Los llamados "equipos remotos", es decir, equipos distribuidos que trabajan juntos desde distintos lugares y tal vez incluso distintas zonas horarias, están de moda: muchas empresas quieren aprovechar la oportunidad de atraer talento a su empresa en todo el mundo o beneficiarse de las ventajas de los costes laborales locales. Actual Estudios también muestran que a 99% de los trabajadores les gustaría tener al menos la opción de trabajar a distancia desde casa o desde espacios de cotrabajo.

De hecho, por término medio, los trabajadores a distancia son aparentemente 80% menos estresado y 57% más satisfecho con su trabajo que los compañeros que siempre trabajan in situ. Esto explica por qué los trabajadores dan tanto valor a esta oportunidad.

Pero esta tendencia también conlleva nuevos retos para los equipos. Entonces, ¿cómo se coordina y dirige a los equipos que están repartidos por varios lugares?

Las buenas noticias por adelantado:

Google fue capaz de dar con una estudio interno demuestran lo que los equipos distribuidos también pueden hacer en Encuestas puede afirmar: los equipos remotos distribuidos pueden, en principio, tener tanto éxito como los equipos en el mismo lugar. Al mismo tiempo, Google ha publicado sus buenas prácticas en un documento en inglés Libro de jugadas compartida. 

Para que la comunicación y la productividad funcionen en el equipo a distancia, hay que tener en cuenta algunas cosas. Curiosamente, factores psicológicos como la seguridad psicológicael espíritu de equipo y la Confía en un papel importante.

 

Estos son nuestros consejos sobre cómo tu equipo remoto puede liberar su potencial:

Consejo 1: Remoto primero significa sobrecomunicar

Hay que replantearse la comunicación en los equipos a distancia. Los directivos probablemente ya estén familiarizados con el concepto de sobrecomunicación, ya que muchas lecturas sobre gestión sugieren que no se puede sobrecomunicar la estrategia corporativa. Este concepto de sobrecomunicación también es relevante para los equipos a distancia.

Ejemplo: Un equipo tiene su sede básicamente en un lugar y sólo unos pocos miembros del equipo trabajan a distancia desde otro lugar. Esto amenaza con una sociedad de dos niveles que puede socavar el sentimiento de equipo: Una parte importante de la comunicación tiene lugar cara a cara en la oficina y, como miembro de un equipo remoto, sueles ser el último en recibir información. Es decir, sólo cuando corresponda la siguiente videollamada (por ejemplo, diaria o semanal) o alguien registre esta información por escrito (por ejemplo, mediante correo electrónico, Slack, Confluence, tickets de Trello/Jira, etc.).

Por tanto, la recomendación: una gran parte de la comunicación, tanto formal como informal, debe almacenarse proactivamente en línea para que todos puedan verla, según la regla empírica "primero lo remoto". Aunque a veces parezca que la información ya se conoce, hay que esforzarse por registrar digitalmente cada decisión con todo detalle, para que la derivación sea comprensible para terceros.

En los equipos a distancia, una vez más es cierto que no existe la sobrecomunicación. E incluso si lo hay: ¡Merece la pena!

Consejo 2: Rutinas adaptadas en la vida cotidiana

Especialmente en los equipos remotos, es importante, como miembro del equipo, gestor o Scrum Master, crear un marco para el intercambio regular. Esto no significa una actualización mensual, sino un intercambio mucho más estrecho que haga posible el sentimiento de equipo en primer lugar. 

Una buena práctica que funciona bien según nuestra experiencia: Simplemente mapea los diarios online en forma de texto. Cada día, cada miembro del equipo empieza anotando sus temas más importantes y su disponibilidad de tiempo para el día en un chat o canal de Slack. Esto hace que sea transparente para todos quién está trabajando en qué. Sin embargo, esto da a todos la libertad de no tener que conectarse por videoconferencia a las 9:00 en punto de la mañana para la reunión diaria. Esta forma de diálogo es especialmente ventajosa en zonas horarias diferentes.

El formato diario en chat debería complementarse con un formato semanal en videollamada, por ejemplo. Esto proporciona una ronda en la que todos los miembros del equipo también pueden verse entre sí (al menos digitalmente). Esta videollamada no debe degenerar deliberadamente en una actualización de estado formal, porque entonces perdería su efecto de creación de equipo. Quizás incluso utilizar la cita para una comida conjunta para subrayar el carácter informal – sí, una comida conjunta delante de la pantalla es mejor que ninguna comida conjunta. Este almuerzo puede combinarse después con formatos de intercambio abiertos como "Bolsa marrón" / "Comida y aprendizaje" se puede conectar.

Consejo 3: Planifica un espacio para el intercambio informal con check-ins & co.

Las oportunidades de intercambio informal, como en la cocina, en la máquina de café, en el futbolín, etc., se eliminan en los equipos distribuidos a distancia. Por tanto, para crear la confianza necesaria entre los miembros del equipo de distintas sedes, hay que proporcionar activamente espacio. De este modo, los miembros del equipo también pueden conocerse a nivel humano y acercarse más.

Por eso, en todos los esfuerzos por hacer que las reuniones sean eficaces, es importante reservar al menos los primeros 5 minutos para un intercambio distendido a modo de "rompehielos", antes de empezar con el tema real de la reunión. 

Dependiendo de la ronda, además de un intercambio abierto, una comprobación puede ser también una buena práctica en la que todos, por turnos, den su opinión. La última persona en llegar a la reunión inicia el registro. Las siguientes preguntas pueden ser adecuadas para la ronda de control:

• En una escala de 1 (=mal) a 10 (=excelente), ¿cómo te encuentras en este momento? ¿Por qué?
• ¿Qué tendría que pasar para que esta noche estuvieras a 10?

Las respuestas a estas preguntas también pueden referirse a asuntos privados – que deben dejarse a discreción de cada uno. Por supuesto, puedes variar las preguntas de control de una reunión a otra. Puede ser importante señalar que las preguntas no deben ser demasiado personales, por si esto pudiera resultar incómodo para algún miembro del equipo.

Un bonito ejemplo que subraya la importancia: hace unas semanas estábamos en la retro de un cliente y salió a la luz que una persona que había respondido a la escala de comprobación con un 3 no había dormido en toda la noche y estaba aquejada de dolores de cabeza. Por supuesto, esta información es crucial para poder clasificar y tener en cuenta el comportamiento de la persona.

Consejo 4: La creación de equipos mediante retrospectivas como mejor práctica

Este es probablemente el consejo más importante para todos los que Retrospectivas (o "retros" para abreviar) en sus equipos remotos. Especialmente cuando una gran parte de la comunicación tiene lugar en forma de texto digital, aumenta el riesgo de malentendidos que pueden poner en peligro la confianza y el espíritu de equipo.