Hvordan kan direkte underordnede og medarbejdere opmuntres til at forberede sig til en-til-en-møder?

Der er forskellige tiltag og tilgange, hvis din direkte underordnede eller medarbejder ikke møder forberedt op til det regelmæssige (normalt 14-dages) en-til-en-møde med dig som leder.

Her er effektiviteten af tilgange eller foranstaltninger rangeret efter min personlige erfaring og viden som leder, Scrum Master og psykolog - hvilke foranstaltninger virker bedst?

Mål	Værdiansættelse	Sammenhæng
Skriv regelmæssige påmindelser	1: Lav effektivitet	Hvis medarbejderne er umotiverede og fantasiløse, har påmindelser kun ringe effekt.
Afklar formålet med 1-til-1	2: Middel effektivitet	Det kan være nyttigt at afklare det egentlige mål med en-til-en-samtaler sammen og reducere presset eller angsten blandt medarbejderne.
Fokuser på det, der fungerer godt	3: Høj effektivitet	At tale om ting, hvor en naturlig samtale simpelthen opstår, kan være meget godt for at udvikle et tillidsfuldt forhold.
At være et godt eksempel	2: Middel effektivitet	At tage sig tilstrækkelig tid til god forberedelse er en forudsætning for at kunne forvente det samme af medarbejderen.
At tale om emner uden for arbejdet	3: Høj effektivitet	Ikke-arbejdsrelaterede emner kan være fantastiske til at opbygge fælles tillid - og det gør det lettere at åbne op.
Afklar motivation	2: Middel effektivitet	Direkte konfrontation med det faktum, at medarbejderne virker mindre motiverede for at tage emner op? Suboptimalt, bedre at afklare generelle forventninger til aftalen
Fokus på læring	2: Middel effektivitet	At fokusere på at reflektere over, hvad medarbejderne har lært for nylig, kan være ret effektivt.
Skift rytme	1: Lav effektivitet	Det bør være et af de sidste tiltag, og det bør kun ske, hvis begge parter ikke har behov for det, samarbejdet er optimeret, og der ikke er meget fokus på medarbejderudvikling.
Brug 1-til-1-værktøjer	2: Middel effektivitet	Brug af specialudviklet software til en-til-en-møder som Echometer kan hjælpe dig med at forberede dig hurtigt, dokumentere møder og stille gode refleksionsspørgsmål som leder.

Forhåbentlig vil konteksten hjælpe dig med at forstå, hvor jeg får min vurdering af effektiviteten fra.

Trin-for-trin-guide: Bedre forberedelse af direkte rapporter i 1-til-1-møder

Vil du gerne have, at dine softwareudviklere er bedre forberedt til en-til-en-møder med dig som leder og oftere bringer emner på bordet? Baseret på tabellen ovenfor med den anslåede effektivitet af tiltagene vil jeg anbefale følgende trin-for-trin-guide:

1. Opbygning af relationerHvis I ikke kender hinanden så godt endnu, eller hvis du ikke har et godt forhold til medarbejderen, så tal om uformelle emner for at opbygge mere tillid. 

2. Afklar forventningerDefinér sammen, hvorfor I overhovedet holder 1-til-1-møderne (f.eks. medarbejderudvikling, løsning af blokeringer osv.). Nogle medarbejdere kan frygte, at visse udsagn fra 1-til-1-mødet kan blive brugt imod dem i den årlige performance review.

3. Stil gode spørgsmålSom leder bør du have en plan for, hvordan du vil coache din medarbejder, uanset hvem medarbejderen er. I den forbindelse bør du regelmæssigt gennemgå forskellige emner og f.eks. reflektere over dem sammen med medarbejderen:

   1. Medarbejdernes tilfredshed med feedback
   2. Medarbejdernes tilfredshed med arbejdet generelt
   3. Medarbejdernes tilfredshed med møder

4. Prøv værktøjer afEt trick til at få flere medarbejdere til at deltage kan også være at bruge dedikeret 1-til-1-mødesoftware som Echometer. Echometer hjælper begge parter med at forberede sig godt ved hjælp af skabeloner, men også påmindelser og automatiseret dokumentation.

Hvis du har klaret disse fire trin, bør sandsynligheden for en velforberedt medarbejder i en-til-en-mødet øges betydeligt.

Ofte stillede spørgsmål: Ofte stillede spørgsmål

Her er nogle ofte stillede spørgsmål i denne sammenhæng.

Hvorfor kommer Direct Reports ikke forberedte til 1-til-1-møder?

Der kan være mange grunde til, at dine medarbejdere eller direkte underordnede ikke er så velforberedte til udviklingssamtalen eller det regelmæssige en-til-en-møde. Her er de tre vigtigste grunde, som du bør analysere:

• Psykologisk sikkerhedMedarbejderne stoler ikke på sig selv eller føler sig ikke psykologisk sikre.
• UvidenhedMedarbejderne ved ikke, hvilke emner de skal tage med, eller de kender ikke forventningerne til 1-1-mødet.
• MotivationMedarbejderne er ikke interesserede i at videreudvikle sig eller deltage aktivt i forbedringer.
• VærktøjerDårlige 1-til-1-mødeværktøjer eller videosoftware kan også reducere medarbejdernes motivation, mens dedikerede 1-til-1-mødeværktøjer som Echometer kan øge den.

Hvorfor virker nogle Direct Reports så umotiverede og deltager kun lidt i møder?

Der kan være mange grunde til, at nogle medarbejdere eller direkte underordnede ikke deltager i møder og 1-til-1-samtaler med ledere. Her er nogle grundlæggende årsager, som du bør analysere.

• Psykologisk sikkerhedMedarbejderne stoler ikke på sig selv eller føler sig ikke psykologisk sikre.
• ForventningerMedarbejderne er ikke klar over, at der forventes en høj grad af mødedeltagelse af dem.
• InkompetenceMedarbejderne har måske ikke så meget at bidrage med, når det gælder indhold til nogle emner.
• Uklare, uattraktive målEn simpel årsag til lav motivation kan være, at det aktuelle teammål er uklart eller ikke virker attraktivt for medarbejderen.

Hvis du vil lære mere om motivationspsykologi, kan jeg også anbefale denne e-bog: 12 workshops for mere motivation i teamet .

Hvad kan jeg gøre som leder af softwareudvikling for at hjælpe softwareudviklere og ingeniører med at forberede sig bedre til 1-til-1-møder med mig som leder?

Baseret på tabellen og den trinvise proces ovenfor er der fire enkle trin:

1. Opbyg et godt forhold til medarbejderne, så de virkelig åbner sig.
2. Gør det klart, hvad du forventer af medarbejderne i 1-til-1-møder. Sæt eventuelt et udviklingsmål for medarbejderen
3. Forbered dig på 1-til-1-mødet med gode spørgsmål
4. Prøv dedikeret 1-til-1-mødesoftware som Echometer, der hjælper dig med forskellige funktioner til at øge dine medarbejderes engagement i en-til-en-møder.