Jour Fixe: Mere effektive teammøder takket være Retro Agenda

For de fleste virksomheder har regelmæssige ugentlige eller månedlige teammøder længe været standard. Disse regelmæssige møder handler om at bringe hinanden ajour og diskutere vanskeligheder sammen. Der udarbejdes løsninger på problemer, så alle ved slutningen af hvert møde er optimalt informeret om den seneste udvikling i virksomheden eller i den respektive afdeling.

Vi holder også regelmæssige teammøder i min start-up. Men i lang tid manglede vi en konkret ramme (en dagsorden eller skabelon) til at organisere disse møder effektivt og strukturere dem. Resultatet var en ret intuitiv tilgang, hvor vi gav nogle emner for meget plads, mens andre vigtige punkter fik for lidt opmærksomhed.

Men disse udfordringer ændrede sig fundamentalt, da jeg opdagede Retro-metoden –, en tilgang, der med succes bruges af førende organisationer som Spotify og andre store teknologivirksomheder. Denne metode er for længst blevet standard i mange topvirksomheder, og kombineret med et onlineværktøj, der understøtter hele mødeprocessen, gjorde den det muligt for mig at reducere varigheden af de ugentlige teammøder betydeligt, samtidig med at jeg opnåede mere end nogensinde før.

I denne artikel vil jeg gerne introducere denne metode og guide dig gennem processen med et møde, så du kan anvende konceptet direkte i dit team.

Et af de største problemer med vores første teammøder var manglen på forberedelse. Men effektiv forberedelse betyder ikke nødvendigvis, at man skal bruge timevis på at planlægge en dagsorden eller forberede PowerPoint-præsentationer. Med retro-metoden er det tilstrækkeligt, at deltagerne bruger 5-10 minutter før mødet på at besvare nogle grundlæggende spørgsmål. De specifikke spørgsmål kan variere, men der findes velafprøvede spørgsmålskataloger til en række forskellige emner. I retroverdenen kaldes disse for retroskabeloner:

Når disse spørgsmål er blevet besvaret, er der skabt et solidt grundlag for teammødet. Med et værktøj som Echometer kan du blot vælge en af de over 50 spørgsmålsskabeloner og sende den til alle teammedlemmer via e-mail en dag før mødet. På den måde kan alle besvare spørgsmålene på et tidspunkt, der passer dem.

Så snart alle teammedlemmer har besvaret de forberedende spørgsmål, kan det egentlige teammøde begynde. For at involvere alle deltagere og opmuntre til engagement under mødet, anbefales det at bruge de første 5 minutter til et indledende spørgsmål. Spørgsmålet behøver ikke nødvendigvis at være indholdsmæssigt relevant, men målet er, at hver deltager bliver aktiv og bidrager med noget. Det fremmer en åben og engageret atmosfære lige fra starten.

Her er et eksempel på en sådan post:

Efter en vellykket start vender vi opmærksomheden mod svarene på de forberedte spørgsmål. Her er der to muligheder: Enten præsenterer hvert teammedlem sine egne svar og tilføjer en kort kommentar, eller også præsenterer moderatoren alle svarene, hvis man ønsker anonymitet. Denne fremgangsmåde kan være særlig nyttig, når der er tale om følsomme emner, hvor teammedlemmerne kan være tilbageholdende med at tale åbent.

Derefter diskuteres de såkaldte “action items” fra den foregående uge. “Action items” er specifikke opgaver, som teammedlemmerne har forpligtet sig til på det foregående møde. Et action item kunne for eksempel være “Revider hjemmesiden”. Dette indebærer at kontrollere, om handlingspunkterne er blevet gennemført med succes. Hvis en opgave ikke er afsluttet, analyseres årsagen til dette for at beslutte, om opgaven skal fortsættes eller kasseres. Hvis det f.eks. ikke var muligt at revidere hjemmesiden, fordi den person, der havde adgang til den, var på ferie, fortsættes denne opgave. Men hvis det blev fastslået, at en revision af hjemmesiden ikke er nødvendig, kan opgaven kasseres.

Det er vigtigt ikke at overbebyrde sig selv med for mange opgaver, men snarere at definere centrale og realiserbare indsatsområder. At gennemgå disse punkter giver en fremragende mulighed for at lære, om og hvordan de fastsatte mål kan nås, og hvad der kan forbedres i fremtiden.

Efter min mening er dette trin det centrale i vores teammøde. Her får hvert teammedlem mulighed for at stemme om, hvilke svar og emner der skal diskuteres mere intensivt af hele teamet. Alle får et vist antal stemmer, som de kan fordele på de forskellige svar.
Denne metode forhindrer ukontrollerede diskussioner i at udvikle sig. I stedet fokuserer vi på de emner, der anses for særligt relevante af hele teamet.

Tidligere havde vores team en tendens til at tale tilfældigt om forskellige emner, hvilket ofte gjorde vores møder ineffektive. Siden indførelsen af Retro-metoden har dette ændret sig grundlæggende: Vores diskussioner er nu mere strukturerede og fokuserede - en sand gamechanger! Møderne varer kun halvt så lang tid, men er mindst dobbelt så effektive.

Når de vigtigste punkter er blevet prioriteret, begynder den fælles diskussion og analyse i teamet. Vi brainstormer løsninger på de identificerede problemer og udvikler effektive tilgange.

Ud fra disse løsningsmetoder udleder vi derefter konkrete handlingstrin – vores såkaldte “Action Items”.

Denne enkle, men effektive proces gør det muligt for os at tage fat på de vigtigste spørgsmål på mødet og udvikle levedygtige løsninger for fremtiden.

Ved mødets afslutning gennemfører vi en kort undersøgelse, hvor hvert teammedlem kan vurdere på en skala fra 1 til 10, hvor effektiv og værdifuld den tid, der blev investeret i mødet, var.

Denne fase giver mulighed for kort at diskutere de givne evalueringer og få værdifuld indsigt til fremtidige møder. Målet er løbende at forbedre vores teammøder og gøre dem mere effektive.

At følge dette skema viser, hvor smidig og lærerig processen kan være. Retro-metoden er mere end bare et værktøj til effektive teammøder; det er et middel til løbende at lære, konstant udvikle sig som team og vokse sammen.

Indførelsen af retro-metoden i vores start-up har revolutioneret vores teammøder fundamentalt. Ved systematisk at strukturere og fokusere på de virkelig vigtige emner har vi dramatisk forbedret produktiviteten og effektiviteten af vores møder.

Hvis du vil have mest muligt ud af dine teammøder, anbefaler jeg, at du prøver denne metode. Den mest effektive måde at gøre det på er med et specialiseret værktøj som Echometer. Med dets hjælp kan du nemt spore det perfekte flow i dine møder og behøver kun at investere 1-2 minutter i forberedelse. Dette værktøj guider dig gennem hele processen og giver dig mulighed for at koncentrere dig fuldt ud om indholdet og dit teams aktive deltagelse.

 

Prøv det nu!