3 Sundhed på arbejdspladsen (8 Artikler)

Hvis du bruger Workspace Pulse Check Surveys, vil Echometer automatisk generere individuelle surveys til hvert team for at dække de udestående spørgsmål. Se flere detaljer: Forståelse af arbejdspladsens sundhedsrotation

Som teamadministrator kan du se dit teams pulstjekundersøgelser under fanen “Undersøgelser” i dit team:

Workspace pulse check-undersøgelser er som standard åbne i 2 uger, efter de er oprettet, og lukkes derefter automatisk. Som teamadministrator kan du dog også lukke undersøgelserne manuelt, før de 2 uger er gået. Det bør du selvfølgelig kun gøre i samråd med dit team.

Resultaterne kan kun ses, når en undersøgelse er afsluttet.

Selvom undersøgelsen stadig er åben, kan du allerede knytte undersøgelsen til din kommende retrospektive. Åbn undersøgelsen, og klik på “Brug resultater i retro”:

Hør efter:

• For at en undersøgelse kan knyttes til en retro, skal din aktuelle retrospektive i teamet være i statussen “Under forberedelse”, og der må ikke allerede være knyttet en anden undersøgelse til den retrospektive.

• Hvis den aktuelle retrospektive i teamet stadig er i gang, skal du afslutte den. Derefter oprettes den næste retrospektive automatisk i statussen “Under forberedelse”.

Du kan se, om undersøgelsen er blevet linket til retrospektivet ved hjælp af den gule boks med henvisning til den linkede undersøgelse i retroforberedelsen:

Ud over resultaterne af undersøgelsen kan du også fleksibelt tilføje yderligere sundhedstjek eller andre åbne spørgsmål til den retrospektive tavle. Selv om de så ikke er en del af undersøgelsen, kan de blot besvares i retrospektivet.

I denne video lærer du, hvordan du opsætter Pulse Check på arbejdsområde-niveau i Echometer, og hvad du skal være opmærksom på:

Play

Her er et kort resumé:

Hvad er pulstjekket til?

Med Workspace Pulse Check kan du …

• Modtag feedback fra udvalgte teams
• Med et brugerdefineret interval pr. element
• Selv hvis holdene ikke gennemfører retrospektiver

Hvordan fungerer det?

Workspace Pulse Check …

• Kontrollerer, om pulstjekpunkterne allerede er blevet besvaret af holdene i det definerede interval.
• Opretter en brugerdefineret Pulse Check Survey for hvert team, som kun indeholder de emner, der endnu ikke er blevet spurgt om.
• Sender automatisk undersøgelsen til teammedlemmerne (e-mailinvitation)
• Lukker hver pulstjekundersøgelse efter 14 dage og tilføjer resultaterne til både teamets og arbejdsområdets dashboards.

Hvordan sætter man det op?

• Vælg emner, og indstil deres interval
• Inkludere/ekskludere teams i Workspace Health Rotation
• Aktivér (først derefter) pulskontrollen for arbejdsområdet

Her er et par tips til, hvordan du opsætter en Health Check på arbejdspladsniveau.

1. Involver interessenterEt Health Check, der går ud over flere teams, er interessant for mange grupper af mennesker. Hvis du planlægger at oprette et Health Check-arbejdsområde, bør du derfor informere dem tidligt. Typiske interessenter er: Teams, ledere, eventuelt HR og samarbejdsudvalget.
2. Bare begyndI en Health Check på organisationsniveau er der mange interessenter, der gerne vil have indflydelse på identifikationen af emner. For ikke at blive bremset af denne koordineringsproces anbefaler vi, at man starter med det mindste kompromis og begrænser sig til meget generelle emner som f.eks. jobtilfredshed eller ROI for agile møder. Health Check-arbejdsområdet kan til enhver tid udvides fleksibelt.
3. Mindre er mere: Netop på grund af de mange interessenter er fristelsen stor til at inkludere rigtig mange emner i Workspace Health Check. Desværre fører dette ofte til, at medarbejderne overbebyrdes som feedbackgivere og evt. “undersøgelsestræthed”. Så husk også efter starten ikke at overdrive antallet af undersøgelsestemaer. Medtag kun Health Check-elementer, der har reel relevans.
4. Brug eksisterende kontekstMange virksomheder har defineret deres værdier. Optimalt set fungerer disse virksomhedsværdier som en orientering for Echometer’s Health Check-arbejdsplads, der kan fungere som et kulturelt barometer i denne sammenhæng. Ved at forholde sig til virksomhedens værdier kan man også styrke HR’s og ledernes engagement i aktivt at etablere Echometer i teams på tværs af virksomheden og dermed bruge merværdierne mere omfattende.

Ud over Workspace Health Check anbefaler vi også, at du laver et Team Health Check at oprette.

I Echometer kan du ud over de foreslåede skalaelementer også formulere dine egne elementer til din Health Check.

Skalaelementer er udsagn, som undersøgelsen beder om enighed i:

Det bør du være opmærksom på, når du formulerer dine egne skalapunkter:

1. Det rigtige format: Et Health Check-element besvares på en skala fra “Er slet ikke enig” til “Er fuldstændig enig”. Derfor kan du ikke bruge åbne spørgsmål her. Eksempel på et åbent spørgsmål: “Hvordan har du det med vores Daily i de seneste uger?”, Omformulering som et skala-spørgsmål til Health Check: “Jeg har været meget tilfreds med vores Daily i de seneste uger.”
2. Spørgsmål om subjektive indtryk: Et Health Check-skalaelement er ikke egnet til at spørge om objektive fakta. Eksempel: “Vores Dailys varer maksimalt 15 minutter.” Denne måling kan måles objektivt og er ikke egnet til et Health Check. I stedet kan du bruge et Health Check-skalaelement til at registrere de sværere tilgængelige subjektive indtryk: “Vores Dailys er godt investeret tid for mig.”
3. Konkretisering af rammerne: I mange emner kan referencerammen fortolkes forskelligt. For eksempel: “Vi stiller konstruktive spørgsmål til kravene.” I denne formulering er det både åbent, hvem “vi” er, og hvilke krav der menes. Afhængigt af den ønskede ramme kan man altså konkretisere: “Som team stiller vi spørgsmålstegn ved kravene fra vores Product Owner, før vi implementerer emnerne.”

Du er også velkommen til at se vores tips til opsætning af Health Check’er på holdet- samt Health Check’er på arbejdsområde-niveau.

I Workspace Health finder du en oversigt over resultaterne på tværs af teams, som vises i forskellige diagrammer.

Filtrer teamgrupper

Hvis du har defineret teamgrupper, tilbyder dashboardet filtrering efter disse teamgrupper. Du kan kun filtrere de teamgrupper, hvor mindst 3 teams, der ikke er udelukket fra arbejdsområdet, har deltaget i arbejdsområdets sundhedsrotation. Teamgrupper med 2 eller færre teams kan derfor ikke vælges i filtreringen:

Netværksdiagram og enkeltværdier

Netværksdiagrammet viser gennemsnitsværdier på tværs af varekategorierne. Ved siden af gennemsnittet kan den højeste og laveste 10% vises.

Herunder vises de enkelte værdier for hver kategori. Ud over det aktuelle gennemsnit og tendensen til venstre viser grafen også tidstendensen med gennemsnit og top/bund 10% til højre:

Varmekort

Heatmappet viser holdenes resultater pr. emne efter kategori.

• Grå fliser har ingen/ingen aktuelle datapunkter endnu.
• Farvede fliser er baseret på det aktuelle gennemsnit.

Hvis du bevæger musemarkøren over en flise, vises gennemsnittet. Med et enkelt klik vises de enkelte resultater over tid under varmekortet.

Afhængigt af indstillingerne i arbejdsområdet kan varmekortet slås fra for yderligere at beskytte holdenes anonymitet.

Alle brugere bør tages i betragtning i Workspace Health. Samtidig bør enkelte personer ikke vægtes to gange. Det sker, når brugere er med i flere teams. Derfor er der mulighed for at udelukke teams fra Workspace Health-rotationen.

Et hyppigt anvendelsestilfælde for denne funktion er teams, der eksisterer ud over de faste teams. I disse tilfælde vil Workspace Health-elementer (tidligere “Echo Items”) blive forespurgt dobbelt for teammedlemmer, hvis medlemmer også er i andre teams parallelt. Konkret påvirker disse dubletter ofte:

• Lederteams, hvor lederne også er medlemmer af deres egne teams.
• Projektteams, hvis deltagere også er i funktionelle teams
• Overlap mellem squats, guilds og chapters (i organiseringen af Spotify-modellen).

For at udelukke teams skal du vælge dem på teamlisten i Workspace Administration og vælge “Udeluk fra Workspace Health” under Handlinger.

Hold kan også tilføjes igen senere.

Vil du gerne filtrere resultaterne i Workspace Health Dashboard lidt mere præcist - for eksempel efter funktionsområder eller forretningsenheder?

Så er teamgrupper løsningen. Vælg teams i teamlisten i Workspace Administration, og vælg “Flyt til gruppe…” under Handlinger.

Hvis du allerede har oprettet teamgrupper, skal du vælge en post fra listen eller oprette en ny teamgruppe:

Vil du regelmæssigt tjekke bestemte emner på tværs af alle teams? Så hjælper Workspace Health Rotation dig med at automatisere præcis det.

Standardindstillingen for rotation

Som administrator af arbejdsområdet kan du justere arbejdsområdets sundhedsrotation ved at aktivere afkrydsningsfelterne til venstre for elementerne:

Som standard foreslås altid 2 af disse aktiverede elementer fra Workspace Health-rotationen til teamets retrospektiver. Teamadministratorer kan dog tilpasse disse foreslåede elementer efter behov, medmindre du vælger afkrydsningsfeltet “Gennemtving rotation”:

Vælg faste intervaller for rotation pr. emne

Der er også mulighed for at indstille yderligere faste frekvenser for emnerne:

• Ugentlig
• Hver anden uge
• Månedligt
• Hver 6. uge
• Kvartalsvis
• Halvårligt
• Hvert år

Hvis du vælger et interval, foreslås dette punkt for hvert nyt retrospektiv for et team, der endnu ikke har besvaret dette punkt inden for den valgte periode.

Rotationslogikken fungerer derefter som følger:

• Poster med en fast frekvens registreres kun præcis én gang i den valgte periode (f.eks. kvartalsvis/årligt).
• “Elementer uden frekvens” er fyldstoffer for de 2 automatisk foreslåede Workspace Health-elementer i nye teamretrospektiver.
• “Elementer med fast frekvens” har altid prioritet over “Elementer uden frekvens” for at sikre, at frekvensen overholdes.
• Hvis der f.eks. kun er 2 elementer uden frekvens, kan disse også foreslås flere gange i træk til teamretrospektiver, hvis de ikke fortrænges af “Elementer med frekvens”.
• Hvis du justerer arbejdsområdets rotation, vil de allerede genererede undersøgelser ikke blive påvirket.

Vores anbefaling til brug af Workspace Health-rotationen

• Vælg kun en fast frekvens for de vigtigste 2 til 3 emner, og tilføj et vilkårligt antal emner med en åben rotation. Husk: Jo flere emner, der roterer, jo sjældnere vil du modtage aktuelle data om emnerne.
• Hvis du vælger for mange elementer med en fast frekvens, vises elementerne fra den åbne rotation (afhængigt af holdenes retro-interval) måske slet ikke.

Separat arbejdsområde til pulskontrolundersøgelser

I ønsker hellere at forespørge Workspace-elementerne separat og ikke nødvendigvis som en del af teamretrospektiverne? Intet problem, så aktiver “Workspace Puls-Check”.

Pulstjek-arbejdsområdet genererer automatisk undersøgelser og tjekker i alle teams, hvilke emner i det valgte interval, der endnu ikke er blevet besvaret af teamet. Alle emner i arbejdsområdet, som endnu ikke er blevet besvaret i det valgte interval, indgår derefter i teamets pulstjek-undersøgelse.

Med Workspace Pulse-Check sikrer du altså, at alle Workspace-elementer besvares med en frekvens af alle teams - selvom disse ikke har gennemført en retrospektive inden for intervallet.

Flere detaljer og videovejledning: Kontrol af arbejdsområdets puls