos psicológicos y de nuestra Herramienta para retrospectivas en equipo hemos desarrollado artículos óptimamente adaptados para equipos como el tuyo, que garantizan que plantees las preguntas adecuadas y llegues a un denominador común para optimizar tu comunicación y evitar malentendidos.
Fuentes
Friedemann Schulz von Thun: Hablar entre nosotros 1 – Interrupciones y aclaraciones. Psicología general de la comunicación. Rowohlt, Reinbek 1981, ISBN 3-499-17489-8
