Mejora continua de forma ágil

La mejora continua es el proceso de buscar constantemente formas de seguir desarrollando la calidad, la eficiencia y la eficacia de los productos, servicios, procesos y procedimientos. El proceso se basa en la idea de que siempre se puede mejorar, independientemente de lo bueno que ya seas.

En este caso, la estrategia ágil de mejora continua es una mentalidad y un método que aplica los principios del “desarrollo ágil de software” al proceso de mejora continua. El desarrollo ágil de software es un enfoque en el que la colaboración con los clientes y la respuesta a los cambios son más importantes que seguir un plan establecido.

Sin embargo, las estrategias del desarrollo ágil de software se utilizan ahora también fuera del desarrollo de software para mejorar una amplia gama de equipos en las empresas.

La estrategia ágil de mejora continua incluye

• Desglosa los grandes objetivos de mejora en tareas pequeñas, manejables y medibles
• Priorizar las tareas de mejora más valiosas y urgentes en función de las opiniones de los clientes y las necesidades de la empresa
• Entrega de tareas de mejora en iteraciones cortas o “sprints” que suelen durar entre una y cuatro semanas
• Prueba y valida los resultados de cada tarea de mejora con los clientes y otras partes interesadas
• Revisa y ajusta el proceso de mejora basándote en los comentarios y conclusiones de cada iteración
• Capacitar y comprometer a los miembros del equipo para que asuman la responsabilidad del proceso de mejora y colaboren entre sí y con los clientes

Una de las principales ventajas de la estrategia ágil de mejora continua es que aprovechas la sabiduría colectiva y la creatividad de los miembros de tu equipo. Los miembros de tu equipo son los que mejor conocen tus productos, servicios, procesos y procedimientos. También son los que interactúan con más frecuencia con los clientes y las partes interesadas. Por tanto, son los más indicados para identificar oportunidades de mejora y desarrollar ideas para mejorar.

Para fomentar una cultura de mejora continua en tu equipo, puedes hacer lo siguiente:

• Anima a los miembros de tu equipo a que compartan sus opiniones, sugerencias y puntos de vista con regularidad.
• Crear un entorno seguro y de apoyo en el que los miembros del equipo puedan expresar sus opiniones y preocupaciones sin miedo a la condena o la crítica
• Reconocer y recompensar a los miembros del equipo que contribuyan al proceso de mejora
• Proporciona a los miembros de tu equipo el tiempo, los recursos y el apoyo que necesitan para poner en práctica sus ideas de mejora.
• Implica a los miembros de tu equipo en el proceso de toma de decisiones sobre las prioridades y los planes de mejora.

Herramientas y técnicas para la mejora continua

Hay muchas herramientas y técnicas que pueden ayudarte a aplicar la estrategia ágil de mejora continua. Algunas de las más comunes son

• El ciclo PDCA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar)Un método de cuatro pasos para aplicar el cambio. El método incluye la planificación del cambio, su puesta en práctica, la revisión de los resultados y la actuación en función de las lecciones aprendidas.
• Las 5 razones (porqués): Una técnica para encontrar la causa raíz de un problema preguntando “por qué” cinco veces hasta llegar al núcleo del problema.
• El diagrama de espina de pescadoHerramienta visual para identificar y analizar las posibles causas de un problema. Se parece al esqueleto de un pez, con el enunciado del problema como cabeza y las distintas categorías de causas como espinas.
• El diagrama de Pareto: Herramienta gráfica para mostrar la frecuencia o el impacto de distintos factores o problemas. Te ayuda a identificar los 20% de factores o problemas que causan 80% de impactos o problemas.
• Los criterios SMARTConjunto de criterios para fijar objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos.
• El tablero Kanban: Herramienta visual para gestionar flujos de trabajo. Consiste en un tablero con columnas que representan diferentes etapas de trabajo y tarjetas que representan tareas individuales. Te ayuda a seguir el progreso, identificar los cuellos de botella y limitar el trabajo en curso.
• RetrospectivaReunión al final de cada iteración o sprint en la que los miembros del equipo reflexionan sobre lo que ha ido bien, lo que ha ido mal y lo que se puede mejorar.

El bucle de retroalimentación de la mejora continua es un ciclo de recogida, análisis y actuación a partir de las opiniones de los clientes, las partes interesadas y los miembros del equipo. Este ciclo es importante para garantizar que tus esfuerzos de mejora se ajustan a las necesidades y expectativas de los clientes, así como a los objetivos y estrategias empresariales.

El bucle de retroalimentación de la mejora continua incluye lo siguiente

• Obtención de opiniones de clientes, partes interesadas y miembros del equipo a través de diversos canales, como encuestas, entrevistas, evaluaciones, comentarios, quejas, sugerencias, etc.
• Análisis de los datos de respuesta con métodos cuantitativos y cualitativos como la estadística, el análisis de sentimientos, la minería de textos, etc.
• Identificación de patrones, tendencias, lagunas, puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades, amenazas y perspectivas a partir de los datos de retroalimentación.
• Priorización de los comentarios-elementos en función de su valor y urgencia
• Comunicación de los resultados de la retroalimentación a clientes, partes interesadas y miembros del equipo
• Aplicación de la retroalimentación-elementos como tareas de mejora en iteraciones o sprints.
• Medir el impacto de los elementos de retroalimentación sobre la satisfacción, la fidelidad y la retención de los clientes, así como sobre el rendimiento, el crecimiento y la rentabilidad de la empresa

Ejercicios de mejora continua

Los ejercicios de mejora continua son actividades que te ayudan a practicar y mejorar tus habilidades en la aplicación de la estrategia ágil de mejora continua. Puedes hacerlos individualmente o en grupo, online u offline, formal o informalmente.
Nosotros mismos utilizamos retrospectivas de dos semanas para hacer la mayoría de estos ejercicios en equipo.

Algunos ejemplos de ejercicios de mejora continua son

• El Stop-Start-Continue-RetroUna forma sencilla y eficaz de averiguar lo que tú y tu equipo debéis parar, empezar y continuar para mejorar vuestro trabajo. Puedes utilizar este ejercicio al final de cada iteración o sprint.
• El análisis DAFOUna herramienta estratégica para evaluar los puntos fuertes, los puntos débiles, las oportunidades y las amenazas de tus productos, servicios, procesos o procedimientos. Puedes utilizar este ejercicio para identificar áreas de mejora y planes de acción.
• La sesión de lluvia de ideasUna técnica creativa para desarrollar un gran número de ideas en poco tiempo. Puedes utilizar este ejercicio para encontrar ideas de mejora o soluciones a problemas. Puedes utilizar distintos métodos, como los mapas mentales, la asociación de palabras, la entrada aleatoria, etc., para estimular tu creatividad.
• La técnica del voto por puntosUna forma sencilla y democrática de priorizar ideas o tareas. Puedes utilizar este ejercicio para seleccionar las acciones de mejora más valiosas y urgentes de una lista de opciones. A cada participante se le da un número de puntos (normalmente tres) para que los distribuya entre las opciones según su preferencia.

Utilizamos muchos de estos métodos en nuestras retrospectivas. Si quieres saber más sobre nuestra agenda de retrospectivas, puedes hacerlo aquí: Nuestras plantillas retrospectivas

La revisión de la mejora continua es un proceso para evaluar los resultados y efectos de tus esfuerzos de mejora. Es importante para medir tus progresos, aprender de tus éxitos y fracasos, y celebrar tus éxitos.

La revisión de la mejora continua incluye:

• Comparación de los resultados reales con los resultados esperados
• Identifica indicadores clave de rendimiento (KPI) que midan la eficacia y la eficiencia de tus esfuerzos de mejora.
• Calcular el retorno de la inversión (ROI o ROTI) de tus esfuerzos de mejora
• Analiza los factores que han contribuido u obstaculizado tus esfuerzos de mejora.
• Documenta las lecciones aprendidas y las mejores prácticas de tus esfuerzos de mejora
• Compartir los resultados con los clientes, las partes interesadas y los miembros del equipo
• Reconocer y recompensar a los miembros del equipo que hayan contribuido a las acciones de mejora
• Celebrar los hitos y logros de tus esfuerzos de mejora

Mejora continua de forma ágil

Planificar la aplicación de la mejora continua El plan de aplicación de la mejora continua es un plan que describe los pasos y las acciones que debes dar para llevar a cabo tus tareas de mejora. Es una hoja de ruta que te lleva desde tu estado actual hasta tus objetivos. El plan de aplicación de la mejora continua debe incluir lo siguiente

• Los objetivos y metas de mejora
• Las tareas y subtareas de mejora
• Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
• Los recursos y herramientas necesarios para cada tarea
• El calendario y los hitos de cada tarea
• Los riesgos y retos de cada tarea
• Los planes de contingencia para cada tarea

Objetivos de la mejora continua

Los objetivos de la mejora continua son los resultados deseados de tus esfuerzos de mejora. Son lo que tu equipo quiere conseguir mejorando sus productos, servicios, procesos o procedimientos. Lo ideal es que los objetivos de la mejora continua sean:

• alineados con las necesidades y expectativas de los clientes y con los objetivos y estrategias de la empresa
• Específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART)
• Desafiante pero realista (principio 110%)
• Motivador y estimulante
• Comunicado claramente a todas las partes interesadas (clientes, partes interesadas y miembros del equipo)

Conclusión

La mejora continua no es un objetivo final. Es un viaje continuo que requiere tu atención, esfuerzo y ajustes constantes. Adoptando la estrategia ágil de mejora continua, puedes hacer que la mejora continua forme parte de tu trabajo diario. También puedes cosechar los beneficios de la mejora continua, como el aumento de la satisfacción, fidelidad y retención de los clientes, y la mejora del rendimiento del equipo.