Agile uden for softwareudvikling - er det muligt?

I begyndelsen af 2000’erne begyndte de første IT-afdelinger at skifte til den agile arbejdsmetode. Det viste sig hurtigt, at den gav bedre arbejdsresultater. I dag er Agile standarden inden for softwareudvikling (95 % af organisationerne bruger det - Staten Agile, 2020). Det er derfor ikke underligt, at flere og flere virksomheder spørger sig selv: Kan Agile bruges til projekter, der ikke handler om software? Jeg vil vise dig, hvornår brugen af Agile giver mening uden for softwareudvikling, og hvordan det kan se ud i praksis.

 

Hvorfor bruger virksomheder Agile til andet end softwareudvikling?

Før vi ser på, hvordan Agile fungerer uden for softwareudvikling, skal vi først se på, hvorfor virksomheder også vælger at arbejde agilt i andre afdelinger og brancher. For at gå lige til sagen: Agile lader virksomheder få et bedre slutprodukt op at køre på kortere tid. Agile frameworks implementeret til dette formål er blandt andet 

 

• • bedre kommunikation inden for og på tværs af teams,  

• • almindelig Retrospektiver til løbende at forbedre det udførte arbejde,

• • en åben feedback-kultur og

• • en gennemsigtig og mere effektiv måde at arbejde på.

Du drager fordel af disse fordele, især når arbejdsmiljøet er komplekst (se Cynefin-modellen) er. 

Cynefine-model

Kilde: Cynefin: agile metoder – eller ej | MT AG (mt-itsolutions.com)

Agile skaber derefter en struktur for teams, som gør det lettere for dem at strukturere, evaluere og tilpasse arbejdsprocesser. Der er ikke længere kun én masterplan, men mange små milepæle, som teams mestrer. Og: I stedet for en produktchef eller en enkelt leder er ansvaret delt mellem mange skuldre i hele teamet.

Fordelene ved den agile arbejdsmetode for ikke-IT-projekter er derfor indlysende. Men hvordan kan non-IT Agile fungere i praksis? Når alt kommer til alt, blev Agile udviklet til at forbedre softwareudviklingsprocesser. Kan Agile derfor overhovedet bruges til ikke-softwareprojekter?

Med nogle få undtagelser kan jeg svare et klart “ja” til dette. Men du kan ikke bare vælge et framework som Scrum og anvende det på dit projekt som en skabelon. Det fungerer ikke, fordi de fleste frameworks er designet til IT-processer. 

Så hvis du vil implementere Agile i andre arbejdsområder, står du i begyndelsen over for disse to muligheder:

 

1. 1. Man overtager kun rammerne for et agilt framework og tilpasser resten til branchens, projektets og teamets behov.

1. 1. Man beslutter sig kun for visse byggesten i et agilt framework og implementerer dem.

Det er som regel svært for organisationer at implementere den første tilgang med succes. Uden omfattende, professionel støtte er organisationer ikke i stand til at overføre rammerne for et framework til deres processer. 

I praksis anbefaler jeg derfor, at du starter med din virksomhed enten med den agile Kanban-metode eller med den agil Retrospektiver an. Begge tilgange er et stort nok skridt til at vise teams og afdelinger fordelene ved Agile uden at overvælde dem. 

Det kan være nyttigt ikke at tale officielt om Agile. Det beskytter teams mod falske forventninger og giver dem mulighed for at gå ind i de nye processer uden forbehold og frygt, hvis enkelte medarbejdere allerede har haft dårlige erfaringer med det. 

Der er nogle få undtagelser, hvor Agile giver ringe eller ingen mening uden for softwareudvikling: 

Projekter med strenge krav

Virksomheder, der altid skal overholde strenge krav, såsom overholdelse af regler eller certificeringer, kan ikke tilpasse deres processer tilstrækkeligt til at drage fordel af fordelene ved Agile. Den iterative og adaptive karakter af agile tilgange kan ikke oversættes til den måde, de arbejder på. 

Kunder med ændringskontrol

Hvis organisationer arbejder med kunder, der ønsker at kontrollere hvert trin i processen gennem dokumentation og ændringskontrol, er barrieren for at implementere Agile for stor. Fordi: Det ligger i Agile’s natur at fordele ansvaret på mange skuldre. Teams har lov til og forventes at træffe beslutninger på egen hånd. Det er næppe muligt med konstant kontrol. 

Hvilke sektorer gælder dette for?

Projekter med strenge krav og kunder med ændringskontrol findes hovedsageligt i stærkt regulerede brancher som luftfart, sundhedspleje og militær. Her er styring og kontrol bærende søjler. 

Selvom du kan anvende nogle agile koncepter i disse brancher, som f.eks. løbende forbedringer - altså f.eks. retrospektiver -, bliver de faktiske fordele ved Agile dog svækket af disse rammebetingelser.

 

Brug af Agile uden for softwareudvikling: 3 praktiske eksempler

For at vi ikke bare skal nærme os ikke-IT Agile teoretisk, så lad os tage et kig på 3 praktiske eksempler. De viser dig, hvordan Agile kan fungere i ikke-softwareprojekter, og hvad Agile ændrer i processen:

Agile uden for softwareudvikling: UX-design

Agile-teknikker i designteams hjælper med at udvikle produkter, der er tæt forbundet med brugernes behov –, uden at det tager måneder at komme på markedet. Agile’s iterative natur fjerner presset fra vilkårlig perfektion og hjælper UX-designere med at arbejde mere fleksibelt og adaptivt. 

For at opnå dette introducerer Agile for eksempel “Design Sprint” inden for UX-design. Det indebærer, at alle vigtige interessenter arbejder sammen i 4 eller 5 dage for at udvikle et testbart produkt ud fra en indledende idé. Designsprints fører ofte til vellykkede designs, der går i produktion på nøjagtig samme måde. 

Den Den amerikanske online læringsplatform Quizlet har for eksempel inkluderet diagrammeringsværktøjer i deres portefølje. Selv hvis et designsprint ikke giver et tilfredsstillende resultat, viser det hurtigt, hvilke ideer og tilgange der ikke fører til målet. Det er en uundværlig indsigt, hvis man vil gå den rigtige vej – uden at spilde for mange ressourcer.

Pro-tip: Invitér “kunden” eller målgruppen et par gange i løbet af designsprintet for at få direkte, indledende feedback.

Agile uden for softwareudvikling: Markedsføring

Agile i markedsføring er afhængig af data og analyser til løbende at finde potentialer og løsninger på problemer i realtid, til at udføre tests og evaluere resultater med det samme og til at iterere hurtigt. I praksis betyder det, at en marketingafdeling kører flere kampagner samtidig og udvikler nye ideer til dem hver uge. I modsætning til top-down-marketing er agil marketing ikke drevet af ambitiøse mål og en rigid kampagneplan, men af markedet.

Sleeknote, en leverandør af e-handelssoftware, var i stand til drastisk at øge sit output og sin organiske trafik gennem agil markedsføring. For at opnå dette arbejdede de med ugentlige sprints, product backlogs og Kanban boards. McKinsey antager, at virksomheder med agil markedsføring kan kan øge deres omsætning med mellem 20 og 40 procent.

Agile uden for softwareudvikling: Rekruttering

Agile in Recruiting hjælper organisationer med at tiltrække højt kvalificerede talenter og passive jobsøgere og reducere medarbejderomsætningen i virksomheden. For at gøre dette ser Agile rekruttering som en produktafdeling, der har en direkte indflydelse på omsætningen. For at gøre dette skal de reagere hurtigt og kontinuerligt på markedet og hele tiden tilpasse sig de jobsøgendes behov.

IBM har for eksempel sit eget framework, der hedder “Agile i talentanskaffelse” (AgileTA) til at implementere Scrum i HR-afdelingen. Især retrospektiver sikrer, at det udførte arbejde bliver evalueret, og at uudnyttet potentiale og fejl bliver afdækket. 

Agile giver virksomheder mulighed for at skabe bedre produkter hurtigere. Brugen af Agile uden for softwareudvikling er mulig i mange afdelinger og brancher. Det er vigtigt ikke at ville gøre alt på én gang. Uden professionel støtte bør organisationer starte med grundlæggende agile elementer som retrospektiver for at mærke de første effekter af Agile i praksis. Derefter kan de integrere yderligere elementer af et framework i deres processer trin for trin. Vores workshop viser dig, hvilke 7 fejl du for enhver pris bør undgå under en agil transformation. Projekt Scagile. Du er velkommen til at kigge forbi, workshopperne er gratis.

Derudover kan jeg anbefale dig at tage et kig på værktøjet Echometer (Mere om det her: Den bedste gratis software til agile retrospektiver ). Den er især velegnet til teams, der måske lige er begyndt at bruge agile metoder.