Det agile paradoks: Agil planlægning (del 2)

Agilitet virker nogle gange selvmodsigende ved første øjekast. Især ledere bliver konfronteret med mange modsætninger. I denne artikelserie vil jeg vise dig eksempler på dette agile paradoks, og hvordan det hele passer sammen i sidste ende.

Agile Teams planlægger ikke?

Når man indfører agile metoder, har mange teams svært ved at håndtere det faktum, at der stadig er rammebetingelser, der ser ud til at forhindre dem i at anvende agile metoder. En stor blokering er ofte spørgsmålet om budgetplanlægning. Så siger de: “Vi er agile. Vi kan ikke sige, hvad vi skal lave de næste seks måneder!”

Det er selvfølgelig rigtigt, at man i en agil kontekst ikke opbygger en klar køreplan for hele regnskabsåret i begyndelsen af året, som så bare skal implementeres i blinde. Samtidig er det meget urealistisk at kunne lede virksomheder med begrænsede ressourcer helt uden planlægning. Hvordan løser man denne modsigelse?

Fokuser på, hvad der er muligt

Budgetplanlægning lyder ofte meget endeligt. Men nøglen til succes her er at se budgettet mindre som en begrænsning og mere som en guide og orientering.

Den årlige planlægning bør suppleres med f.eks. kvartalsvise planlægningscyklusser. En kvartalsvis tilgang gør det meget lettere for teams at vurdere, hvilke emner de sandsynligvis kommer til at beskæftige sig med. I disse kvartalscyklusser er det derfor vigtigt at give teamene en fornemmelse af de ressourcer, de kan forvente, når de implementerer emnerne. Inden for disse rammer er der normalt nok frihed til selv at bestemme, hvordan disse ressourcer skal bruges.

Hvis disse rammebetingelser deles tydeligt med teams og opfattes som en hjælp, kan det faktisk anspore kreativiteten i, hvordan man bedst muligt kan nå målet med de givne ressourcer - forudsætningen er, at planlægningen ikke ses som en fast, bureaukratisk begrænsning, hvor der ikke er behov for kreativitet.

Ikke-planlagte kundefordele

Et væsentligt spørgsmål for ledere i denne sammenhæng er spørgsmålet om prioritering: Er ledelsen optaget af at holde sig så tæt som muligt til deres planlægning, eller af at skabe den størst mulige kundefordel?

I den agile kontekst er det andet naturligvis teamets og forhåbentlig også ledelsens prioritet. Når alt kommer til alt, vil ledelsen forhåbentlig have struktureret budgetplanlægningen for regnskabsåret på en sådan måde, at der skabes den størst mulige kundefordel i henhold til den viden, man har på det tidspunkt. Hvis der i løbet af sprints og de deraf følgende feedback-loops med kunderne har vist sig bedre muligheder for at skabe kundeværdi, vil det være et godt argument for at afvige fra planlægningen.

Eksempel: AAntag, at et nyopdaget kundekrav kræver 10 T€ mere end planlagt i budgettet. På samme tid skabes der dog en merværdi på 25 T€ for kunden, som han er villig til at betale for. Logisk set er dette altså en samlet merværdi for virksomheden. En beslutning om ikke at bruge denne mulighed for at “afvige fra planen” ville være svær at kommunikere til teamene (og senest til ledelsen).

Det kan også være tilfældet den anden vej rundt: Den første prototype afslører allerede, at et produkt ikke vil opnå den “planlagte” kundefordel. Skal produktet stadig udvikles for planlægningens skyld, eller skal det overlades til teamet at finde bedre anvendelser for ressourcerne?

Konklusion

Virksomheder har begrænsede ressourcer og er nødt til at planlægge dem derefter. Det er derfor, agile teams ikke kan undgå at beskæftige sig med planlægning. Agilitet betyder frihed for teamene inden for en planlægningsramme. Jo mindre bureaukratiske og tættere på teamet planlægningscyklusserne er, jo bedre. På den måde kan teamene selv styre designet.

Samtidig vil de hurtige læringscyklusser altid skabe muligheder for at skabe bedre kundefordele end oprindeligt planlagt. Eller endda at opgive visse emner på grund af manglende kundeværdi. En velfungerende agil planlægning formår at tage højde for sådanne muligheder for at afvige fra planen.

PS:

Med Echometer udvikler vi et værktøj til agile retrospektiver - det centrale møde for kontinuerlig videreudvikling og styrkelse af teams’ selvvirksomhed. Hvis du er interesseret i at videreudvikle feedback- og læringssløjferne i jeres teams, så aftal her en gratis test - vi ser frem til at høre fra dig!