User Guide & How To

Um zu verstehen, was du mit Echometer erreichen kannst, empfehlen wir dir, einen kurzen Blick in Christian’s Video zu werfen – es lohnt sich!

Schritt 1: Team anlegen

Beim Anlegen des Teams kannst du im ersten Schritt einen Teamnamen auswählen. Im zweiten Schritt kannst du direkt die Email-Adressen der Teammitglieder hinterlegen. Anschließend kannst du ein Team-Template auswählen. Die Team-Templates richten sich nach dem Reifegrad oder Themenschwerpunkt des Teams und treffen eine Vorauswahl im Itempool des Teams. Dort werden die Fragen, bzw. Aussagen gesammelt, um deinen Teams zu helfen, Verhaltensweisen gezielt zu reflektieren und Handlungsbedarfe sichtbar zu machen.

Alle Angaben zum Team und Inhalt im Itempool kannst du nach deinen Vorstellungen anpassen.

Empfehlung: Um dich mit den Funktionalitäten vertraut zu machen, lege zum Starten ein Demo Team an. Das Demo Team kannst du später in den Team-Einstellungen archivieren.

Dieses Video fasst die wichtigsten Schritte in 3 Minuten zusammen!

  1. Zum Erstellen eines neuen Teams klicke einfach in der linken Spalte unter dem Reiter „Meine Teams“ auf „+ neue Teams„.
  2. Als nächstes gibst du deinem Team einen Namen. Zum Beispiel den Namen der Abteilung, die die Retros gemeinsam durchführen wollen.
  3. Nun fügst du alle Teammitglieder hinzu. Dies geschieht über die Eingabe der Email-Adresse. Falls du nachträglich noch weitere Mitglieder hinzufügen möchtest, ist das unter den Einstellungen problemlos möglich.
  4. Jetzt kannst du dein Team beschreiben. Dies geschieht anhand von Templates, die auf verschiedene Aspekte abgestimmt sind. Du kannst beliebig viele Templates anwählen – oder die Teambeschreibung auch zu einem späteren Zeitpunkt vollziehen.
  5. Im letzten Schritt kannst du das für dein Team geplante Intervall für eure Team-Retrospektiven auswählen. Das Intervall sorgt dafür, dass du als Moderator immer eine Erinnerungsemail erhältst, wenn es wieder Zeit wird eine Umfrage für die nächste Retro zu versenden.

Echometer ist momentan auf Englisch 🇬🇧 und auf Deutsch 🇩🇪 verfügbar

Nein 😉. Echometer ist ein Browser basiertes Tool. Du brauchst lediglich einen PC, Tablet oder Handy mit einer funktionierenden Internetverbindung. Wir empfehlen als Browser Google Chrome.

Du gelangst über unsere Homepage oder alternativ über https://my.echometerapp.com/ zu unserer App.

Die einzige Voraussetzung zur Nutzung von Echometer ist ein moderner Browser.

Wir empfehlen jeweils die aktuellsten Versionen von zum Beispiel Google Chrome, Opera, Mozilla Firefox, Microsoft Edge oder Safari zu verwenden.  Den mittlerweile abgelaufenen Internet Explorer unterstützen wir explizit nicht.

Die Maßnahmen können in Jira importiert werden. Der Import kann von Workspace-Admins über die „Workspace-Verwaltung → Integrationen“ in der App eingerichtet werden.

Schritt 2: Retro starten

Bei Echometer sendet man bereits vor der Retro eine kleine Umfrage an das Team. So hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, sich im Vorfeld zur Retro Gedanken zu machen, welche Themen man gerne aufnehmen möchte.

Die Umfrage erhalten deine Teammitglieder via Email. Auf der Teamseite kannst du jederzeit einsehen, wie viele Rückmeldung du schon erhalten hast.

Der Retro Online beitreten

Hast du alle Rückmeldungen erhalten, kannst du die Retro starten. Auch hier erhalten alle Team-Mitglieder automatisch eine Email mit einem Link, um der Retro beizutreten. Teammitglieder müssen sich nicht registrieren, um der Retro beizutreten. Sie können aber nach der Retro ein Passwort festlegen, um auf die Teamseite zugreifen zu können.

Wenn alle anwesend sind, kann das Feedback der Team-Mitglieder besprochen werden. Am Ende können Maßnahmen festgelegt werden, um Probleme anzugehen oder die Team-Arbeit noch weiter zu verbessern.

Anschließend bekommt man eine Übersicht über die Ergebnisse, zusammen mit den Resultaten früherer Retrospektiven.

Dieses Video fasst die wichtigsten Schritte in 4 Minuten zusammen!

Schön, dass du deine erste Retro planen möchtest!

  1. Um eine Retro zu planen, schaust du dir am Besten zuerst alle Items im Itempool an. Den Itempool findest du, wenn du das gewünschte Team auswählst und den sich dann öffnenden Reiter mit der Bezeichnung „Itempool“ anwählst.

    Im Itempool sind die Items für eine bessere Übersichtlichkeit in verschiedene Kategorien eingeordnet. In der Klammer hinter der Kategorie wird angezeigt, wie viele Items sich in dieser Kategorie befinden und wie viele davon aktuell angewählt sind. Basierend auf deiner Template-Auswahl bei der Anlage des Teams sind bereits Items vorausgewählt.

    Wenn du nach ganz unten scrollst, kannst du sehen, wie viele Items insgesamt angewählt sind und sich im Moment in der Rotation befinden. In der Rotation bedeutet, dass nicht alle 12 Items in jeder Retro abgefragt werden, sondern dass immer 3 Items pro Retro automatisch in deiner Umfrage rotieren.

    Dein gewünschtes Item war nicht dabei? Das ist kein Problem! Unten findest du den Button „Eigene Frage erstellen“. Über den Button kannst du eigene Items vorschlagen. Diese werden dann geprüft und anschließend in das Tool eingepflegt. Gib uns 24 Stunden Zeit, um das Item anzulegen – meistens sind wir sogar schneller.

  2. Zurück auf der Startseite des Teams unter dem Tab „Nächste Retro“ geht es als nächstes darum ein Retro-Theme auszuwählen. In der Übersicht kannst du immer erkennen, wie viele offene Fragen aus dem Theme in die Retro einfließen.

    Hast du dich für ein Retro-Theme entschieden, so siehst du nach dem Klick auf „Weiter“ im nächsten Schritt alle ausgewählten Items und offenen Fragen in der Übersicht. Auch hier hast du nochmal die Möglichkeit einzelne Items und Fragen zu ändern oder eigene offene Fragen zu erstellen.

    In der Item-Übersicht wird zwischen Team-Items und Echo-Items unterschieden. Ein Team-Item ist ein Item, dass wirklich nur im Team ausgewertet wird. Echo-Items sind die Items, die Unternehmensweit abgefragt werden, um ein allumfassendes Bild zu ermöglichen.

    Echo-Items können in der Workspace-Verwaltung unter dem Reiter „Echo-Itempool“ ausgewählt oder verändert werden. Am unteren Ende der Seite ist, wie bei den Team-Items auch zu sehen, wie viele Items ausgewählt sind und nach welchem Zeitraum die Echo-Items alle abgefragt wurden. Dies hängt natürlich von eurem persönlichen Rhythmus ab, in dem ihr die Retros durchführt.

  3. Im nächsten Schritt werden die Einladungen an alle Teammitglieder versendet. Du kann hier nach Bedarf einzelne Teammitglieder abwählen. Du hast in diesem Schritt darüber hinaus die Möglichkeit, dir eine Umfragevorschau anzeigen zu lassen.

  4. Nachdem du die Einladungen versendet hast, sind die Teammitglieder an der Reihe. Diese müssen die Umfrage nun beantworten. Die Teammitglieder können auch nach Abschicken der Umfrage ihre Antworten nochmal bearbeiten. Der Moderator hat einen Überblick darüber, wie viele Rückmeldungen bereits eingegangen sind. Bevor die eigentliche Retro startet, hat der Moderator die Möglichkeit, sich alle Ergebnisse schon einmal anzusehen (Vorsicht: es können dann keine weiteren Rückmeldungen mehr angenommen werden!)

Die Vorbereitungszeit hängt davon ab, inwieweit du deine Retro noch individuell anpassen möchtest. Echometer bietet eine Vorauswahl an Templates an, die dir in der Vorbereitung helfen kann. Unserer Erfahrung nach dauern die Retros 5-10 Minuten, wenn du mit dem Tool vertraut bist. 
Wir empfehlen dir aber dir für deine erste Retro etwa 30 Minuten Zeit zu nehmen, damit du dich in das System einarbeiten kannst.

Hinweis: Sobald du eine Retro gestartet hast, können keine weiteren Feedbacks über die Umfrage mehr entgegen genommen werden. Stelle also sicher, dass alle Feedbacks für die Retro eingegangen sind.

  1. Um die Retro zu starten, solltest du dich unter „Meine Teams“ in dem Team befinden, mit dem du die Retro durchführen möchtest. Unter dem Reiter „Nächste Retro“ befindet sich der „Retro starten“ – Button. Jetzt musst du nur noch auf „Los gehts“ drücken und schon kannst du starten!

  2. Willkommen zur Retro – Du befindest dich nun auf dem Startbildschirm der Retro. Es gibt verschiedene Dinge, die du hier schon sehen und einstellen kannst.

    Alle an Board? Das weiße Feld zeigt dir an, wie viele deiner Teammitglieder sich schon zur Retro eingefunden haben. Rechts in der Leiste kannst du, wenn du mit dem Mauszeiger über den grünen Kreis mit dem Buchstaben fährst, genau erkennen wer schon online ist. Wenn alle Teammitglieder online sind, kann die Retro über den Button „zum Check-In“ gestartet werden

    Zeitmanagement – Oben rechts wird dir die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Du hast darüber hinaus die Möglichkeit einen Timer einzustellen, um deine zeitliche Planung besser im Auge zu behalten. Dafür klicke einfach auf das Symbol mit dem Wecker und wähle eine gewünschte Zeit aus. Der Timer kann natürlich auch jederzeit wieder gestoppt werden.

    Fast-Reactions – Um während der Retro eine gute Kommunikation zu gewährleisten ohne andere Teammitglieder zu unterbrechen, gibt es einige „Fast-Reactions“ mit denen du anzeigen kannst, dass du den Kommentaren Anderer zustimmen oder widersprechen möchtest, zum nächsten Thema übergehen oder selbst etwas sagen magst.

    Whiteboard – Unten rechts siehst du das kleine Symbol eines Whiteboards. Mit diesem kannst du zu jeder Zeit in der Retro ein Whiteboard erstellen, um mit den anderen Teammitgliedern etwas genauer über bestimmte Aspekte zu diskutieren. Du kannst die Whiteboards über das Kreuz am oberen Bildschirmrand wieder schließen – das speichern geschieht automatisch.

    Wie funktioniert das Whiteboard genau?
    Während das Whiteboard geöffnet ist, hast du die Möglichkeit über die Seitenleiste Stickys in vier verschiedenen Farben auf dem Whiteboard zu platzieren. Diese sind zuerst nur für dich sichtbar. Möchtest du deine Gedanken mit den Anderen teilen, so kannst du dies über den Button mit dem Auge tun. Außerdem kannst du deinem Whiteboard einen Namen geben. Dies machst du, indem du auf den Namen des Whiteboards klickst.


    Agenda – Am oberen Bildschirmrand siehst du die Agenda der Retro. Sie gibt dir zu jeder Zeit der Retro einen Überblick darüber, wo du dich gerade befindest und was als nächstes ansteht.

  3. Check-In
    Was ist ein Check-In? Der Check-In soll dazu dienen das Eis in einer Gruppe zu brechen. Durch den Check-In erhalten die Teilnehmenden die Möglichkeit miteinander zu kommunizieren und darüber hinaus auch noch mehr übereinander zu erfahren.

    1. Die Check-In Frage, die in der Mitte des Whiteboards angezeigt wird, kann über den grünen Rotations-Knopf (erscheint, wenn man mit dem Mauszeiger über die Frage fährt) geändert werden.

    2. Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit Stickys anzulegen, um die eigenen Gedanken zu sortieren oder aber auch mit anderen zu teilen. Es gibt auch die Möglichkeit für alle Teilnehmenden gleichzeitig ein Sticky anzulegen. Dies kannst du ebenfalls einstellen, indem du mit der Maus über das Check-In Feld fährst und auf das Symbol mit dem Foto klickst.

    3. Das Whiteboard wird automatisch gespeichert und kann zu jeder Zeit über das Whiteboard-Symbol unten rechts oder aber auch nach der Retro wieder aufgerufen werden.

    4. Ist der Check-In abgeschlossen, so gelangst du über den Button „Weiter“ zum nächsten Punkt der Agenda

  4. Informationen sammeln – im nächsten Schritt werden die Rückmeldungen, die im Voraus gesammelt wurden, angezeigt. Zuerst werden die Ergebnisse der offenen Fragen und im Anschluss die Ergebnisse der Skala-Fragen angezeigt.

    1. Offene Fragen Ein Beispiel für eine offene Frage könnte sein: „Welche 3 Dinge sind in letzter Zeit besonders gut gelaufen?“

      Während der Retro können noch weitere Feedbacks abgegeben werden. Diese kannst du in das dafür vorgesehene Feld zuerst für dich alleine eintragen und im Anschluss mit den anderen Retro-Teilnehmenden teilen.

      Abgegebene Antworten können per Drag-and-Drop gruppiert und die Gruppen wiederum beschriftet werden, um das ganze möglichst übersichtlich zu gestalten.

    2. Skala-Fragen Die Ergebnisse der Skala-Fragen werden im Zeitverlauf angezeigt. Die Ergebnisse der aktuellen Umfrage sind in grün dargestellt, die Ergebnisse der letzten Retros sind grau hinterlegt.

      Auch hier können Kommentare ergänzt werden, die auch nach der Retro noch eingesehen werden können.

  5. Maßnahmenreview
    Im Maßnahmenreview werden alle Maßnahmen, die in der letzten Retro festgelegt oder weitergeführt wurden, besprochen. Es kann entschieden werden, ob eine Maßnahme erledigt wurde, sie noch beibehalten werden soll oder sie gelöscht werden soll.
    Ist dieser Schritt abgeschlossen, so wird mit der neuen Maßnahmenplanung begonnen.

  6. Analyse und Maßnahmen

    1. Alle gegebenen Antworten der Retro werden hier in einer Übersicht angezeigt

    2. Im ersten Schritt aktiviert der Moderator das Live-Voting. Er kann festlegen, wie viele Stimmen pro Person abgegeben werden können. Das Live-Voting dient dem Zweck, dass alle abgegeben Antworten priorisiert werden können und die Maßnahmenableitung erleichtert wird.

      Der Moderator hat einen Überblick darüber, wie viele Votings bereits abgegeben wurden – es müssen nicht alle Votings abgegeben werden, um das Voting zu beenden.

      Ist das Live-Voting beendet, so werden alle Antworten der Anzahl der Votings nach sortiert und es ist schnell ersichtlich, welche Themen von den verschiedenen Retro Teilnehmenden als wichtig angesehen werden.

    3. Bei Diskussionsbedarfen kann zu jeder Antwort ein Whiteboard erstellt werden.

    4. Jetzt werden die neuen Maßnahmen erstellt. Dies kannst du über den dafür vorgesehen Button „Maßnahme erstellen“ tun. Ist der Button einmal nicht zu sehen, so kannst du die Schaltfläche über den Doppelpfeil oben rechts im Bild ausklappen.

      Du hast außerdem die Möglichkeit Maßnahmen zu erstellen, während du dich in einer Diskussion auf einem Whiteboard befindest.

      Was trage ich in die Felder der Maßnahmenerstellung ein?
      Titel: Onboarding-Prozess definieren
      Details: Onboarding verbessern
      Verantwortlich: Frau Schneider

  7. Check-Out
    Der Check-Out gibt jedem Teilnehmenden die Chance die Retro kurz zu reflektieren und zu bewerten.

    1. Die Check-Out Frage wird in dem eingeblendeten Kasten angezeigt. Du hast die Möglichkeit diese auch in der Retro noch über den Rotationspfeil zu wechseln.

Jetzt kannst du die Retro abschließen. Nach Abschluss der Retro erhalten alle Retro-Teilnehmenden eine Email mit den Ergebnissen aus der Retro. Ist einer Person eine Maßnahme zugewiesen worden, so erhält sie auch darüber per Mail eine Benachrichtigung.

Schritt 3: Kulturbarometer einrichten

In dem Dashboard siehst du die Ergebnisse der „Echo Items“ (früher „Orga Items“) aller Teams innerhalb deines Workspaces.

Um das Dashboard zu füllen, musst du im ersten Schritt deine Echo Items festlegen. Dazu navigierst du in den Echo Itempool in der Organisationsverwaltung.

Mit der Check-Box kannst du die Echo Items auswählen, die am besten zu den Zielsetzungen in deiner Organisation passen. Den Rest übernimmt Echometer für dich: In allen Umfragen der Teams werden nun rollierend immer bis zu 2 der Echo Items aufgenommen, sodass sich das Dashboard von selber füllt.

Dieses Video fasst die wichtigsten Schritte in 2 Minuten zusammen!

Wenn du deine Teamentwicklung ansehen möchtest, so kannst du unter „meine Teams“ das gewünschte Team auszuwählen und den Reiter „Teamseite“ anwählen.

Oben kannst du zwischen „Teamentwicklung“ und „Nächste Retro“ auswählen. Hier wählst du die Teamentwicklung an und siehst dort einen Überblick der letzten Retro und der bisher abgefragten Items.

Das Echo-Dashboard zeigt die teamübergreifende Entwicklung über abgeschlossene Maßnahmen, Retros und Echo-Items an.

Die Anzeige der Ergebnisse im Zeitverlauf gibt dir die Möglichkeit Trends und Entwicklungen schnell zu erfassen.

Die Workspace-Verwaltung ermöglicht es dir verschiedene Einstellungen vorzunehmen.

  1. Teams – Unter dem Reiter „Teams“ können alle aktiven und archivierten Teams eingesehen werden und neue Teams erstellt werden.

  2. Echo-Itempool – Im Echo-Itempool kannst du auswählen, welche Items Teamübergreifend abgefragt werden sollen. Am unteren Ende der Seite ist wie bei den Team-Items auch zu sehen, wie viele Items ausgewählt sind und nach welchem Zeitraum die Echo-Items alle abgefragt wurden. Dies hängt natürlich von eurem persönlichen Rhythmus ab, in dem ihr die Retros durchführt.

  3. Workspace-Mitglieder Der Reiter Workspace-Mitglieder gibt Auskunft darüber, wie viele Workspace-Mitglieder und wie viele Workspace-Admins es aktuell gibt. Über diesen Reiter können auch weitere Admins hinzugefügt werden.

  4. Integration Die Maßnahmen aus der Retro können in Jira importiert werden. Dies kannst du über den Reiter „Integration“ einstellen.

Was uns einzigartig macht?

Echometer gibt dir alles, um deine Teams erfolgreich entwickeln zu können.​

Graphic_Agile_HR

Deine Frage ist offen geblieben?

Sorry! Vielleicht hilft ein Blick in unsere FAQs oder kontaktiere uns gerne über unser Kontaktformular und lass uns wissen, was du auf dieser Seite vermisst.