Onnistuneet kahdenkeskiset tapaamiset ovat esimiehille tärkeä väline, jonka avulla he voivat rakentaa vahvan suhteen työntekijöihinsä sekä edistää ja kehittää työntekijöitä. Tässä artikkelissa saat kattavan oppaan, jossa kerrotaan, mitä 1-to-1-keskustelut ovat, mikä niiden tarkoitus on, miten ne kannattaa käydä ja mitä vinkkejä kannattaa pitää mielessä.
Mikä on kahdenkeskinen tapaaminen työntekijöiden kanssa?
Mitä on kahdenkeskinen tapaaminen työntekijöiden kanssa? Yksilöpalaveri on säännöllinen, kasvokkain käytävä keskustelu esimiehen tai tiiminvetäjän ja yksittäisen työntekijän välillä. Nämä tapaamiset tarjoavat tilan, jossa voidaan keskustella huolenaiheista, vaihtaa palautetta ja määritellä yhteiset tavoitteet.
Keskitytään työntekijän yksilölliseen kehitykseen sekä esteiden selvittämiseen ja painopisteiden asettamiseen. Toisin kuin yleiset tiimikokoukset, (ainakin onnistuneet) kahdenkeskiset kokoukset tai työntekijöiden arvioinnit ovat yksilöllisiä ja räätälöityjä kyseisen henkilön tarpeiden mukaan.
Tärkeää: Kahdenkeskinen kokous on edelleen liikekokous. Se voi tietysti joskus olla epämuodollisempi, mutta aina on oltava selvää, mitä lisäarvoa saavutat kahdenkeskisellä tapaamisella.
Nyt sinun pitäisi olla selvillä siitä, mitä kahdenkeskinen tapaaminen on. Siirrymme seuraavaan vaiheeseen oppaassamme menestyksekkäisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin: kahdenkeskisten tapaamisten tavoite ja tarkoitus.
Henkilökohtaisten tapaamisten lisäarvo, tavoitteet ja tarkoitus
Kahdenkeskisten tapaamisten tarkoitus
Onnistuneen kahdenkeskisen tapaamisen tarkoituksena on luoda yksityinen ja luottamuksellinen vuoropuhelu työntekijän ja esimiehen tai tiiminvetäjän välille. Kun luottamus on olemassa, työntekijät kertovat paljon todennäköisemmin avoimesti ajatuksistaan ja esteistään.
Henkilökohtaisten tapaamisten säännöllisyys nopeuttaa myös merkittävästi tiimin nykyisiä tehtäviä koskevaa viestintää, ja työntekijöiden mahdolliset epäsuhtaiset aloitteet tunnistetaan jo varhaisessa vaiheessa. Onnistuneisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin kuuluu siis myös säännöllinen aikataulu – tästä lisää jäljempänä.
Kahdenkeskisten keskustelujen tavoite
Yleisen tarkoituksen lisäksi kahdenkeskisen tapaamisen tavoite riippuu yksittäisestä tilanteesta. Onnistuneen kahdenkeskisen tai säännöllisen arviointikokouksen tyypillisiä tavoitteita ovat seuraavat
- Uuden työntekijän perehdyttäminen
- Sitoo työntekijän yritykseen (tai tiimiin).
- Suoritukseen liittyvien ongelmien ratkaiseminen (ks. "Suorituksen parantamissuunnitelma").
- Työntekijöiden kehittymisen edistäminen yrityksessä
- Palaute ja yhteistyön yleinen parantaminen
Onnistuneissa kahdenkeskisissä tapaamisissa olisi keskityttävä sekä työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin että edistettävä yrityksen tavoitteiden saavuttamista, jos niissä halutaan noudattaa kaikkia taiteen sääntöjä.
Kahdenkeskisten keskustelujen lisäarvo
Riippumatta siitä, mikä on henkilökohtaisten tapaamisten tai arviointikeskustelujen erityistavoite, voit hyötyä monista lisäarvoista:
- Suhteiden rakentaminen: Tiivis yhteys esimiehen tai tiiminvetäjän ja työntekijän välillä luo luottamusta ja parantaa merkittävästi viestintää.
- Lisää motivaatiota: Säännöllinen huomio osoittaa arvostusta ja vahvistaa sitoutumista.
- Tiedä tyytyväisyys ja aikomus peruuttaa: Talenttisodan aikana on erittäin arvokasta tietää työntekijöiden tyytyväisyys, jotta irtisanomisaikeet voidaan torjua jo varhaisessa vaiheessa.
- Mahdollisuus valmennukseen: Esimiehet ja tiiminvetäjät voivat käyttää työntekijöiden arviointeja valmennukseen ja antaa työntekijöille sysäyksen heidän kehittymiseensä.
Nyt on vuorossa seuraava vaihe 1-to-1-keskustelujen oppaassamme: Miten käydään onnistuneita kahdenkeskisiä keskusteluja? Aloitetaan yksinkertaisella kysymyksellä: Mikä on oikeastaan hyvä kahdenkeskisten keskustelujen tahti, kuinka usein niitä pitäisi käydä?
Vinkki 1: Kahdenkeskisten tapaamisten rytmi: Kuinka usein sinun pitäisi pitää kahdenkeskisiä tapaamisia?
Aloitetaan vastaamalla kysymykseen siitä, miten kahdenkeskisiä keskusteluja tulisi käydä, kysymällä, kuinka usein niitä tulisi käydä.
Se, kuinka usein säännöllinen arviointi tai kahdenkeskinen tapaaminen olisi järjestettävä, riippuu useista tekijöistä, kuten ryhmän koosta ja sisällöllisestä koordinointitarpeesta. Tähän ei ole olemassa selkeää sääntöä. Seuraavassa on tyypillinen suositus onnistuneista kahdenkeskisistä tapaamisista, jotka täyttävät tarkoituksensa:
- Viikoittain: Ihanteellinen nopeatempoisiin työympäristöihin tai uusille työntekijöille.
- Kaksi kertaa viikossa: Useimmille joukkueille usein tasapainoinen väli. Hyvä lähtökohta kahdenkeskisille keskusteluille.
- Kuukausittain: Kokeneille työntekijöille, joilla on selkeät tavoitteet ja vakaa suorituskyky.
Tutkimuksessa kysyttiin muuten, kuinka usein työntekijät haluaisivat pitää kahdenkeskisiä tapaamisia esimiestensä kanssa. Vastaus oli viikoittain! Lähde: Kysely 1:1-kokousten tiheydestä
Periaatteessa seuraava vinkki on siis itsestään selvä: useammilla 1-to-1-kokouksilla voi olla eksponentiaalisen myönteinen vaikutus työntekijän kehitykseen, kuten tämä kaavio osoittaa:
Johtajien olisi määriteltävä aina kiinteä aikataulu säännöllisille työntekijä- tai kahdenkeskisille tapaamisille ja mukautettava sitä jatkuvasti tilanteen mukaan vuoropuhelussa työntekijän kanssa, jotta kahdenkeskisten tapaamisten tarkoitus voidaan täyttää parhaalla mahdollisella tavalla.
Esimiehenä tiedät nyt, kuinka usein 1-to-1-keskusteluja tulisi käydä. Seuraava vaihe oppaassamme "Miten käydä menestyksekkäitä kahdenkeskisiä keskusteluja" käsittelee tämän keskustelun oikeaa kestoa.
Vihje 2: Kuinka kauan kahdenkeskisen tapaamisen tulisi kestää?
Tässäkään tapauksessa ei ole olemassa selkeää sääntöä 1-1:n onnistumisesta. Onnistuneen kahdenkeskisen tapaamisen tyypillinen kesto on 15-60 minuuttia:
- 15 minuuttia: Riittävästi aikaa säännölliseen tarkastukseen tutussa muodossa ja kiinteällä asialistalla. Tarvittaessa olisi vahvistetun esityslistan ulkopuolisille erityiskysymyksille varattava erilliset päivämäärät.
- 60 minuuttia: Jättää tilaa syvällisemmille keskusteluille, kuten kehitykseen tai uraan liittyville aiheille, kiinteän asialistan lisäksi.
Selkeä esityslista ja tehokkaat muistiinpanot valmistelua varten auttavat hyödyntämään aikaa parhaalla mahdollisella tavalla. Vinkkimme on, että ensimmäisiin säännöllisiin arviointikeskusteluihin kannattaa varata hieman enemmän aikaa ja lyhentää sitä tarvittaessa.
💡
Tutkimuksen mukaan 1-to-1-kokousten keskimääräinen kesto on 43 minuuttia –, mutta emme voi arvioida, ovatko ne keskimäärin onnistuneita.
Lähde: Raportoi 1:1-kokoustilastot
Kahdenkeskisten keskustelujen malleille on suuri kysyntä. Siksi annan oppaamme seuraavassa vaiheessa lyhyen mallin, jonka avulla kahdenkeskisen keskustelun tarkoitus voidaan täyttää optimaalisesti. Näin pääsemme myös lähemmäs sen kysymyksen ydintä, miten käydä onnistuneita kahdenkeskisiä keskusteluja.
Vinkki 3: Yksinkertainen malli kahdenkeskisten kokousten esityslistoja varten.
Voit periaatteessa joustaa mallin suhteen, mutta 1-1-kokousten onnistumiselle on olemassa muutama sääntö. Jotta pääsisit alkuun, tässä on kokeiltu ja testattu malli onnistuneille kahdenkeskisille tapaamisille ja niiden asialistalle:
- Sisäänkirjautuminen: Kuinka voitte? Epävirallinen keskustelu myös henkilökohtaisista asioista.
- Arvostelu: Mitä olet työstänyt viime aikoina? Minkä aiheiden parissa työskentelet parhaillaan?
- Estävät tekijät ja haasteet: Mitä esteitä tai haasteita sinulla on? Miten voin tukea sinua?
- Tavoitteet: Mitä tavoitteita olet asettanut itsellesi seuraavalle viikolle tai seuraaville viikoille?
- Työntekijän muita kohtia tai suoralle raportoijalle (esim. palaute tai ideat).
- Johtajan muita näkökohtia tai tiimin vetäjälle (esim. palaute tai henkilökohtainen vaihto yrityksen päivityksistä).
- Kyselytutkimus tunnekysely (valinnainen): Tiimin jäsenten tyytyväisyyden säännöllinen kartoittaminen eri näkökohdista (esim. yleinen tyytyväisyys, palautekulttuuri, johtajuus) lukuina ja sen mittaaminen ammattimaistaa johtajuuttasi.
Esityslistan käyttäminen luo rakenteellisuutta ja antaa molemmille osapuolille turvaa kahdenkeskisen tai arviointitapaamisen valmistelussa. Tämä lisää huomattavasti todennäköisyyttä onnistuneelle keskustelulle, joka täyttää kokouksen varsinaisen tarkoituksen.
Muuten, 1-to-1-kokousväline Echometer tarjoaa erilaisia malleja kokousrutiineja varten. Tässä vain yksi esimerkki monista – - tutustu työkaluun:
1:1-kokoustyökalun malli: Tunnelma sääksi
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaasi, yksityiselämääsi ja yksityiselämääsi?
1:1 Meeting Tool Template: Viestintä
Missä näet tiimisi: Miten työpanos jakautuu?
Missä näet itsesi? Missä roolissa olet tapaamisesta riippuen?
Mikä olisi ensimmäinen askel sen varmistamiseksi, että työpanos jakautuu tasaisemmin tiimin sisällä?
1:1-kokoustyökalun malli: epäonnistuminen eteenpäin
Milloin viimeksi tunsit, että olit tehnyt virheen jonkin asian suhteen?
Miten reagoit tähän virheeseen?
Mikä olisi rakentava näkemys tästä "virheestä"?
Mitkä ovat seuraavat tärkeät virheet, jotka sinun on tehtävä, jotta pääset lähemmäksi tavoitteitasi?
1:1-kokoustyökalun malli: Opi parhaalta
Ketä tiimissäsi ihailet ja miksi?
Mitä asioita haluat oppia, kun ajattelet kollegojasi yrityksessä ja sen ulkopuolella?
Ota yhteyttä ihmisiin, joilta haluat oppia.
1:1 Meeting Tool Template: Konfliktityypit
Mainitse jokin viimeaikainen konflikti, joka sinulla oli tiimissäsi.
Tutustu viiteen eri konfliktityyliin: Voidaanko käyttäytymisesi ja asenteesi luokitella yhteen tai useampaan konfliktityyliin?
Miten olisit voinut hoitaa konfliktin paremmin?
Kaksi erityisvinkkiä kahdenkeskisestä asialistasta, jos harkitset kahdenkeskisen mallin mukauttamista:
- Jos haluat menestyä, älä jätä tarkistusta väliin kahdenkeskisen keskustelun aikana. Olette luultavasti molemmat juuri tulleet muista tapaamisista tai yhteyksistä ja tarvitsette muutaman minuutin sopeutuaksenne henkisesti kahdenkeskiseen tapaamiseen. Ilmoittautuminen on myös hyvä tilaisuus vahvistaa suhdetta työntekijään ja välittää molemminpuolista henkilökohtaista kiinnostusta ja arvostusta.
- Henkilökohtaisen tapaamisen esityslistan kohta "Muut työntekijän esittämät seikat" on tarkoitettu kokoavaksi kohdaksi, jotta työntekijäsi voi tuoda tässä kohdassa esiin kaikki aiheet, joiden sijoittamisesta hän ei ole varma. Vinkkini on siksi, että sitä ei kannata poistaa esityslistalta ja kysyä aina ennakoivasti, onko tässä yhteydessä aiheita. Jos ei ole, voit aina ohittaa kohdan työpalaverissa, eikä tämä kohta ainakaan estä 1-to-1-palaverisi onnistumista.
Hyvä opas toimii myös kehysten kanssa. Siksi en halua riistää sinulta lyhyttä kehystämme kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Se auttaa sinua täyttämään optimaalisesti uuden kokousrutiinisi tarkoituksen.
Vinkki 4: Miten kehityskeskeisiä kahdenkeskisiä tapaamisia pidetään: Yksinkertainen kehys kahdenkeskisiä tapaamisia varten
Jos kahdenkeskiset tai henkilöstökokoukset tuntuvat ajanhukalta ja ovat kaikkea muuta kuin onnistuneita, seuraava osio on sinulle.
Monet kahdenkeskiset tai työntekijöiden arvioinnit päättyvät yksipuolisiin tilapäivityksiin, joita työntekijät toimittavat esimiehilleen tai tiimipäälliköilleen. Tällaisilla raportoivilla kahdenkeskisillä tapaamisilla on usein vain vähän lisäarvoa työntekijälle, ne eivät täytä tarkoitustaan ja merkitsevät ennen kaikkea lisätyötä. Mielestämme nämä "tilannekatsaus 1-1 -kokoukset" ovat siis ajanhukkaa eivätkä täytä nykyaikaiselle johtajalle asetettuja vaatimuksia "palvelevana johtajana".
Katso myös: Palveleva johtaminen ketterässä työympäristössä
Siksi kannatamme voimakkaasti sitä, että onnistuneissa kahdenkeskisissä tapaamisissa olisi aina keskityttävä kehitykseen, jotta ne täyttäisivät tarkoituksensa.
Kehityskeskeiset kahdenkeskiset tapaamiset tai työntekijöiden arvioinnit noudattavat selkeää kehystä, jotta onnistuminen voidaan maksimoida:
- Jatkuva pohdinta: Pohditaan yhdessä aiempia onnistumisia ja haasteita. Tunnistetaan malleja yhdessä työntekijöiden kanssa.
- Kehitystavoitteet: Houkuttelevien, yksilöllisten kehitystavoitteiden kehittäminen, jotka vastaavat työntekijän uratavoitteita, lisää työntekijän lojaalisuutta ja motivaatiota.
- Kehittämistoimenpiteet: Määrittele ja tue aktiivisesti konkreettisia toimia työntekijän taitojen kehittämiseksi, jotta hän voi saavuttaa tavoitteensa.
Tällaiset puitteet onnistuneille kahdenkeskisille tapaamisille antavat suuntaa ja edistävät jatkokehitystä. Ensimmäinen askel on määritellä kehitystavoite –, joka on seuraava osa kahdenkeskisen vuoropuhelun opastamme.
Vinkki 5: Miten määritellä ja seurata työntekijöiden tavoitteita kahdenkeskisissä tapaamisissa?
Kehitystavoitteet voivat olla toinen väline, jonka avulla voidaan jäsentää ja ohjata kahdenkeskisiä tai arviointikokouksia ja siten maksimoida niiden onnistuminen. Kehitystavoitteiden tulisi aina sopia asiayhteyteen, jotta ne täyttäisivät tarkoituksensa:
- Missä määrin työntekijän kehitystavoite vastaa tiimin tai yrityksen tavoitteita? Jos tämä toisiinsa liittyvien tavoitteiden näkökulma on sinulle merkityksellinen, voin suositella vinkkinä "Tavoitteet ja avaintulokset" -kehystä.
- Miten kehitystavoite vastaa työntekijän henkilökohtaisia kiinnostuksen kohteita ja motivaatiota?
Tutkimukset osoittavat, että selkeät kehitystavoitteet – voivat lisätä työntekijän suorituskykyä 12%-15% ilman taloudellista korvausta –. Ks: Tavoitteiden vaikutus työsuoritukseen
Onnistuneiden kahdenkeskisten tapaamisten perusta: työntekijöiden kehitystavoitteen määrittelyn avulla
Siksi ennen kuin määrittelet kehitystavoitteet 1-1-kokouksissa, sinun pitäisi myös zoomata arjesta pois ja puhua työntekijän pitkän aikavälin visiosta ja roolista, jossa työntekijä näkee itsensä keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä. Yritä ymmärtää työntekijän motivaattorit hyvin, ennen kuin ryhdytte yhdessä määrittelemään kehitystavoitteita.
Kehitystavoitteiden olisi oltava selkeitä, mitattavissa ja saavutettavissa, jotta ne täyttävät tarkoituksensa. Voit käyttää SMART-menetelmää sanamuodon tarkistamiseen:
- Erityistä: Onko kehitystavoite riittävän selkeä ja täsmällinen? Jos se vaikuttaa liian kaukaiselta tulevaisuudelta, voitaisiinko määritellä aikaisempi välitavoite?
- Mitattavissa: Edistymisen arvioimiseksi olisi oltava mitattavissa olevia indikaattoreita. Miten aiot sisällyttää nämä mittaukset henkilökohtaisiin tapaamisiin tai säännöllisiin työntekijöiden arviointeihin?
- Houkutteleva: Tavoitteen tulisi olla työntekijälle mielekäs ja motivoiva.
- Realistinen: Kehitystavoitteen on oltava työntekijän saavutettavissa. Onko sen saavuttaminen realistista työmäärällä, vai pitäisikö vastuualueita muuttaa?
- Lopetettu: Olisi oltava selkeä aikataulu ja mieluiten välitavoitteita, jotta edistystä voidaan saavuttaa jo tulevissa kahdenkeskisissä tapaamisissa tai työntekijäkokouksissa.
Seuraa kehitystavoitteita kahdenkeskisissä tapaamisissa
Pidä kehitystavoite mahdollisimman näkyvästi esillä kahdenkeskisissä muistiinpanoissa, jotta saat siitä säännöllisesti muistutuksen.
Kehitystavoitetta tarkastellaan säännöllisesti onnistuneissa kahdenkeskisissä tapaamisissa tai työntekijöiden arvioinneissa ja sitä mukautetaan tarvittaessa. Lisäksi kehittämistavoitteesta olisi johdettava mahdollisimman nopeasti toteutettavia toimenpiteitä, jotta edistyminen on jatkuvasti havaittavissa ja kahdenkeskisten tapaamisten tarkoitus voidaan täyttää.
Ihannetapauksessa sinulla pitäisi aina olla yksi tai kaksi aktiivista toimenpidettä kehitystavoitetta varten, joista voit keskustella osana henkilökohtaisia tai työntekijöiden arviointeja.
Vinkki 6: Kahdenkeskisen yrityskokouksen välineet
Tunnetko vielä epävarmuutta esimiehenä tai tiiminvetäjänä etkä oikein tiedä, miten käydä onnistuneita kahdenkeskisiä keskusteluja? Olen jo edellä huomauttanut, että kahdenkeskisten tapaamisten johtamiseen on tietysti olemassa ohjelmistoja. 1-to-1-verkkotyökalujen kauneus on siinä, että ne ottavat luonnollisesti huomioon tämän oppaan perusasiat.
Jos olet kiinnostunut olemassa olevista työkaluista yksityiskohtaisesti, voin suositella artikkelia lisävinkkinä: 3 parasta 1-to-1-kokousvälinettä vertailussa. Jos haluat kokeilla mielestämme parasta työkalua onnistuneisiin 1-to-1-kokouksiin, voit aloittaa heti seuraavan mallin avulla. Työkalu voi tehdä paljon muutakin kuin vain tallentaa kokousmuistiinpanoja – siinä on monia malleja, automaatioita, toimenpide-ehdotuksia ja se auttaa sinua saamaan KPI:t työntekijöiden kehittämiseen:
1:1-kokoustyökalun malli: Tunnelma sääksi
- Jos sinun pitäisi kuvata tunnetilaasi sääksi, millainen sää on projektissasi tai tehtävissäsi tällä hetkellä?
Millainen on sää suhteessa työnantajaasi, yksityiselämääsi ja yksityiselämääsi?
1:1 Meeting Tool Template: Viestintä
Missä näet tiimisi: Miten työpanos jakautuu?
Missä näet itsesi? Missä roolissa olet tapaamisesta riippuen?
Mikä olisi ensimmäinen askel sen varmistamiseksi, että työpanos jakautuu tasaisemmin tiimin sisällä?
1:1-kokoustyökalun malli: epäonnistuminen eteenpäin
Milloin viimeksi tunsit, että olit tehnyt virheen jonkin asian suhteen?
Miten reagoit tähän virheeseen?
Mikä olisi rakentava näkemys tästä "virheestä"?
Mitkä ovat seuraavat tärkeät virheet, jotka sinun on tehtävä, jotta pääset lähemmäksi tavoitteitasi?
1:1-kokoustyökalun malli: Opi parhaalta
Ketä tiimissäsi ihailet ja miksi?
Mitä asioita haluat oppia, kun ajattelet kollegojasi yrityksessä ja sen ulkopuolella?
Ota yhteyttä ihmisiin, joilta haluat oppia.
1:1 Meeting Tool Template: Konfliktityypit
Mainitse jokin viimeaikainen konflikti, joka sinulla oli tiimissäsi.
Tutustu viiteen eri konfliktityyliin: Voidaanko käyttäytymisesi ja asenteesi luokitella yhteen tai useampaan konfliktityyliin?
Miten olisit voinut hoitaa konfliktin paremmin?
5 tärkeintä vinkkiä onnistuneisiin kahdenkeskisiin tapaamisiin tiivistettynä
Yhteenveto siitä, mitä toivon sinun esimiehenä oppineen onnistuneista kahdenkeskisistä keskusteluista ja niiden tarkoituksesta (sen lisäksi, että tiedät, mikä on kahdenkeskinen keskustelu):
- Varmista säännöllisyys: Jatkuva, esimerkiksi viikoittainen tai kahden viikon välein tapahtuva tahti on olennaisen tärkeää.
- Valmistelu ja puhdas dokumentointi: Selkeä esityslista ja jäsennellyt muistiinpanot tehostavat kahdenkeskisiä kokouksia.
- Kuuntele: Anna työntekijälle tilaa ilmaista huolensa.
- Edistetään kehitystä: Määrittele työntekijöille pitkän aikavälin kehitystavoitteet kahdenkeskisten tapaamisten ja säännöllisten henkilöstöarviointien avulla ja tue aktiivisesti niiden saavuttamista.
- Seuranta: Kirjaa tulokset ja tehtävät kirjallisesti ja luo yhteinen sitoumus seurantatoimien toteuttamisesta.
Näiden vinkkien ja ohjeiden avulla kahdenkeskisistä tapaamisista ja säännöllisistä työntekijöiden arvioinneista tulee arvokas johtamisen ja kehittämisen väline.
